การจัดการการจัดซื้อ: แนวทางปฏิบัติพร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การจัดการการจัดซื้อมีความสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาองค์กรให้พร้อม ตั้งแต่ใบสั่งซื้อไปจนถึงการจัดการสินค้าคงคลัง จำเป็นต้องมีกระบวนการเพื่อให้ทีมมีอุปกรณ์ที่จำเป็น

คุณจัดการการประมวลผลใบสั่งซื้ออย่างไร? มาดูรายละเอียดของแผนกจัดซื้อและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามเมื่อซื้อสินค้าคงคลังกัน

การจัดการการซื้อคืออะไร?

การจัดการการจัดซื้อเป็นกระบวนการในการจัดหาสินค้าจากซัพพลายเออร์ภายนอก เป็นการจัดการการจัดซื้อ รับ ตรวจสอบ และอนุมัติใบสั่งซื้อ การจัดการการจัดซื้อยังรวมถึงการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ด้วย

ส่วนความสัมพันธ์ของการจัดการการซื้อถือเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของกระบวนการ แม้ว่าทุกขั้นตอนในกระบวนการจัดซื้อจะมีความสำคัญ หากปราศจากความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน ปัญหาก็อาจเกิดขึ้นได้ ยิ่งความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทและผู้ขายดีขึ้นเท่าใด การจัดซื้อก็จะยิ่งราบรื่นขึ้น

เราต้องมองว่าการจัดการการซื้อเป็นมากกว่าการซื้อสินค้าและบริการ กระบวนการจัดซื้อประกอบด้วยวัสดุและแหล่งที่มาในการวิจัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งมอบตรงเวลา ตรวจสอบคุณภาพ และการจัดการสินค้าคงคลังและการบัญชีอย่างละเอียด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่ให้คุณจัดการการซื้อของคุณในมุมมองที่หลากหลาย เช่น บอร์ด รายการ และแผนภูมิแกนต์ และติดตามการซื้อของคุณในแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดแบบสดจะรวบรวมเมตริกต่างๆ เช่น เวลาและค่าใช้จ่าย และคำนวณข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยคุณตรวจสอบการจัดซื้อของคุณ ลองใช้ ProjectManager วันนี้!

ประโยชน์ของการจัดการการจัดซื้อ

เงินคือสิ่งสำคัญ และการไม่ใส่ใจกับการจัดการการซื้อในลักษณะเหล่านี้จะส่งผลเสียต่อผลกำไรของธุรกิจ การจัดการการจัดซื้อจะช่วยคุณในการจัดการการจัดซื้อโดยรวบรวมเอกสารเพื่อแสดงว่าผลกำไรของคุณสูงกว่าที่คุณใช้ไป

• ต้นทุนที่ ต่ำกว่า: ต้นทุน ที่ต่ำลงถือเป็นประโยชน์สูงสุดที่บริษัทจะได้รับจากการจัดการการซื้อ ซึ่งรวมถึงการดำเนินงานแผนกจัดซื้อของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยได้รับราคาและเงื่อนไขที่ดีที่สุด แผนกจัดซื้อยังสามารถใช้ประโยชน์จากการรับประกันและส่วนลดที่อาจตกหล่นได้
• ลดความเสี่ยง: การจัดการการจัดซื้อสามารถลดความเสี่ยงและรักษาห่วงโซ่อุปทานของคุณให้ปลอดภัย มีการแบ่งปันความเสี่ยงกับซัพพลายเออร์ และคุณสามารถย้ายความเสี่ยงไปยังซัพพลายเออร์ที่สามารถจัดการได้ แผนกจัดซื้อยังสามารถระบุวัสดุสิ้นเปลืองที่สำคัญและให้แน่ใจว่าห่วงโซ่อุปทานมีความปลอดภัย
• ซอฟต์แวร์: เทคโนโลยีสามารถเพิ่มการจัดการการซื้อของคุณโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ระบุปัญหาห่วงโซ่อุปทานและเพิ่มประสิทธิภาพ
• การจัดการห่วงโซ่อุปทาน: ห่วงโซ่อุปทานคือการไหลของสินค้าและบริการ การจัดการซัพพลายเชนช่วยให้บริษัทต่างๆ ปรับปรุงกิจกรรมด้านอุปทานเพื่อช่วยให้ลูกค้าได้รับคุณค่าสูงสุด สิ่งนี้ทำให้พวกเขาได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด ซึ่งนำไปสู่ธุรกิจที่มีศักยภาพมากขึ้น
• การจัดการสินค้าคงคลัง: การจัดการสินค้าคงคลังเป็นเรื่องเกี่ยวกับการควบคุมและดูแลการซื้อของธุรกิจ การจัดการการซื้อช่วยให้คุณปรับแต่งการอนุมัติเพื่อปรับปรุงสินค้าคงคลังโดยการปรับปรุงกระบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง สิ่งนี้นำไปสู่ประสิทธิภาพที่สูงขึ้นและต้นทุนที่ต่ำลง การจัดการสินค้าคงคลังคัมบังเป็นวิธีหนึ่งในการควบคุมสิ่งนี้
• การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (SRM): ความสัมพันธ์เป็นกุญแจสำคัญในการจัดซื้อ เป็นช่องทางในการหาผลประโยชน์ให้กับทั้งบริษัทและซัพพลายเออร์ เมื่อซัพพลายเออร์ทำงานร่วมกับธุรกิจและลงทุนในความสัมพันธ์ระยะยาว ทั้งคู่จะออกมาเป็นผู้ชนะ ดังนั้นการจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญ ระบบการจัดการการซื้อปรับปรุงความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์โดยการติดตามและเชื่อมต่อบริษัทของคุณกับข้อมูลสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
• การจัดการคุณภาพ: คุณภาพยังมีประโยชน์ด้วยการกำหนดระดับประสิทธิภาพเป้าหมายสำหรับคุณภาพและติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามนั้น เมตริก เช่น ความทนทานและความตรงต่อเวลาในการจัดส่งสามารถปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของผลิตภัณฑ์ได้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตใบสั่งซื้อฟรี

ขั้นตอนวงจรการจัดซื้อ

ตลอดวงจรการซื้อ ธุรกิจจะทำการกำหนดความต้องการ วิจัยซัพพลายเออร์ ทำการวิเคราะห์มูลค่า มีกระบวนการทบทวน ติดตามและประเมินคำสั่งซื้อ และอื่นๆ

เจ็ดขั้นตอนสู่กระบวนการจัดซื้อมีดังต่อไปนี้

1. สร้างใบขอเสนอซื้อ

ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในที่ใช้ในการซื้อสินค้าหรือบริการ ใบขอซื้อสามารถดำเนินการทางธุรกิจหรือการผลิตได้ ใบขอเสนอซื้อประกอบด้วยชื่อและแผนกของผู้ขอสินค้าหรือบริการ วันที่ขอ สินค้าหรือบริการที่ขอ คำอธิบายรายการ ปริมาณและราคา

2. การอนุมัติงบประมาณ

งบประมาณคือเงินที่จัดสรรไว้เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ งบประมาณทำให้แน่ใจว่ามีเงินเพียงพอสำหรับรายการ เมื่อมีการคิดงบประมาณสำหรับการซื้อแล้ว จะต้องส่งให้ผู้จัดการที่มีอำนาจอนุมัติการซื้อ

3. สร้าง RFP

คำขอข้อเสนออธิบายงานและเสนอราคาจากซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับข้อเสนอ ไม่ใช่กระบวนการจัดการการซื้อทั้งหมดที่มี RFP แต่เป็นวิธีที่ดีในการสร้างมาตรฐานความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และรับราคาดีที่สุดเพื่อคุณภาพสูงสุด

4. การคัดเลือกซัพพลายเออร์

หลังจากที่คุณได้รับ RFP กลับมา คุณจะต้องเลือกซัพพลายเออร์ การมีดัชนีชี้วัดการเลือกซัพพลายเออร์สามารถช่วยให้คุณลดตัวเลือกของคุณลงได้โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะ การวางตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ นโยบายทางธุรกิจ และข้อจำกัดใดๆ ที่คุณจะใช้หรือไม่ใช้ก็ได้ เมื่อคุณมีซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่จะตอบ RFP ของคุณด้วยต้นทุน เวลา และคุณภาพที่ตรงตามเกณฑ์ของคุณ คุณสามารถเจรจาต่อรองได้ ซึ่งจะนำไปสู่ขั้นตอนต่อไป

5. สร้างใบสั่งซื้อ

เมื่อคุณมีซัพพลายเออร์ที่ยอมรับข้อกำหนดของคุณ ก็ถึงเวลาสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันจากผู้ซื้อถึงผู้ขาย ความแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อและใบขอเสนอซื้อคือส่วนหลังเป็นสัญญา บริษัทมุ่งมั่นที่จะซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ตามที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ PO ถูกสร้างขึ้นโดยบริษัท ซึ่งทำขึ้นก่อนการซื้อ ระบุสิ่งที่จำเป็นและรวมถึงรายละเอียดการชำระเงินที่เสนอ

6. การอนุมัติใบแจ้งหนี้

หลังจากที่คุณได้ตรวจสอบใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับ RFP ของคุณและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้ออื่นๆ เช่น คำขอซื้อ ใบเสร็จ ฯลฯ และกำหนดข้อยกเว้นใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสำคัญขาดหายไป คุณสามารถนำ คำสั่งซื้อเพื่อจัดการให้ได้รับการอนุมัติที่จำเป็น

7. การอนุมัติสัญญา

สัญญากับผู้ขายอาจเป็นสัญญาระยะยาวหรือตามจำนวนที่กำหนด ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องตรวจสอบสัญญาและให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเห็นด้วยกับข้อกำหนด เป็นการดีที่สุดที่จะมีสัญญาที่เป็นมาตรฐานเพื่อปรับปรุงกระบวนการนี้ ก่อนอนุมัติ ให้ตรวจสอบอย่างรอบคอบ เนื่องจากเมื่อลงนามแล้ว เอกสารนี้มีผลผูกพันทางกฎหมาย

กลยุทธ์การจัดซื้อและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การมีกลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยให้คุณตัดสินใจซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพตรงเวลาด้วยเงื่อนไขที่ตกลงร่วมกัน มีหลายกลยุทธ์การจัดซื้อที่บริษัทสามารถใช้เพื่อรับผลประโยชน์เหล่านี้ได้

หนึ่งคือการจัดหาแหล่งเดียว ซึ่งก็คือเมื่อบริษัทใช้แหล่งเดียวในการจัดซื้อ สิ่งนี้ต้องการผู้ขายที่มีบริการที่เป็นเลิศซึ่งอุทิศตนเพื่อความสัมพันธ์ โดยส่วนใหญ่ คุณจะพบกับกลยุทธ์ประเภทนี้เมื่อซื้อเครื่องใช้สำนักงาน

รอบการจัดซื้อคือเมื่อบริษัทสั่งซื้อจากกลุ่มผู้ขายทั่วไป แต่จ้างภายนอกสำหรับการซื้อเฉพาะกิจที่มีขนาดใหญ่กว่า การประมูลจัดซื้อใช้ในโครงการระยะสั้นเพื่อให้ได้ราคาดีที่สุด อย่างไรก็ตาม คุณจัดการกับซัพพลายเออร์ มีกลยุทธ์หลักหลายประการที่ใช้กับการจัดซื้อแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมด

สุดท้าย คุณสามารถทำงานกับซัพพลายเออร์ที่ให้เงื่อนไขและราคาที่ดีที่สุดแก่คุณ และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น วิธีการตรวจสอบคุณภาพโดยรวม (TQM) ต้องการให้ผู้ขายมีคุณภาพดีขึ้นเรื่อยๆ แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกแบบใด ควรใช้โปรแกรมการจัดการความเสี่ยงเมื่อต้องรับมือกับซัพพลายเชนใดๆ

ProjectManager ช่วยจัดการการซื้อได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการงานในขณะที่เชื่อมต่อทีมไฮบริด ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดหรือมีทักษะในระดับใดก็ตาม ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังและเชื่อมต่อกับผู้ขายในเครื่องมือเพื่อแชร์เอกสารการซื้อและใบแจ้งหนี้ สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้ทุกคนอัปเดตเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง

รับความโปร่งใสในการผลิตด้วย Kanban Boards

รับความโปร่งใสในการผลิตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพด้วยบอร์ดคัมบัง เครื่องมือเวิร์กโฟลว์แบบเห็นภาพนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถมองเห็นกระบวนการผลิตได้ เพื่อให้สามารถเห็นเมื่อสินค้าคงคลังเหลือน้อยและขอวัสดุเพิ่มเติมจากผู้ขาย

สร้างรายงานในไม่กี่วินาที

หากต้องการเจาะลึกถึงกระบวนการ มีการรายงานในคลิกเดียว รับรายงานเกี่ยวกับไทม์ชีท สถานะ เวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย สามารถแชร์รายงานเหล่านี้กับผู้ขายเพื่อให้รายงานเหล่านี้อยู่ในวงรอบและสร้างความสัมพันธ์ที่ดียิ่งขึ้น รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการติดตาม

จัดเก็บไฟล์ได้ไม่จำกัดในที่เดียว

ProjectManager มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดซึ่งสามารถเป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารการจัดซื้อทั้งหมดของคุณ สามารถตั้งค่าความปลอดภัยเพื่อให้ผู้จำหน่ายเข้าถึงได้เฉพาะส่วนของซอฟต์แวร์ที่มีความสำคัญต่องานของพวกเขาเท่านั้น ในขณะที่ข้อมูลสำคัญที่เหลือของคุณจะได้รับการป้องกันและรักษาความปลอดภัย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดซื้อสำหรับผู้ผลิตและบริษัทใดๆ ที่ทำงานร่วมกับผู้ขายภายนอก จัดระเบียบงานของคุณ เชื่อมต่อทีม และสร้างแหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียวเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังทำงานกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!