การวางแผนการจัดการโครงการ: แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและองค์ประกอบหลัก

ในโลกของการตลาดดิจิทัล คุณต้องวางแผนหลักสูตรของคุณ นั่นคือที่มาของแผนโครงการที่ครอบคลุม มีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิภาพ

จำเรื่องราวของแคมเปญถัง “FCK” ของ KFC ในสหราชอาณาจักรย้อนกลับไปในปี 2561 ได้หรือไม่? เมื่อ KFC ไก่หมดและเปลี่ยนข้อผิดพลาดนี้ให้กลายเป็นชัยชนะทางการตลาด? นั่นไม่ใช่อุบัติเหตุที่น่ายินดี มันเป็นผลงานชิ้นเอกที่เรียบเรียงอย่างระมัดระวัง

อะไรเป็นเดิมพัน? จากข้อมูลของ Harvard Business Review องค์กรจำนวน 60% ยอมรับว่าไม่ได้เชื่อมโยงกลยุทธ์เข้ากับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

โชคดีสำหรับคุณ Chloe Oman ผู้จัดการโครงการอาวุโสของเราอยู่ที่นี่เพื่อนำเสนอแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดขั้นสูงสุดและองค์ประกอบหลักเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการทุกกลยุทธ์อย่างสุดความสามารถ

องค์ประกอบหลักของแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเริ่มสร้างแผนโครงการ คุณจะต้องวางรางรถไฟเพื่อให้รถไฟการตลาดดิจิทัลของคุณปฏิบัติตาม

ต่อไปนี้เป็นวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่ารางรถไฟของคุณสร้างมาอย่างดี และรถไฟของคุณไม่ตกราง:

1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน: ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการใดๆ ให้ระบุสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ เป้าหมายของคุณควรเป็นแบบ SMART: เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผล เกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด ในขอบเขตของการตลาดดิจิทัล นี่อาจหมายถึงการเพิ่มปริมาณการเข้าชม เพิ่มอัตรา Conversion หรือสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์

2. ขอบเขตและข้อกำหนดของโครงการโดยละเอียด: การเข้าใจความกว้างและความลึกของโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ระบุผู้ชมเป้าหมาย ช่องที่คุณจะใช้ และประเภทเนื้อหาที่คุณจะผลิต ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดเป้าหมายไปยังมืออาชีพที่มีงานยุ่ง โพสต์พอดคาสต์หรือ LinkedIn อาจเหมาะสมกว่าบทความที่มีรูปแบบยาว

3. การจัดสรรทรัพยากรและงบประมาณ: สรุปทรัพยากรที่มีอยู่ของคุณ รวมถึงบุคลากร เครื่องมือ และงบประมาณ เราขอแนะนำให้จัดทรัพยากรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์เพื่อเพิ่ม ROI ให้ได้สูงสุด จัดสรรอย่างชาญฉลาด และอย่ากลัวที่จะหมุนหากองค์ประกอบแคมเปญบางอย่างไม่ดึงน้ำหนักของมัน

4. ให้ความสำคัญกับไทม์ไลน์และกำหนดเวลา: สร้างไทม์ไลน์ที่แสดงเส้นทางของโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น การตลาดดิจิทัลเป็นภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และความคล่องตัวคือกุญแจสำคัญ อย่างไรก็ตาม ให้สร้างความสมดุลระหว่างความเร็วกับคุณภาพโดยกำหนดเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเส้นตายเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผนและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ

5. การจัดการความเสี่ยงและการวางแผนฉุกเฉิน: ตามรายงานจาก Deloitte 85% ขององค์กรที่คล่องตัวและยืดหยุ่นได้ฝ่ามรสุมในช่วงที่เศรษฐกิจไม่มีเสถียรภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการมีแผนรองรับเหตุการณ์ฉุกเฉินและการปรับตัวเมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น การเปลี่ยนแปลงของอัลกอริธึมหรือการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมผู้บริโภค และกำหนดกลยุทธ์เพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ

หากต้องการสร้างแผนโครงการที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ ให้คิดว่ามันเหมือนกับการบรรเลงซิมโฟนี คุณต้องมีเครื่องดนตรีที่เหมาะสม องค์ประกอบที่สมบูรณ์แบบ และแน่นอน ความสามารถในการปรับตัวเมื่อการแสดงแสดงออกมา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าแผนโครงการของคุณเป็นไปตามบันทึกย่อที่ถูกต้อง:

ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผน: การรับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ตั้งแต่นักสร้างสรรค์ไปจนถึงกูรูด้านการวิเคราะห์ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าแผนของคุณมีมุมมองและความเชี่ยวชาญที่หลากหลาย การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างแข็งขันช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการได้อย่างมีนัยสำคัญ เป็นสุภาษิตโบราณที่ใช้จริง: สองหัว (หรือมากกว่า) ย่อมดีกว่าหัวเดียว

ดำเนินการวิเคราะห์ความต้องการอย่างละเอียด: อะไรคือความต้องการพื้นฐานที่ขับเคลื่อนโครงการของคุณ? การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เช่น ความต้องการของตลาด จุดบกพร่องของลูกค้า และกลยุทธ์ของคู่แข่งจะทำให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า

แบ่งโครงการของคุณออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้: โครงการคอมเพล็กซ์ต้องแบ่งออกเป็นงานขนาดพอดีคำ แนวทางนี้เรียกว่า โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นแกนนำในการวางแผนการจัดการโครงการ ในบริบทของแคมเปญการตลาดดิจิทัล นี่อาจหมายถึงการแบ่งส่วนโครงการของคุณออกเป็นขั้นตอนต่างๆ เช่น การวิจัย การสร้างเนื้อหา และการเผยแพร่

ทบทวนและอัปเดตแผนโครงการเป็นประจำ: แผนโครงการของคุณไม่ใช่ของเก่าที่ต้องจารึกไว้เป็นหิน เป็นสิ่งมีชีวิตที่มีลมหายใจซึ่งจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับการขึ้นลงและกระแสของตลาด การทบทวนและปรับปรุงแผนอย่างสม่ำเสมอสามารถนำไปสู่การแก้ไขหลักสูตรที่ทันท่วงทีและได้รับการแจ้ง

เครื่องมือและซอฟต์แวร์สำหรับการวางแผนโครงการในการตลาดดิจิทัล

ลองนึกภาพการเป็นเชฟในครัวไฮเทค คุณมีส่วนผสมทั้งหมดแล้ว แต่คุณต้องมีอุปกรณ์และเครื่องใช้ที่เหมาะสมเพื่อสร้างผลงานชิ้นเอกในการทำอาหาร เช่นเดียวกับเครื่องมือการวางแผนโครงการการตลาดดิจิทัล

เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถนำโครงการของคุณจากแนวคิดดิบไปสู่แคมเปญที่ดำเนินการอย่างประณีต ต่อไปนี้คือรายละเอียดของประเภทของเครื่องมือที่คุณควรพิจารณา:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

Asana: เป็นที่รู้จักในด้านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย Asana ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงาน กำหนดเส้นตาย และมอบหมายความรับผิดชอบ มันเหมือนกับไวท์บอร์ดดิจิทัลของคุณ ที่คุณสามารถวางแผนทุกอย่างด้วยภาพ

อาสนะ – การวางแผนการจัดการโครงการ

Trello: ระบบที่ใช้การ์ดของ Trello นั้นยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ชื่นชอบการจัดระเบียบด้วย Post-its แต่ต้องการโซลูชันดิจิทัล มีความยืดหยุ่น ใช้งานง่าย และตามที่รายงานผู้ใช้ของ Atlassian ชี้ให้เห็น ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลายทั้งจากองค์กรและทีมขนาดเล็ก

เทรลโล

Airtable: รูปภาพ Excel บนเตียรอยด์ Airtable รวมโครงสร้างของสเปรดชีตเข้ากับความยืดหยุ่นของฐานข้อมูล มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับปฏิทินเนื้อหา การติดตามแคมเปญ และการวิเคราะห์ข้อมูล

Airtable สำหรับการจัดการโครงการ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร

การมีเครื่องมือเหล่านี้ไว้ในคลังการวางแผนโครงการของคุณเปรียบเสมือนการเป็นเชฟที่มีอุปกรณ์ครบครันพร้อมเสิร์ฟอาหารอย่างไร้ที่ติ เลือกสิ่งที่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณ แล้วคุณจะอยู่ในแนวทางของคุณในการจัดเตรียมแคมเปญการตลาดดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ

Slack: สำหรับทีมที่ต้องการการสื่อสาร Slack คือเครื่องทำน้ำเย็นเสมือนจริง ความสามารถในการรวมเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ มากมายและสร้างช่องทางสำหรับหัวข้อต่าง ๆ ทำให้มันมีค่ามากสำหรับการเชื่อมต่อและซิงค์

Slack สำหรับการสื่อสาร

Google Workspace: เมื่อพูดถึงการแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอร่วมกัน Google Workspace คือสิ่งสำคัญ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องง่าย และแทบจะเรียกได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคุ้นเคยกับมันอยู่แล้ว

แอป Google Workspace

Figma: หากโปรเจกต์ของคุณเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบการออกแบบ Figma เป็นเครื่องมือออกแบบร่วมกันที่ช่วยให้สมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานในไฟล์ออกแบบเดียวกันได้พร้อมกัน คิดว่าเป็น Google เอกสาร แต่สำหรับการออกแบบ

Figma – เครื่องมือการจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การติดตามทรัพยากรและงบประมาณ

Harvest: ด้วยคุณสมบัติการติดตามเวลาและการออกใบแจ้งหนี้ Harvest จึงสมบูรณ์แบบสำหรับการจับตาดูทรัพยากรที่ใช้ในแง่มุมต่างๆ ของโครงการของคุณ และรับรองว่าคุณมีงบประมาณเพียงพอ

เครื่องมือติดตามเวลาเก็บเกี่ยว

Smartsheet: หากการจัดการทรัพยากรและการติดตามงบประมาณต้องการแนวทางที่เน้นโครงการเป็นศูนย์กลางมากขึ้น Smartsheet ขอเสนอชุดเครื่องมือในการวางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับการเงินและทรัพยากรของโครงการในที่เดียว

Smartsheet – โซลูชันการจัดการ

QuickBooks: เมื่อคุณต้องการทำบัญชีแบบฮาร์ดคอร์ด้วยงบประมาณของคุณ QuickBooks เป็นโซลูชันที่เชื่อถือได้ มีประโยชน์อย่างยิ่งหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการจัดการทางการเงินที่ซับซ้อน

คุณสมบัติ QuickBooks

ตัวอย่างรูปแบบแผนโครงการการตลาดดิจิทัล

เมื่อพูดถึงการจัดโครงสร้างเทมเพลตแผนโครงการการตลาดดิจิทัล ความหลากหลายคือสีสันของชีวิต โครงการที่แตกต่างกันอาจต้องใช้แนวทางที่แตกต่างกัน

ด้านล่างนี้คือแผนโครงการทั่วไปสามประเภทที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพในด้านการตลาดดิจิทัล

1. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์มีชื่อเสียงและมีประสิทธิภาพที่เชื่อถือได้ แผนภูมิแกนต์เป็นไทม์ไลน์แบบภาพที่แสดงระยะเวลาของงานและวิธีที่ซ้อนทับกัน

ตัวอย่าง: ลองจินตนาการถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่และต้องการแคมเปญการตลาดแบบบูรณาการ แผนภูมิ Gantt สามารถแสดงไทม์ไลน์คู่ขนานสำหรับการสร้างเนื้อหา การส่งเสริมการขายทางโซเชียลมีเดีย และการตลาดผ่านอีเมล

ระบุเหตุการณ์สำคัญได้ง่ายขึ้นโดยแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมเหล่านี้เชื่อมโยงกันอย่างไร เช่น เมื่อใดควรปล่อยวิดีโอทีเซอร์หรือเริ่มแคมเปญอีเมล

เครื่องมือ: Microsoft Project เป็นแบบคลาสสิกสำหรับการสร้างแผนภูมิ Gantt แม้ว่า TeamGantt จะนำเสนอคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้น ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับแผนภูมิ Gantt

2. แนวทางรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบแบ่งโครงการของคุณออกเป็นชุดของงาน โดยแต่ละงานจะมีกล่องกาเครื่องหมายพร้อมให้ทำเครื่องหมายเมื่อเสร็จสิ้น

ตัวอย่าง: หากคุณกำลังใช้งานแคมเปญการตลาดที่ใช้อินฟลูเอนเซอร์ รายการตรวจสอบของคุณอาจรวมถึง: การระบุอินฟลูเอนเซอร์ที่มีศักยภาพ การเข้าถึงอินฟลูเอนเซอร์ ยืนยันการทำงานร่วมกัน การสร้างและแบ่งปันบทสรุปของแคมเปญ การติดตามความคืบหน้าของแคมเปญ และการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของแคมเปญ

เมื่อแต่ละงานเสร็จสิ้น ระบบจะทำเครื่องหมายไว้เพื่อระบุความคืบหน้าอย่างชัดเจน

เครื่องมือ: Todoist เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสำหรับสร้างรายการตรวจสอบ ในขณะที่ Asana ยังสามารถกำหนดค่าเพื่อใช้เป็นรายการตรวจสอบที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

3. คณะกรรมการคัมบัง

ได้รับแรงบันดาลใจจากกระบวนการผลิตของโตโยต้าในทศวรรษที่ 1940 บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือจัดการภาพที่ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่งานลงในคอลัมน์ที่ปกติจะมีป้ายกำกับว่า “สิ่งที่ต้องทำ” “กำลังดำเนินการ” และ “เสร็จสิ้น”

ตัวอย่าง: หากคุณกำลังจัดการแคมเปญการตลาดด้วยเนื้อหา บอร์ด Kanban สามารถช่วยติดตามเนื้อหาต่างๆ ขณะที่เคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ เช่น ความคิด การเขียน การแก้ไข และการเผยแพร่ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะไหลอย่างต่อเนื่องและช่วยระบุปัญหาคอขวด

เครื่องมือ: Trello เป็นลูกโปสเตอร์สำหรับบอร์ด Kanban แต่ Jira ยังใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณนำวิธีการที่คล่องตัวมาใช้

ความสำเร็จในการตลาดดิจิทัลผ่านการวางแผนการจัดการโครงการ

• องค์ประกอบหลัก: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนโครงการของคุณมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และคุณเข้าใจขอบเขตและข้อกำหนดจับตาดูทรัพยากรและงบประมาณของคุณอย่างระแวดระวัง และกำหนดระยะเวลาและกำหนดเวลาที่เหมือนจริง และจำไว้ว่ากัปตันที่ดีมักจะมีแผนฉุกเฉินสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝันอยู่เสมอ
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนและดำเนินการวิเคราะห์ความต้องการอย่างละเอียดเพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเดินทางข้างหน้าคืออะไรแบ่งงานมหึมาออกเป็นงานที่จัดการได้ และทบทวนและอัปเดตแผนของคุณเป็นประจำเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
• เครื่องมือและซอฟต์แวร์: เตรียมเรือของคุณด้วยเครื่องมือที่ดีที่สุดตั้งแต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่าง Asana และ Trello ไปจนถึงเครื่องมือสื่อสารอย่าง Slack และซอฟต์แวร์การติดตามทรัพยากรอย่าง Harvest การทำให้แน่ใจว่าคุณมีเทคโนโลยีที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ