การจัดการทรัพยากร: กระบวนการ เครื่องมือ และเทคนิค

การจัดการทรัพยากรถือเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการจัดการโครงการ ทรัพยากรโครงการประกอบด้วยวัตถุดิบ อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นในการดำเนินงานโครงการ ซึ่งทั้งหมดต้องได้รับการจัดการในระหว่างโครงการที่กำหนด

การจัดการทรัพยากรคืออะไร?

การจัดการทรัพยากรเป็นกระบวนการของการวางแผน การจัดกำหนดการ และการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ดูแลกระบวนการจัดการทรัพยากรตั้งแต่ต้นจนจบ ในการทำเช่นนั้น พวกเขาจำเป็นต้องใช้เครื่องมือและเทคนิคการจัดการทรัพยากร

การจัดการทรัพยากรเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนและกระบวนการเพื่อจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุณสามารถใช้สเปรดชีต เอกสาร ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ หรือทั้ง 3 อย่างรวมกัน

ในการจัดการทรัพยากร คุณต้องตรวจสอบและติดตามประสิทธิภาพตลอดโครงการของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการพร้อมแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยคุณตรวจสอบทรัพยากรโครงการของคุณ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และเรารวบรวมเมตริกโครงการ 6 รายการโดยอัตโนมัติ และแสดงข้อมูลเป็นกราฟที่มีสีสันและเข้าใจง่าย เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

กระบวนการจัดการทรัพยากร

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น การจัดการทรัพยากรเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่เริ่มต้นระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการและดำเนินต่อไปจนกว่าจะปิดโครงการ สิ่งนี้เรียกว่าวงจรชีวิตการจัดการทรัพยากร ซึ่งประกอบด้วยสี่ขั้นตอนที่ผู้จัดการโครงการควรเข้าใจเพื่อจัดการทรัพยากรโครงการอย่างเหมาะสม

• การวางแผนทรัพยากร: เมื่อคุณกำหนดขอบเขตโครงการแล้ว คุณต้องประเมินทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน อย่าลืมนับทรัพยากรที่อาจจำเป็นในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและใช้กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง
• การจัดกำหนดการทรัพยากร: ตอนนี้คุณมีทรัพยากรของโครงการแล้ว คุณต้องแน่ใจว่าทรัพยากรเหล่านั้นพร้อมใช้งาน ในการดำเนินการดังกล่าว คุณจะต้องจัดกำหนดการทรัพยากรของคุณให้สอดคล้องกับกำหนดการของโครงการโดยรวมและมีห่วงโซ่อุปทานที่มั่นคง
• การจัดสรรทรัพยากร: การจัดสรร ทรัพยากรเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่กำหนดง่ายๆ ว่าเป็นการเลือกทรัพยากรที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้งานโครงการสำเร็จ ตัวอย่างเช่น มีงานสำคัญที่ต้องจัดลำดับความสำคัญเมื่อสร้างกำหนดการทรัพยากร

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากร

เทคนิคการจัดการทรัพยากร

ผู้จัดการโครงการใช้เทคนิคการจัดการทรัพยากรต่อไปนี้เพื่อคาดการณ์ วางแผน จัดสรร ระดับ และปรับทรัพยากรให้เหมาะสมในระหว่างการดำเนินโครงการ

1. การพยากรณ์ทรัพยากร

ผู้จัดการโครงการต้องพยายามอย่างเต็มที่ในการประเมินว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับโครงการ และความต้องการทรัพยากรเหล่านั้นเหมาะสมกับแผนปัจจุบันขององค์กรอย่างไร เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องกำหนดขอบเขตโครงการของคุณเพื่อระบุงานโครงการทั้งหมดและทรัพยากรที่จำเป็น

2. การจัดสรรทรัพยากร

การจัดสรรทรัพยากรประกอบด้วยการประเมินทรัพยากรที่มีอยู่ ความจุ กำหนดการทรัพยากร และงานที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อค้นหาสมาชิกในทีมที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องมากที่สุด และทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีทรัพยากรโครงการทั้งหมดที่ต้องการเมื่อพวกเขาต้องการ

3. การปรับระดับทรัพยากร

วัตถุประสงค์ของการปรับระดับทรัพยากรคือเพื่อประเมินทักษะของสมาชิกในทีมและค้นหาโอกาสในการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น เมื่อเข้าใจอย่างถี่ถ้วนถึงสิ่งที่สมาชิกในทีมสามารถนำเสนอได้ คุณสามารถมอบหมายงานตามความสามารถของพวกเขาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรให้สูงสุด

4. การใช้ทรัพยากร

การวางแผนทรัพยากรอย่างรอบคอบมีความสำคัญพอๆ กับการติดตามทรัพยากร ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องติดตามการใช้ทรัพยากรเพื่อระบุทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ จากนั้นพวกเขาสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่หรือเปลี่ยนแปลงแผนการจัดการทรัพยากรได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือการจัดการทรัพยากร

เครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการใช้เทคนิคการจัดการทรัพยากรเพื่อวางแผนและตรวจสอบทรัพยากรของโครงการ

แผนการจัดการทรัพยากร

เช่นเดียวกับด้านอื่นๆ ของการจัดการโครงการ เมื่อคุณจัดกำหนดการทรัพยากร คุณต้องการเริ่มต้นด้วยแผนทรัพยากรก่อน นี่คือพื้นฐานที่คุณจะสร้างกระบวนการจัดการของคุณ ทำรายการโดยละเอียดของทรัพยากรทั้งหมดที่คุณคิดว่าจำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จ ยิ่งละเอียดยิ่งดี

ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022

เนื่องจากเป็นแผน คุณจะต้องให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ เนื่องจากสมาชิกในทีมบางคนอาจต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมมากกว่าที่คุณคาดหวัง อย่าลืมรวมบุคลากรและอุปกรณ์ที่จำเป็นและไม่จำเป็น ดีกว่าที่จะวางแผนสำหรับรายการและไม่ต้องการในท้ายที่สุดแทนที่จะต้องดิ้นรนเพื่อซื้ออุปกรณ์ราคาแพงในนาทีสุดท้ายและจ่ายในราคาพิเศษ การวางแผนทรัพยากรในระยะสั้นคือการวางแผนทางการเงิน

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (RBS)

เมื่อคุณมีรายการทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณต้องการสั่งซื้อด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง คุณสามารถสร้างลำดับชั้นของทรัพยากร หรือที่เรียกว่า โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (หรือ RBS) ตามองค์กรที่ว่าจ้าง (เช่น โครงสร้างการรายงานหรือลำดับชั้นของทีม) หรือตามภูมิศาสตร์ (เช่น ทีมหรืออุปกรณ์ทั้งหมดที่จำเป็นในเอเชียหรือแอฟริกา)

ลำดับชั้นพื้นฐานเหล่านี้ควรรวมถึงบุคลากรและโดยเฉพาะอย่างยิ่งทรัพยากรทั้งหมดที่จะใช้เงินทุนของโครงการ แต่ขึ้นอยู่กับคุณที่จะกำหนดประเภทของลำดับชั้นที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ โปรดทราบว่า RBS แตกต่างจากโครงสร้างการแบ่งงานในแผนโครงการทั่วไป ซึ่งกำหนดงานที่เกี่ยวข้องกับส่วนหลักของโครงการ

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ

ด้วยทรัพยากรของคุณที่แสดงรายการและจัดระเบียบ คุณสามารถเริ่มกำหนดทรัพยากรที่มีความรับผิดชอบในระดับต่างๆ ในการทำงานโครงการให้เสร็จหรือโครงการโดยรวม นี่เรียกว่า Responsibility Assignment Matrix (หรือ RAM) ที่นี่คุณสามารถชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการทั้งหมดได้

คุณสามารถแบ่งได้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบงานใด ใครเป็นเจ้าของงานนั้น ใครสามารถช่วยได้หากมีคำถามเกี่ยวกับงานนั้น และใครต้องรับทราบข้อมูลความคืบหน้าของงานนี้ RAM จำนวนมากเป็นแผนภูมิธรรมดาที่มีตัวอักษรเข้ารหัสซึ่งกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบต่างกัน โดยอิงตามวิธี RACI R ย่อมาจาก "Responsible" A คือ "Accountable" C คือ "Consulted" และ I คือ "Informed" คุณสามารถทำได้โดยบุคคลหรือบทบาทขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กร

ฮิสโตแกรมทรัพยากร

สามารถใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรเพื่อให้เห็นภาพของทรัพยากรสำหรับทุกคนในโปรเจ็กต์ที่ต้องการอยู่ในวง เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการดูการจัดสรรทรัพยากรของคุณและสังเกตว่ามีการจัดสรรมากเกินไปหรือน้อยเกินไป จากนั้น คุณสามารถจัดการกับทรัพยากรโดยรวมได้อย่างรวดเร็ว และจัดสรรใหม่ตามความจำเป็นให้กับผู้ที่มีภาระงานน้อยกว่า อย่างไรก็ตาม ในเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางอย่าง นี่เป็นมากกว่ามุมมองธรรมดา นี่คือเครื่องมือจัดกำหนดการเพื่อจัดสรรงานใหม่ตามความพร้อมใช้งานหรือการจัดสรรเกินหรือการจัดสรรน้อยเกินไป

เงื่อนไขคีย์การจัดการทรัพยากร

เพื่อให้เข้าใจการจัดการทรัพยากรสำหรับโครงการดีขึ้น และเรียนรู้วิธีพัฒนาแผนทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ อันดับแรก เราต้องการแยกข้อกำหนดและกระบวนการต่างๆ ที่มักเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากร จำไว้ว่าทรัพยากรอาจเป็นมนุษย์หรือไม่ใช่มนุษย์ก็ได้ เช่น อุปกรณ์หรือพื้นที่สำนักงาน เป็นทุกอย่างที่มีต้นทุนที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ

การจัดสรรทรัพยากรมากเกินไป

การจัดสรรมากเกินไปหมายถึงเมื่อบุคคลได้รับงานมากเกินไป พวกเขาไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามเวลาที่คุณกำหนดหรือจัดสรรให้เสร็จได้ ซึ่งอาจนำไปสู่การทำงานล่วงเวลา ซึ่งส่งผลต่องบประมาณ หรืออาจขัดขวางและแม้กระทั่งทำให้โครงการตกราง จำเป็นอย่างยิ่งที่ทรัพยากรจะต้องมีความสมดุล ดังนั้นคุณจะต้องมีวิธีจัดการปริมาณงานของทีมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

หากต้องการดูว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรได้อย่างไร ให้ชมวิดีโอสั้น ๆ ด้านล่าง ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น แผนภูมิแกนต์ ปฏิทินภาระงาน แผ่นเวลา และรายงานโครงการรวมกันเพื่อทำให้ประสบการณ์การจัดการทรัพยากรของคุณง่ายขึ้น และเมื่อฟีเจอร์เหล่านั้นออนไลน์ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะเป็นแบบเรียลไทม์ ดังนั้นการอัปเดตทรัพยากรของคุณจะสดใหม่อยู่เสมอ เรียนรู้เพิ่มเติม:

การพึ่งพาทรัพยากร

การพึ่งพาทรัพยากรหมายถึงทฤษฎีที่องค์กรควรหลีกเลี่ยงการวางไข่ทั้งหมดไว้ในตะกร้าของทีมเดียว กล่าวคือ การพึ่งพาทีมเดียวมากเกินไปเพื่อทำงานหลักให้สำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นทีมภายนอก อาจนำไปสู่การบล็อกปริมาณงานและการขาดแคลนทรัพยากร คุณต้องการวางแผนกับการพึ่งพาทีมเดียวหรือทรัพยากรหนึ่งอย่างที่ไม่ดีต่อสุขภาพเพื่อทำงานให้สำเร็จ

คุณสามารถบรรเทาปัญหานี้ได้โดยการกระจายงานไปยังทรัพยากรต่างๆ หรือมีแผนสำรอง หากทรัพยากรอุปกรณ์ที่วางแผนไว้ไม่พร้อมใช้งาน คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าทรัพยากรของคุณไม่ได้ถูกบล็อกโดยการพึ่งพาอาศัยกันมากเกินไปหรือพึ่งพาทรัพยากรอย่างน้อยหนึ่งอย่างมากเกินไป หากสมาชิกในทีมคนหนึ่งมีงานมากเกินไปและไม่มีเวลาพอที่จะทำให้เสร็จ พวกเขาก็อาจบล็อกงานของคนอื่นได้

โปรดจำไว้ว่าไม่ใช่ว่าทุกทรัพยากรจะทำงานเฉพาะในโครงการของคุณเท่านั้น พวกเขาอาจมีงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย คุณต้องสามารถเห็นโครงการทั้งหมดของพวกเขาได้ หากคุณกำลังจะจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นจุดที่การปรับระดับทรัพยากรมีประโยชน์

ProjectManager ช่วยในการจัดการทรัพยากรอย่างไร

การจัดการทรัพยากรได้รับการพัฒนาเพื่อจัดการทรัพยากรในโปรเจ็กต์ของคุณ ซึ่งต้องการการมองเห็นความพร้อมใช้งานของทรัพยากร ปริมาณงาน และอื่นๆ ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อจัดการทรัพยากร

วางแผนทรัพยากรด้วยแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

สามารถจัดกำหนดการทรัพยากรและค่าใช้จ่ายกับงานในมุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ของเรา เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว คุณยังสามารถศึกษาความคืบหน้าที่วางแผนไว้กับความคืบหน้าจริงของโครงการโดยรวมเพื่อรับทราบล่วงหน้าหากมีปัญหากับทรัพยากร แถบความคืบหน้าจะบอกคุณถึงความคืบหน้าในงานเฉพาะตามความพยายามที่วางแผนไว้ หากคุณไม่ถึงเกณฑ์พื้นฐาน ให้จัดสรรทรัพยากรของคุณใหม่เพื่อให้เป็นไปตามแผน

จัดการปริมาณงานและทำให้ทีมมีประสิทธิผล

ทีมของคุณคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ คุณสามารถตั้งค่าความพร้อมของทีม วันทำงาน วันหยุด และ PTO ได้ทุกที่ที่ทีมของคุณทำงาน เมื่อพวกเขาเริ่มทำงาน คุณไม่ต้องการที่จะเผาผลาญหรือปล่อยทิ้งไว้เฉยๆ หน้าปริมาณงานที่มีรหัสสีของเราช่วยให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าสมาชิกในทีมของคุณได้รับการจัดสรรโดยรวมหรือไม่ได้รับการจัดสรร ปริมาณงานที่สมดุลทำให้ทีมมีประสิทธิผลและมีความสุขมากขึ้น และทีมที่มีความสุขมากขึ้นก็มีประสิทธิผลมากขึ้น

ติดตามทรัพยากรของคุณด้วยแดชบอร์ดและรายงานแบบเรียลไทม์

คุณได้วางแผนการจัดการทรัพยากรของคุณแล้ว แต่เมื่อคุณดำเนินโครงการ คุณต้องตรวจสอบทรัพยากรเหล่านั้น หากคุณไม่จับตาดูว่าคุณใช้ทรัพยากรอย่างไร คุณก็เสี่ยงที่จะใช้จ่ายเกินงบประมาณหรือหมดเวลา แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราจะรวบรวมข้อมูลสดโดยอัตโนมัติและแสดงในกราฟที่มีสีสันซึ่งสร้างแผนภูมิหกเมตริกโครงการ คลิกเดียวและคุณสามารถสร้างรายงานที่เจาะลึกถึงปริมาณงาน เวลา ต้นทุน และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถกรองและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตามที่เห็นสมควร

ซอฟต์แวร์ของเราช่วยคุณวางแผน จัดการ และรายงานเกี่ยวกับทรัพยากรของโครงการ คุณสามารถจัดสรรและติดตามต้นทุนทรัพยากร ดูความพร้อมของทีมของคุณเพื่อทำการมอบหมาย และตรวจสอบทุกอย่างด้วยแดชบอร์ดที่ทำหน้าที่เป็นรายงานสถานะทันที รับทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดการทรัพยากรทั้งหมดในที่เดียว

เมื่อคุณจัดการทรัพยากรในโปรเจ็กต์ มีจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้ในอากาศ และกระบวนการนั้นอาจซับซ้อนและสับสน อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือออนไลน์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับทรัพยากรของคุณได้ด้วยการควบคุมที่ดีและแม่นยำ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ให้เครื่องมือที่จำเป็นในการขับเคลื่อนโครงการของคุณให้สำเร็จลุล่วง ลองด้วยตัวคุณเอง