การจัดการคุณภาพโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

เมื่อคุณจัดการโครงการ ข้อจำกัดสามประการควรอยู่ในใจเสมอ แต่มีข้อกังวลประการที่สี่ที่สำคัญพอๆ กัน แต่บางครั้งผู้จัดการโครงการบางคนก็ลืมไป ขณะที่พวกเขาผ่านขั้นตอนการวางแผนโครงการ นั่นคือ การจัดการคุณภาพโครงการ

การจัดการคุณภาพโครงการคืออะไร?

การจัดการคุณภาพโครงการเป็นกระบวนการของการกำหนดมาตรฐานคุณภาพสำหรับผลงานของโครงการ เช่นเดียวกับมาตรการประกันคุณภาพเพื่อรับประกันว่าเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณภาพอาจเป็นคำที่เข้าใจยาก

ในการจัดการโครงการ คุณภาพเป็นเพียงสิ่งที่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการจากผลงานที่ส่งมอบของโครงการ การจัดการคุณภาพโครงการสามารถกำหนดได้ง่ายๆ ว่าเป็นการผสมผสานระหว่างการวางแผนคุณภาพ การประกันคุณภาพ และกิจกรรมการควบคุมคุณภาพ ผู้จัดการโครงการกำหนดสิ่งเหล่านี้เพิ่มเติมสำหรับโครงการผ่านแผนการจัดการคุณภาพ

นอกจากแผนการจัดการคุณภาพแล้ว คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม ProjectManager นำเสนอเครื่องมือการวางแผน การจัดกำหนดการ และการติดตามโครงการที่ดีที่สุด เพื่อการจัดการคุณภาพโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้แผนภูมิแกนต์ กระดานคัมบัง ปฏิทินโครงการ และเครื่องมืออื่นๆ เพื่อติดตามงานของโครงการ ทรัพยากร ผลงานของโครงการในแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นใช้งานฟรี

แผนการจัดการคุณภาพคืออะไร?

แผนการจัดการคุณภาพเป็นเอกสารที่ช่วยให้ทีมผู้บริหารโครงการสามารถวางแผนคุณภาพ ควบคุมคุณภาพ และขั้นตอนการประกันคุณภาพ เพื่อรักษามาตรฐานคุณภาพตลอดการดำเนินการและเสร็จสิ้นโครงการ

ตอนนี้ มากำหนดองค์ประกอบของการจัดการคุณภาพโครงการโดยละเอียดยิ่งขึ้น

การวางแผนคุณภาพ

ขั้นแรก ระบุข้อกำหนดด้านคุณภาพสำหรับผลงานที่ได้รับจากโครงการของคุณ และวิธีจัดการโครงการ ตกลงว่าจะจัดทำเอกสารกระบวนการนี้อย่างไรและจะส่งข้อมูลนั้นอย่างไร คุณจะมีการประชุมเป็นประจำ อีเมล ฯลฯ หรือไม่?

ส่วนการวางแผนคุณภาพจะรวมข้อมูลเฉพาะเหล่านี้รวมถึงตัวชี้วัดสำหรับการวัดคุณภาพในขณะที่จัดการโครงการ ควรมีรายการตรวจสอบคุณภาพเพื่อรวบรวมและจัดระเบียบเครื่องหมายที่คุณต้องได้รับในระหว่างโครงการ

ควบคุมคุณภาพ

การควบคุมคุณภาพเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการคุณภาพโครงการ ประกอบด้วยการกำหนดข้อกำหนดด้านคุณภาพสำหรับการส่งมอบโครงการและการทดสอบ การตรวจสอบและการรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนด

แม้ว่าจะคล้ายกับการประกันคุณภาพ (QA) แต่ความแตกต่างหลักระหว่างพวกเขาก็คือการประกันคุณภาพ (QA) มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการเพื่อรักษามาตรฐานคุณภาพและป้องกันปัญหา ในขณะที่การควบคุมคุณภาพ (QC) มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบและระบุปัญหา

บทบาทหลักของการควบคุมคุณภาพคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพของโครงการที่คาดหวัง วิธีบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าได้คุณภาพที่ต้องการของสิ่งที่ส่งมอบนั้นผ่านการทบทวนและการทดสอบโดยเพื่อน

การประกันคุณภาพ

การประกันคุณภาพเป็นกิจกรรมที่วางแผนไว้และเป็นระบบที่ดำเนินการในระบบคุณภาพเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ใช้การประกันคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการของคุณกำลังทำงานเพื่อทำให้ผลงานของโครงการเป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ สองวิธีในการทำสิ่งนี้ให้สำเร็จคือการใช้รายการตรวจสอบกระบวนการและการตรวจสอบโครงการ

องค์ประกอบสำคัญของการจัดการคุณภาพโครงการ

ผู้จัดการโครงการดูแลการดำเนินการตามแผนการจัดการคุณภาพโครงการ แนวคิดหลักก็คือการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการตามข้อกำหนดของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การทำเช่นนี้ต้องรู้แนวคิดการจัดการคุณภาพ

ความพึงพอใจของลูกค้า

หากปราศจากความพึงพอใจของลูกค้า ย่อมไม่มีคุณภาพ แม้ว่าสิ่งที่ส่งมอบจะตรงตามทุกแง่มุมของสิ่งที่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการ แต่ได้ดำเนินการจนเสร็จสิ้นซึ่งกระบวนการไม่เป็นที่น่าพอใจก็มีปัญหา

แน่นอนว่าสิ่งที่ส่งมอบต้องเป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านั้น มิฉะนั้นโครงการจะล้มเหลวเนื่องจากผลิตภัณฑ์ของโครงการและผู้บริหารโครงการไม่เป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นั่นคือเหตุผลที่การใช้การควบคุมคุณภาพหมายถึงการจัดการทั้งกระบวนการและบุคลากร พบปะกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเป็นประจำเพื่อให้พวกเขาทันความคืบหน้าของโครงการ รับคำติชมและตรวจสอบว่าคุณโปร่งใสอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดขึ้นในภายหลัง

การป้องกันมากกว่าการตรวจสอบ

คุณภาพไม่ได้มาฟรีๆ ต้นทุนคุณภาพ (COQ) คือเงินที่ใช้ไปในการจัดการปัญหาระหว่างโครงการ และหลังโครงการ เพื่อแก้ไขความล้มเหลวใดๆ สิ่งเหล่านี้แบ่งออกเป็นสองประเภท: ต้นทุนของความสอดคล้อง และ ต้นทุนของการไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

ต้นทุนของความสอดคล้องถือได้ว่าเป็นต้นทุนเชิงป้องกัน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม กระบวนการจัดทำเอกสาร อุปกรณ์ที่จำเป็น และเวลาที่จำเป็นเพื่อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้อาจรวมถึงการทดสอบ การสูญเสียการทดสอบเชิงทำลาย และการตรวจสอบ

ต้นทุนของความไม่สอดคล้องหมายถึงต้นทุนความล้มเหลวภายใน สิ่งเหล่านี้ประกอบด้วยการทำบางสิ่งใหม่หรือแม้แต่การทำลายทิ้งทั้งหมด ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอาจมาจากหนี้สิน งานรับประกัน และการสูญเสียธุรกิจ

พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

แนวคิดของการจัดการโครงการที่มีคุณภาพคือความพยายามอย่างต่อเนื่องในการแก้ไขปัญหาการปรับปรุงผลงานเมื่อเวลาผ่านไป ไม่ว่าจะผ่านการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ หรือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ โอกาสในการระบุและจัดการกับการเปลี่ยนแปลงก็มีอยู่เสมอ

การใช้แนวคิดนี้ยังหมายถึงการตรวจสอบและบันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้บทเรียนที่ได้เรียนรู้เมื่อจัดการโครงการในอนาคต วิธีนี้จะช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจะไม่เกิดข้อผิดพลาดซ้ำๆ

เครื่องมือการจัดการคุณภาพโครงการแบบดั้งเดิม

แผนภูมิการจัดการโครงการเหล่านี้มักใช้สำหรับการจัดการคุณภาพโครงการ

• ไดอะแกรมเครือข่ายโครงการ: ไดอะแกรม เครือข่ายโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถแมปงานโครงการและสิ่งที่ส่งมอบได้ ซึ่งช่วยให้เข้าใจกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการส่งมอบแต่ละโครงการ ซึ่งช่วยให้มั่นใจในคุณภาพในแต่ละขั้นตอนอย่างมาก
• แผนภาพความสัมพันธ์: แผนภาพ ความสัมพันธ์ช่วยให้ทีมโครงการจัดกลุ่มแนวคิด ข้อมูล และข้อมูลเกี่ยวกับผลงานและผลิตภัณฑ์ของโครงการ ซึ่งจะช่วยให้ทีมเข้าใจข้อกำหนดด้านคุณภาพต่างๆ ที่พวกเขาต้องมองหาได้ดีขึ้น
• ไดอะแกรมเมทริกซ์: มีไดอะแกรมเมทริกซ์ที่แตกต่างกันซึ่งสามารถใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่ส่งมอบและมาตรฐานคุณภาพ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบข้อมูลการจัดการคุณภาพโครงการ
• แผนภูมิโปรแกรมการตัดสินใจในกระบวนการ: แผนภูมิ เหล่านี้ใช้เพื่อระบุสิ่งที่อาจผิดพลาดในแผน ในการจัดการคุณภาพโครงการ พวกเขาช่วยทีมโครงการหลีกเลี่ยงปัญหาและสร้างมาตรการรับมือหากกระบวนการประกันคุณภาพล้มเหลว
• ไดอะแกรมความสัมพันธ์: ไดอะแกรม ความสัมพันธ์ช่วยให้ทีมบริหารคุณภาพโครงการเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผลที่แตกต่างกันระหว่างปัจจัยที่ส่งผลต่อคุณภาพของงานที่ส่งมอบของโครงการ

แม้ว่าแผนภูมิเหล่านี้จะเป็นทางเลือกที่ดีในการจัดการคุณภาพของโครงการ การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager เป็นทางเลือกที่ดีกว่ามากสำหรับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม

ProjectManager นำเสนอเครื่องมือแบบไดนามิก เช่น แผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง รายการงาน และอื่นๆ อีกมากมาย เพื่อให้ทีมโครงการสามารถอยู่เหนือการวางแผนคุณภาพ การรับประกัน และการควบคุม ยิ่งไปกว่านั้น ProjectManager ยังออนไลน์เต็มรูปแบบ คุณจึงสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมได้ทุกที่ทุกเวลา

การใช้ ProjectManager เพื่อจัดการคุณภาพ

การจัดการกระบวนการคุณภาพของโครงการเกี่ยวข้องกับหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น การกำหนดเป้าหมายคุณภาพสำหรับทีมของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กำหนดวิธีการวัดเป้าหมายคุณภาพเหล่านั้น และการรายงานเกี่ยวกับเป้าหมายเหล่านี้ เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น ProjectManager สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์

ProjectManager มีแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่ทำให้การตั้งเวลาและการตรวจสอบงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคุณภาพเป็นเรื่องง่าย ด้วย ProjectManager คุณสามารถอัปโหลดรายการงานหรือสเปรดชีต ซึ่งจะถูกเติมลงในไทม์ไลน์ทันที

แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรายังเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมของคุณอีกด้วย งานแต่ละงานมักจะสามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารสนับสนุน รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ รวมทั้งมีบทสนทนาที่สมาชิกในทีมสามารถพูดคุยเกี่ยวกับงานและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

• การจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM): คู่มือฉบับย่อ
• วิธีจัดการกับเวลา ต้นทุน และคุณภาพในการบริหารโครงการ
• บรรลุเป้าหมายคุณภาพในโครงการ
• เคล็ดลับสำหรับการทดสอบคุณภาพ

คุณภาพเป็นสิ่งสำคัญในทุกโครงการ และเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพ จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการตรวจสอบการจัดการคุณภาพ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่ทำให้การตรวจสอบและการรายงานเกี่ยวกับคุณภาพเป็นเรื่องง่าย ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้