ใบสั่งซื้อและขั้นตอนการสั่งซื้ออธิบาย

โครงการส่วนใหญ่ของคุณจะดำเนินการภายในองค์กร แต่คุณยังอาจทำสัญญากับซัพพลายเออร์และคนอื่นๆ เพื่อส่งมอบวัสดุหรือบริการที่จำเป็น คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าสินค้านั้นเป็นประเภทที่คุณต้องการ ปริมาณที่ตกลงกัน และราคาที่ตรงตามข้อจำกัดทางการเงินของคุณ?

พารามิเตอร์เหล่านี้ทั้งหมดตกลงกันผ่านใบสั่งซื้อ เป็นวิธีการบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับบริการภายนอกที่จำเป็นในโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถกำหนดเวลาไว้ในแผนโครงการของคุณได้

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายซึ่งมีรายละเอียดว่าผู้ซื้อต้องการอะไรและสิ่งที่ผู้ขายตกลงที่จะส่งมอบ รายละเอียดดังกล่าวรวมถึงราคา ปริมาณ วันที่จัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน

ใบสั่งซื้อยังมีหมายเลขติดตามใบสั่งซื้อ ขึ้นอยู่กับประเภทของระบบที่คุณใช้ สิ่งนี้เป็นเครื่องมือในการติดตามการสั่งซื้อ—ตั้งแต่วางคำสั่งซื้อจนถึงเวลาที่มีการส่งมอบและชำระเงิน

ใบสั่งซื้อเริ่มต้นเป็นเอกสารกระดาษและยังคงใช้วิธีนี้ในหลายอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจย้ายไปใช้คอมพิวเตอร์ PO ก็ได้ปฏิบัติตาม มีระบบที่ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อเพื่อช่วยติดตามสินค้าคงคลังและการชำระเงิน

ใครเป็นคนสร้างใบสั่งซื้อ?

บริษัทขนาดใหญ่อาจมีแผนกจัดซื้อที่ดูแลคำสั่งซื้อโดยเฉพาะ บริษัทขนาดเล็กอาจพึ่งพาผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ผู้จัดการฝ่ายการเงิน ผู้จัดการสำนักงาน หรือแม้แต่เจ้าของธุรกิจเพื่อสร้างใบสั่งซื้อ

ทีมเฉพาะอาจแต่งตั้งบุคคลที่ได้รับมอบหมายเพื่อสร้างคำสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น บริษัทซอฟต์แวร์อาจแต่งตั้งผู้จัดการสำนักงานเพื่อสร้างใบสั่งซื้อ ในขณะที่บริษัทการเงินอาจแต่งตั้งผู้จัดการด้านการเงินเพื่อสร้างใบสั่งซื้อ วิธีที่บริษัทตั้งค่ากระบวนการจัดซื้อจะกำหนดว่าใครเป็นคนสร้างใบสั่งซื้อ

ใครเป็นผู้อนุมัติใบสั่งซื้อ?

ใครเป็นผู้อนุมัติใบสั่งซื้อขึ้นอยู่กับกระบวนการภายในบริษัทที่กำหนด บริษัทขนาดใหญ่อาจมีกระบวนการจัดซื้อที่ละเอียดซึ่งประกอบด้วยการอนุมัติจากสถานที่และแผนกเฉพาะ ตัวอย่างเช่น บริษัทซอฟต์แวร์อาจมองหาทั้งกรรมการและประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) เพื่ออนุมัติใบสั่งซื้อ

บริษัทขนาดเล็กอาจหันไปหา CFO หรือ CEO เพื่อขออนุมัติคำสั่งซื้อ ซึ่งอาจทำให้กระบวนการช้าลงในบางกรณี

ทำไมต้องใช้ใบสั่งซื้อ?

ใบสั่งซื้อทำให้ชัดเจนว่าผู้ซื้อต้องการอะไรจากผู้ขายอย่างชัดเจน ช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนในแง่ของสิ่งที่ผู้ซื้อต้องการ จำนวนเงิน ค่าใช้จ่าย เมื่อใดและที่ใดที่จะส่งมอบ และอื่นๆ ใบสั่งซื้อทำหน้าที่ปกป้องทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ตัวอย่างเช่น หากผู้ซื้อไม่ชำระเงินตามที่ตกลงกันในคำสั่งซื้อ หรือผู้ขายไม่ปฏิบัติตามรายละเอียดของคำสั่งซื้อ พวกเขาสามารถหาหนทางทางกฎหมายเพื่อรับเงิน สินค้า หรือค่าตอบแทนทางการเงิน

แน่นอนว่าการฟ้องร้องไม่ใช่สิ่งที่ผู้จัดการโครงการต้องการ ดังนั้นใบสั่งซื้อทำหน้าที่เป็นเอกสารทางกฎหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งดังกล่าวโดยการสร้างการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างทั้งสองฝ่าย ทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเห็นด้วยกับสินค้าหรือบริการที่จัดซื้อ

ในทางปฏิบัติ ใบสั่งซื้อช่วยในการติดตามใบสั่งซื้อ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงโครงการและทรัพยากรต้องได้รับการจัดสรรใหม่เพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

องค์ประกอบของใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อแตกต่างกันไปในรายละเอียด แต่ทั้งหมดมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• หมายเลข PO เพื่อระบุและติดตามคำสั่งซื้อ
• วันที่ PO เพื่อจับภาพเมื่อคำสั่งซื้อตกลง
• ข้อมูลผู้ขาย รวมทั้งชื่อผู้ขายและผู้ติดต่อ
• ข้อมูลติดต่อผู้ซื้อ
• วันที่ส่งมอบเมื่อสินค้าหรือบริการครบกำหนด
• วิธีการจัดส่ง หากสินค้าถูกจัดส่งไปยังไซต์งาน
• ข้อกำหนดใด ๆ สำหรับการจัดส่ง
• รายการที่รวมอยู่ในการสั่งซื้อ
• ค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการ
• ต้นทุนรวมของการขนส่งทั้งหมด
• ภาษีสำหรับสินค้าทั้งหมดที่ซื้อ
• วันครบกำหนดชำระ
• เงื่อนไขการชำระเงิน

ธุรกิจของคุณอาจต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ซึ่งก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าคุณมีข้อมูลข้างต้นอย่างน้อยในใบสั่งซื้อของคุณ เจ้าของและผู้ขายจะได้รับการคุ้มครองตามสัญญา ดังนั้น เพื่อปกป้องทุกฝ่ายอย่างถูกกฎหมาย สิ่งสำคัญคือต้องระบุรายละเอียดทั้งหมดของธุรกรรมและตกลงกันไว้อย่างชัดเจน

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ

มาดูตัวอย่างคำสั่งซื้อตามทฤษฎีเพื่อรับมุมมองในโลกแห่งความเป็นจริงว่ากระบวนการนี้ทำงานอย่างไร ในการดำเนินการดังกล่าว เราจะใช้เทมเพลตใบสั่งซื้อของ ProjectManager.com ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีที่นี่ ลองนึกภาพงานก่อสร้างที่ Acme Construction ตระหนักดีว่าพวกเขาต้องการแผงอนุภาคมากขึ้น

พวกเขาติดต่อผู้ขาย Joe's Lumber และหารือเกี่ยวกับคำสั่งซื้อทางโทรศัพท์ เมื่อมาถึงข้อตกลงเกี่ยวกับราคาและการจัดส่ง Acme จะเขียนใบสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงชื่อบริษัทและข้อมูลติดต่อ สร้างหมายเลข PO วันที่และรหัสผู้ขายสำหรับ Joe's

ข้อมูลติดต่อผู้ขาย

ส่วนถัดไปของใบสั่งซื้อคือข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขาย หรือผู้ที่ทำการสั่งซื้อจาก Acme ตามด้วยตำแหน่งที่จะจัดส่งสินค้าในกรณีนี้คือไซต์งาน จะระบุวันที่ส่งมอบที่อนุมัติและวิธีการจัดส่งซึ่งในกรณีนี้คือทางรถบรรทุก

รายละเอียดการจ่ายเงิน

ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับการชำระเงิน เมื่อถึงกำหนด และหากมีเงื่อนไขใด ๆ ในกรณีนี้ การชำระเงินจะครบกำหนดเมื่อส่งมอบและหลังจากที่ผู้ติดต่อที่ระบุไว้ในข้อมูลการจัดส่งได้ตรวจสอบและอนุมัติไม้แล้วเท่านั้น

ข้อมูลรายการโฆษณา

มีรายการสินค้า แสดงรายการ อธิบาย ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และยอดรวมบรรทัด สำหรับคำสั่งซื้อนี้ มีรายการโฆษณาเพียงรายการเดียว แต่สามารถมีได้หลายรายการ ไม่ว่าจะมีจำนวนเท่าใด ก็จะถูกรวมหลังจากบวกภาษีสำหรับการซื้อแล้ว

ข้อมูลเพิ่มเติม

มีกล่องที่สามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้ นี่อาจเป็นวิธีการไปถึงไซต์งาน วิธีการบรรจุสินค้า ฯลฯ สำหรับงานนี้ ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติม และกล่องสามารถเว้นว่างไว้ได้

ลายเซ็น

สุดท้าย มีที่สำหรับลายเซ็นของผู้ขายและวันที่ที่ลงนามในใบสั่งซื้อ เมื่อลงนามแล้ว จะกลายเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย

ขั้นตอนการสั่งซื้อ

กระบวนการสั่งซื้อรวมถึงการเขียนจนถึงการส่งมอบ กระบวนการ PO แบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้

1. การสร้าง

เมื่อทำใบขอซื้อแล้ว ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้น โดยปกติโดยทีมจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ดูแลระบบของโครงการ

2. การอนุมัติ

หากทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นด้วยกับรายการ ปริมาณ ราคา และข้อกำหนดในการจัดส่ง เอกสารจะได้รับการอนุมัติโดยลายเซ็นของผู้ขายที่ยอมรับเงื่อนไข

3. จัดส่ง

ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขายผ่านช่องทางใด ๆ ที่ได้รับการยอมรับ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเอง ทางกระดาษ ส่งทางแฟกซ์หรืออีเมล ฯลฯ

4. Delivery

ผู้ขายส่งสินค้าที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ สินค้าเหล่านั้นได้รับการตรวจสอบและอนุมัติเมื่อคุณภาพเป็นที่ยอมรับได้ เช่น ไม่มีข้อบกพร่องหรือรายการขาดหายไป โดยปกติจะทำโดยผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อในไซต์งาน

5. ปิด

หากทุกอย่างเรียบร้อยดีกับคำสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้าจะถูกส่งไปยังการจัดหาเงินทุนเพื่อดำเนินการชำระเงิน เมื่อชำระเงินแล้ว คำสั่งซื้อจะปิดลง

ใบสั่งซื้อเทียบกับใบแจ้งหนี้

คุณอาจเคยได้ยินใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้าที่ใช้แทนกันได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างทั้งสอง ใบสั่งซื้อระบุสินค้าและบริการที่ผู้ซื้อสนใจที่จะซื้อ และมีรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ซื้อ รายละเอียดผู้ซื้อ ข้อมูลคำสั่งซื้อ ข้อมูลการจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน และหมายเลขใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้ขายเพื่อช่วยติดตามกระบวนการจัดซื้อ

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้จะทำหน้าที่เป็นคำขอการชำระเงินที่ส่งโดยผู้ขายไปยังผู้ซื้อทันทีที่คำสั่งซื้อได้รับการปฏิบัติตาม นอกจากการลงรายการสินค้าและบริการที่จัดส่งแล้ว ยังระบุจำนวนเงินที่เป็นหนี้อยู่ด้วย ใบแจ้งหนี้มักจะมีหมายเลขระบุ ข้อมูลผู้ขาย รายละเอียดการชำระเงิน และจำนวนเงินที่ต้องชำระ

เมื่อพยายามแยกความแตกต่างของใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ โปรดจำความแตกต่างที่สำคัญเหล่านี้:

• ผู้ซื้อส่ง PO ไปยังผู้ขายเพื่อตรวจสอบและควบคุมกระบวนการจัดซื้อ
• ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้เป็นคำขอชำระเงินอย่างเป็นทางการให้กับผู้ซื้อเมื่อคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์

ทั้งใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารสำคัญที่สรุปรายละเอียดของสินค้าที่ซื้อ

ProjectManager.com สามารถช่วยในกระบวนการ PO ได้อย่างไร

ProjectManager.com เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อปรับปรุงกระบวนการใบสั่งซื้อของคุณทำให้คุณสามารถสร้าง ติดตาม และปิดใบสั่งซื้อของคุณได้ง่ายขึ้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องถูกดึงออกจากการจัดการโครงการ

หนึ่งในมุมมองโครงการของเราคือบอร์ดคัมบัง ซึ่งแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ กระดานเป็นชุดของคอลัมน์ที่มีการ์ดวางซ้อนกันอยู่ด้านล่าง ซึ่งสามารถลากและวางจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งได้ในขณะที่เลื่อนผ่านกระบวนการใบสั่งซื้อ

เมื่อคุณมีความต้องการในการจัดซื้อ คุณสามารถใช้คอลัมน์ที่ปรับแต่งได้เพื่อร่างกระบวนการใบสั่งซื้อห้าขั้นตอนของคุณ สร้างบัตรเพื่อแสดงใบสั่งซื้อ แนบใบสั่งซื้อจริงกับบัตรและย้ายข้ามกระดานเมื่อได้รับอนุมัติ จัดส่ง และปิด

สามารถติดตามการจัดซื้อของคุณได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดส่งตรงเวลาโดยการสร้างวันที่ครบกำหนดบนการ์ด เพิ่มแท็กเพื่อกำหนดให้กับแผนกหรือโครงการ และทำให้ค้นหาได้ง่ายในการค้นหา คุณยังสามารถกำหนดบัตรให้กับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อและแสดงความคิดเห็นเพื่อให้การสื่อสารเปิดอยู่เสมอ

ProjectManager.com เป็นเครื่องมือที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน มันสามารถจัดการการจัดซื้อ การวางแผน การตรวจสอบ และการรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณ เข้าร่วมกับองค์กรอย่าง NASA ซึ่งใช้เครื่องมือของเราในการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ ลองข้อเสนอทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้วันนี้