แผนการจัดการคุณภาพในการบริหารโครงการ

ผู้จัดการโครงการรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับข้อจำกัดสามประการ: เวลา ขอบเขต และค่าใช้จ่าย แต่ความจริงแล้ว ควรมีข้อจำกัดที่สี่คือคุณภาพ คุณภาพของงานสามารถสร้างหรือทำลายโครงการได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมแผนการจัดการคุณภาพจึงมีความสำคัญ

หากคุณส่งมอบตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ แต่คุณภาพไม่เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โครงการก็ไม่ประสบความสำเร็จ มาสำรวจผลกระทบของแผนการจัดการคุณภาพที่มีต่อโปรเจ็กต์ วิธีสร้าง และดูเทมเพลตบางส่วนเพื่อเริ่มต้นใช้งาน

แผนการจัดการคุณภาพคืออะไร?

แผนการจัดการคุณภาพเป็นเอกสารที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการดำเนินการจัดการคุณภาพและการประกันคุณภาพ คุณภาพในบริบทของการจัดการโครงการคือการตอบสนองความต้องการของโครงการและตอบสนองความต้องการของลูกค้า

แผนโครงการโดยรวมจะรวมถึงแผนการจัดการคุณภาพ ซึ่งอธิบายกิจกรรมที่คุณจะนำไปใช้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ คุณยังอธิบายกิจกรรมเหล่านี้ (และทรัพยากรที่คุณต้องการนำไปใช้จริง) ในแผนการจัดการคุณภาพ

เป็นเรื่องโง่ที่จะคาดหวังคุณภาพโดยไม่ได้วางแผนไว้ คุณภาพเป็นความตั้งใจและต้องใช้ทักษะความชำนาญ แผนการจัดการคุณภาพเป็นขั้นตอนแรกในการกำหนดและประมวลขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุความคาดหวังด้านคุณภาพของโครงการ วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถจัดระเบียบและแบ่งปันแผนกับทีมงานโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่มีมุมมองโครงการหลายแบบที่ให้คุณสร้างและดำเนินการตามแผนการจัดการคุณภาพของคุณ ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างแผนคุณภาพบนแผนภูมิแกนต์ ซึ่งเชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน เพิ่มเหตุการณ์สำคัญ และแม้แต่กรองเส้นทางที่สำคัญ จากนั้นทีมสามารถดำเนินการตามแผนบนกระดานคัมบังและรายการงานได้ ทุกมุมมองงานจะได้รับการอัปเดตตามเวลาจริงสำหรับแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว เริ่มต้นวันนี้ฟรี

เหตุใดแผนการจัดการคุณภาพในโครงการจึงมีความสำคัญ

แผนการจัดการคุณภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญในการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ แต่ไม่ใช่แค่โครงการเดียวที่ได้ประโยชน์จากแผนการจัดการคุณภาพ ลูกค้าคาดหวังความสม่ำเสมอ และด้วยการวางแผนเพื่อรักษาคุณภาพการผลิตสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการใดก็ตามที่คุณผลิต คุณจะสามารถตอบสนองความคาดหวังด้านคุณภาพได้อย่างสม่ำเสมอ

การจัดการคุณภาพไม่ได้จำกัดเฉพาะทีมงานโครงการเท่านั้น เมื่อทุกคนในองค์กรเข้าใจแผนแล้ว ประสิทธิภาพก็จะเพิ่มขึ้น แม้ว่าจะมีความสำคัญอย่างยิ่งที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการผลิตจะใช้แผนการจัดการคุณภาพเพื่อเป็นแนวทาง แต่การมีแผนกทั้งหมดที่คุ้นเคยกับแผนจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างเป้าหมายร่วมกันที่ทุกคนเข้าใจ

เมื่อคุณสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพ ลูกค้าจะสังเกตเห็น ตลาดมีการแข่งขันสูงและคุณภาพเป็นสิ่งที่ทำให้แบรนด์ของคุณโดดเด่น แผนการจัดการคุณภาพช่วยให้คุณส่งมอบคุณภาพที่สม่ำเสมอ ซึ่งจะทำให้ลูกค้าภักดีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ลูกค้าที่ภักดีนำไปสู่มูลค่าแบรนด์ และนั่นหมายถึงการทำกำไร

แน่นอนว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ซึ่งเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่โครงการต้องการแผนการจัดการคุณภาพ การมีแนวทางและหลักการสำหรับกระบวนการทางธุรกิจของคุณหมายความว่าทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร สิ่งนี้สร้างแผนงานที่ช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์ ยิ่งข้อผิดพลาดน้อยลง เวลาและเงินที่คุณต้องใช้ในโครงการน้อยลงเท่านั้น

ใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการวางแผน การดำเนินการ และการรักษาแผนการจัดการคุณภาพ?

ผู้จัดการโครงการสร้างแผนการจัดการคุณภาพ ซึ่งสามารถขอคำแนะนำจากสมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้า มีบางโครงการและองค์กรที่อาจมีบทบาทเฉพาะสำหรับมืออาชีพด้านการประกันคุณภาพหรือผู้เชี่ยวชาญด้านคุณภาพ แต่แผนการจัดการคุณภาพส่วนใหญ่มีการวางแผน ดำเนินการ และดูแลโดยผู้จัดการโครงการ

ไม่ว่าใครจะเป็นเจ้าของแผนการจัดการคุณภาพ ทุกคนในทีมโครงการก็มีบทบาทบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ส่งมอบตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพ:

• ผู้จัดการโครงการ: PM พัฒนากระบวนการจัดการคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ส่งมอบทั้งหมดเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ
• สมาชิกในทีม: ทีมมีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบสนองความคาดหวังด้านคุณภาพของแผนขณะที่พวกเขาดำเนินงานโดยปฏิบัติตามมาตรฐานที่ออกแบบโดยผู้จัดการโครงการ
• องค์กร: องค์กรกำหนดมาตรฐานการควบคุมคุณภาพในทุกโครงการ และทำให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมด้วยทักษะที่จำเป็นในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องอธิบายอย่างชัดเจนว่าความคาดหวังด้านคุณภาพของพวกเขาคืออะไร และมีหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้น
• ลูกค้า: ลูกค้าและผู้ใช้ควรได้รับการปรึกษาเหมือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหากโครงการออกแบบมาเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการสำหรับลูกค้า

วิธีสร้างแผนการจัดการคุณภาพสำหรับโครงการ

เมื่อจัดทำแผนการจัดการคุณภาพ คุณต้องระบุองค์ประกอบหลักก่อน ซึ่งรวมถึงผลงานของโครงการและกระบวนการของโครงการ คุณยังต้องกำหนดมาตรฐานคุณภาพที่คุณจะวัดผลที่ส่งมอบได้ เช่นเดียวกับเกณฑ์ที่คุณใช้ในการวัดความพึงพอใจของลูกค้า

คุณจะต้องระบุกิจกรรมการควบคุมคุณภาพ มาตรฐานคุณภาพกระบวนการ ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กิจกรรมการประกันคุณภาพ และสร้างผลงานที่มีคุณภาพ เมื่อเสร็จแล้ว แผนการจัดการคุณภาพจะดำเนินตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้:

1. แผนพัฒนาแผนบริหารคุณภาพ

นี่คือที่ที่คุณระบุวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพของลูกค้าของคุณโดยการค้นคว้าและสัมภาษณ์พวกเขา คุณจะต้องการให้พวกเขาแสดงความต้องการอย่างชัดเจนและเป็นกลาง จากนั้น คุณจะได้ดูมาตรฐานทางวิชาชีพเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ เช่น กฎหมาย สิ่งแวดล้อม เศรษฐกิจ หลักจรรยาบรรณ ความปลอดภัยในชีวิต และสุขภาพ

แผนการจัดการคุณภาพจะต้องค้นหาความสมดุลระหว่างสิ่งที่ลูกค้าต้องการกับต้นทุน กำหนดการ และมาตรฐานระดับมืออาชีพของคุณ จากที่นั่น คุณสามารถเริ่มพัฒนาแผนและกระบวนการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านคุณภาพภายในข้อจำกัดของโครงการ

ต่อไป คุณจะต้องพัฒนาเกณฑ์การวัดประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่าบรรลุวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพแล้ว ลูกค้าจะต้องเห็นด้วยกับวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพและการวัดคุณภาพทั้งหมด

2. ดำเนินการตามแผนการจัดการคุณภาพ

เมื่อคุณมีแผนแล้ว ก็ถึงเวลาลงมือทำ ปฏิบัติงานตามแผนและมาตรฐานการจัดการคุณภาพที่ได้รับอนุมัติ การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในช่วงนี้ เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของโครงการ จัดทำเอกสารทุกอย่างและสำรวจพวกเขาในการประชุมที่ได้เรียนรู้บทเรียนหลังจากเสร็จสิ้นโครงงาน

3. ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ จำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบคุณภาพ เช่น การตรวจสอบทางเทคนิค การกำกับดูแลการจัดการ และการตรวจสอบว่าเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ ตรวจสอบกับวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพของลูกค้าของคุณ ผู้จัดการโครงการจะรายงานสิ่งที่ค้นพบเหล่านี้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการประชุมเป็นประจำ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องคือเป้าหมายของกระบวนการนี้

4. ดำเนินการแก้ไข

ในระหว่างการตรวจสอบคุณภาพในโครงการของคุณ คุณจับความผิดปกติได้ คุณจำเป็นต้องตอบสนองเพื่อที่จะนำโครงการกลับไปสู่พื้นฐานคุณภาพ บันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เนื่องจากการปรับปรุงคุณภาพดังกล่าวอาจเปลี่ยนแปลงแผนการจัดการคุณภาพ ขั้นตอน และการจัดสรรทรัพยากร

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยคุณจัดการคุณภาพ

แผนการจัดการคุณภาพมีความซับซ้อน คุณต้องวางแผน ติดตาม และรายงานความคืบหน้า ในขณะเดียวกันก็มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายที่คุณสามารถใช้ได้ฟรี ต่อไปนี้คือบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคุณภาพ:

เทมเพลตแผนภูมิ RACI

เทมเพลตแผนภูมิ RACI ฟรีสำหรับ Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณได้รับการอัปเดตและทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันของโครงการ เทมเพลตฟรีนี้ให้คุณระบุบทบาทและความรับผิดชอบของทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

เทมเพลตแผนการจัดการโครงการ

แผนการจัดการคุณภาพเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการขนาดใหญ่ของคุณ เทมเพลตแผนการจัดการฟรีของ ProjectManager สำหรับ Word ช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตของโครงการทั้งหมด รวมถึงส่วนการจัดการคุณภาพ จากนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาและมอบหมายงานให้กับทีมของคุณได้

เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยง

มีความเสี่ยงอยู่ในทุกโครงการ และหากปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้น อาจส่งผลกระทบต่อคุณภาพงานของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีกลไกในการระบุและติดตาม เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงฟรีของ ProjectManager สำหรับ Excel มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อกำหนดความเสี่ยง กำหนดลำดับความสำคัญ และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ โดยการจัดเตรียมการตอบสนองต่อความเสี่ยงไว้ล่วงหน้า คุณมีแนวโน้มที่จะแก้ไขได้ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ

ProjectManager ช่วยวางแผนการจัดการคุณภาพอย่างไร

แม้ว่าเทมเพลตจะเป็นเครื่องมือที่ดี แต่ก็ดูจืดชืดเมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือเทมเพลตเป็นเอกสารแบบคงที่ที่ต้องปรับปรุงอย่างมาก ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นและการดำเนินการที่รวดเร็วยิ่งขึ้นเพื่อให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน

รับการดูโปรเจ็กต์หลายรายการ

ผู้จัดการชอบแผนภูมิแกนต์ แต่ก็ไม่เหมาะสำหรับทีม ProjectManager มาพร้อมกับเครื่องมือโปรเจ็กต์หลายตัวที่ช่วยให้ทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ เรามีแผนภูมิแกนต์ มุมมองแผ่นงาน กระดานคัมบัง มุมมองปฏิทิน และบอร์ดคัมบังที่แสดงภาพเวิร์กโฟลว์ มุมมองโปรเจ็กต์ทั้งหมดได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร คุณจะเห็นมุมมองล่าสุด

ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อควบคุมคุณภาพ

ผู้จัดการสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และตั้งค่าทริกเกอร์เพื่อทำให้งานประจำที่ไม่ว่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมมีอิสระมากขึ้นเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งไปที่การส่งมอบคุณภาพได้ คุณยังสามารถควบคุมสถานะงานด้วยการอนุมัติงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพเท่านั้นที่จะก้าวไปข้างหน้าในการผลิต คุณอนุญาตให้ใครทำให้แน่ใจว่างานนั้นตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพ

ตรวจสอบคุณภาพแบบเรียลไทม์

หากต้องการติดตามคุณภาพและตรวจจับปัญหาได้อย่างรวดเร็ว คุณต้องมีข้อมูลแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดสดของ ProjectManager รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์และคำนวณตัวเลขสำหรับคุณ ซึ่งแสดงในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ใช้คุณลักษณะการรายงานด้วยคลิกเดียว กรองรายงานทั้งหมดของเราเพื่อแสดงสิ่งที่คุณต้องการดู จากนั้นแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างง่ายดายเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานในทุกแง่มุมของโครงการของคุณ สร้างแผนการจัดการคุณภาพ มอบหมายทีม ติดตามความคืบหน้า และรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อจัดการความคาดหวังของพวกเขา คุณยังได้รับคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรและงานอีกด้วย เข้าร่วมทีมที่ NASA, Seimen's และ Nestle ที่มอบคุณภาพด้วยเครื่องมือของเราและเริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้