11 เคล็ดลับในการพิสูจน์อักษรอีเมล

อีเมลช่วยให้เราสื่อสาร — หรือสื่อสารผิดพลาด — ด้วยความเร็วแสง นั่นเป็นเหตุผลที่การพิสูจน์อักษรอีเมลมีความสำคัญมาก ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ลิงก์ที่ไม่ดี และไฟล์แนบที่ขาดหายไปเป็นสัญญาณว่าขาดความเป็นมืออาชีพ และประโยคที่สับสนสามารถส่งข้อความที่ไม่ถูกต้องได้ทั้งหมด

กลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลที่มั่นคงคือหัวใจของแคมเปญการตลาดดิจิทัลส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่อีเมลของคุณจะดูเป็นมืออาชีพและขัดเกลาอยู่เสมอ คู่มือการพิสูจน์อักษรอีเมลที่มีประสิทธิภาพนี้สามารถช่วยได้ ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. หยุดพัก
2. รู้ข้อผิดพลาดปกติของคุณ
3. ใช้เครื่องมือพิสูจน์อักษร
4. ตรวจสอบหัวข้อและหัวข้อ
5. ตรวจสอบชื่อและคำสรรพนาม
6. อ่านออกเสียง
7. ตรวจสอบลิงค์และไฟล์แนบ
8. ตรวจสอบข้อเท็จจริงและวันที่
9. ตรวจสอบเสียงของคุณ
10. ลดความซับซ้อน
11. มาอุดหนุนกันได้จ้า

1. หยุดพัก

เป็นการยากที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดในขณะที่คุณยังคงอยู่ในแนวความคิดเดียวกันกับที่สร้างข้อผิดพลาดเหล่านั้น พักสมอง ไปเดินเล่น หรือทำงานอย่างอื่นสักพัก แล้วค่อยกลับมาอ่านสิ่งที่คุณเขียนใหม่

จะง่ายกว่ามากในการสังเกตการใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือ การใช้คำที่สับสน และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เมื่อสมองของคุณปลอดโปร่ง พิสูจน์อักษรในวันถัดไปสำหรับข้อความสำคัญที่จะส่งถึงผู้คนจำนวนมาก เช่น การเสนอขาย จดหมายข่าว และอีเมลอัตโนมัติ

2. รู้ข้อผิดพลาดปกติของคุณ

หากคุณทราบรูปแบบของคุณเอง คุณสามารถใช้คุณลักษณะค้นหา/เปลี่ยนแปลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ — ใต้เมนู “แก้ไข” ในเบราว์เซอร์และแอปส่วนใหญ่ — เพื่อตรวจสอบรูปแบบ

ข้อผิดพลาดทั่วไปบางอย่างที่กลายเป็นนิสัย ได้แก่:

• การเว้นวรรคสองครั้งหลังช่วงเวลา
• การใช้ตัวดัดแปลงที่ไม่จำเป็น เช่น “แค่” หรือ “ประเภท” ที่ทำให้ข้อความของคุณอ่อนแอลง
• การพิมพ์ผิดทั่วไป เช่น "teh" แทนที่จะเป็น "the"
• การใช้เครื่องหมายอะพอสทรอฟีในทางที่ผิดในพหูพจน์
• สับสนคำบางคำ เช่น พวกเขา/ที่นั่น/พวกเขาหรือเกินไป/ถึง/สอง
• ใช้เครื่องหมายจุลภาคมากเกินไปหรือไม่เพียงพอ

3. ใช้เครื่องมือพิสูจน์อักษร

คุณรู้หรือไม่ว่ามีปลั๊กอินฟรีที่สามารถตรวจสอบไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนของคุณในขณะที่คุณพิมพ์ในเบราว์เซอร์หรือโปรแกรมอีเมลของคุณ Grammarly เป็นที่นิยมมากที่สุด และเวอร์ชันฟรีของมันก็ใช้งานได้จริง มันเหมือนกับการตรวจตัวสะกดในเวอร์ชันเพิ่มเติมที่ตั้งค่าสถานะปัญหาทุกประเภทด้วยคำและเครื่องหมายวรรคตอน

ใช้ด้วยตัวคุณเองและแนะนำให้กับทีมของคุณ ดังนั้นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งหมดของคุณจะดูเป็นมืออาชีพและขัดเกลา

4. ตรวจสอบหัวข้อและหัวข้อข่าว

ข้อผิดพลาดในหัวเรื่องเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณจะสังเกตเห็นเมื่อตรวจทาน - แต่สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านจะได้เห็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มองหัวเรื่องของคุณเป็นครั้งที่สอง

หากคุณใช้เครื่องมือการตลาดทางอีเมลของ Constant Contact เพื่อจัดรูปแบบจดหมายข่าวและแคมเปญแบบมืออาชีพ คำแนะนำนี้จะนำไปใช้กับหัวข้อข่าวและหัวข้อด้วยเช่นกัน คุณมักจะมองข้ามข้อผิดพลาดในหัวข้อข่าว แต่ลูกค้ากลับมองข้าม

5. ตรวจสอบชื่อและคำสรรพนาม

อีกจุดที่มองข้ามได้ง่ายคือชื่อผู้รับ หลายคนมีความเกลียดชังอย่างมากที่จะเห็นชื่อของพวกเขาสะกดผิด นี่อาจเป็นตัวทำลายข้อตกลง ดังนั้นอย่าขึ้นอยู่กับหน่วยความจำของคุณ ให้ตรวจสอบกับแหล่งที่มาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สะกดชื่อผู้รับอย่างถูกต้อง ถ้าคุณใช้คุณลักษณะจดหมายเวียน สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าฐานข้อมูลของคุณไม่มีข้อผิดพลาดในชื่อที่ติดต่อของคุณ

ระวังสมมติฐานของคุณเกี่ยวกับคำสรรพนาม การใช้สรรพนามสมัยใหม่สามารถยืดหยุ่นได้ ทุกวันนี้ หลายคนระบุสรรพนามที่ต้องการในบรรทัดลายเซ็นอีเมล ดังนั้นคุณจึงสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าคุณกำลังพูดกับเธอ/เธอ, พวกเขา/พวกเขา/เขา/เขา/เขา/เขา/เขา หากมีคนระบุความชอบของสรรพนามอย่างชัดเจน ก็ควรให้เกียรติพวกเขา

6. อ่านออกเสียง

หากต้องการตรวจสอบว่าข้อความของคุณชัดเจนและมีแนวคิดที่ลื่นไหลหรือไม่ ให้อ่านออกเสียง คุณจะสังเกตเห็นความอึดอัดหรือขาดความชัดเจนในทันที

คอมพิวเตอร์ของคุณอาจอ่านข้อความของคุณกลับมาได้ โปรดตรวจสอบเมนู "แก้ไข" ของแอปที่คุณใช้สำหรับคำสั่ง "คำพูด" หากแอปของคุณมีคุณลักษณะเสียงพูด ให้ไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการฟังแล้วเลือก "เริ่มพูด" ละสายตาจากหน้าจอขณะอ่าน และดูว่าการเลือกเครื่องหมายวรรคตอนและภาษาของคุณช่วยให้คอมพิวเตอร์มีโทนเสียงที่เหมาะสมหรือไม่

7. ตรวจสอบลิงค์และไฟล์แนบ

คนส่วนใหญ่ต้องส่งข้อความติดตามผลว่า "อ๊ะ ฉันตั้งใจจะแนบเอกสารนี้กับอีเมลฉบับล่าสุด" หรือ "ขออภัย ลิงก์นั้นใช้งานไม่ได้ นี่คือลิงก์ที่ถูกต้อง"

นี่เป็นข้อผิดพลาดง่าย ๆ ที่จะทำ แต่ก็สามารถหลีกเลี่ยงได้ง่ายหากคุณใช้เวลาในการตรวจทาน ตรวจสอบทุกลิงก์ในอีเมลของคุณด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้และตรวจสอบว่าทุกสิ่งที่คุณต้องการแนบอยู่ที่นั่นก่อนที่คุณจะส่ง

8. ตรวจสอบข้อเท็จจริงและวันที่

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งคือการผสมตัวเลขในอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่สามารถระบุเขตเวลา ลืมแปลงจำนวนเงินจากยูโรเป็นดอลลาร์ หรือระบุชุดค่าผสมวัน/วันที่ที่ไม่มีอยู่จริงโดยไม่ได้ตั้งใจ เช่น พูดว่า "วันศุกร์ที่ 2 มิถุนายน" ซึ่งตรงกับวันที่ 2 มิถุนายน วันพฤหัสบดี

ข้อผิดพลาดเหล่านี้เกิดขึ้นได้ง่าย แต่ความสับสนที่เกิดขึ้นอาจใช้เวลานานกว่าจะแก้ให้กระจ่าง หากคุณส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซ้ำแล้วซ้ำเล่า อาจทำลายความเชื่อมั่นของผู้คนที่มีต่อคุณในฐานะแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

ใช้เวลาเพียงครู่เดียวในการบอกตัวเลขและวันที่ในอีเมลของคุณแบบคร่าวๆ

9. ตรวจสอบน้ำเสียงของคุณ

โทนอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก สิ่งที่อ่านว่าเป็นมืออาชีพสำหรับคนหนึ่งอาจรู้สึกสั้นและกระทันหันสำหรับอีกคนหนึ่ง ในขณะที่ข้อความที่มีเจตนาให้อบอุ่นและเป็นมิตรอาจดูเหมือนหลอกลวงหรือประชดประชันสำหรับผู้อ่าน ความแตกต่างเหล่านี้เป็นวัฒนธรรมและปัจเจกบุคคล และถ้าคุณมีความขัดแย้งกับผู้รับอยู่แล้ว ความแตกต่างเหล่านี้อาจไม่ได้ทำให้คุณได้รับประโยชน์จากข้อสงสัย

หากคุณไม่ได้รวมการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ไว้ในข้อความ ให้เพิ่มวลีหนึ่งหรือสองวลี เปิดและปิดข้อความของคุณด้วยพิธีการที่น่ายินดีซึ่งมุ่งเน้นไปที่ผู้อ่านมากกว่าตัวคุณเอง เช่น “ฉันหวังว่าครอบครัวของคุณจะสบายดี” หรือ “ขอให้โชคดีกับการนำเสนอในสัปดาห์หน้า”

10. ลดความซับซ้อน

การแก้ไขที่ดีคือการนำสิ่งต่าง ๆ ออกไป เช่น คำเพิ่มเติมหรือประโยคที่ไม่จำเป็น แทนที่จะเพิ่มเข้าไป เมื่อคุณตรวจทาน ให้มองหาวิธีที่จะทำให้ข้อความของคุณง่ายขึ้นและสั้นลง

สั้นกว่าจะดีกว่าเสมอเมื่อพูดถึงอีเมล ข้อความส่วนใหญ่สามารถปรับปรุงได้โดยการลดจำนวนคำลงครึ่งหนึ่ง ผู้คนไม่ว่าง และพวกเขาจะเพิกเฉยต่อข้อความที่พวกเขารับรู้นานเกินไป วิธีที่ดีที่สุดในการแสดงให้ผู้คนเห็นว่าคุณเคารพพวกเขาคือการเคารพเวลาและความสนใจของพวกเขา

แทนที่คำที่ซับซ้อนด้วยคำง่ายๆ ย่อประโยคยาวๆ แยกย่อหน้ายาวๆ สำหรับอีเมล ควรใช้ย่อหน้าแต่ละย่อหน้าไม่เกิน 100 คำ

ย่อหน้าหนึ่งประโยคสามารถมีประสิทธิภาพ

11. นำการสนับสนุน

ขอความช่วยเหลือหากคุณกำลังเขียนอีเมลที่สำคัญมาก เช่น การเสนอขายต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า การเจรจาที่ละเอียดอ่อนกับผู้ขาย หรือข้อความต้อนรับที่คุณจะส่งถึงผู้สมัครสมาชิกใหม่ทุกๆ เดือน

คนที่สองสามารถเห็นสิ่งต่าง ๆ ในการเขียนของคุณที่คุณไม่เคยเห็นเพราะคุณจะอ่านคำพูดของคุณในจิตวิญญาณที่คุณตั้งใจไว้เสมอ หากมีวิธีตีความข้อความหรือน้ำเสียงของคุณผิด ผู้อ่านคนที่สองอาจมองเห็นได้

ทำให้อีเมลทำงานแทนคุณ

การส่งอีเมลแบบมืออาชีพเป็นเรื่องง่ายด้วยเทมเพลตและเครื่องมือที่ Constant Contact มีให้ การปฏิบัติตามเคล็ดลับการพิสูจน์อักษรอีเมลเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะดูดีและไร้ที่ติเสมอ