คำชี้แจงขอบเขตโครงการ: รวม 7 สิ่งเหล่านี้

ขอบเขตของโครงการ—เป็นเป้าหมายที่เคลื่อนไหวและเป็นเป้าหมายที่คุณต้องการทราบก่อนจะ จัดทำแผนการจัดการโครงการ กำหนดเป็นผลรวมของงานโครงการทั้งหมด ขอบเขตโครงการของคุณคือขอบเขตที่ทั้งโครงการของคุณมีอยู่

แต่ขอบเขตของโครงการไม่ได้เกี่ยวกับการจัดการงานเท่านั้น ในการกำหนด คุณจะต้องเข้าใจเป้าหมายของโครงการ โครงสร้างการแบ่งงาน ข้อกำหนด และอื่นๆ จากนั้น เมื่อคุณกำหนดขอบเขตโครงการแล้ว คุณสามารถสร้างคำสั่งขอบเขตได้

คำชี้แจงขอบเขตโครงการคืออะไร?

คำสั่งขอบเขตคือเอกสารที่กำหนดองค์ประกอบทั้งหมดของขอบเขตโครงการ เช่นเดียวกับข้อสมมติ ข้อกำหนดของโครงการ และเกณฑ์การยอมรับ คำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณจะทำหน้าที่เป็นเครื่องมือหลักสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเพื่อนร่วมทีมเพื่ออ้างอิงย้อนกลับและใช้เป็นแนวทางในการวัดความสำเร็จของโครงการอย่างแม่นยำ

คำชี้แจงขอบเขตโครงการเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการขอบเขต ซึ่งเป็นเอกสารขนาดใหญ่ที่มีกลยุทธ์ กฎเกณฑ์ และขั้นตอนทั้งหมดในการจัดการขอบเขตโครงการของคุณ ในทำนองเดียวกัน แผนการจัดการขอบเขตเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการของคุณ

เอกสารโครงการทั้งสามนี้มีความสำคัญมากต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ และในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องติดตามเอกสารเหล่านี้ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพ เช่น ProjectManager ProjectManager มาพร้อมกับเครื่องมือการวางแผนโครงการระดับมืออาชีพ เช่น แผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง รายการงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

โครงร่างคำชี้แจงขอบเขตโครงการ

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าคำสั่งขอบเขตโครงการคืออะไร มาเรียนรู้วิธีเขียนเอกสารการจัดการโครงการที่สำคัญนี้กัน คล้ายกับ Five W's of Journalism—ใคร, อะไร, เมื่อไหร่, ที่ไหน, ทำไม— เพื่อให้คำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณระบุไว้อย่างถูกต้อง คุณต้องพูดถึงเจ็ดสิ่งนี้:

1. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการคือสิ่งที่กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่นำไปสู่เป้าหมายของโครงการ ซึ่งกว้างกว่า เริ่มคำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณโดยอธิบาย เป้าหมายและวัตถุประสงค์เหล่านี้ควรได้รับการบันทึกไว้ในกฎบัตรโครงการด้วย

2. ข้อกำหนดโครงการ

ผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับขอบเขตโครงการและข้อกำหนดอื่นๆ ของโครงการ เช่น คุณภาพที่คาดหวัง ความเสี่ยง ผลประโยชน์และต้นทุน และอื่นๆ

3. คำอธิบายขอบเขตโครงการ

อาจฟังดูง่ายพอ แต่นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด นี่คือที่ที่คุณจะกำหนดขอบเขตโครงการของคุณ ซึ่งเป็นงานทั้งหมดที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ต่อไปนี้คือขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยคุณกำหนดขอบเขตของโครงการ

• ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแสดงภาพงานโครงการ ผลงานที่ส่งมอบ และเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดของคุณ
• ระบุสิ่งที่อยู่ในขอบเขตของโครงการของคุณและสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต ทุกสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขตโครงการเรียกว่าการยกเว้นโครงการ
• ระบุข้อจำกัดของโครงการ ซึ่งเป็นข้อจำกัดทั้งหมด เช่น เวลาหรือต้นทุน
• สร้างขอบเขตพื้นฐานเพื่อเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงของคุณกับขอบเขตโครงการที่วางแผนไว้

การยกเว้นและข้อจำกัดของโครงการมีความสำคัญมาก เนื่องจากช่วยสร้างขอบเขตสำหรับโครงการที่มีอยู่ พวกเขายังจัดการความคาดหวัง/ข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและให้ข้อ จำกัด ที่สร้างสรรค์แก่สมาชิกในทีมของคุณเพื่อทำงานภายใน

4. การยกเว้นโครงการ

แม้ว่าคุณจะกำหนดขอบเขตของสิ่งที่โปรเจ็กต์รวมไว้ตั้งแต่เริ่มแรก แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่คุณจะต้องระบุสิ่งที่ไม่รวมไว้ในโปรเจ็กต์นี้ ตัวอย่างเช่น:

• การอัปเดตแอปพลิเคชันที่วางแผนไว้สำหรับโครงการในภายหลังและไม่ได้รวมอยู่ในโครงการนี้โดยเจตนา
• การเข้าถึงของลูกค้าที่จำกัดหรือกำหนดเวลาใหม่สำหรับสายสนับสนุน/คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์บางอย่าง

5. ข้อจำกัดของโครงการ

ข้อจำกัดของโครงการคือสิ่งที่ทำให้การจัดการโครงการเป็นปริศนาที่ต้องแก้ ข้อจำกัดสามอันดับแรกในการจัดการโครงการใดๆ โดยทั่วไปคือ เวลา เงิน และขอบเขต หรือที่เรียกว่าข้อจำกัดสามประการของการจัดการโครงการ พวกมันเชื่อมต่อถึงกัน หมายความว่าหากคุณดึงคันโยกอันหนึ่งบน 'ขอบเขต' อีกคันบน 'เงิน' หรือ 'เวลา' จะเคลื่อนที่ด้วย

แต่มีข้อจำกัดของโครงการเพิ่มเติมที่สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา รวมถึงความเสี่ยง ทรัพยากร องค์กร วิธีการ ลูกค้า และอื่นๆ ระบุข้อจำกัดทั้งหมดที่คุณคาดการณ์ไว้ในโปรเจ็กต์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถลองจัดเตรียมโซลูชันที่พร้อมเปิดตัวเมื่อจำเป็น

6. สมมติฐานโครงการ

สมมติฐานโครงการของคุณโดยทั่วไปจะหมุนไปรอบ ๆ สิ่งต่าง ๆ ที่จบลงด้วยข้อจำกัด ซึ่งรวมถึงเวลา เงิน และขอบเขต ตัวอย่างเช่น ในส่วนนี้ที่คุณจะแสดงรายการ "ทีมพัฒนาส่วนหน้าจะพร้อมใช้งานในช่วงเวลาของโครงการนี้" หรือ "ทีมสนับสนุนลูกค้าจะได้รับการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์ใหม่ตามเวลา x" สิ่งสำคัญคือต้องแสดงรายการเหล่านี้ เนื่องจากจะไม่เพียงแต่บอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญว่าทรัพยากรหลักของคุณต้องการเพื่อดำเนินโครงการอย่างไร แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วว่าปัจจัยเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของคุณอยู่ที่ใด

7. ผลงานที่ได้รับจากโครงการ

ระบุผลงานที่สมาชิกในทีมของคุณต้องผลิตเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ซึ่งอาจรวมถึงตัวผลิตภัณฑ์ คู่มือการใช้งานและการติดตั้ง สื่อการตลาด ข่าวประชาสัมพันธ์ แคมเปญโฆษณา และอื่นๆ

โครงร่างคำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณจะช่วยทำหน้าที่เป็นเครื่องหมายเมื่อคุณสร้างคำชี้แจงขอบเขตทั้งหมดของคุณ เนื่องจากในขณะที่การทำนายอนาคตของโครงการเป็นไปไม่ได้ในระดับสูงเช่นนี้ นี่เป็นขั้นตอนแรกในการทำให้โครงการของคุณใกล้เคียงกับผลลัพธ์มากที่สุด เมื่อเริ่มต้นด้วยข้อความสำคัญทั้งเจ็ดข้างต้น คุณสามารถเริ่มต้นโครงการที่ประสบความสำเร็จได้

แผนภูมิแกนต์เป็นตัวขับเคลื่อนของการจัดการขอบเขต อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ Gantt ส่วนใหญ่มีข้อ จำกัด ในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน ProjectManager มีแผนภูมิแกนต์ออนไลน์แบบไดนามิกที่ทำการจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญ และเชื่อมโยงการพึ่งพาอาศัยกันและเพิ่มเหตุการณ์สำคัญ แต่แตกต่างจากเครื่องมืออื่นๆ คุณสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤติได้ เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐาน คุณจะสามารถเปรียบเทียบความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณกับสิ่งที่คุณวางแผนไว้ได้ ไม่มีวิธีใดที่ดีไปกว่านี้ในการตรวจสอบขอบเขตของโครงการ

เทมเพลตคำชี้แจงขอบเขตโครงการ

เทมเพลตขอบเขตโครงการฟรีของเราเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการสร้างคำชี้แจงขอบเขตสำหรับโครงการของคุณ เพียงกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เราเพิ่งตรวจสอบข้างต้นและเริ่มจัดการงาน

คำชี้แจงขอบเขตโครงการเทียบกับขอบเขตงาน

มีบางสิ่งที่คำสั่งขอบเขตโครงการมักจะสับสน ซึ่งรวมถึงขอบเขตของงานด้วย อาจฟังดูคล้ายกัน แต่นี่คือความแตกต่างหลักระหว่างสองสิ่งนี้

ขอบเขตงานของคุณเป็นข้อตกลงในการทำงาน โดยทั่วไประหว่างที่ปรึกษาและลูกค้า ซึ่งให้รายละเอียดข้อตกลงของงานที่จะดำเนินการ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

• สิ่งที่ส่งมอบ/ผลิตภัณฑ์/ผลลัพธ์
• ไทม์ไลน์โครงการ
• ความคืบหน้าโครงการ
• รายงานความคืบหน้าโครงการแคตตาล็อก

แม้ว่าขอบเขตงานของคุณอาจใช้เวลานานในการเขียน แต่ก็เป็นการสรุปโครงงานเองและไม่จำเป็นต้องมีแผนที่จะปฏิบัติตาม ในทางกลับกัน คำแถลงขอบเขตโครงการจะเติมเต็มบทบาทนั้นโดยให้รายละเอียดและกำหนดสิ่งที่คาดหวังจากแผนโครงการและตัวโครงการ

คำชี้แจงขอบเขตโครงการเทียบกับแผนการจัดการขอบเขตโครงการ

อาจฟังดูคล้ายกัน และผลลัพธ์ของโครงการอาจคล้ายคลึงกัน แต่คำชี้แจงขอบเขตโครงการแตกต่างจากแผนการจัดการขอบเขตโครงการของคุณ แผนการจัดการขอบเขตโครงการคือสิ่งที่ตามหลังคำชี้แจงขอบเขตโครงการ โดยมีรายละเอียดกระบวนการจัดการขอบเขตตั้งแต่ต้นจนจบของวงจรชีวิตโครงการของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยกำหนดงานที่ต้องทำตลอดโครงการ และควบคุมและตรวจสอบกระบวนการเหล่านั้น นอกจากนี้ยังจัดทำเอกสารและติดตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนของขอบเขต และช่วยในการปิดโครงการ รวมถึงการตรวจสอบผลงานและการประเมินผลลัพธ์ของโครงการสำหรับปัจจัยความสำเร็จ

คำชี้แจงขอบเขตของคุณไม่ได้เกี่ยวข้องเกือบเท่า—เป็นเพียงร่มเหนือแผนการจัดการขอบเขตโครงการของคุณ ซึ่งทำหน้าที่เป็นรูบริกสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมที่จะปฏิบัติตาม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับคำชี้แจงขอบเขตโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรพิจารณาเมื่อคุณเขียนคำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณ:

• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่หนักหน่วง คุณจะได้พูดคุยกับผู้คนหลายคนในหลายแผนกและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ดังนั้น จงใช้ภาษาที่สม่ำเสมอและชัดเจน
• ให้มันสั้น เนื่องจากเอกสารนี้เป็นเอกสารที่ต้องการขอซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จึงอาจมีการแก้ไขมากมายก่อนที่จะสรุปผล และจะต้องมีคู่มืออ้างอิงฉบับย่อไว้ใช้ในภายหลัง ดังนั้น ทำให้มันเรียบง่ายและบันทึกการใช้คำฟุ่มเฟือยสำหรับแผนโครงการทั้งหมดของคุณ
• อยู่ห่างจากงบกวาด คุณไม่ต้องการที่จะทุ่มเททรัพยากรของคุณมากเกินไปในโครงการก่อนที่จะเริ่ม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันตอบคำถาม เช่น:
  • ผลประโยชน์ทางธุรกิจระยะยาวคืออะไร?
  • มันให้อะไรกับลูกค้าของเราที่ยังไม่มีอยู่แล้ว?
  • สิ่งนี้ดีกว่าสิ่งที่เราเสนอในตลาดในปัจจุบันหรือไม่?

ProjectManager & การจัดการขอบเขตโครงการ

การเปิดตัวโครงการหลักอาจต้องใช้ทั้งเวลาและพลังงานของคุณ อย่าปล่อยให้มันครอบงำคุณก่อนเริ่มการแข่งขัน สำหรับผู้เริ่มต้น คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ของเราเพื่อสร้าง WBS และเห็นภาพเกี่ยวกับการส่งมอบ ตลอดจนงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนส่งคำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณ

จากที่นั่น คุณสามารถลองใช้ ProjectManager และใช้คุณลักษณะการจัดการงานของเราเพื่อจัดการงานที่จำเป็นทั้งหมด จัดลำดับความสำคัญ และจัดเรียงตามขั้นตอนของโครงการ คุณยังสามารถขอข้อมูลจากผู้อื่นได้: สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานได้โดยตรง เพื่อให้การสื่อสารมีระเบียบและตรงประเด็น

ติดตามดูทรัพยากร งาน และสิ่งที่ส่งมอบ และอื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถติดตามโครงการของคุณ ด้วย ProjectManager คุณสามารถฝึกการทำแผนที่ไทม์ไลน์ของโครงการได้โดยใช้แผนภูมิแกนต์ แสดงรายการผลงานโดยใช้รายการงานหรือเครื่องมือคัมบัง และเชิญสมาชิกในทีมตรวจสอบไทม์ไลน์ก่อนที่จะส่งคำชี้แจงขอบเขตไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เริ่มการทดลองใช้ฟรี 30 วันของคุณวันนี้