การตรวจสอบและควบคุมโครงการ: เครื่องมือและขั้นตอน

โครงการแบ่งออกเป็นขั้นตอนเพื่อให้จัดการได้มากขึ้น ล้วนมีความสำคัญ โดยเฉพาะ การตรวจสอบโครงการ การตรวจสอบและควบคุมโครงการเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการทำให้แน่ใจว่าแผนที่พวกเขากำลังดำเนินการกับทีมโครงการดำเนินไปโดยไม่มีปัญหา

การควบคุมโครงการเกี่ยวข้องกับขั้นตอนมากมายในการตรวจสอบกำหนดการ ทรัพยากร และต้นทุนของโครงการอย่างละเอียดถี่ถ้วน แน่นอนว่ามีเครื่องมือตรวจสอบโครงการ แต่เช่นเดียวกับทุกอย่างในการจัดการโครงการ มีกระบวนการที่เราจะอธิบาย

การตรวจสอบและควบคุมโครงการคืออะไร?

ก่อนที่เราจะไปถึงขั้นตอนในการตรวจสอบโครงการของคุณ เรามาวางแนวคิดในบริบทกันก่อน มีห้าขั้นตอนในกระบวนการจัดการโครงการ: การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบและการควบคุมและการปิด การตรวจสอบและควบคุมโครงการเกิดขึ้นควบคู่ไปกับขั้นตอนการดำเนินการในวงจรชีวิตของโครงการ

การตรวจสอบและควบคุมโครงการคือขั้นตอนการจัดการโครงการที่ทุ่มเทให้กับการวัดประสิทธิภาพของโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามที่กำหนดไว้ในแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการอย่างใกล้ชิด ตรวจสอบสถานะโครงการ ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการแก้ไขเมื่อจำเป็นเพื่อให้โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณ

หากต้องการค้นหาปัญหาในโครงการ คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพเมื่อเริ่มดำเนินการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งให้เครื่องมือที่จำเป็นในการตรวจสอบและควบคุมโครงการแบบเรียลไทม์ ผู้จัดการโครงการสามารถรับมุมมองระดับสูงของโครงการได้โดยสลับไปที่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ โดยจะรวบรวมข้อมูลโครงการตามเมตริก เช่น เวลา ต้นทุน ปริมาณงาน และอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์ขนาดเล็กตรงที่ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าที่ใช้เวลานาน แดชบอร์ดของเราพร้อมเมื่อคุณพร้อม เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการตรวจสอบและควบคุมโครงการจึงมีความสำคัญ

การตรวจสอบและควบคุมโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการโครงการซึ่งเป็นหนึ่งในห้ากระบวนการจัดการโครงการ ตามที่ระบุไว้ การตรวจสอบโครงการจะไปควบคู่กับการดำเนินการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าเมื่องานเสร็จสิ้น พวกเขายังคงเป็นไปตามกำหนดเวลาและรักษางบประมาณของโครงการไว้

นอกจากการรักษาโครงการให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินตัวแล้ว การตรวจสอบโครงการยังเป็นวิธีที่ดีในการจัดการความเสี่ยงและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต ด้วยการติดตามเมตริกต่างๆ ผู้จัดการโครงการสามารถระบุความเสี่ยงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อปรากฏอยู่ในโครงการว่าเป็นปัญหา การตรวจจับก่อนหน้านี้หมายถึงการบรรเทาก่อนหน้านี้ เช่นเดียวกับขอบเขตครีป เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใช้กับโครงการ ขั้นตอนการควบคุม เช่น คำขอเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงในทางลบต่อกำหนดการได้

การละเลยการตรวจสอบและควบคุมโครงการคือการปล่อยให้โครงการของคุณอยู่ในมือของโชคชะตา บางทีมันอาจจะมาพร้อมกันทั้งหมด อาจจะไม่ แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรทำ พวกเขาไม่เพียงแค่วางแผนโครงการและมอบหมายทีมเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมดำเนินงานตามกำหนดการของโครงการโดยไม่เพิ่มค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

ที่เกี่ยวข้อง: 12 เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับ Excel

ขั้นตอนการตรวจสอบโครงการ

เมื่อผู้จัดการโครงการได้กำหนดเวลางานและสร้างแผนโครงการที่ผู้สนับสนุนโครงการอนุมัติแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนการดำเนินโครงการ ตามที่กำหนดไว้ข้างต้น การตรวจสอบโครงการจะทำร่วมกับการดำเนินการของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินการตามกำหนดเวลาและงบประมาณ ด้านล่างนี้คือขั้นตอนแปดขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบโครงการอย่างถูกต้อง

1. สร้างพื้นฐานขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการกำหนดความคาดหวังและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ ใช้ตลอดทั้งโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้า ขอบเขตโครงการพื้นฐานรวบรวมความคาดหวังและความต้องการเหล่านั้น และสามารถใช้วัดความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินโครงการสอดคล้องกับแผนโครงการ บรรทัดฐานของขอบเขตสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ในระหว่างโครงการ แต่จะต้องผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นทางการเท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต

2. สร้างพื้นฐานกำหนดการโครงการ

เมื่อกำหนดการของคุณได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ให้บันทึก ซึ่งเรียกว่ากำหนดการพื้นฐานของโครงการ ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้ตลอดทั้งโครงการเหมือนเป็นขอบเขตพื้นฐาน แต่ในกรณีนี้ จะใช้เพื่อเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงของคุณกับกระบวนการที่วางแผนไว้ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความแปรปรวนของโครงการและดำเนินการแก้ไขเพื่อให้โครงการกลับมาเป็นปกติ นอกจากนี้ยังช่วยในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เนื่องจากพวกเขามักจะสนใจว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ กำหนดการพื้นฐานโครงการเป็นอีกหนึ่งการควบคุมโครงการที่จำเป็น

3. ประมาณการต้นทุนโครงการและกำหนดงบประมาณโครงการ

ยิ่งต้นทุนโครงการของคุณแม่นยำมากเท่าใด งบประมาณโครงการของคุณก็ยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น เมื่อคุณส่งงบประมาณและได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือขอเงินเพิ่มเพื่อส่งมอบโครงการ มีเทคนิคต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินค่าใช้จ่ายอย่างแม่นยำและวางแผนงบประมาณของคุณให้เหมาะสม ตอนนี้ คุณจะต้องการตรวจสอบค่าใช้จ่ายโครงการทั้งหมด และใช้ระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงเพื่อติดตามต้นทุนโครงการและตอบสนองต่อความคลาดเคลื่อนใดๆ คุณยังสามารถสร้างบรรทัดฐานของงบประมาณเพื่อใช้ในการเปรียบเทียบจริงกับต้นทุนที่วางแผนไว้ เป็นวิธีการตรวจสอบการใช้จ่าย

4. ใช้บันทึกความเสี่ยง

สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อตรวจสอบโครงการคือความเสี่ยง ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน คุณสามารถสร้างบันทึกความเสี่ยงที่รวบรวมความเสี่ยงที่คุณคิดว่าอาจปรากฏในโครงการ จากนั้น คุณสามารถบันทึกผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการระบุและบรรเทาผลกระทบดังกล่าว คุณยังสามารถกำหนดลำดับความสำคัญเพื่อช่วยกำหนดว่าความเสี่ยงใดที่ต้องจัดการในทันทีหรือหากสามารถรอได้ ขณะที่คุณกำลังตรวจสอบโครงการ บันทึกความเสี่ยงจะช่วยให้คุณรับทราบถึงปัญหาที่มีแนวโน้มจะส่งผลกระทบต่อโครงการ ไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี หากพบปัญหา คุณสามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

5. ใช้บันทึกการเปลี่ยนแปลง

การตรวจสอบโครงการนั้นเกี่ยวกับการตรวจจับการเปลี่ยนแปลง เมื่อทำเช่นนั้น คุณจะต้องมีบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อควบคุม บันทึกการเปลี่ยนแปลงคือเอกสารที่แสดงรายการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับโครงการตามลำดับเวลา สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นบทสรุปของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำและช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นได้ สิ่งนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือสื่อสารอื่นในการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทราบ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

6. กำหนดขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ

ความสำคัญของการส่งมอบโครงการให้ตรงเวลาและภายในงบประมาณมักถูกกล่าวถึง แต่อย่าละเลยความสำคัญของคุณภาพ หากผลิตภัณฑ์หรือบริการไม่เป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ แสดงว่าล้มเหลว ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพทำให้มั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการได้รับการทดสอบและเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ในการวางแผนโครงการ นอกจากนี้ยังทำงานเพื่อลดข้อผิดพลาด ดังนั้น การกำหนดขั้นตอนการควบคุมคุณภาพจึงเป็นส่วนสำคัญของการตรวจสอบโครงการอย่างละเอียด

7. ใช้เครื่องมือตรวจสอบโครงการ

เครื่องมือตรวจสอบโครงการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตรวจสอบโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีคุณสมบัติมากมายที่ทำให้ผู้จัดการโครงการมีหน้าต่างเข้าสู่โครงการ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุน ทรัพยากร หรือเวลา มีแดชบอร์ดที่ให้มุมมองระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ รายงานสถานะโดยละเอียด และการรายงานประเภทอื่นๆ เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม และแม้แต่คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรเพื่อติดตามประสิทธิภาพของทีม อย่าลืมมองหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณสมบัติเหล่านี้และใช้ระบบคลาวด์เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับการตรวจสอบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

8. สร้างรายงานโครงการ

เราเพิ่งพูดถึงรายงานโครงการ แต่สมควรได้รับรายละเอียดเพิ่มเติม รายงานโครงการให้คำอธิบายเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของโครงการ รายงานสถานะจะเก็บข้อมูลในช่วงเวลาหนึ่ง ในขณะที่รายงานสถานะพอร์ตโฟลิโอจะทำเช่นเดียวกันแต่สำหรับหลายโครงการ อย่างไรก็ตาม มีรายงานเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแปรปรวนของโครงการ ปริมาณงาน และอื่นๆ รายงานทั้งหมดมีความสำคัญในการตรวจสอบโครงการและควรแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่ออัปเดตเกี่ยวกับโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ตรวจสอบโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์พร้อมเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการต้องการตรวจสอบและควบคุมโครงการของตน ซอฟต์แวร์ของเราส่งข้อมูลตามเวลาจริง ดังนั้นคุณจึงเห็นโครงการอย่างที่มันเป็น ไม่ใช่อย่างที่เคยเป็น นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเรายังช่วยให้ทุกคนเชื่อมต่อถึงกัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในสำนักงาน ในภาคสนาม หรือที่ใดก็ตาม สิ่งนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็วและแก้ไขเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน

รายงานที่ปรับแต่งได้

แดชบอร์ดนั้นยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการภาพรวมระดับสูงของโครงการ แต่เมื่อคุณต้องการเจาะลึกข้อมูล ให้ใช้รายงานที่ปรับแต่งได้ของเรา การกดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้งจะสร้างรายงานเกี่ยวกับสถานะโครงการหรือพอร์ตโฟลิโอ ปริมาณงาน ผลต่าง และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ ผู้จัดการโครงการไม่เพียงแต่สามารถตรวจสอบโครงการของตนเท่านั้น แต่รายงานทุกฉบับสามารถแชร์ในรูปแบบต่างๆ หรือพิมพ์เพื่อการนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ติดตามทรัพยากรของคุณ

การตรวจสอบทรัพยากรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นทีมงาน วัสดุ หรืออุปกรณ์ เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตรวจสอบโครงการ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเรามีแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีเพื่อให้เห็นได้ง่ายว่าใครเป็นคนจัดโดยรวม คุณสามารถจัดสรรงานใหม่จากแผนภูมินั้นและสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานของทีมเพื่อให้ทำงานเต็มความจุ การทำงานเป็นทีมช่วยให้คุณทำงานตามกำหนดเวลา คุณยังสามารถใช้เครื่องมือใบบันทึกเวลาที่ปลอดภัยของเราสำหรับมากกว่าการปรับปรุงบัญชีเงินเดือน แต่ยังเพื่อดูชั่วโมงที่บันทึกไว้ของทีมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามแผนโครงการ

ProjectManager มีมุมมองหลายโครงการที่ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานกับเครื่องมือที่พวกเขาต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง รายการงาน หรือมุมมองปฏิทิน ข้อมูลทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตตามเวลาจริงพร้อมกัน ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ นอกจากนี้ เรายังมีคุณสมบัติการจัดการความเสี่ยงเพื่อช่วยคุณระบุและติดตามความเสี่ยงของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานนอกเวลาที่กำหนด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมสามารถวางแผน จัดการ และติดตามโครงการได้แบบเรียลไทม์ คุณสมบัติการตรวจสอบและการควบคุมมากมายของเราหมายความว่าผู้จัดการโครงการมักจะอยู่เหนือการเปลี่ยนแปลงและจัดการมันตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี