จะสร้างสมดุลให้กับสามเหลี่ยมการบริหารโครงการได้อย่างไร?

คุณมีไอเดียและต้องการสร้างแอปพลิเคชันที่น่าทึ่ง

ถูกต้อง?

แต่การเห็นความคิดของคุณเป็นรูปเป็นร่างในผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพ นั้น จำเป็นต้องมี การ วางกลยุทธ์ รวบรวมทีมที่เหมาะสม และ จัดการประชุม เริ่มต้น

แต่มันยังไม่จบ การ ประชุมเปิดตัวหมายความว่าคุณเพิ่งเริ่มต้น

การสร้างแอพมือถือเป็นกระบวนการที่ยาวนาน ในขณะที่ เซสชันการกำหนดขอบเขต และขั้นตอนการค้นพบของการพัฒนาแอปได้รับการเน้นย้ำมากพอ การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมีผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของผลิตภัณฑ์

จากการ ศึกษาของ PwC พบ ว่า 97% ขององค์กรจำนวนมากเชื่อว่าการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพทางธุรกิจและความสำเร็จขององค์กร

ไม่ว่าความคิดของคุณจะเรียบง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด การจัดการโครงการก็มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาแอพ การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะตรงตามกำหนดเวลาและมีขั้นตอนการส่งมอบตรงเวลา

ดังนั้น หากคุณต้องการติดตามโครงการพัฒนาแอปของคุณอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นในแง่ของกำหนดการหรือการรับแอปที่คุณต้องการ นอกเหนือจากการสื่อสารเป็นประจำกับหน่วยงานด้านการพัฒนาแล้ว เทคนิคการจัดการ โครงการที่มีประสิทธิภาพ ก็เป็นสิ่งจำเป็น

และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Project Manager ของคุณ ต้องดูแลสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ

Project Management Triangle คืออะไร?

Project Management Triangle ยังเรียกว่า Iron Triangle หรือ Project Management Triple Constraint กำหนดข้อจำกัดพื้นฐานที่โครงการดำเนินการภายใน ได้แก่ ขอบเขต เวลา และต้นทุน

สามเหลี่ยมเหล็ก ตามชื่อ คือความสัมพันธ์ระหว่างสามกองกำลังสำคัญในโครงการ มีชื่อดังกล่าวเนื่องจากคุณไม่สามารถเปลี่ยนด้านหนึ่งของรูปสามเหลี่ยมโดยไม่กระทบกับมิติคีย์อื่นๆ

การแนะนำการปรับเปลี่ยนใด ๆ ในสามด้านของ Project Management Triangle นั้นค่อนข้างยาก

ตัวอย่างเช่น สมมติ ว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการ และลูกค้าของคุณยืนยันที่จะเพิ่มฟังก์ชันอื่นๆ ให้กับผลิตภัณฑ์ การเพิ่มขอบเขตโครงการหมายความว่าเวลาที่จำเป็นในการสร้างผลิตภัณฑ์จะเพิ่มขึ้นและในที่สุดก็จะเพิ่มต้นทุนของโครงการ

ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าต้นทุนของโครงการไม่เกินงบประมาณและสินค้าจะถูกจัดส่งภายในระยะเวลาที่มีฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสม จำเป็นต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับการพึ่งพาซึ่งกันและกันของข้อจำกัดทั้งสาม

การเพิกเฉยต่อ Project Management Triple Constraint อาจทำให้คุณ เสี่ยงต่อ การตัดสินใจผิดพลาดและอาจส่งผลเสียต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ

เหตุใดการมีความสมดุลในสามเหลี่ยมการจัดการโครงการจึงสำคัญ

การคำนึงถึงข้อจำกัดสามประการ ของ Project Management Triangle ขณะที่คุณเป็นหัวหอกในโครงการจะช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงไป ในขณะเดียวกันก็รับประกันว่าโครงการจะจัดส่งตรงเวลาและไม่เกินงบประมาณ

แนวคิดของรูปสามเหลี่ยมการจัดการโครงการพบการอ้างอิงใน ระเบียบวิธีแบบ Agile และความคล่องตัวช่วยให้เรายินดีต้อนรับการเปลี่ยนแปลง เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการพัฒนาได้จริง ๆ สิ่งเหล่านี้จะต้องเกิดขึ้น

ดังนั้น คุณภาพต้นทุนเวลาในการจัดการโครงการและ การจัดการสามเหลี่ยมเหล็กอย่างชาญฉลาดจึงมีความสำคัญ การเตรียมการเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะไม่ส่งผลกระทบหรือเป็นอันตรายต่อโครงการทั้งหมด

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะขยายขอบเขตหรือย้ายกำหนดเวลา คุณควรรู้ว่าสิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างไร

เพื่อให้แนวคิดและความเข้าใจที่ชัดเจนแก่คุณ ให้ สำรวจสถานการณ์บางสถานการณ์และเจาะลึกเข้าไปในมิติของสามเหลี่ยมและวัดผลที่ตามมา และโครงการวิเคราะห์ข้อจำกัดสามเท่า ของการเคลื่อนสามเหลี่ยมไปสู่มิติหนึ่งหรือสองมิติ

ขอบเขต

ขอบเขต หมายถึง ขอบเขต มิติ และสเปกตรัมของงานที่จะต้องทำให้สำเร็จในโครงการ ประกอบด้วยงานทั้งหมดที่ต้องทำและบริการทั้งหมดที่จำเป็นเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์

การเพิ่มขอบเขตโครงการส่งผลต่อเวลาและงบประมาณ การเพิ่มฟังก์ชันการทำงานหรือการขยายฟังก์ชันที่มีอยู่ต้องใช้ทรัพยากรที่อาจไม่ได้นำมาพิจารณาในขณะวางแผน

เมื่อมีการร้องขอทรัพยากรเพิ่มเติม ผู้จัดการโครงการต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายอย่างซึ่งอาจทำให้ต้นทุนโครงการเพิ่มขึ้นหรือทำให้กระบวนการพัฒนายาวนานขึ้น

นอกจากนี้ การมีงบประมาณที่จำกัดและกำหนดเวลาที่เข้มงวดทำให้คุณมีความยืดหยุ่นเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยในแง่ของการขยายขอบเขตโครงการ

อย่างไรก็ตาม มีวิธีการที่จะช่วยให้คุณเพิ่มฟังก์ชันการทำงานได้โดยไม่ต้องขยายขอบเขตของโครงการ

และนั่นคือที่มาของแนวคิดของ MVP ผลิตภัณฑ์ ขั้น ต่ำที่ทำงาน ได้คือผลิตภัณฑ์รุ่นแรกที่มีชุดคุณสมบัติพื้นฐาน เป็นตัวกำหนดว่าผลิตภัณฑ์มีศักยภาพที่จะประสบความสำเร็จหรือไม่

เปิดตัว MVP ในตลาดในเวลาที่สั้นที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะจุดประกายความสนใจของผู้ใช้หรือไม่ หลังจากสร้างความคิดเห็นอันมีค่าของผู้ใช้และตรวจสอบกับผู้ใช้จริงแล้ว ฟังก์ชันการทำงานใหม่จะค่อยๆ เพิ่มเข้ามา

เป็นวิธีที่ดีในการทดสอบน่านน้ำ ผลิตภัณฑ์ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์เนื่องจาก MVP สามารถค่อยๆ เพิ่มฟังก์ชันต่างๆ ได้มากขึ้น คุณควรเน้นไปที่การค้นหาความเหมาะสมของตลาดผลิตภัณฑ์

ความพอดีของตลาดผลิตภัณฑ์คือขอบเขตที่ผลิตภัณฑ์ตอบสนองความต้องการของตลาดที่แข็งแกร่ง การค้นหาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับตลาดถือเป็นก้าวแรกในการสร้างความสำเร็จ

บ่อยครั้งที่ลูกค้าจำนวนมากต้องการขยายขอบเขตงานในขณะที่ผลิตภัณฑ์อยู่ในขั้นตอนการพัฒนา การเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่โดยไม่ทำให้เสียเปรียบในเรื่องเวลาและงบประมาณฟังดูเป็นไปไม่ได้

ยกเว้นในบางกรณี มันไม่ใช่เลย

การเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่โดยการเอาคุณลักษณะที่วางแผนไว้เบื้องต้นออกจะไม่ส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดสามประการมากนัก เมื่อสร้างผลิตภัณฑ์หรือแอปพลิเคชันใหม่ ขอแนะนำให้รักษาขอบเขตให้น้อยที่สุด โดยรวมเฉพาะคุณลักษณะ 'ต้องมี' และปล่อยให้คุณลักษณะ 'น่ามี' ไว้ MVP ควรมีเฉพาะฟังก์ชันหลักและกำหนดลักษณะของคุณค่า วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียงบประมาณไปกับสิ่งที่ผู้ใช้ไม่ต้องการด้วยซ้ำ

ในขณะที่การจัดการโครงการที่ซับซ้อนซึ่งรองรับตลาดที่มีการแข่งขันสูง บางครั้งการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่ก็กลายเป็นสิ่งจำเป็น ในกรณีที่การเปลี่ยนแปลงสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากสำหรับผู้ใช้และธุรกิจ ควรมีการสื่อสารที่เปิดกว้างและตรงไปตรงมาระหว่าง Project Manager และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

ปัจจัยในการมองหาความท้าทายด้านขอบเขต เพื่อที่คุณจะได้ไม่ประสบปัญหาใดๆ:

• ข้อกำหนดที่ไม่แน่นอน
• คำขอคุณสมบัติเสริม
• การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด

เวลา

กรอบเวลาที่คาดหวังของโครงการขึ้นอยู่กับปัจจัยสองสามประการ เช่น ขอบเขตของงาน ความซับซ้อนของโครงการ ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร และความเชี่ยวชาญของทีม

ในขณะที่ข้อจำกัดด้านเวลาในการจัดการโครงการบ่งบอกถึงระยะเวลาที่คุณต้องทำงานให้เสร็จ ปัจจัยความเร็วจะวัดว่างานที่ทำสำเร็จมากเพียงใดในกรอบเวลาที่กำหนด

เนื่องจากผู้คนไม่ได้ทำงานด้วยความเร็วและประสิทธิภาพที่เท่ากันทุกวัน ความเร็วจึงมักจะแตกต่างกันไปตามวันและสัปดาห์

การประมาณกรอบเวลาจะยากขึ้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของความเร็ว

ด้วยเหตุนี้ในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว วิธีการทำงานแบบต่อสู้ จึงถือเป็นแนวทางในอุดมคติเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีม การสแตนด์อัพประจำวัน การวางแผนการวิ่ง และการหวนกลับ การทำแผนที่ปริมาณงานของทีม ทำงานกับสิ่งกีดขวาง และรักษาปัจจัยความเร็วในการตรวจสอบทุกขั้นตอนเป็นเรื่องง่าย

ตามหลักการแล้ว หลังจากเสร็จสิ้นการวิ่งสามรอบแล้ว การทำแผนที่เป็นเรื่องง่ายหากต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมในโครงการหรือถ้าจำเป็นต้องย้ายเส้นตาย

เวลาเป็นทรัพย์สินที่สำคัญมาก ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า คุณควรตระหนักถึงความท้าทายด้านเวลา เช่น:

• ความล่าช้าภายในและภายนอก:
• มองโลกในแง่ดีเกินไป
• ช่องว่างของทีม
• แรงกดดันในการทำงานมากเกินไป

ค่าใช้จ่าย

มิติหลักที่สาม ต้นทุน ประกอบด้วยงบประมาณโครงการและจำนวนสมาชิกในทีมที่จำเป็นในการส่งมอบผลิตภัณฑ์

เพื่อให้ปัจจัยด้านต้นทุนอยู่ในการตรวจสอบ ขอแนะนำให้จัดลำดับความสำคัญขององค์ประกอบของขอบเขตโครงการที่จำเป็นต้องส่งมอบและจัดสรรทรัพยากรตามนั้นในทุกขั้นตอนของการพัฒนา

การประเมินต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นในโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นโครงการที่ซับซ้อน ผู้จัดการโครงการที่ดีจะทำการประมาณการโดยยึดตามข้อมูลที่รวบรวมจากโครงการที่คล้ายคลึงกันที่ทำในอดีต หรือทำการเดาที่เหมาะสมตามการโต้ตอบโดยละเอียดกับลูกค้า

หลังจากการประมาณการเบื้องต้นแล้ว การวางแผนโครงการสำหรับ PMs จะรวมถึงการควบคุมและการจัดการ งบประมาณตลอดวงจรการพัฒนา

ทุกอย่างมีข้อจำกัด ดังนั้นนี่คือปัจจัยบางอย่างที่คุณสามารถดูแลได้ ซึ่งอาจทำให้งบประมาณโครงการกระจัดกระจาย:

• ขาดความรับผิดชอบ
• การประเมินต้นทุนต่ำเกินไป
• ต้นทุนบุคลากรที่เพิ่มขึ้น
• ความล่าช้าในโครงการ

จะสร้างสมดุลให้สามเหลี่ยมเหล็กได้อย่างไร?

สามเหลี่ยมเหล็กไม่มีอยู่จริงเพื่อช่วยให้เราให้รายละเอียดองค์ประกอบทั้งหมดของการจัดการโครงการ ทั้งขอบเขต เวลา และต้นทุน ค่อนข้างจะแสดงให้เห็นว่าข้อจำกัดเหล่านี้เกี่ยวพันกันอย่างไร

การจัดการและสร้างสมดุลของสามเหลี่ยมต้นทุนเวลาของขอบเขตนั้นค่อนข้างคล้ายกับการเล่นกลและแน่นอนว่ามันไม่ง่ายเลย

ผู้จัดการโครงการแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นเหตุการณ์สำคัญและงานเพื่อสร้างสมดุลให้กับสามเหลี่ยมอย่างมีประสิทธิภาพ ลำดับความสำคัญสำหรับทีมถูกกำหนดไว้แล้วและมีการสื่อสารที่เปิดกว้างกับลูกค้าเสมอเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา

สามเหลี่ยมเหล็กเป็นความสมดุลแบบประนีประนอมที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องควบคุมโดยการควบคุมตัวแปรและปัจจัยต่างๆ การสร้างสมดุลระหว่างการจัดการโครงการและข้อกำหนดทั้งสามนี้สามารถช่วยในการตัดสินใจคุณภาพของโครงการทั้งหมดได้
ตัวอย่างเช่น หากโครงการควรจะแล้วเสร็จภายในเวลาใดเวลาหนึ่ง ขอบเขตอาจต้องถูกลดทอนลง หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเพื่อใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมหรือเพิ่มเวลา หรือในทางกลับกัน หากโครงการไม่สามารถเกินงบประมาณได้ ผู้จัดการโครงการอาจต้องยืดเวลาเพื่อลดเวลาที่ใช้เพิ่มเติม

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนของเราสำหรับการจัดการ Triple Constraints อย่างมีประสิทธิภาพ:

การประชุมเชิงปฏิบัติการการค้นพบ:

ในตอนเริ่มต้นของทุกโครงการ เรา จัดเวิร์กช็อป Product Discovery Workshops กับลูกค้าของเรา การประชุมเชิงปฏิบัติการเหล่านี้จัด ทำขึ้นเพื่อ กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ กำหนดขอบเขตโครงการ ร่างฟังก์ชันหลัก และปรับปรุงแผนงานเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง จะให้ความชัดเจนแก่ลูกค้าเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ

ประมาณการ:

หลังจากมีความเข้าใจอย่างครอบคลุมในทุกแง่มุมของโครงการแล้ว เราจะจัดทำประมาณการโดยละเอียดของระยะเวลาของโครงการและงบประมาณที่จำเป็นเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ประสบความสำเร็จ

วางแผน:

ผู้จัดการโครงการของเราวางแผนกลยุทธ์ปริมาณงานของทีมตามเป้าหมาย ด้วยการฝึกใช้เฟรมเวิร์ก Scrum เราจะคอยตรวจสอบความเร็วและมีการไหลของผลลัพธ์ที่ทันท่วงที ช่วยให้เราขจัดอุปสรรคได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และทำงานให้สำเร็จภายในกำหนดเวลาที่กำหนด

ทีม:

เราจัดสรรทีม ข้ามสายงาน เพื่อให้แน่ใจว่าเรานำเสนอโซลูชั่นที่ดีที่สุดในเวลาและภายในงบประมาณ ทีมงานข้ามสายงานนำผู้คนจากความเชี่ยวชาญด้านการทำงานที่แตกต่างกันมารวมกัน ด้วยความเชี่ยวชาญร่วมกันและการสำรวจโอกาสของโครงการร่วมกัน เราบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

การสื่อสาร:

ใน กระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การ สื่อสารแบบเปิดระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเป็นสิ่งสำคัญ ระบบการจัดส่งของเรารับประกันการอัปเดตเชิงรุก ซึ่งหมายความว่าลูกค้าของเราจะไม่มีวันมืดมน เราหารือถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นในมิติข้อมูลหลักล่วงหน้า และทำให้ทีมปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

การทรงตัวของสามเหลี่ยมเหล็กเป็นส่วนสำคัญ ตามบทความของ Project Management Institute ชื่อ ' Beyond the Iron Triangle ' ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาและพิจารณาปัจจัยที่อ่อนนุ่ม เช่น ความคาดหวังทางสังคม (การประชุมและพื้นที่วิเคราะห์) และแรงจูงใจส่วนบุคคล ปัจจัยภายในเหล่านี้สามารถมีอิทธิพลต่อโครงการได้มากเท่ากับข้อจำกัดหลักสามประการ

บทสรุป

ในขณะที่การสร้างสมดุลให้กับสามเหลี่ยมการจัดการโครงการนั้นเหมือนกับการเล่นกล แต่ก็เป็นการเตือนอย่างต่อเนื่องว่าการเปลี่ยนแปลงข้อจำกัดหนึ่งจะส่งผลต่อทั้งโครงการอย่างไร

เป็นเครื่องมืออันมีค่าที่เตรียมผู้จัดการโครงการให้คิดอย่างมีกลยุทธ์ ตัดสินใจอย่างชาญฉลาด และจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ