การจัดการโครงการระยะไกล: คู่มือฉบับย่อพร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ในช่วงเริ่มต้นของการจัดการโครงการ ทุกคนต่างก็ทำงานร่วมกันทางกายภาพ แต่การจัดการงานไม่ได้อยู่ภายใต้หลังคาเดียวกันอีกต่อไป ขณะนี้ผู้คนทำงานจากระยะไกลมากขึ้นกว่าเดิม

ทีมที่อยู่ห่างไกลคือทีมลูกผสม และทำงานในสถานที่ต่างๆ ด้วยเครื่องมือและทักษะที่แตกต่างกัน ผู้จัดการโครงการทำให้พวกเขาทำงานร่วมกันและมีประสิทธิผลได้อย่างไร ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระยะไกลและการจัดการโครงการ นั่นคือวิธี

การจัดการโครงการระยะไกลคืออะไร?

การจัดการโครงการระยะไกลเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการเชื่อมต่อทีมระยะไกลและไฮบริด และทำให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ ในแง่นั้น ก็ไม่ต่างจากการจัดการโปรเจ็กต์ใดๆ ยกเว้นว่าคุณรันโปรเจ็กต์จากระยะไกล

การจัดการทีมระยะไกลสร้างความท้าทายที่ไม่เหมือนใครซึ่งผู้จัดการโครงการแบบเดิมไม่จำเป็นต้องพิจารณา นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการระยะไกลใช้เครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์เพื่อเชื่อมต่อผู้คนที่อยู่ห่างไกล เหตุการณ์ล่าสุดได้พิสูจน์แล้วว่าหลายอุตสาหกรรมสามารถอยู่รอดและเติบโตได้โดยใช้การจัดการโครงการระยะไกล

แตกต่างจากวิธีการอื่นๆ การจัดการโครงการระยะไกลมีความยืดหยุ่น ไม่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์หรือกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด แม้ว่าจะใช้ได้กับทั้งวิธีการแบบเดิมและแบบคล่องตัว มันยังสามารถรองรับการจัดการงานแบบไฮบริดที่รวมรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันและทำให้เข้ากันได้

ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบและข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ทำให้ทีมไฮบริดรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังทำงานร่วมกัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด รายการงานจะจัดระเบียบโครงการและงานแต่ละชิ้นของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดลำดับความสำคัญและดูสถานะเพื่อให้ทราบว่าคุณเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ ทีมสามารถแสดงความคิดเห็นในงานเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!

ประโยชน์ของการจัดการโครงการระยะไกล

ดังที่เหตุการณ์ล่าสุดได้แสดงให้เห็น ประโยชน์ของการจัดการโครงการระยะไกลคือการเปิดไฟไว้ นั่นคือ ธุรกิจจำนวนมากสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่ช่วยให้พวกเขาทำงานจากที่บ้านได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือ ยังมีข้อดีอื่นๆ ในการจัดการโครงการระยะไกล

การจัดการงาน

เครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลช่วยให้ทีมสามารถเป็นเจ้าของงานของตนได้ และให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการในการตรวจสอบงานของตนโดยไม่รบกวนการทำงาน เครื่องมือการวางแผนสามารถมอบหมายงานพร้อมคำอธิบายโดยละเอียด จากนั้นทีมสามารถจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งได้ สิ่งนี้นำไปสู่ทีมที่มีอำนาจมากขึ้นและสร้างขวัญกำลังใจที่ดี การรักษาที่ดีขึ้นและประสิทธิภาพการทำงาน

คุ้มค่า

หากคุณมีทีมงานที่อยู่ห่างไกล คุณจะต้องประหยัดเงินค่าพื้นที่สำนักงานและค่าสาธารณูปโภค เงินฝากออมทรัพย์เหล่านี้สามารถนำไปสู่การเติบโตของธุรกิจหรือเงินเดือนของทีมได้ เมื่อพูดถึงทีม พวกเขาก็ได้ประโยชน์เช่นกัน พวกเขาไม่ต้องใช้เงินในการเดินทางอีกต่อไป ไม่ว่าจะเป็นระบบขนส่งสาธารณะหรือน้ำมัน และการสึกหรอตามปกติของรถ

สมดุลชีวิตการทำงาน

การทำงานเป็นทีมระยะไกลอย่างสมบูรณ์หรือในรุ่นไฮบริดสามารถกระตุ้นขวัญกำลังใจได้ ทีมที่มีความสุขคือทีมที่มีประสิทธิผล สิ่งที่คุณทำระหว่างผู้บริหารและพนักงานจะเป็นประโยชน์ทั้งคู่อย่างแน่นอน การเดินทางน้อยลงหมายถึงมีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณสรรหาผู้มีความสามารถได้ไกลกว่าที่เคยเป็นมา

การรายงานและข้อเสนอแนะ

การจัดการโครงการสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลมีความโปร่งใสเป็นเลิศผ่านการรายงานความคืบหน้าและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น การสื่อสารเป็นถนนสองทาง และการตอบรับจากทีมก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง การทำงานร่วมกันจากระยะไกลสร้างความผูกพันที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และการรายงานช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น

ความท้าทายของการจัดการโครงการระยะไกล

การจัดการโครงการสำหรับทีมระยะไกลไม่ใช่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย มีความท้าทายในการจัดการโครงการและนอกเหนือจากการจัดการโครงการ บางอุตสาหกรรมไม่สามารถทำงานได้จากระยะไกลแม้ว่าจะต้องการก็ตาม แต่ผู้ที่ทำงานนอกโครงสร้างสำนักงานอย่างฟุ่มเฟือยยังสามารถพบอุปสรรคได้ ไม่ว่าพวกเขาจะใช้วิธีการจัดการโครงการแบบใด

การทำงานร่วมกัน

แม้ว่าจะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เชื่อมโยงผู้คน แต่บางคนก็โต้แย้งว่าการทำงานร่วมกันนั้นดีกว่าเสมอเมื่อทีมอยู่ในห้องเดียวกัน เครื่องมือข้อความ แชท และการรับส่งข้อความอื่นๆ ขาดความแตกต่างและมักจะสร้างความสับสนได้ การใช้การประชุมทางเสียงหรือวิดีโอเป็นวิธีแก้ปัญหา แต่ถึงแม้จะไม่ใช่การทำงานเป็นทีมแบบเคียงข้างกัน

ที่เกี่ยวข้อง: 2022 แนวโน้มการบริหารโครงการ: มองไปข้างหน้า

ผลผลิต

อย่างที่คุณอาจเดาได้ว่าข้อดีแต่ละข้อสำหรับการจัดการโครงการระยะไกลสามารถถูกมองว่าเป็นค่าลบได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพการทำงานอาจได้รับผลกระทบเมื่อทีมทำงานจากที่บ้าน มีสิ่งรบกวนสมาธิที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน เช่น จาน เด็กๆ และอื่นๆ

การสร้างทีม

การสร้างทีมเป็นเรื่องง่าย แต่การมีความผูกพันในทีมและการพัฒนาความไว้วางใจนั้นยาก แม้ว่าพวกเขาจะทำงานในพื้นที่เดียวกันก็ตาม การทำเช่นนี้อาจเป็นเรื่องยากขึ้นอย่างมากสำหรับทีมลูกผสมและลูกค้าเมื่อคุณไม่ได้อยู่ด้วยกันต่อหน้า การสร้างทีมอาจเกิดขึ้นได้ แต่อาจยากกว่าและใช้เวลานานกว่านั้น

การประกอบทีมโครงการระยะไกล

หากต้องการรวมกลุ่ม ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. รู้ว่าคุณกำลังใช้งานโครงสร้างระยะไกลประเภทใด
2. ค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม แน่นอนว่าคนที่มีทักษะตรงกับความต้องการของคุณ แต่คุณยังต้องการคนที่เป็นนักสื่อสารที่ดีและตอบสนองอย่างรวดเร็ว
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแนวทางและความคาดหวังของคุณชัดเจน ตั้งแต่ชั่วโมงทำงาน ความถี่ในการเช็คอิน การติดตามเวลา เป้าหมาย ใครมีอำนาจในการดำเนินการ ฯลฯ
4. มีส่วนร่วมกับทีมผ่านการประชุมเสมือนจริง แชท ฯลฯ เพื่อให้ทีมรู้สึกเชื่อมต่อ
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีช่องที่น่าเชื่อถือซึ่งทุกคนใช้สำหรับการแชทโดยตรง การประกาศ และคำติชม
6. มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมเพื่อให้ทีมโครงการทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด
7. มีเครื่องมือการจัดการ เช่น ไทม์ชีท เพื่อให้ทีมของคุณรับผิดชอบต่อเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับงาน

ประเภทของทีมงานโครงการระยะไกล

มีหลายประเภทของทีมระยะไกล คุณต้องตัดสินใจว่าสิ่งใดที่เหมาะกับวัฒนธรรมบริษัทของคุณและตรงกับความต้องการของพนักงานของคุณ โดยทั่วไป ทีมงานโครงการระยะไกลมีสามประเภท พวกเขามีดังนี้:

ระยะไกลอย่างเต็มที่

ตามที่คุณคาดหวังจากชื่อนี้ ทีมที่อยู่ห่างไกลกันอย่างเต็มรูปแบบคือทีมที่ทุกคนทำงานจากที่บ้านหรือในสำนักงานที่แยกจากกันทั่วทั้งภูมิภาค หรือแม้แต่โซนเวลาที่แตกต่างกัน

ไฮบริด

ทีมไฮบริดคือทีมที่กระจายสมาชิกในทีม บางคนทำงานร่วมกันในสำนักงาน และคนอื่นๆ จากที่บ้านหรือสำนักงานอื่น

ยืดหยุ่นได้

ทีมที่ยืดหยุ่นหรือยืดหยุ่นสามารถทำงานจากที่บ้านหรือในสำนักงาน รวมถึงพื้นที่ที่อยู่ร่วมกันตามที่กำหนดโดยข้อตกลงระหว่างตนเองกับฝ่ายบริหาร

วิธีจัดการทีมโครงการระยะไกล

เมื่อคุณรวบรวมทีมจัดการโครงการระยะไกลและกำหนดโครงสร้างงานแล้ว งานจริงก็เริ่มต้นขึ้น

• สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือให้ทีมระยะไกลมาประชุมกันและตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับพวกเขาเมื่อวางแผนโครงการ หวังว่าคุณจะได้ว่าจ้างสมาชิกในทีมที่สามารถจัดการตนเองได้ในขณะที่ทำงานทางไกล แต่อย่างไรก็ตาม ทุกคนจำเป็นต้องรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตน เมทริกซ์ RACI สามารถช่วยได้
• ในแต่ละวันควรเริ่มต้นด้วยการเช็คอิน ผู้คนสามารถอธิบายสิ่งที่พวกเขาทำไปแล้วและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจะทำในวันพรุ่งนี้ นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมาย สายการสื่อสารควรยังคงเปิดอยู่ แต่การประชุมสแตนด์อัพทุกวันเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
• ในขณะที่คุณต้องการให้ตัวเองเริ่มต้น ผู้เล่นในทีม และสมาชิกในทีมอิสระที่สามารถจัดการตนเองได้ แต่โครงการยังคงต้องการกระบวนการเพื่อจัดการงานและรักษาประสิทธิภาพการทำงานให้สูง ไม่ว่าคุณจะชอบวิธีการใดหรือเหมาะสมกับโครงการก็ตาม แต่ให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมรู้ว่ามันคืออะไร วิธีการทำงาน และความถี่ที่พวกเขาคาดหวังให้อัปเดตสถานะของพวกเขา
• คุณจะต้องสนับสนุนทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ เมื่อไม่มีการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันอย่างต่อเนื่องเหมือนในสำนักงาน สมาชิกในทีมจะรู้สึกโดดเดี่ยวและถูกทอดทิ้ง นั่นนำไปสู่ขวัญกำลังใจที่ไม่ดีและสมาชิกในทีมที่ไม่มีความสุข ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ ค้นหาวิธีติดต่อกับพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวทุกสัปดาห์หรือวิธีอื่นๆ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังถูกรับฟัง
• สุดท้าย คุณต้องมีเครื่องมือการจัดการงานแบบไฮบริดที่เชื่อมต่อทีมได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ระดับทักษะหรือแผนกของพวกเขาคืออะไร เพื่อให้พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับผู้อื่นและทำงานกับเครื่องมือที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เครื่องมือการจัดการงานบนคลาวด์ช่วยขจัดอุปสรรคของระยะทาง ดังนั้นให้มองหาเครื่องมือที่ยืดหยุ่นพอที่จะให้บริการแก่ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม

เครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลที่ดีที่สุด

มีเครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลมากมายในตลาด บางคนสามารถเชื่อมโยงทีมไฮบริดได้ดีกว่าคนอื่นๆ และอำนวยความสะดวกในการจัดการงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ต่อไปนี้คือรายการตัวเลือกของเครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลที่ดีกว่าบางส่วนเพื่อช่วยคุณเชื่อมต่อทีมไฮบริดเพื่อการจัดการงานที่มีประสิทธิผล

ผู้จัดการโครงการ

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการระยะไกลด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ การแชร์ไฟล์ การแสดงความคิดเห็นที่ระดับงาน และความสามารถในการแท็กใครก็ตามในทีมโครงการและนำพวกเขาเข้าสู่การสนทนา คุณสามารถมอบหมายงานและจัดการการแจ้งเตือนทางอีเมลและในเครื่องมือเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม

หลายวิธีในการทำงาน

มีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้ทุกคนทำงานได้ตามที่ต้องการ ผู้จัดการสามารถสร้างแผนแบบมีโครงสร้างล่วงหน้าด้วยเครื่องมือในการวางแผนโครงการ เช่น แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่กรองเส้นทางวิกฤติและตั้งค่าพื้นฐาน ดังนั้นเมื่อโครงการดำเนินการแล้ว จึงสามารถติดตามแผนงานที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงได้ จากนั้นจึงแชร์แผนของ Gantt กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทั้งทีมได้

คุณสมบัติการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ทรงพลัง

ทีมสามารถทำงานในรายการงานที่ทำมากกว่ารวบรวมงาน แสดงลำดับความสำคัญ สถานะ สามารถแนบไฟล์กับงาน เพิ่มความคิดเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีบอร์ดคัมบังเพื่อแสดงเวิร์กโฟลว์และมุมมองปฏิทินด้วย มุมมองโครงการทั้งหมดได้รับการอัปเดตพร้อมกัน ดังนั้นจึงไม่มีใครทำงานกับข้อมูลเก่า

ข้อมูลเรียลไทม์

ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพได้ไม่ว่าทีมของพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรือเมื่อไหร่ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ไม่ต้องการการกำหนดค่าในเวลาที่เหมาะสม พวกเขารวบรวมข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติ บีบอัดตัวเลข และแสดงแผนภูมิและกราฟที่แสดงความแปรปรวนของโครงการ ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ การรายงานแบบคลิกเดียวจะเจาะลึกข้อมูลมากขึ้น และสามารถกรองและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้

หย่อน

Slack เป็นเครื่องมือสื่อสารที่เชื่อมโยงทีม คุณสามารถสร้างช่องทางเฉพาะสำหรับทีม แผนก ฯลฯ มีการแชทแบบตัวต่อตัว เช่นเดียวกับการประชุมทางวิดีโอและด้วยเสียง เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทุกคนทำงานเหมือนกัน แม้ว่าพวกเขาจะไม่เคยพบกันมาก่อนก็ตาม

Google Workplace

Google Workplace เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ มีชุดแอปที่ช่วยให้ทุกคนเชื่อมต่อได้ เช่น Gmail, Google ปฏิทิน, Meet และไดรฟ์ ซึ่งมีเอกสาร สเปรดชีต และซอฟต์แวร์การนำเสนอฟรีที่ทีมสามารถแชร์และใช้งานได้

Trello

Trello เป็นวิธีจัดการโครงการและช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ ใช้โมเดลบอร์ดคัมบังสำหรับการจัดการงานและรวมเข้ากับแอปอื่นๆ หากคุณกำลังมองหาโซลูชันคัมบังเท่านั้น นี่อาจเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการระยะไกล

เคล็ดลับการจัดการโครงการบางประการที่ควรทราบคือ ไม่ว่าคุณจะใช้งานระยะไกลหรือไฮบริด คุณต้องมีความโปร่งใสเมื่อระบุวัตถุประสงค์ของโครงการและกระบวนการที่คุณจะใช้ สิ่งนี้ทำให้ทีมมีความเข้าใจตรงกันกับคุณและช่วยกระตุ้นพวกเขา ไม่เป็นไรที่จะเริ่มต้นในแต่ละวันด้วยการประชุมแบบสแตนด์อัพเมื่อมีการระบุวาระอย่างชัดเจนสำหรับวันทำงานที่จะมาถึง

รายงานสถานะเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการระยะไกล ทีมจำเป็นต้องอัปเดตผู้จัดการโครงการ และผู้จัดการโครงการต้องสามารถสื่อสารกับทีมได้อย่างชัดเจน เมื่อสมาชิกในทีมไม่ได้อยู่ด้วยกันภายใต้หลังคาเดียวกัน มันง่ายที่จะเสียการสัมผัส การรักษาสายสัมพันธ์ในการสื่อสารที่แข็งแกร่งคือสิ่งที่ทำให้การจัดการโครงการระยะไกลทำงานต่อไปได้ คุณต้องการให้สมาชิกในทีมรู้ว่าต้องทำอะไร และผู้จัดการโครงการต้องเปิดรับคำติชมจากทีมเสมอ

การมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้การจัดการทีมของการจัดการโครงการระยะไกลดำเนินต่อไปโดยไม่ล่าช้าซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง หากทีมกำลังทำงานกับข้อมูลชุดหนึ่งและผู้จัดการโครงการมีปัญหาอีกชุดหนึ่ง แสดงว่ามีปัญหาในอนาคต การมีเครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลที่ใช้ระบบคลาวด์หมายถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่แชร์ในมุมมองโครงการทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูลล่าสุด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระยะไกลที่ได้รับรางวัล ซึ่งจัดการงานและอำนวยความสะดวกให้กับทีมไฮบริดทั่วโลกและบริษัท มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลายช่วยให้ทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ และผู้จัดการจะได้รับเครื่องมือการรายงานที่พวกเขาต้องการเพื่อตรวจสอบทรัพยากร ความคืบหน้า และประสิทธิภาพเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!