การเริ่มต้นโครงการ: วิธีเริ่มโครงการของคุณอย่างถูกต้อง

โครงการที่ยิ่งใหญ่มักเริ่มต้นด้วยความหวังและความคาดหวังที่ยิ่งใหญ่ แต่ถ้าระยะเริ่มต้นโครงการไม่ประสบผลสำเร็จ โครงการอาจเลื่อนลอยและนำไปสู่หายนะได้ คุณต้องยึดโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มแรกโดยจัดเตรียมโครงสร้าง ไอเดียมีมากมาย แต่การมีแผนโครงการและการดำเนินการนั้นจะช่วยให้คุณทำให้ความหวังและไอเดียเหล่านั้นเป็นจริงได้

แน่นอนว่ายังมีขั้นตอนการจัดการโครงการอื่นๆ อีก แต่การเริ่มต้นโครงการเป็นขั้นตอนแรกและมักเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ด้วยระยะเริ่มต้นโครงการที่แข็งแกร่ง คุณกำลังดำเนินการโครงการให้เสร็จทันเวลาและอยู่ในงบประมาณ

การเริ่มต้นโครงการคืออะไร?

การเริ่มต้นโครงการเป็นระยะแรกของวงจรชีวิตของโครงการ เมื่อถึงจุดนี้โอกาสหรือเหตุผลของโครงการจะถูกระบุและมีการพัฒนาโครงการเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสนั้น นอกจากนี้ยังเป็นช่วงที่โครงการได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ดังนั้นคุณจะต้องทำการศึกษาความเป็นไปได้และวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีมูลค่าทางธุรกิจ

การเริ่มต้นโครงการเป็นขั้นตอนโครงการที่วุ่นวาย ซึ่งคุณจะต้องวางแผนและค้นคว้าข้อมูลมากมายเพื่อให้แนวคิดโครงการของคุณกลายเป็นความจริง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่นำเสนอมุมมองโครงการที่หลากหลาย เช่น แผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง และแดชบอร์ดโครงการ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความเสี่ยง งาน เวลา และทรัพยากรได้

ความสำคัญของระยะเริ่มต้นโครงการคืออะไร?

ระยะเริ่มต้นโครงการมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลหลักคือในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการจะรวบรวมทีมโครงการและสร้างเอกสารประกอบโครงการเพื่อโน้มน้าวให้ผู้มีส่วนได้เสียเห็นคุณค่าของโครงการ เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเหล่านี้ตัดสินใจเดินหน้าโครงการ ทีมบริหารโครงการสามารถดำเนินขั้นตอนการวางแผนโครงการ การดำเนินการโครงการ และการติดตามโครงการต่อไปจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ โครงการไม่สามารถเริ่มต้นได้หากไม่มีระยะเริ่มต้นการจัดการโครงการที่เหมาะสม

เอกสารการเริ่มต้นโครงการ

ดังที่กล่าวไว้ เอกสารประกอบการเริ่มต้นโครงการช่วยให้โครงการเปลี่ยนจากแนวคิดสู่ความเป็นจริง ต่อไปนี้เป็นเอกสารเริ่มต้นโครงการที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อช่วยให้คุณเน้นประโยชน์ของโครงการและสร้างรากฐานของแผนโครงการของคุณ

ในขั้นตอนนี้จะมีการรวมทีมและสร้างกรณีธุรกิจเพื่อกำหนดรายละเอียดโครงการ

กรณีธุรกิจ

กรณีธุรกิจใช้เพื่ออธิบายเหตุผลในการเริ่มต้นโครงการ กรณีธุรกิจแสดงให้เห็นว่าการใช้ทรัพยากรทางการเงินและทรัพยากรอื่นๆ สนับสนุนความต้องการของธุรกิจอย่างไร กรณีธุรกิจจะปรับเปลี่ยนได้ เหมาะสมกับขนาดและความเสี่ยงของข้อเสนอโครงการ แต่โครงสร้างจะเหมือนกันในทุกโครงการ ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหาทางเทคนิค แต่เกี่ยวกับข้อกังวลทางธุรกิจของโครงการ และจำเป็นต้องครอบคลุม

ตามหลักการแล้ว กรณีธุรกิจควรเข้าใจง่าย มีตรรกะ และมีความเกี่ยวข้อง ประเด็นสำคัญต้องมีการติดตาม วัดผล และพิสูจน์เหตุผล นอกจากนี้ยังต้องมีความรับผิดชอบและความมุ่งมั่นในการจัดส่งและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

โครงสร้างของกรณีธุรกิจควรเป็นดังนี้:

• คำนำ
• สารบัญ
• การบรรยายสรุปสำหรับผู้บริหาร ซึ่งรวมถึงโครงการคืออะไร ผลลัพธ์ของโครงการนั้นจะเป็นอย่างไร และเหตุใดจึงควรดำเนินการ
• บทนำที่อธิบายตัวขับเคลื่อนธุรกิจ ขอบเขตของโครงการ และการเงิน
• การประมาณราคาเบื้องต้น เช่น การเรียงลำดับขนาดคร่าวๆ
• การวิเคราะห์ด้วยสมมติฐานและต้นทุนและผลประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความเสี่ยง
• สรุปว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็นอย่างไร
• ภาคผนวก

กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการและวิธีจัดโครงสร้างและดำเนินการ วิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ ขอบเขต และผลสำเร็จของโครงการมีรายละเอียดอยู่ในนั้น มีการอธิบายถึงความรับผิดชอบสำหรับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย

ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยในการระบุวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน กำหนดขอบเขตของโครงการและแสดงรายการสิ่งที่ส่งมอบ

กฎบัตรโครงการยังระบุบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการและระบุลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ เมื่อถึงจุดนี้โครงการได้รับการจัดระเบียบเชิงโครงสร้าง จัดทำเอกสารแผนโครงการและระบุความเสี่ยง ประเด็นปัญหา และสมมติฐานทั้งหมด

กฎบัตรทีม

กฎบัตรทีมคล้ายกับกฎบัตรโครงการ เพียงแต่เน้นที่บทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการ จุดประสงค์หลักของเอกสารนี้คือเพื่อช่วยให้ทีมเข้าใจได้ดีขึ้นว่าพวกเขาสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างไร

เอกสารเริ่มต้นโครงการ (PID)

เอกสารการเริ่มต้นโครงการจะใช้เมื่อจัดการโครงการด้วยกรอบงาน PRINCE2 เอกสารการเริ่มต้นโครงการใช้เพื่อกำหนดองค์ประกอบโครงการที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น กรณีธุรกิจ ขอบเขต ความเสี่ยง เกณฑ์ความสำเร็จ และประเด็นสำคัญอื่นๆ ในการริเริ่มโครงการ

ขั้นตอนสำคัญของระยะเริ่มต้นโครงการ

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น ระยะเริ่มต้นโครงการสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอน ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ 5 ขั้นตอนในการเริ่มโครงการส่วนใหญ่ อย่าลังเลที่จะปรับกระบวนการเริ่มต้นโครงการนี้ให้เหมาะกับความต้องการของทีมของคุณ

1. สร้างเอกสารเริ่มต้นโครงการของคุณ

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น เอกสารการเริ่มต้นโครงการเป็นหนึ่งในผลลัพธ์หลักของระยะนี้ ด้วยกฎบัตรโครงการ กรณีธุรกิจ เอกสารการเริ่มต้นโครงการ และเอกสารสนับสนุนโครงการอื่นๆ คุณจะเตรียมโครงการของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ

2. ทำการศึกษาความเป็นไปได้

เมื่อกรณีธุรกิจได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนต่อไปคือการศึกษาความเป็นไปได้ ซึ่งจัดทำเอกสารแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้สำหรับโอกาสหรือปัญหาทางธุรกิจที่เสนอโครงการเพื่อแก้ไข จะนำคุณไปสู่แนวทางที่ถูกต้องในการเข้าถึงโครงการ

การศึกษาความเป็นไปได้จะทำการวิจัยโอกาสและจัดทำเอกสารที่จำเป็นเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังจะระบุวิธีแก้ปัญหาอื่น ๆ หากมี ขณะนี้มีการระบุความเสี่ยงและประเด็นต่างๆ รวมถึงแนวทางแก้ไขที่เสนอสำหรับแต่ละกรณีหากเกิดขึ้น

3. รวบรวมทีมโครงการ

โครงการไม่สามารถเริ่มต้นได้หากไม่มีทีม: นี่เป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาโครงการ ดังนั้น ถัดมาคือรายละเอียดงานสำหรับผู้ที่จะดำเนินการตามแผนโครงการ รวมถึงวัตถุประสงค์และความรับผิดชอบของพวกเขา

การสร้างทีมโครงการจำเป็นต้องกำหนดบทบาทของสมาชิกแต่ละคนให้ชัดเจนที่สุดเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น เริ่มต้นด้วยการระบุความรับผิดชอบทั้งหมดสำหรับตำแหน่งและบุคคลที่อยู่ในบทบาทนั้นจะต้องรายงานให้ทราบ

การทำแผนผังองค์กรโดยละเอียดสามารถช่วยได้ ด้วยการระบุทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่ง ทำให้ง่ายต่อการกรอกตำแหน่งนั้น นอกจากนี้ คุณควรทราบด้วยว่ามีคุณสมบัติที่จำเป็นหรือไม่ แน่นอนว่าต้องมีการกำหนดเกณฑ์การปฏิบัติงาน เงินเดือน และสภาพการทำงานด้วย

4. อนุมัติขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการของคุณ

ตรวจสอบเอกสารการเริ่มต้นโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีขั้นตอนใดขาดหายไปก่อนที่จะขออนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาความเสี่ยงที่ได้รับการระบุและดูว่ามีอะไรขาดหายไปหรือไม่ ตรวจสอบว่าสมมติฐานและข้อจำกัดของคุณเปลี่ยนไปหรือไม่ก่อนที่คุณจะไปยังขั้นต่อไป

มีเพียงการเริ่มต้นโครงการเท่านั้นที่คุณจะสามารถสิ้นสุดโครงการได้สำเร็จ การมีระยะเริ่มต้นโครงการอย่างละเอียด ทำให้คุณกำหนดขอบเขตได้อย่างชัดเจนและสร้างทีมที่ยอดเยี่ยมเพื่อดำเนินโครงการนั้นไปสู่บทสรุปที่ประสบความสำเร็จ

5. เตรียมทีมของคุณให้พร้อมด้วยการประชุมเริ่มต้นโครงการ

หลังจากที่กฎบัตรโครงการของคุณได้รับการอนุมัติแล้ว คุณจะต้องมีการประชุมเริ่มต้นโครงการกับทีมงานโครงการและลูกค้าโครงการ ในระหว่างการประชุมเริ่มต้นนี้ จะมีการกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังร่วมกันเกี่ยวกับขอบเขตโครงการ ไทม์ไลน์ และผลงานที่ส่งมอบเหนือสิ่งอื่นใด สิ่งนี้รับประกันการเปลี่ยนไปสู่ขั้นตอนการวางแผนโครงการและการดำเนินการอย่างราบรื่น

6. จัดตั้งสำนักงานบริหารโครงการ (สปน.)

สำนักงานการจัดการโครงการเป็นพื้นที่ทางกายภาพในสำนักงานหรือสถานที่ทำงานซึ่งผู้จัดการโครงการและเจ้าหน้าที่สนับสนุนตั้งอยู่ระหว่างโครงการ เป็นที่ตั้งของโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารและเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับโครงการ

สิ่งแรกที่ต้องทำคือพิจารณาว่าสำนักงานโครงการควรอยู่ที่ใด จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างพื้นฐานได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องด้วยเครื่องมือและอุปกรณ์ของ PMO ที่เหมาะสม

ตอนนี้ถึงเวลาร่างบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่อยู่ในสำนักงานโครงการและกำหนดมาตรฐานและกระบวนการที่เหมาะสม ซึ่งจุดนี้สำนักงานโครงการสามารถให้บริการแก่โครงการที่อยู่ในความดูแลได้

เทมเพลตการจัดการโครงการเพื่อช่วยในขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ

เราได้สร้างเทมเพลตการจัดการโครงการมากมายเพื่อช่วยคุณประหยัดเวลาเมื่อจัดทำเอกสารประกอบการเริ่มต้นโครงการ นี่คือบางส่วนของพวกเขา

แม่แบบกรณีธุรกิจ

กรณีธุรกิจเป็นเครื่องมือหลักอย่างหนึ่งในการแสดงให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเห็นว่าประโยชน์ของโครงการมีมากกว่าความเสี่ยงหรือข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้น กรณีธุรกิจที่ดีเป็นพื้นฐานในการผลักดันโครงการจากแนวคิดไปสู่ความสำเร็จ

เทมเพลตกฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นขั้นตอนเริ่มต้นในการสร้างแผนการจัดการโครงการที่พัฒนาขึ้นอย่างสมบูรณ์ เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลสำคัญเพื่อสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างง่ายดาย

เทมเพลตกฎบัตรทีม

กฎบัตรของทีมช่วยให้ผู้จัดการโครงการให้ความชัดเจนแก่สมาชิกในทีมว่าโครงสร้างทีมเป็นอย่างไร และบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาคืออะไร ซึ่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการจัดการทีม

เทมเพลตแผนงานโครงการ

เทมเพลตแผนงานโครงการนี้ช่วยให้คุณสร้างไทม์ไลน์ภาพที่สามารถรวมเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารการเริ่มต้นโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการแชร์ไทม์ไลน์โครงการของคุณอย่างรวดเร็วจากมุมมองระดับสูง

การใช้ ProjectManager นอกเหนือจากการเริ่มต้นโครงการ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาวางแผนโครงการของคุณ ลอง ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลของเรา คุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงชุดเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถช่วยคุณวางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับโครงการ

แผนภูมิแกนต์สำหรับแผน

ใช้แผนภูมิ Gantt ออนไลน์ของเราเพื่อเปลี่ยนโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงขั้นตอนการวางแผน แมปงานของคุณและเชื่อมโยงงานที่มีการขึ้นต่อกัน กำหนดเส้นตายและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม เพื่อให้ทุกคนทราบความรับผิดชอบของโครงการ คุณยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นและสิ่งที่แนบมากับงานเพื่อให้สมาชิกในทีมมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มต้น

เครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน

หากสมาชิกในทีมเจ็บป่วยหรือมีภาระหนักเกินไป ผู้จัดการยังมีอำนาจในการมอบหมายงานใหม่และแจกจ่ายภาระงานด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียวด้วยเครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเรา ฟีเจอร์อันทรงพลังเหล่านี้ช่วยรับประกันว่างานทั้งหมดที่คุณทำในช่วงเริ่มต้นจะบรรลุผลสำเร็จ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับปี 2023
• คู่มือการบริหารโครงการ
• กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ: คู่มือฉบับย่อ
• ข้อจำกัดสามประการในการจัดการโครงการ: เวลา ขอบเขต และต้นทุน
• พื้นที่ความรู้ด้านการจัดการโครงการ 10 แห่ง (PMBOK)

มีหลายสิ่งที่ต้องวางแผนและติดตามเมื่อเริ่มโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ เช่น ProjectManager มีเครื่องมือการวางแผนและติดตาม เช่น แผนภูมิ Gantt แดชบอร์ดตามเวลาจริง และรายการงานเพื่อจัดการโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิด ดูว่า ProjectManager สามารถช่วยคุณในโครงการของคุณได้อย่างไรโดยทดลองใช้ฟรี 30 วัน