กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

โครงการมีความซับซ้อน มีหลายพันสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อโครงการอย่างต่อเนื่องและต้องการให้คุณจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้เป็นไปตามแผน

เพื่อให้เป็นไปตามกำหนดการและจัดการต้นทุน คุณต้องรวบรวมและประมวลผลข้อมูลโครงการทั่วทั้งกลุ่มการจัดการโครงการ PMBOK ทั้งห้ากลุ่ม

กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ 5 PMBOK คืออะไร?

ในการเริ่มต้น มาดูกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการห้ากลุ่มที่กำหนดไว้ใน Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ซึ่งจัดพิมพ์โดย Project Management Institute (PMI) ซึ่งเป็นกลุ่มการค้าอุตสาหกรรมชั้นนำ

ผู้จัดการโครงการใช้ห้าขั้นตอนการจัดการโครงการเพื่อจัดโครงสร้างโครงการและนำไปสู่ตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีจุดประสงค์เฉพาะ และผู้จัดการโครงการต้องควบคุมขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไป ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการอยู่เหนือแต่ละกลุ่มกระบวนการเหล่านี้

กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการมีดังต่อไปนี้

ระยะเริ่มต้น

PMBOK กำหนดขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการเป็น "กระบวนการรับรู้อย่างเป็นทางการว่ามีโครงการใหม่อยู่หรือโครงการที่มีอยู่ควรดำเนินต่อไปในระยะต่อไป"

ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการจะหารือเกี่ยวกับมูลค่าทางธุรกิจของโครงการ เช่นเดียวกับว่าโครงการมีความเป็นไปได้หรือไม่ คุณยังสำรวจผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หากโครงการนี้ถือว่าใช้ได้จริงและมีคุณค่าก็จะดำเนินการต่อไป ถ้าไม่ใช่ก็ทิ้งไป

ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณต้องสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจที่ตอบคำถามเหล่านั้นด้วย กรณีธุรกิจประกอบด้วยต้นทุนและผลประโยชน์โดยประมาณของโครงการ นอกจากนี้ยังมีการศึกษาความเป็นไปได้เพื่อดูว่าโครงการมีความเหมาะสมต่อองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่ ตามด้วยกฎบัตรของโครงการ ซึ่งจะตอบใคร อะไร และที่ไหนของโครงการ

มีมากกว่านั้นแน่นอน เช่น:

• การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• คัดเลือกทีม
• การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
• การเลือกสำนักงานโครงการ
• การเลือกเครื่องมือ อุปกรณ์ และโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารที่เหมาะสม

เมื่อโครงการได้รับการลงนามและพร้อมที่จะดำเนินการต่อไป ก็มีการประชุมเพื่อกำหนดการ ใช้การประชุมกำหนดการเพื่อให้ทุกคนในทีมโครงการมีข้อมูลตรงกัน เพื่อให้โครงการสามารถเริ่มต้นได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนการวางแผน

เมื่อการเริ่มต้นโครงการเสร็จสมบูรณ์และโครงการมีไฟเขียวให้ดำเนินการต่อ ระยะการวางแผนโครงการสามารถเริ่มต้นได้ กระบวนการวางแผนคือเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานโครงการเรียนรู้วิธีบรรลุผลสำเร็จของโครงการหรือบริการขั้นสุดท้าย

ณ จุดนี้ คุณจะจัดทำเอกสารแผนโครงการ รวมทั้งกำหนดสิ่งที่จะส่งมอบและข้อกำหนดของโครงการ คุณสร้างกำหนดการของโครงการ ซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดการเวลา ต้นทุน คุณภาพ การเปลี่ยนแปลง ความเสี่ยง และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

คุณยังใช้โอกาสนี้ในการควบคุมทรัพยากร เช่น ทีม ซัพพลายเออร์ภายนอก วัสดุและอุปกรณ์ คุณยังกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และตำแหน่งที่สมาชิกในทีมนั่งอยู่ในโครงสร้างโครงการ

นอกจากนี้ยังมีการสร้างทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่เป็นเอกสารสำคัญที่แสดงรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและผู้สนับสนุนโครงการในโครงการ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสามารถรวมวิธีการและเมื่อคุณอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่เป็นผู้นำในการวางแผนโครงการและประเมินเวลา งบประมาณ และทรัพยากรอย่างแม่นยำ ในขั้นตอนนี้ในโครงการที่คุณวางแผนขอบเขต ใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อจัดระเบียบงาน จัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง และกำหนดช่องทางการสื่อสารและความถี่

เมื่อจัดทำแผนการจัดการโครงการ การมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยจัดระเบียบงานของคุณ ProjectManager มีรายการงานที่แข็งแกร่งซึ่งทำมากกว่าแค่รวบรวมงาน มุมมองรายการงาน (หนึ่งในห้ามุมมองโครงการที่แตกต่างกันที่ช่วยให้ทีมไฮบริดทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ) สามารถกำหนดลำดับความสำคัญ แนบไฟล์ เพิ่มคำอธิบาย กำหนดให้กับสมาชิกในทีม และติดตามสถานะได้ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้

ระยะดำเนินการ

ณ จุดนี้ คุณพร้อมที่จะสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณวางแผนไว้ ระยะนี้จึงมีแนวโน้มว่าจะยาวที่สุดของโครงการ เป็นที่ที่คุณทุ่มเทพลังงานและทรัพยากรส่วนใหญ่ของคุณในขณะที่คุณดูแลโครงการให้เป็นไปตามข้อจำกัดของโครงการต่างๆ

ขั้นตอนการดำเนินการเชื่อมต่ออย่างลึกซึ้งกับขั้นตอนต่อไปของโครงการ การตรวจสอบและการควบคุม ผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้ติดตามประสิทธิภาพและความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าความพยายามที่แท้จริงสอดคล้องกับความพยายามที่วางแผนไว้

ระยะตรวจสอบและควบคุม

ขณะดำเนินการตามแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบและควบคุมประสิทธิภาพเพื่อให้งานดำเนินไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ ผู้จัดการโครงการจะวัดตัวชี้วัดอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามเป้าหมาย

งานสำคัญบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับระยะโครงการนี้คือ:

• การตรวจสอบขอบเขตและการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
• การควบคุมกำหนดการ
• การควบคุมต้นทุน
• ควบคุมคุณภาพ
• การรายงานผลการปฏิบัติงาน
• การควบคุมความเสี่ยง
• การบริหารสัญญา

ปิดเฟส

การส่งมอบงานขั้นสุดท้ายตรงเวลา ภายในงบประมาณ และภายในความคาดหวังด้านคุณภาพของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของโครงการ คุณยังคงต้องผูกปลายหลวม กิจกรรมทั้งหมดสิ้นสุดลง ณ จุดนี้และโครงการปิดซึ่งหมายความว่าคุณต้องลงนามในเอกสารและปฏิบัติตามสัญญา

แนะนำให้ทำการชันสูตรพลิกศพของโครงการ ในระหว่างการชันสูตรพลิกศพ ผู้จัดการโครงการและทีมงานจะพิจารณาถึงสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผลเพื่อเรียนรู้ว่าพวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการในโครงการต่อไปได้อย่างไร พวกเขาทำเช่นนี้โดยระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและบทเรียนที่พวกเขาได้เรียนรู้

จากนั้น คุณสามารถปล่อยทีมของคุณและเฉลิมฉลองความสำเร็จของโครงการได้ ส่วนสุดท้ายอาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่มันคือ! การรักษาขวัญกำลังใจของทีมให้สูงโดยการตรวจสอบการทำงานหนักของพวกเขาจะส่งผลดีต่อโครงการในอนาคต

ความแตกต่างระหว่างกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ PMBOK และพื้นที่ความรู้

เราได้ให้รายละเอียดกลุ่มกระบวนการห้ากลุ่มในการจัดการโครงการ ซึ่งทั้งหมดอยู่ภายใต้กระบวนการควบคุมในการจัดการโครงการ ในการจัดการกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการเหล่านั้น คุณต้องใช้พื้นที่ความรู้ของการจัดการโครงการ

พื้นที่ความรู้ด้านการจัดการโครงการสิบประการ

มีความรู้ด้านการจัดการโครงการ 10 ด้าน พวกเขาคือ:

• การจัดการการรวมโครงการ
• การจัดการขอบเขตโครงการ
• การบริหารเวลาโครงการ
• การจัดการต้นทุนโครงการ
• การจัดการคุณภาพโครงการ
• การจัดการทรัพยากรโครงการ
• การจัดการการสื่อสารโครงการ
• การบริหารความเสี่ยงโครงการ
• การจัดซื้อจัดจ้างโครงการ
• การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโครงการ

พื้นที่ความรู้ด้านการจัดการโครงการไม่เหมือนกับกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ ความแตกต่างที่สำคัญคือกลุ่มกระบวนการจะร่างสิ่งที่ผู้จัดการโครงการต้องทำ ในขณะที่ส่วนความรู้คือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องรู้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พื้นที่ความรู้จะถูกใช้ทั่วทั้งกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ พื้นที่ความรู้ประกอบด้วยกระบวนการ พวกเขามีปัจจัยการผลิต เครื่องมือ เทคนิค และผลลัพธ์ เป็นฟังก์ชันการจัดการโครงการที่ช่วยส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

คุณใช้พื้นที่ความรู้ด้านการจัดการโครงการเมื่อใด

พื้นที่ความรู้ทำงานภายในกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการทั้งหมด กลุ่มกระบวนการเป็นที่ที่คุณแยกและจัดหมวดหมู่โครงการ เป็นลำดับของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ คุณสามารถใช้พื้นที่ความรู้ได้ตลอดแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

วิธีที่ดีในการทำความเข้าใจความแตกต่างคือ พื้นที่ความรู้จะจัดหมวดหมู่กระบวนการ ในขณะที่กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการเป็นขั้นตอนหรือระยะของโครงการ พื้นที่ความรู้ไม่มีความสัมพันธ์เชิงตรรกะ แต่กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการนำจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

ทั้งกลุ่มกระบวนการจัดการโครงการและพื้นที่ความรู้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเมื่อขับเคลื่อนโดยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยคุณควบคุมกลุ่มกระบวนการและนำคุณไปสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ

ProjectManager ช่วยกลุ่มกระบวนการ PMBOK อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นในการตัดสินใจที่ดีขึ้นในขณะที่จัดเตรียมทีมไฮบริดด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลายเพื่อทำงานให้เสร็จตามที่พวกเขาต้องการ มีคุณสมบัติที่ช่วยในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ตั้งแต่พื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดสำหรับศูนย์กลางเอกสารกลางเมื่อเริ่มต้น ไปจนถึงการตรวจสอบสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผลระหว่างการปิด

เริ่มต้นอย่างถูกวิธีในกลุ่มกระบวนการวางแผน

การวางแผนเป็นหนึ่งในกลุ่มกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณต้องมีเครื่องมือที่สามารถจัดระเบียบงานของคุณ เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และกำหนดเหตุการณ์สำคัญได้ มุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager ทำสิ่งนั้นและอีกมากมาย คุณสามารถกรองเส้นทางวิกฤตแทนที่จะต้องทำการคำนวณที่ใช้เวลานาน จากนั้น ตั้งค่าพื้นฐานและติดตามการวางแผนเทียบกับความพยายามจริง

เล็บขั้นตอนการดำเนินการของคุณด้วยมุมมองโครงการที่แตกต่างกัน

ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบ ผู้จัดการสามารถใช้มุมมองแกนต์หรือชีต ขณะที่ทีมสามารถจัดการปริมาณงานของตนเองบนกระดานคัมบัง รายการงาน และปฏิทินได้ สิ่งนี้เชื่อมโยงทีมไฮบริดไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน บอร์ดคัมบังแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ให้สมาชิกในทีมจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่ง ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสที่จำเป็นในการจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกต้องและทำให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ติดตามความคืบหน้าในกลุ่มกระบวนการตรวจสอบและควบคุม

ระหว่างกลุ่มกระบวนการตรวจสอบและควบคุม ข้อมูลแบบเรียลไทม์จะมีประโยชน์ ข้อมูลช่วยให้ผู้จัดการมีหน้าต่างสู่ความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ แดชบอร์ดสดของ ProjectManager จะคำนวณเมตริก เช่น ความแปรปรวนของโครงการ ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ สำหรับรายงานสถานะทันทีโดยไม่ต้องใช้เวลาในการกำหนดค่าเครื่องมือ เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลพร้อมคุณสมบัติในการจัดระเบียบ ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณ ฟีเจอร์การรายงานในคลิกเดียวจะกรองข้อมูลโดยละเอียดและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย และซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่ต้องการเมื่อต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!