การประชุมโครงการ 10 ครั้งเพื่อเป็นแนวทางในการบริหารโครงการของคุณ

การประชุมโครงการมักจะรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังขัดขวางการทำงานของคุณ หากคุณไม่ได้ทำงานตามวาระหรือคุณไม่ได้จัดการการประชุมเหล่านั้น นั่นอาจเป็นเรื่องจริง แต่การประชุมมีความสำคัญต่อการวางแผนโครงการและการทำงานร่วมกันเป็นทีม นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีการประชุมโครงการมากมายและแต่ละโครงการมีจุดเน้นและความสำคัญต่างกันไป มาดูการประชุมการจัดการโครงการ 10 ประเภทและให้คำจำกัดความ จากนั้นเราจะเริ่มต้นด้วยคำจำกัดความว่าการประชุมโครงการคืออะไร

การประชุมโครงการคืออะไร?

การประชุมโครงการเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำซึ่งทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางส่วนหรือทั้งหมดรวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการ มีการประชุมโครงการหลายประเภทตลอดวงจรการจัดการโครงการ การประชุมการจัดการโครงการบางครั้งเกิดขึ้นทุกวันในขณะที่การประชุมอื่น ๆ จะแยกออกจากกัน ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนและประเภทของการประชุมที่จัดขึ้น นั่นไม่ได้หมายความว่าการประชุมมีไว้เพื่อแชร์การอัปเดตเท่านั้น ยกเว้นเมื่อเป็นเรื่องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประชุมโครงการสำหรับทีมเป็นการรวมตัวกันของกลุ่มเพื่อแก้ปัญหาหรือปรับปรุงความคืบหน้าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและความคาดหวังบางอย่าง นอกจากนี้ยังสามารถใช้การประชุมเพื่อสร้างการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจที่มากขึ้น

ประเภทของการประชุมโครงการ

ในแง่ของการประชุมการจัดการโครงการมีหลายประเภท สิ่งที่พบได้ทั่วไป ได้แก่ รายงานความคืบหน้า การอภิปรายวัตถุประสงค์ของโครงการหรือการสร้างแนวคิด การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินโครงการ และการอนุมัติหรือปฏิเสธแนวคิด นอกจากนี้ยังมีการประชุมที่หมุนรอบคนที่เข้าร่วม สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการประชุมทีมปกติและการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งเป็นเรื่องทั่วไปมากกว่าและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญเท่านั้น

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมประเภทใด ผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้นำ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมทักษะในการสื่อสารจึงมีความสำคัญมากสำหรับตำแหน่งนั้น การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ขับเคลื่อนการประชุม ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่สร้างรายงานด้วยข้อมูลสด คุณสามารถสร้างรายงานสถานะได้อย่างรวดเร็วสำหรับภาพรวม รายงานความคืบหน้าเพื่อดูว่าคุณเป็นอย่างไร รายงานผลต่างเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแผน และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถปรับแต่งได้ คุณจึงสามารถกรองรายงานเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ จากนั้นคุณสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่ออัปเดตข้อมูลเหล่านั้น

10 การประชุมโครงการที่สำคัญ

การประชุมการจัดการโครงการเป็นกิจกรรมการสื่อสารและการสื่อสารที่ชัดเจนคือสิ่งที่ทำให้โครงการดำเนินต่อไป ดังนั้นจึงมีการประชุมโครงการหลายประเภทที่จัดขึ้นซ้ำ ๆ ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ นี่คือ 10 สิ่งที่สำคัญกว่า

1. การประชุมเปิดโครงการ

การประชุมเริ่มต้นอาจไม่ใช่การประชุมครั้งแรกของโครงการ แต่เป็นการประชุมที่สำคัญครั้งแรก นี่คือที่ที่ผู้จัดการโครงการ ลูกค้า และทีมโครงการได้รับการแนะนำและแสดงเป้าหมายของโครงการ การประชุมเริ่มต้นโครงการเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว ทบทวนภูมิหลังของลูกค้า และพูดคุยเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ มีการหารือเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการตลอดจนขั้นตอนต่อไป

2. การประชุมสถานะโครงการ

การประชุมรายงานสถานะโครงการคือเมื่อสมาชิกในทีมให้ข้อมูลที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อทบทวนว่าโครงการอยู่ที่ใดในช่วงเวลาหนึ่ง นี่ไม่ใช่แค่การแจ้งผู้จัดการโครงการเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมโครงการต้องรับผิดชอบด้วย คุณจะต้องพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำสำเร็จแล้วและสิ่งที่ยังรอดำเนินการ รวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่จะเกิดขึ้น คุณจะต้องตรวจสอบงบประมาณ ประเมินความเสี่ยง และกำหนดเวลาการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างที่กล่าวถึงได้รับการแก้ไขแล้ว

3. การประชุมทบทวนโครงการ

การประชุมทบทวนโครงการเรียกอีกอย่างว่าการประชุมชันสูตรและจะจัดขึ้นเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ไม่ว่าจะสำเร็จหรือล้มเหลว การประชุมทบทวนมีประโยชน์โดยแสดงรายการสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล การชันสูตรพลิกศพมีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีโอกาสทำให้แน่ใจว่าความผิดพลาดแบบเดิมจะไม่เกิดขึ้นอีก การประชุมเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำวัตถุประสงค์ของโครงการและเปิดการสนทนากับทีม ซึ่งควรได้รับอนุญาตให้วิจารณ์งาน สิ่งกีดขวางบนถนน และความเสี่ยงอย่างตรงไปตรงมา คุณจะต้องพูดคุยเกี่ยวกับงบประมาณ อะไรที่ใช้และไม่ได้ใช้ และทำไม ในเวลาเดียวกันควรมีการเฉลิมฉลองสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ

4. การประชุมมือทั้งหมด

การประชุมหรือศาลากลางที่รวบรวมทุกอย่างไว้ในบริษัท พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม รวมถึงหัวหน้าทีม ทีมผู้บริหาร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ การประชุมเหล่านี้มีไว้เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับทั้งองค์กร เช่น รายได้ กลยุทธ์ ฯลฯ สำหรับโครงการ จะรวมถึงทีมงานโครงการทั้งหมด ตั้งแต่ผู้จัดการโครงการไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทุกคนในระหว่างนั้น สามารถจัดขึ้นเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดต ผลักดันการจัดตำแหน่ง เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญ หรือเปิดโอกาสให้ถามคำถาม

5. การประชุมวางแผนการวิ่ง

Scrum เป็นวิธีการทำงานที่คล่องตัวโดยแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นบล็อกๆ ซึ่งเรียกว่า sprints โดยปกติจะใช้เวลาเพียง 2-4 สัปดาห์เท่านั้น การประชุมวางแผนการวิ่งเกี่ยวข้องกับหัวหน้าการต่อสู้ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์การต่อสู้ และทีมการต่อสู้ พวกเขาพบกันเพื่อดูรายการที่ค้างอยู่และตัดสินใจว่ารายการใดจะได้รับการจัดการในฤดูใบไม้ผลิที่กำลังจะมาถึง นี่คือความร่วมมือที่เรียกว่าพิธีการต่อสู้ ก่อนการประชุม Scrum Master และ Product Manager จะตรวจสอบความสามารถของทีม ลำดับเวลา และใช้ข้อมูลเชิงลึกจาก Sprint ก่อนหน้าเพื่อกำหนด Sprint ใหม่

6. การประชุมคณะกรรมการขับเคลื่อน

คณะกรรมการขับเคลื่อนเป็นประเภทของการกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลโครงการและให้การสนับสนุน อีกคำหนึ่งสำหรับกลุ่มที่ทำงานเพื่อช่วยให้โครงการบรรลุเป้าหมายคือ คณะกรรมการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้นำระดับสูง คณะทำงานโครงการ หรือคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการ ความถี่ของการประชุมที่มอบหมายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงการ แม้ว่าโดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นหลังจากบรรลุเหตุการณ์สำคัญแล้วก็ตาม

7. การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้เพื่อแนะนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการให้รู้จักกัน ใช้เพื่อรับซื้อและกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาสำหรับการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับทราบข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเป้าหมายและมุมมองของพวกเขา วิธีที่พวกเขาต้องการรับข้อมูลอัปเดต และอื่นๆ ผู้จัดการโครงการจะพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อแจ้งความคืบหน้า

8. การประชุมวางแผนฉุกเฉิน

แผนฉุกเฉินคือสถานการณ์สมมติหากโครงการมีปัญหาหรือปัญหาที่ต้องเปลี่ยนขอบเขต กำหนดการ หรืองบประมาณ ปัญหาเหล่านี้อาจเป็นปัญหาด้านสิ่งแวดล้อม ด้านเทคนิค เป็นต้น ซึ่งหมายความว่าการประชุมวางแผนฉุกเฉินเป็นโอกาสในการระดมความคิดกับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อระบุความเสี่ยงและหากมี จะตอบสนองต่อความเสี่ยงเหล่านั้นอย่างไร ต่อไป คุณจะต้องกำหนดความรุนแรงและความเป็นไปได้ของความเสี่ยงเหล่านั้นที่เกิดขึ้น และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ สิ่งนี้จะนำไปสู่ผู้จัดการโครงการในการสร้างแผนฉุกเฉิน

9. เปลี่ยนแปลงการประชุมคณะกรรมการควบคุม

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงได้รับการตั้งค่าเพื่อตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโครงการ จากนั้นพวกเขาจะได้รับการประเมินและอนุมัติ เลื่อนหรือปฏิเสธ กระบวนการนี้เกิดขึ้นระหว่างการประชุมคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม หากทีมงานโครงการและผู้สนับสนุนได้สังเกตเห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงแล้ว ไม่น่าเป็นไปได้ที่คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะขัดกับข้อเสนอแนะของพวกเขาในการประชุม

10. การประชุมการต่อสู้รายวัน

มีการประชุมการต่อสู้ทุกวันในแต่ละวันของการวิ่ง การประชุมเหล่านี้มักจะจัดขึ้นในสถานที่และเวลาเดียวกัน แต่โดยหลักการแล้ว เวลานั้นจะเป็นจุดเริ่มต้นของวันเพื่อเตรียมงานที่จะตามมา การประชุมการต่อสู้ประจำวันนั้นสั้น ไม่เกิน 15 นาที เพื่อให้การสนทนามีความเกี่ยวข้องกัน การประชุมนี้เรียกอีกอย่างว่าการประชุมเดี่ยวรายวัน ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีมที่มีความมุ่งมั่นซึ่งกำลังทำฤดูใบไม้ผลิ ปรมาจารย์การต่อสู้ และในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของผลิตภัณฑ์ นี่ไม่ใช่การประชุมเพื่อแก้ปัญหา แต่ตอบคำถามสามข้อ: เมื่อวานทำอะไรไปบ้าง? สิ่งที่ต้องทำในวันนี้? มีอุปสรรคหรือไม่?

เทมเพลตการจัดการโครงการใดที่สามารถช่วยในการประชุมโครงการได้

การประชุมโครงการมีความสำคัญและมีวัตถุประสงค์ในการจัดการโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณดำเนินไปอย่างถูกต้อง เรามีเทมเพลตฟรีสองสามแบบที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ แน่นอนว่า ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่ยังมีชุดเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ รวมถึงเทมเพลตการประชุมการจัดการโครงการเหล่านี้

เทมเพลตรายงานการประชุม

รายงานการประชุมจะบันทึกประเด็นที่เกี่ยวข้องในการพิมพ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการประเด็นสำคัญเหล่านั้นหลังจากสรุปการประชุมการจัดการโครงการแล้ว เทมเพลตรายงานการประชุมฟรีของเราสำหรับ Word ทำให้ง่ายต่อการรวบรวมและแจกจ่ายข้อมูลนี้ ตลอดจนวาระการประชุม รายการดำเนินการ และรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมครั้งต่อไป

เทมเพลตรายงานสถานะโครงการ

เมื่อคุณวางแผนการประชุมสถานะโครงการ ใช้เทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีของเราเพื่อรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ ช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วยข้อมูล เช่น บทสรุปของโครงการในช่วงเวลาการรายงานนั้น สถานภาพของโครงการ และแม้แต่การดูความเสี่ยงและอุปสรรคที่เกิดขึ้น

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

ไม่ว่าคุณกำลังมีการประชุมโครงการใด แดชบอร์ดจะให้ข้อมูลที่สำคัญ แดชบอร์ดนำเสนอมุมมองระดับสูงของโครงการ การใช้เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงาน ปริมาณงาน ระยะเวลาของงาน และค่าใช้จ่าย ซึ่งจะแสดงโดยอัตโนมัติเป็นกราฟที่มีสีสันซึ่งสามารถแยกย่อยได้ง่ายในการประชุมการจัดการโครงการ

ProjectManager ช่วยให้คุณจัดการการประชุมโครงการ

เทมเพลตมีประโยชน์แต่จำกัด ต้องป้อนด้วยตนเองในขณะที่ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่อัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ คุณสามารถจัดกำหนดการประชุมโครงการและเชิญทีมของคุณตามเวลาและวันที่ที่ต้องการได้ เพิ่มไฟล์และข้อมูลอื่นๆ และแม้กระทั่งตั้งค่าการประชุมแบบเกิดซ้ำหากเกิดซ้ำตลอดทั้งโครงการ แต่นั่นเป็นเพียงส่วนเล็กของภูเขาน้ำแข็งในแง่ของซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติหลากหลายของเรา

เปลี่ยนรายการดำเนินการเป็นงาน

การประชุมการจัดการโครงการมีความสำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือการดำเนินการตามประเด็นสำคัญ ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองโครงการที่หลากหลายซึ่งช่วยให้ทีมในแผนกต่าง ๆ ใช้เครื่องมือที่พวกเขาพอใจ พวกเขาสามารถบันทึกรายการการดำเนินการในรายการงาน กระดานคัมบัง หรือมุมมองปฏิทิน ในขณะที่ผู้จัดการอาจต้องการอัปเดตแผนภูมิ Gantt ทางออนไลน์ ไม่ว่าคุณจะใช้มุมมองโครงการใด ข้อมูลทั้งหมดจะถูกแชร์ทั่วทั้งซอฟต์แวร์และอัปเดตตามเวลาจริงเพื่อให้ทุกคนทำงานกับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุด

ใช้แดชบอร์ดตามเวลาจริง

แทนที่จะใช้เทมเพลตแดชบอร์ด แดชบอร์ดตามเวลาจริงของเราจะได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง โดยจะบีบอัดตัวเลขโดยอัตโนมัติและแสดงผลลัพธ์เป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย ใช้แดชบอร์ดตามเวลาจริงในการประชุมโครงการเป็นตัวช่วยด้านภาพที่ให้ข้อมูลสดแก่คุณเสมอ ไม่เหมือนกับเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่นๆ ตรงที่ไม่ต้องมีการกำหนดค่าตามเวลาที่กำหนด แดชบอร์ดของเราพร้อมใช้งานแล้ว คุณจึงใช้งานได้ทันที งานจริงเริ่มต้นเมื่อคุณออกจากการประชุมโครงการ ซอฟต์แวร์ของเรามีฟีเจอร์การจัดการความเสี่ยง งาน และทรัพยากรที่สามารถทำให้คุณติดตามและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าโปรเจกต์จะพุ่งเข้ามาหาคุณก็ตาม แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราหมายความว่าทุกคนเชื่อมโยงถึงกัน ไม่ว่าจะอยู่ในแผนกหรือเขตเวลาอื่น พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นในระดับงานและแชร์ไฟล์เพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

เนื้อหาการประชุมโครงการที่เกี่ยวข้อง

หากคุณยังคงต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมการจัดการโครงการ ต่อไปนี้เป็นลิงก์บางส่วนที่สามารถพาคุณไปที่นั่นได้ เราเผยแพร่บล็อกรายสัปดาห์ คู่มือ วิดีโอ และแน่นอน เทมเพลตสำหรับทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของเนื้อหาฟรีที่คุณจะพบบนไซต์ของเรา

• 6 ขั้นตอนในการวางแผนการประชุม
• 25 เกมตัดน้ำแข็งแสนสนุกสำหรับการประชุม
• 7 เคล็ดลับสำหรับการประชุมเสมือนจริงที่ราบรื่น
• แนวคิดการประชุมพนักงาน: 7 กลยุทธ์สร้างสรรค์ที่ทีมของคุณจะชื่นชอบ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ผู้จัดการและทีมสามารถวางแผน จัดการ และติดตามโครงการได้ดียิ่งขึ้น รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมโครงการและนำไปใช้เพื่อดำเนินงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพตามที่ทีมจาก Avis, Nestle และ Siemens มีโดยใช้ซอฟต์แวร์ของเรา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี