ขอบเขตโครงการ 101

การกำหนดขอบเขตโครงการเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการ นั่นเป็นเพราะขอบเขตของโครงการกำหนดขอบเขตของสิ่งที่จะและไม่เป็นส่วนหนึ่งของงานโครงการ ซึ่งสำคัญมากเมื่อจัดทำงบประมาณและกำหนดการของโครงการ

โดยธรรมชาติแล้ว การจัดการขอบเขตเป็นพื้นที่ที่สำคัญมากสำหรับการจัดการโครงการ และยังต้องเรียนรู้อีกมากเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องนั้น เรามาเริ่มกันที่คำจำกัดความของขอบเขตโครงการกันก่อน

ขอบเขตโครงการคืออะไร?

ขอบเขตโครงการคือจำนวนงานที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในข้อจำกัดสามประการของการจัดการโครงการ การกำหนดขอบเขตเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนโครงการและช่วยให้ผู้จัดการโครงการกำหนดเป้าหมายโครงการ สิ่งที่ส่งมอบ งาน ต้นทุน และกำหนดเวลา

ขอบเขตของโครงการมักจะถูกกำหนดไว้ในเอกสารที่เรียกว่าคำสั่งขอบเขต ในขณะที่แผนการจัดการขอบเขตจะอธิบายว่าจะถูกควบคุมอย่างไร มาเรียนรู้เกี่ยวกับเอกสารการจัดการโครงการที่สำคัญเหล่านี้กัน

คำชี้แจงขอบเขตโครงการ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คำสั่งขอบเขตคือเอกสารการจัดการโครงการที่อธิบายขอบเขตของโครงการ มักจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

• เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ: ข้อกำหนดของโครงการหรือเกณฑ์การยอมรับ
• ผลลัพธ์ของโครงการ : ผลลัพธ์ของงานโครงการ
• ข้อยกเว้นและข้อจำกัดของโครงการ: ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องอธิบายว่าอะไรไม่สามารถทำได้และทำไม
• สมมติฐานโครงการ: สมมติฐานเบื้องต้นบางประการที่ทีมผู้บริหารโครงการมีก่อนดำเนินการทำงาน
• ความ คืบหน้าของโครงการ: สิ่งเหล่านี้ทำเครื่องหมายช่วงเวลาสำคัญในวงจรชีวิตโครงการของคุณ เช่น การสิ้นสุดระยะ
• ขอบเขตพื้นฐาน: ขอบเขตเดิมของคุณตามที่คุณวางแผนไว้ ขอบเขตพื้นฐานช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับสิ่งที่อยู่ในคำสั่งขอบเขตของคุณ

คำสั่งขอบเขตยังเป็นแนวทางสำหรับผู้จัดการโครงการอีกด้วย ช่วยให้พวกเขาตัดสินใจเกี่ยวกับคำขอเปลี่ยนแปลงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ การเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของโครงการใดๆ ไม่ว่าแผนโครงการของคุณจะละเอียดเพียงใด คุณจึงต้องการรวมความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลงไว้ในคำชี้แจงขอบเขตของคุณเพื่อจัดการให้ดีขึ้นในภายหลัง

เทมเพลตคำชี้แจงขอบเขตโครงการฟรีของเราเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการกำหนดขอบเขตโครงการของคุณ ปรับแต่งได้ง่ายเพื่อให้คุณปรับให้เข้ากับความต้องการของโครงการได้ จากนั้น คุณสามารถลองใช้ ProjectManager เพื่อให้ได้ขอบเขตที่แข็งแกร่งและประสบการณ์การจัดการงาน

แผนการจัดการขอบเขต

แผนการจัดการขอบเขตเป็นองค์ประกอบของแผนโครงการ รวมถึงคำชี้แจงขอบเขตและแผนปฏิบัติการที่ทีมงานโครงการจะใช้เพื่อตรวจสอบและควบคุมขอบเขตของโครงการ

วิธีการกำหนดขอบเขตโครงการ

การกำหนดขอบเขตโครงการมีความหมายมากกว่าการระบุงาน การส่งมอบ เหตุการณ์สำคัญ และการพึ่งพาทั้งหมด ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูภาพรวมของขอบเขตโครงการของคุณ

1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

เป้าหมายของโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการไม่เหมือนกัน เป้าหมายมีระดับที่สูงกว่าวัตถุประสงค์ ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่า ต้องกำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ

2. รวบรวมข้อกำหนดของโครงการ

ข้อกำหนดของโครงการยังสามารถพบได้ในกฎบัตรโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีข้อกำหนดด้านคุณภาพ การเงิน และโครงการประเภทอื่นๆ ข้อกำหนดเหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดสิ่งที่สามารถและไม่รวมอยู่ในขอบเขตของคุณได้

3. การยกเว้นและข้อจำกัดของโครงการ

การยกเว้นโครงการหมายถึงสิ่งที่จะไม่ทำ การพิจารณาว่ามีความสำคัญพอๆ กับการกำหนดขอบเขต ที่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดใดๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตข้อจำกัดที่สำคัญใดๆ เช่น ค่าใช้จ่ายที่อาจส่งผลต่อขอบเขตของโครงการ

4. กำหนดงานและสิ่งที่ส่งมอบ

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นเครื่องมือการวางแผนที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นภาพงานทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ จัดระเบียบตามลำดับชั้น และระบุการขึ้นต่อกันและการส่งมอบ

5. จัดทำแผนการจัดการทรัพยากร

เมื่อคุณระบุงานโครงการแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการ ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีม อุปกรณ์และวัสดุ คุณจะต้องจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้นเพื่อให้งานทั้งหมดในขอบเขตโครงการของคุณสำเร็จ ประมาณการค่าใช้จ่ายเหล่านี้และเพิ่มลงในงบประมาณโครงการของคุณ

6. เปลี่ยนกระบวนการควบคุม

ขอบเขตของโครงการอาจได้รับผลกระทบในทางลบเมื่อไม่มีใครสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลง เช่น ข้อกำหนดของโครงการใหม่ นั่นเป็นเพราะพวกเขาสร้างงานพิเศษที่ไม่ได้คิดไว้ นั่นเรียกว่าขอบเขตการคืบคลาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนขั้นตอนการควบคุม เช่น คำขอเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ทีมโครงการสามารถปรับแผนการจัดการขอบเขตได้

เมื่อคุณได้กำหนดขอบเขตโครงการของคุณแล้ว คุณได้เสร็จสิ้นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดการขอบเขตแล้ว

กระบวนการจัดการขอบเขตโครงการ

การจัดการขอบเขตเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่สำคัญที่สุดของการจัดการโครงการ เนื่องจากการจัดการโครงการเป็นการจัดการขอบเขตอย่างแท้จริง นั่นเป็นเพราะการจัดการขอบเขตประกอบด้วยการบรรลุเป้าหมายของโครงการภายในเวลาและงบประมาณที่ได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่การตัดสินใจเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องผูกมัด แน่นอนว่าสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป แต่คุณต้องแน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสอดคล้องกับเป้าหมายโครงการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการขอบเขตหมายถึงตั้งแต่เริ่มต้นที่คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีแนวการสื่อสารที่ชัดเจน คุณต้องรู้วิสัยทัศน์ของพวกเขาเพื่อที่จะรู้ว่าพวกเขากำลังคาดหวังอะไรในโครงการ ด้วยวิธีนี้ เมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น คุณสามารถสั่งให้มันบรรลุเป้าหมายของโครงการโดยที่ยังคงรักษาโครงการโดยรวมไว้ได้ แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

ในการจัดการขอบเขตของโครงการ คุณต้องทำห้าสิ่ง:

1. กำหนดขอบเขตโครงการ
2. เขียนคำชี้แจงขอบเขต
3. สร้างแผนการจัดการขอบเขต
4. กำหนดขอบเขตพื้นฐานเพื่อควบคุมขอบเขต
5. ตรวจสอบและควบคุมขอบเขตโครงการของคุณระหว่างวงจรชีวิตโครงการ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: การจัดการขอบเขตถูกกำหนดให้เป็นพื้นที่ความรู้ด้านการจัดการโครงการโดยสถาบันการจัดการโครงการ (PMI)

วิธีจัดการขอบเขตโครงการด้วย ProjectManager

ProjectManager มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยผู้จัดการติดตามขอบเขตโครงการของพวกเขา อันดับแรกและสำคัญที่สุด จากมุมมองของผู้จัดการโครงการ คือแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา ใช้แผนภูมิแกนต์ของเราเพื่อสร้างแผนโครงการ ซึ่งงานที่กำหนดขอบเขตทั้งหมดของคุณมีกำหนดการพร้อมผู้ได้รับมอบหมายและกำหนดเวลา นอกจากนี้ แผนภูมิแกนต์ของเรายังมีแถบความคืบหน้าที่อัปเดตตามเวลาจริงเมื่อสมาชิกในทีมทำงานเสร็จ เพื่อให้คุณมีความโปร่งใสสูงสุด

คุณสมบัติการจัดการงานสำหรับการทำงาน

ProjectManager มาพร้อมกับมุมมองที่แตกต่างกันสามแบบสำหรับการทำงาน แกนต์ที่เรากล่าวถึง กระดานคัมบังและรายการงาน สามารถใช้มุมมองทั้งสามเพื่อทำงานในโครงการเดียวกันได้ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมสามารถทำงานในโครงการด้วยวิธีของตนเองได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในทีม โดยทำให้แน่ใจว่าคุณจะหลีกเลี่ยงการคืบคลานจากขอบเขตที่น่าสะพรึงกลัว

แดชบอร์ดโครงการเพื่อการติดตามที่ดีขึ้น

แดชบอร์ดเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณเมื่อคุณพยายามตรวจจับการคืบคลานของขอบเขต แดชบอร์ดโครงการแบบเรียลไทม์ของเราช่วยให้คุณเห็นเมตริกที่สำคัญในโครงการของคุณแบบสดๆ ข้อมูลสดนี้ช่วยให้คุณตรวจพบปัญหาคอขวดและปัญหาได้เร็วกว่าที่คุณคิด นอกจากนี้ยังแสดงเป็นกราฟง่ายๆ ที่สามารถแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการขอบเขตของโครงการคือการมีเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการเมื่อเกิดปัญหาและก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา ProjectManager ทำงานบนระบบคลาวด์ ดังนั้นเมื่อทีมของคุณอัปเดตรูปปั้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนและเมื่อไหร่ ข้อมูลนั้นจะได้รับการอัปเดตทันที และคุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการได้แม่นยำยิ่งขึ้น ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้