การติดตามอย่างรวดเร็วของการจัดการโครงการ: วิธีติดตามกำหนดการอย่างรวดเร็ว

การติดตามอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการเป็นวิธีการจัดการเวลา กำหนดการ และกิจกรรม วิธีนี้ปฏิเสธวิธีการจัดการโครงการแบบเดิมที่ทำงานในลักษณะที่ช่วยให้ดำเนินโครงการได้เร็วขึ้น

แต่การติดตามอย่างรวดเร็วเหมาะสำหรับคุณและโครงการของคุณหรือไม่? อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้ว่าการติดตามโครงการอย่างรวดเร็วหมายความว่าอย่างไร และแตกต่างจากเทคนิคอื่นๆ ในการจัดการกำหนดการของโครงการและขอบเขตอย่างไร

Fast-Tracking ในการบริหารโครงการคืออะไร?

การติดตามอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมในเวลาเดียวกันมากกว่าที่จะเป็นไปตามลำดับ นี้เรียกว่าดำเนินการควบคู่กันไป ต่างจากกิจกรรมหนึ่งที่ติดตามอีกกิจกรรมหนึ่งเนื่องจากโครงการส่วนใหญ่เสร็จสิ้นแล้ว การติดตามอย่างรวดเร็วไม่รอให้กิจกรรมหนึ่งสิ้นสุดก่อนที่จะเริ่มกิจกรรมอื่น

กิจกรรมบางอย่างขึ้นอยู่กับกิจกรรมอื่นๆ และไม่สามารถเริ่มหรือหยุดได้จนกว่าจะเริ่มหรือหยุดอีกครั้ง การติดตามอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการจะทำงานก็ต่อเมื่อกิจกรรมทั้งหมดสามารถทับซ้อนกันได้ อย่างไรก็ตาม หากกิจกรรมของโครงการไม่ทับซ้อนกัน การติดตามอย่างรวดเร็วก็เป็นทางเลือกที่ทำงานได้ เนื่องจากโดยปกติแล้วจะไม่เพิ่มค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใดๆ

ที่กล่าวว่าการจัดเรียงกิจกรรมในโครงการของคุณใหม่เพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์สามารถเพิ่มความเสี่ยงได้ เนื่องจากขณะนี้คุณกำลังดำเนินกิจกรรมทั้งหมดพร้อมกัน ผู้จัดการโครงการอาจต้องปรับปรุงโครงการ การจัดเรียงโครงการของคุณใหม่อาจส่งผลให้เสียเวลาและต้องผลักดันกำหนดเวลาสุดท้ายออกไปอีก

ดังนั้น การติดตามอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการอาจไม่เหมาะสำหรับทุกคน มีเทคนิคอื่น ๆ ที่สามารถใช้เมื่อดำเนินโครงการได้ ผู้จัดการโครงการต้องตัดสินใจว่าสิ่งใดดีที่สุดสำหรับโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การบีบอัดกำหนดการในการจัดการโครงการคืออะไร?

การบีบอัดกำหนดการในการจัดการโครงการเป็นเทคนิคหนึ่งในการย่นระยะเวลาของโครงการแต่ให้ขอบเขตโครงการไม่เปลี่ยนแปลง มักใช้เพื่อปรับกำหนดการโครงการเมื่อล้าหลัง หรือเมื่อคุณต้องการทำให้โครงการเสร็จเร็วกว่าที่คาดไว้

การติดตามอย่างรวดเร็วเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ผู้จัดการโครงการใช้เมื่อต้องการบีบอัดกำหนดการ เทคนิคอื่นที่ผู้จัดการโครงการเรียกว่าโครงการขัดข้อง เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งนั้นในอีกสักครู่

ไม่ว่าคุณจะใช้เทคนิคใด ควบคุมตารางเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดการเพื่อให้เสร็จอย่างรวดเร็ว คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การจัดกำหนดการสำหรับโครงการส่วนใหญ่ทำบนแผนภูมิแกนต์

ProjectManager มีแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบที่ทำมากกว่าเพียงแค่จัดกิจกรรม เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และแสดงทั้งโครงการบนไทม์ไลน์ ประการหนึ่ง คุณสามารถกรองหาพาธวิกฤต ซึ่งจำเป็นเมื่อใช้การบีบอัดตามกำหนดเวลา ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

Project Crash ในการบริหารโครงการคืออะไร?

การหยุดทำงานของโครงการเป็นเทคนิคที่มีการเพิ่มทรัพยากรให้กับโครงการมากขึ้นในขณะที่พยายามไม่ทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นมากนัก

ค่าใช้จ่ายและการเปลี่ยนแปลงกำหนดการเหล่านี้จะได้รับการวิเคราะห์เพื่อให้ได้การบีบอัดสูงสุดสำหรับต้นทุนที่น้อยที่สุดสำหรับโครงการ อย่างไรก็ตาม การหยุดทำงานจะเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับโครงการ เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการเพิ่มทรัพยากร

การวิเคราะห์ต้นทุนและกำหนดการประนีประนอมขึ้นอยู่กับต้นทุนการชนที่ต่ำที่สุดต่อหน่วยเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมเข้าใจว่ากิจกรรมใดมีคุณค่ามากที่สุดในขณะที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากเกินไป ผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ดังกล่าวจะถูกแชร์เป็นกราฟข้อขัดข้อง กราฟข้อขัดข้องแสดงกิจกรรมที่ช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุดโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นน้อยที่สุด

การหยุดทำงานของโครงการจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อการเพิ่มทรัพยากรจะทำให้โครงการเสร็จสิ้นเร็วขึ้น แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมอาจรวมถึงค่าล่วงเวลา สิ่งจูงใจ และอื่นๆ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการบรรลุเป้าหมายนี้จะได้รับการตรวจสอบ

โครงการ Fast Tracking vs Project Crashing

การบีบอัดกำหนดการใช้เพื่อลดระยะเวลาของโครงการ ที่สามารถทำได้ผ่านสองเทคนิค การติดตามอย่างรวดเร็วและความล้มเหลวของโครงการ ทั้งสองมีข้อดีและข้อเสีย ลองมาดูทั้งสองอย่างให้ละเอียดยิ่งขึ้นและดูว่าพวกเขาเปรียบเทียบกันอย่างไร

Fast-tracking กำลังดำเนินกิจกรรมโครงการของคุณไปพร้อม ๆ กัน การหยุดทำงานของโปรเจ็กต์กำลังเพิ่มทรัพยากร ดังนั้น ทั้งสองอย่างสามารถช่วยชดเชยเวลาที่เสียไป แต่การติดตามอย่างรวดเร็วไม่น่าจะส่งผลกระทบต่องบประมาณของคุณ ในขณะที่การหยุดทำงานของโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ตามที่ระบุไว้ มีความเสี่ยงมากขึ้นที่เกี่ยวข้องกับการติดตามอย่างรวดเร็วและค่าใช้จ่ายมากขึ้นด้วยความล้มเหลวของโครงการ ความแตกต่างเหล่านี้ไม่ได้ทำให้สิ่งหนึ่งดีขึ้นหรือแย่ลงไปกว่าอีกสิ่งหนึ่ง มันต่างกันมากจริงๆ และควรใช้ด้วยเหตุผลที่ต่างกัน ในระยะสั้นมันขึ้นอยู่กับโครงการ

หากคุณเลือกทำโครงการแบบเร่งด่วน อย่าลืมรักษากิจกรรมที่คุณทำอยู่ควบคู่ไปกับกิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤติ หากไม่สามารถทำให้เส้นทางวิกฤติสั้นลงได้ ก็ไม่มีโอกาสที่คุณจะสามารถลดระยะเวลาของโครงการได้

ฉันควรติดตามกำหนดการโครงการของฉันอย่างรวดเร็วหรือไม่

เมื่อดำเนินการตามกำหนดการของโครงการอย่างรวดเร็ว คุณต้องถามตัวเองห้าคำถามก่อน หากคุณตอบว่าใช่สำหรับสิ่งต่อไปนี้ แสดงว่าคุณสามารถติดตามโครงการของคุณได้อย่างรวดเร็ว:

1. กำหนดการของคุณเป็นจริงหรือไม่ โดยมีการระบุงานและกิจกรรมทั้งหมดหรือไม่
2. คุณรู้งานที่ต้องพึ่งพาของคุณหรือไม่?
3. คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดของโครงการ วัตถุประสงค์ และลำดับความสำคัญได้หรือไม่?
4. คุณทำงานได้ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่?
5. โครงการมีการกำกับดูแล การกำกับดูแล และการจัดการปัญหาหรือไม่?

วิธีติดตามกำหนดการโครงการอย่างรวดเร็ว

เมื่อคุณได้พิจารณาแล้วว่าโครงการของคุณจะได้รับประโยชน์จากการติดตามอย่างรวดเร็ว ก็ถึงเวลาทำตามเจ็ดขั้นตอนเหล่านี้

1. ขั้นตอนแรกคือการกำหนดเป้าหมายและความสามารถของคุณเมื่อดำเนินการอย่างรวดเร็ว คุณไม่สามารถก้าวไปข้างหน้าได้หากไม่มีภาพที่ชัดเจนของความสามารถและความเข้าใจในเป้าหมายของโครงการ
2. ถัดไป คุณจะต้องระบุการขึ้นต่อกันของงานในโครงการ คุณไม่สามารถทำงานแบบคู่ขนานได้หากคุณมีงานที่ต้องทำให้เสร็จหรือเริ่มต้นก่อนที่งานอื่นจะหยุดหรือเริ่มทำงาน
3. จากนั้น คุณต้องการดูกำหนดการโครงการของคุณและดูว่ามีโอกาสใดบ้างในการติดตามอย่างรวดเร็ว เช่น กิจกรรมที่สามารถทำได้พร้อมกันโดยไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการ
4. นอกจากนี้ คุณยังต้องการทราบทางเลือกอื่นๆ ที่ใช้ได้กับกำหนดการด้วย อะไรปรับได้และอะไรเปลี่ยนไม่ได้?
5. เมื่อคำนึงถึงทางเลือกเหล่านั้น คุณจะต้องเริ่มตัดสินใจเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการและสิ่งที่สามารถติดตามได้อย่างรวดเร็วและสิ่งที่ไม่สามารถทำได้
6. การตัดสินใจเหล่านี้ไม่ควรทำในสุญญากาศ แสวงหาฉันทามติจากทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณก่อนที่จะดำเนินการต่อไป คุณต้องการรับซื้อและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันก่อนที่จะเริ่ม
7. สุดท้ายนี้ เช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ คุณต้องติดตามและติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อเกิดปัญหาขึ้น ให้ระบุและดำเนินการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ของการติดตามอย่างรวดเร็ว

การติดตามอย่างรวดเร็วไม่ได้ปราศจากความเสี่ยง ซึ่งเราจะทำต่อไป อันที่จริง การติดตามอย่างรวดเร็วจะเพิ่มโอกาสเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น แต่การติดตามอย่างรวดเร็วมีประโยชน์—หรือผู้จัดการโครงการจะไม่หันไปหาเมื่อพวกเขาต้องการทำให้ตารางงานของพวกเขากระชับขึ้น

เหตุผลหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการจะติดตามโครงการอย่างรวดเร็วก็คือ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรการจัดกำหนดการของโครงการ แน่นอนว่าโครงการแบบเร่งด่วนจะช่วยคุณชดเชยเวลาที่เสียไปหรือทำโครงการให้เสร็จเร็วขึ้นหากจำเป็น

คุณอาจต้องสิ้นสุดโครงการเร็วกว่าที่วางแผนไว้เนื่องจากสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงซึ่งทำให้ไม่สามารถทำตามกำหนดการเดิมได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญเฉพาะที่อาจเป็นไปไม่ได้กับกำหนดการเดิม

อะไรคือความเสี่ยงของการติดตามโครงการอย่างรวดเร็ว?

การติดตามโครงการอย่างรวดเร็วจะเพิ่มความเสี่ยง เหตุผลนั้นชัดเจน—คุณไม่ได้ทำงานตามลำดับอีกต่อไป แต่ทำทั้งหมดพร้อมกัน งานคู่ขนานนั้นยากต่อการจัดการเพราะคุณพยายามควบคุมทุกอย่างพร้อมกัน

นอกจากนี้ เมื่อคุณจัดการกิจกรรมทั้งหมดในโครงการพร้อมกัน คุณยังต้องจัดการข้อจำกัดสามประการเพื่อส่งมอบคุณภาพ ขอบเขต และอยู่ภายในงบประมาณ นั่นเป็นเรื่องยากเมื่อคุณทำงานครั้งละหนึ่งกิจกรรม และจะยากขึ้นแบบทวีคูณเมื่อคุณดำเนินการอย่างรวดเร็ว

การติดตามอย่างรวดเร็วต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการวางแผนเนื่องจากระดับความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น ถ้าคุณไม่ระวัง โครงการจะเสี่ยงเกินไปที่จะพยายามติดตามอย่างรวดเร็ว ประโยชน์ใดๆ ที่คุณอาจได้รับจะถูกบดบังด้วยปัญหาและปัญหาที่อาจขัดขวางโครงการหรือแย่กว่านั้น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการติดตามอย่างรวดเร็วได้อย่างไร

การวางแผนเป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการ ไม่เพียงแค่การวางแผนเท่านั้น แต่คุณต้องติดตามและติดตามโครงการอย่างใกล้ชิดเพื่อระบุความเสี่ยงเมื่อเกิดขึ้นและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

ติดตามตัวชี้วัดโครงการหลักบนแดชบอร์ด

เราได้อธิบายไปแล้วว่าคุณสามารถวางแผนการติดตามอย่างรวดเร็วบนแผนภูมิ Gantt ของเราได้อย่างไร ซึ่งจะกรองเส้นทางที่สำคัญ แต่เมื่อคุณมีกำหนดการแบบด่วนแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามแผน นั่นคือที่มาของแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าแดชบอร์ดต่างจากเครื่องมืออื่นๆ พร้อมใช้งานแล้ว รวบรวมและคำนวณข้อมูลสดโดยอัตโนมัติ จากนั้นแสดงในแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย เหมือนกับรายงานสถานะทันทีเมื่อคุณต้องการ

ทำงานอย่างที่คุณต้องการทำงาน

ทีมของคุณต้องดำเนินกิจกรรมทั้งหมดพร้อมกัน แต่ไม่น่าเป็นไปได้ที่พวกเขาจะต้องการใช้แผนภูมิแกนต์ มุมมองโครงการที่หลากหลายของเราช่วยให้ทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ ด้วยรายการงานที่แข็งแกร่ง บอร์ดคัมบังที่แสดงเวิร์กโฟลว์หรือปฏิทินที่รักษาวันสำคัญไว้ข้างหน้าและตรงกลาง ทีมสามารถทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ ข้อมูลทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตพร้อมกันในทุกเครื่องมือ ดังนั้นทุกคนจึงทำงานกับข้อมูลล่าสุด สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมไฮบริดที่อาจทำงานในสถานที่ต่างกัน

สร้างรายงานทันที

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่คุณต้องอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย พวกเขาจะไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดเหมือนกันที่ทีมต้องการเพื่อดำเนินกิจกรรม ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณลักษณะการรายงานของ ProjectManager สามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ผู้มีส่วนได้เสียต้องการดู รับรายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย งาน ปริมาณงาน และอื่นๆ พวกเขาสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ง่ายไม่ว่าพวกเขาต้องการ PDF หรือพิมพ์ออกมา

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงานเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ ควบคุมกำหนดการของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์ ตรวจสอบแบบเรียลไทม์ และจัดสรรทรัพยากรใหม่อย่างง่ายดาย เพื่อช่วยให้คุณติดตามโครงการของคุณได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการให้ทันท่วงทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนคุณภาพหรือทำให้งบประมาณเสียหาย ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!