การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

ทุกธุรกิจล้วนต้องการทรัพยากร เช่น แรงงาน วัตถุดิบ อุปกรณ์ และปัจจัยการผลิตอื่นๆ ทีมของคุณใช้ทรัพยากรในการดำเนินโครงการต่างๆ เช่น การสร้างผลิตภัณฑ์หรือการให้บริการ องค์กรของคุณต้องซื้อทรัพยากรเหล่านี้ และกระบวนการจัดซื้อต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ นั่นคือสิ่งที่การจัดการการจัดซื้อเป็นเรื่องเกี่ยวกับ

การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างหมายถึงการดำเนินการและกลยุทธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวงจรของการระบุ การประเมิน และการเลือกซัพพลายเออร์ของปัจจัยการผลิต ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง การทดสอบคุณภาพ การจัดการสัญญาการจัดซื้อจัดจ้าง การดำเนินการซื้อและกิจกรรมอื่นๆ ที่จำเป็นในการควบคุมวิธีการซื้อในองค์กรของคุณ

ProjectManager เหมาะอย่างยิ่งในการติดตามแผนการผลิตของคุณ เพื่อให้คุณสามารถประมาณการได้ดีขึ้นว่าเมื่อใดที่คุณจะต้องซื้ออุปกรณ์ วัสดุ ชิ้นส่วน หรือสิ่งที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ ใช้แผนภูมิ Gantt ของเราเพื่อกำหนดงานในกระบวนการผลิตของคุณ ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติด้วยบอร์ดคัมบัง และติดตามค่าใช้จ่ายด้วยแผนภูมิปริมาณงานและไทม์ชีท เริ่มต้นได้ฟรีวันนี้

คำว่าการจัดการการจัดซื้อสับสนกับการจัดการการจัดซื้อโดยคนส่วนใหญ่ แต่มีความแตกต่างอย่างมากที่สำคัญมากในธุรกิจ การผลิต และการจัดการโครงการ แนวคิดที่คล้ายกันทั้งสองนี้แตกต่างกันอย่างไร

การจัดการการจัดซื้อกับการจัดการการจัดซื้อ

การจัดการการจัดซื้อเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของการจัดการการจัดซื้อ ซึ่งมีขนาดใหญ่กว่าและมีกลยุทธ์มากกว่า การจัดการการซื้อเป็นเพียงชุดของเอกสาร เครื่องมือ และขั้นตอนที่ใช้ในการจัดการกระบวนการซื้อ เช่น ใบขอเสนอซื้อ คำขอใบเสนอราคา และใบสั่งซื้อ

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างโครงการคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้างในแง่ของการจัดการโครงการ คือเมื่อคุณต้องการซื้อ เช่า หรือทำสัญญากับทรัพยากรภายนอกบางอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ ความสัมพันธ์เหล่านี้ต้องการการจัดการ เช่นเดียวกับกระบวนการอื่นๆ ในโครงการ

การจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้หมายถึงการได้รับคุณภาพที่ดีที่สุดจากผู้ขายภายนอกที่บริษัทว่าจ้างให้ช่วยเหลือในการทำธุรกิจ มีข้อจำกัดในการจัดการผู้ขายที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนและเวลา การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นวิธีการจัดการกระบวนการจัดหา การขอซื้อ การสั่งซื้อ การเร่งรัด การตรวจสอบ และการกระทบยอดการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะทำการเป็นหุ้นส่วนหรือซื้อ ต้องตอบคำถามว่าสินค้าและบริการนั้นต้องการจากผู้ขายภายนอกหรือไม่ ชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของการผลิตสินค้าหรือบริการภายในบริษัทและทำสัญญาการออกกำลังกาย ความสัมพันธ์กับบริษัทภายนอกจำเป็นและคุ้มค่าในระยะยาวหรือไม่? เมื่อมีการตัดสินใจอย่างรอบรู้แล้ว คุณจะก้าวไปข้างหน้าด้วยความมั่นใจว่าขั้นตอนที่คุณทำนั้นเหมาะสมทางการเงินและเหมาะสมกับกรอบเวลาของคุณ

แผนการจัดการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

แผนการจัดการการจัดซื้อจะแสดงข้อกำหนดการจัดซื้อ แนวทาง และกระบวนการโดยรวมที่องค์กรจะปฏิบัติตามสำหรับโครงการหนึ่งๆ ระดับความซับซ้อนและรายละเอียดของแผนการจัดการการจัดซื้อจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่ในระดับพื้นฐาน แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างของคุณควร:

• กำหนดเกณฑ์การประเมินสำหรับการคัดเลือกซัพพลายเออร์
• สรุปขั้นตอนการเสนอราคา
• ระบุวิธีการต้นทุนที่จะใช้
• รวมการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์
• อธิบายว่าเหตุใดกิจกรรมการจัดหาจึงมีความจำเป็นและสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรอย่างไร
• กำหนดระยะเวลาสำหรับกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง
• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง
• กำหนด KPI สำหรับกิจกรรมการจัดซื้อ
• ระบุข้อจำกัดด้านทรัพยากรหรือสมมติฐานของโครงการที่อาจส่งผลต่อกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง
• กำหนดเงื่อนไขทางกฎหมายและการชำระเงินทั่วไป
• อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่แตกต่างกัน
• รวมค่าใช้จ่ายโดยประมาณสำหรับโครงการจัดหา
• ระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อการจัดซื้อและกลยุทธ์การลดผลกระทบใดๆ
• รวมสัญญาการจัดซื้อและเอกสารต่างๆ เช่น ใบขอเสนอซื้อ ใบสั่งซื้อ คำขอข้อเสนอ และคำขอใบเสนอราคา

เอกสารจัดซื้อจัดจ้าง

มีเอกสารหลายอย่างที่จำเป็นสำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง นี่คือบางส่วนที่สำคัญที่สุด

ขอข้อมูล (RFI)

เอกสารนี้ใช้สำหรับกระบวนการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นทางการ มุ่งตรงไปยังผู้จัดหาสินค้าและบริการที่คุณอาจต้องทำสัญญาด้วย RFI ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อค้นหาซัพพลายเออร์ที่จะส่งมอบสิ่งที่พวกเขาต้องการและเมื่อพวกเขาต้องการในราคาที่พวกเขาพอใจ

คำขอเสนอ (RFP)

เมื่อองค์กรต้องการทำสัญญากับผู้ขายหรือผู้รับเหมา องค์กรจะส่ง RFP ออกมาเพื่ออธิบายว่าพวกเขาต้องการให้ทำอะไร จากนั้นเอกสารจะรวบรวมคำอธิบายและราคาของการทำงานนั้นโดยหน่วยงานต่างๆ ซึ่งสามารถเลือกได้เนื่องจากพวกเขาเสนอข้อตกลงรอบด้านที่ดีที่สุด

ขอใบเสนอราคา (RFQ)

กระบวนการนี้ใช้เพื่อขอให้ผู้ขายส่งใบเสนอราคาสำหรับรายการที่จะใช้ในโครงการหรือกิจการอื่นๆ สิ่งนี้ทำให้ผู้ส่งสามารถเปรียบเทียบราคากับผู้ขายรายอื่นที่มีศักยภาพซึ่งกำลังแย่งงาน เป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจที่ถูกต้องว่าจะทำสัญญากับใคร

กระบวนการบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง

เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดหาสินค้าจากผู้ขาย การจัดการการจัดซื้อโครงการจะแบ่งออกเป็นสี่กระบวนการ

1. วางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง

การจัดซื้อจัดจ้างจะถูกระบุเป็นครั้งแรกในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ สำหรับผู้รับเหมาภายนอกทุกราย จำเป็นต้องมี Statement of Work (SOW) เพื่อทำหน้าที่เป็นเอกสารสรุปงานที่กำลังทำสัญญา

อย่างไรก็ตาม ก่อนการทำสัญญาเป็นการร้องขอข้อเสนอซึ่งผู้รับเหมาหลายรายสามารถเสนอราคางานได้ และผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดจากการเสนอราคาว่าใครจะได้รับสัญญา

คำขอเหล่านี้ผ่านการคิดมาอย่างดีเนื่องจากใช้เป็นเอกสารแนะนำตลอดทั้งโครงการ ยิ่งเจาะจงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลังและช่วยพัฒนาแผนการที่แม่นยำยิ่งขึ้น กระบวนการนี้ถูกรวบรวมไว้ในแผนการจัดการการจัดซื้อ ซึ่งรวมถึงเอกสารความต้องการ การลงทะเบียนความเสี่ยง ความต้องการทรัพยากรกิจกรรม กำหนดการโครงการ ประมาณการต้นทุนกิจกรรม และอื่นๆ

เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจเหล่านี้ มีเครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เช่น การวิเคราะห์การซื้อหรือซื้อ ซึ่งช่วยในการพิจารณาว่ากิจกรรมนั้นต้องการซัพพลายเออร์ภายนอกหรือสามารถทำได้ภายในบริษัท การขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ การทำวิจัยตลาด และการพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังช่วยชี้แนะแนวทางการตัดสินใจนี้ด้วย

2. ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

หลังจากทำเอกสารของเฟสแรกเสร็จแล้ว ขั้นตอนการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างคือเมื่อคุณศึกษาการเสนอราคาที่กลับมาและตัดสินใจว่าจะยอมรับข้อเสนอใด อย่างไรก็ตาม ก่อนตัดสินใจ ควรมีเกณฑ์ในการตัดสินใจว่าการเสนอราคาใดดีที่สุดสำหรับโครงการและเหมาะกับการจัดการโลจิสติกส์ของคุณ จากนั้นจะมีการลงนามข้อตกลงและแผนการจัดการโครงการจะได้รับการอัปเดต

ตัดสินผู้ชนะโดยการประชุมร่วมกับผู้เสนอราคา มีเทคนิคในการประเมินข้อเสนอและมีการประมาณการอิสระเพื่อให้แน่ใจว่าการเสนอราคาอยู่ในช่วงปกติ ไม่ใช่เรื่องเสียหายที่จะขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญในพื้นที่ที่คุณทำสัญญาเพื่อรับมุมมองของพวกเขา

นอกจากนี้ยังมีเทคนิคการวิเคราะห์ที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ การโฆษณาเป็นวิธีที่ดีในการทำให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งเครือข่ายที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถตัดสินใจโดยพิจารณาจากผู้เสนอราคาที่เป็นไปได้ทั้งหมด จากนั้นจะมีการเจรจาจัดซื้อที่จำเป็นในการปรับแต่งสัญญาขั้นสุดท้ายให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้รับเหมา คุณควรใช้ใบสั่งซื้อเพื่อบันทึกราคา ปริมาณ ระยะเวลาการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระค่าสินค้า/บริการที่คุณสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายที่รับรองว่าคุณและผู้ขายเข้าใจตรงกัน เทมเพลตใบสั่งซื้อของเราสามารถช่วยคุณสร้างเทมเพลตที่เหมาะกับโครงการของคุณได้

3. ควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง

เมื่อลงนามในสัญญาแล้ว การจัดการของผู้รับเหมาเหล่านั้นจะต้องรวมอยู่ในความรับผิดชอบในการจัดการโดยรวม ผู้รับเหมาอาจมีผลกระทบด้านลบต่องบประมาณและกำหนดการ ซึ่งอาจนำไปสู่โครงการที่ผิดแผนหรือแย่กว่านั้น

ดังนั้น การอัปเดตสถานะเป็นประจำจึงเป็นสิ่งจำเป็นในการตรวจสอบข้อตกลงของผู้รับเหมา รับการอัปเดตความคืบหน้า และตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในสัญญาของพวกเขา แม้ว่าคุณจะจ้างผู้รับเหมาเพราะพวกเขาเชี่ยวชาญในสิ่งที่พวกเขาทำ แต่คุณยังคงต้องตรวจสอบและติดตามงานของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าดำเนินไปตามแผน

เป็นการดีที่สุดที่จะทำสัญญากับระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงและมีการตรวจสอบประสิทธิภาพการจัดซื้อเป็นประจำ รวมถึงการตรวจสอบและการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่างานดำเนินไปอย่างถูกต้อง การรายงานประสิทธิภาพช่วยให้ผู้จัดการรับทราบข้อมูลเช่นกัน จำเป็นต้องมีระบบการชำระเงินเช่นเดียวกับการจัดการการเรียกร้องและระบบการจัดการบันทึก ใบสั่งงานต้องมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับงานที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการตรวจสอบประสิทธิภาพ

4. ปิดการจัดซื้อ

เช่นเดียวกับที่มีกระบวนการในการเริ่มต้นการจัดซื้อจัดจ้าง ก็ต้องมีขั้นตอนหนึ่งเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น สิ่งที่ถือเป็นงานที่เสร็จสมบูรณ์ควรมีรายละเอียดในข้อตกลงเบื้องต้นกับผู้รับเหมา เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนระหว่างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งว่างานเสร็จสิ้นเมื่อใด

การประกันและพันธะมักจะต้องมีการปลดปล่อยความรับผิดอย่างเป็นทางการ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงค้างชำระที่เกี่ยวข้องกับมูลค่าและวันที่เสร็จสิ้นของสัญญา

การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้างช่วยในกระบวนการนี้ เช่นเดียวกับการมีโครงสร้างการเจรจาการจัดซื้อจัดจ้าง จำเป็นต้องมีระบบการจัดการบันทึกเพื่อจัดการเอกสารทั้งหมดที่จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนนี้ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

บทบาทของผู้จัดการโครงการในการจัดซื้อคืออะไร?

ผู้จัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง เช่นเดียวกับด้านอื่นๆ ที่พวกเขาควบคุมในกระบวนการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นกระบวนการที่พวกเขาอาจไม่ได้เป็นเจ้าของด้วยสิทธิ์เดียวกันกับส่วนอื่นๆ ของโครงการ

แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะมีอำนาจในการทำข้อตกลงกับผู้รับเหมาในนามของบริษัท แต่ผู้จัดการโครงการมักจะไม่ใช่บุคคลที่จัดการสัญญานั้นทันที สิ่งสำคัญคือผู้จัดการโครงการต้องอยู่ในวง

นั่นหมายถึงการรู้กระบวนการทั้งหกภายในขอบเขตความรู้ด้านการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างโครงการตามที่ระบุไว้ใน Project Management Body of Knowledge (PMBOK) แผนแรกคือการซื้อและการเข้าซื้อกิจการ ซึ่งหมายถึงการกำหนดทรัพยากรภายนอกที่จำเป็นสำหรับโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมสิ่งนี้ได้ เนื่องจากพวกเขามีความรู้มากขึ้นเกี่ยวกับความต้องการโดยรวมของโครงการ

การทำสัญญาตามแผนคือการสร้างข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการใดก็ตามที่จำเป็น รวมถึงสิ่งที่บริษัทนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ พวกเขาขอคำตอบจากผู้ขายโดยจำกัดบริษัทให้แคบลงแล้วเลือกผู้ขาย ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นแผนกจัดซื้อ

การบริหารสัญญาคือการจัดการสัญญากับผู้ขาย ผู้จัดการโครงการทำงานทุกวันกับผู้จัดการบัญชีของผู้ขาย เมื่อครบสัญญาก็มีการปิดสัญญา โดยปกติแผนกจัดซื้อจะจัดการเรื่องนี้

ProjectManager สามารถช่วยในการจัดซื้อได้อย่างไร

เช่นเดียวกับส่วนอื่นๆ ของโครงการ การมีเครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้การจัดซื้อการจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ProjectManager เสนอแผนภูมิ Gantt ออนไลน์ที่ช่วยให้คุณสามารถวางแผนสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ โดยสังเกตว่าเมื่อใดที่เริ่มต้นและเมื่อวางแผนจะสิ้นสุด การอัปเดตสถานะจะแสดงทันที และคุณสามารถติดตามความคืบหน้าของผู้รับเหมาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการยังคงอยู่ตามกำหนดเวลา แผนภูมิ Gantt ยังสามารถช่วยในการจัดกำหนดการวัสดุ หากพวกเขาจำเป็นต้องเข้ามาทำงานในช่วงเวลาหนึ่งในโครงการ

เนื่องจาก ProjectManager ออนไลน์ การอัปเดตสถานะทั้งหมด รวมถึงการชำระเงินการจัดซื้อ จะแสดงบนแดชบอร์ดตามเวลาจริงทันที จากนั้นแดชบอร์ดตามเวลาจริงจะนำตัวเลขเหล่านั้นมาประมวลผลข้อมูลนั้น ซึ่งแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ตอนนี้คุณสามารถดูได้ว่าโครงการเป็นไปตามแผนหรือไม่ และจัดการการจัดซื้อใด ๆ ที่ทำขึ้นสำหรับโครงการ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

• การจัดการการซื้อ: แนวทางปฏิบัติพร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• เทมเพลตสินค้าคงคลัง
• วิธีการจัดทำแผนการบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่มีแผนภูมิ Gantt ออนไลน์เพื่อช่วยในการจัดตารางเวลาและแดชบอร์ดตามเวลาจริงที่ให้ภาพความคืบหน้าของโครงการที่เป็นปัจจุบัน การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างโครงการไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน ลองด้วยตัวคุณเองโดยทดลองใช้ฟรี 30 วัน