การทำงานทางไกล: 5 ขั้นตอนในการปลูกฝังสภาพแวดล้อมที่พนักงานเจริญรุ่งเรือง

พนักงานทางไกลกำลังกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่สำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลก จากการวิจัยของ Global Workplace Analytics พนักงานจะได้รับประโยชน์จากความยืดหยุ่นและการผสมผสานของสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันในสำนักงานและการมุ่งเน้นที่งานมากขึ้นเมื่ออยู่ห่างไกล

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนไปใช้งานทางไกลไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ต้องคำนึงถึงประเภทบุคลิกภาพและรูปแบบการทำงานของปัจเจกบุคคล การรักษาสมดุลและการแบ่งแยกระหว่างความคิดในการทำงานกับเวลาส่วนตัวเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากการสนับสนุนพนักงานด้วยทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการทำงานทางไกลแล้ว ผู้จัดการและหัวหน้าทีมควรคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อปลูกฝังสภาพแวดล้อมทางไกลที่ดีและมีประสิทธิผลสำหรับทุกคน

1. ความไว้วางใจมาก่อน

เราไม่สามารถทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกว่าต้องพิสูจน์ว่ากำลังทำงานหรือมีประสิทธิภาพ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ปกครองและผู้ดูแลที่อาจทำงานเป็นจำนวนชั่วโมงเท่ากันตลอดทั้งสัปดาห์ แต่มีช่วงเวลาว่างและมุ่งเน้นที่แตกต่างจากพนักงานที่ทำงานในสำนักงานเป็นหลัก

การสร้างความไว้วางใจเริ่มต้นด้วยการรวมจากระยะไกลจากการจัดการ พนักงานระยะไกลอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการที่เคยชินกับสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบเดิม ใช้เวลาในการทำความเข้าใจความต้องการเฉพาะของพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณ และสร้างความสัมพันธ์และการเอาใจใส่

นอกจากนี้ โปรดทราบว่าความยืดหยุ่นที่พบในกำหนดการทางไกลนั้นไม่ได้เลวร้ายแต่อย่างใด การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ได้เพิ่มผลิตภาพเมื่อพวกเขาทำตามตารางเวลาของตนเอง

การมีส่วนร่วมของพนักงานทางไกลไม่ได้หมายความว่าการบังคับให้พนักงานภายนอกของคุณอยู่ในกรอบเดียวกับพนักงานในสำนักงานของคุณ การทำงานที่ยืดหยุ่นนั้นเป็นเรื่องของความเก่งกาจ และคุณจะสร้างวัฒนธรรมที่แข็งแกร่งเกี่ยวกับการทำงานทางไกลหากคุณให้อิสระและความไว้วางใจแก่พนักงาน

2. กำหนดบรรทัดฐานการสื่อสารและการกำหนดเวลา

มีประโยชน์มากมายสำหรับการทำงานทางไกลและการจัดการทีมทางไกล การเบี่ยงเบนความสนใจจากคนทำงานแบบเดิมๆ น้อยลงสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพที่สูงขึ้น ความเครียดที่ลดลง และเพิ่มกำลังใจในการทำงาน

ในทางกลับกัน การทำงานทางไกลสามารถนำไปสู่ความรู้สึกโดดเดี่ยวและขาดการเชื่อมต่อ การสนทนาอย่างกะทันหันแต่สำคัญเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งเกิดขึ้นแบบเห็นหน้ากันในสำนักงานอาจส่งผลให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หากไม่มีการกำหนดบรรทัดฐานในการสื่อสาร โปรดจำไว้ว่าการสื่อสารทางไกลเกือบทั้งหมดเกิดขึ้นแบบอะซิงโครนัส ทีมควรตกลงในสิ่งที่เหมาะสมกับข้อความประเภทต่างๆ (เช่น เมื่อใดควรใช้ Slack กับอีเมล) การบล็อกปฏิทิน ความพร้อมใช้งาน ความคาดหวังในการตอบกลับ และเวลาตอบสนองในช่วงพักหรือช่วงเวลาส่วนตัว

กำหนดบรรทัดฐานของทีมในแง่ของการแบ่งปันและการจัดทำเอกสารข้อมูลและการปรับปรุง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานภายในและภายนอกสำนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูล ทรัพยากร และการสื่อสารเดียวกันได้ทั่วทั้งโครงการหรืองานที่กำหนด วิธีนี้สามารถลดความรู้สึกสับสน ลดความเสี่ยงของความเข้าใจผิด และทำให้มั่นใจได้ว่าช่องทางการสื่อสารกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลยังคงเปิดอยู่

3. ลงทุนทั้งเทคโนโลยีและการฝึกอบรม

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลต้องการอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง โทรศัพท์มือถือที่มีฮอตสปอต VPN และฮาร์ดแวร์ที่ยอดเยี่ยม ให้คำมั่นที่จะให้ทรัพยากรเหล่านี้แก่พวกเขาเช่นเดียวกับที่คุณทำกับพนักงานในสถานที่ ในทำนองเดียวกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งองค์กรของคุณทั้งในสำนักงานและทางไกลได้รับการตั้งค่าด้วยเครื่องมือแชทและตัวเลือกการประชุมทางไกลที่มีประสิทธิภาพ หากคุณใช้วิดีโอแชทเป็นประจำ ให้ตั้งค่าอุปกรณ์ที่เหมาะสมทั่วทั้งห้องประชุมทุกแห่งอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อไม่ให้พนักงานทางไกลถูกแยกออกจากห้องว่างตามห้องว่าง

สิ่งสำคัญคือต้องจัดให้มีการฝึกอบรมเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยอย่างละเอียดถี่ถ้วนแก่พนักงานที่อยู่ห่างไกล แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่จะมีความยืดหยุ่นในการทำงานที่บ้าน ในสถานที่สาธารณะ เช่น ร้านกาแฟหรือในที่ทำงานร่วมกัน สิ่งสำคัญคือพวกเขาต้องรู้วิธีรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจแสดงบนหน้าจอของตนได้อย่างเต็มที่ หรือเมื่อต้องประชุมพร้อมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในบรรยากาศที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น

สุดท้ายนี้ การลงทุนในการฝึกอบรมยังนำไปใช้กับผู้จัดการอีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการทุกคนในองค์กรของคุณได้รับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมที่อยู่ห่างไกลและกระจายตัว ซึ่งช่วยสร้างวัฒนธรรมโดยรวมของการรวมจากระยะไกล และขจัดอคติใดๆ ที่ผู้จัดการแต่ละคนอาจมีเกี่ยวกับการทำงานทางไกล สิ่งนี้จะสร้างโอกาสที่เท่าเทียมกันทั่วทั้งองค์กรของคุณสำหรับสมาชิกในทีมในการทำงานจากระยะไกลตามความต้องการของพวกเขา

4. เป็นผู้สนับสนุน

เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่จะถูกละเลยในการประชุม งานสังคม หรือแม้แต่การเป็นผู้นำ อย่าปล่อยให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น สร้างวัฒนธรรมการรวมตัวสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่ขยายจากการพบปะทางสังคมไปจนถึงการประชุมทีม

วิธีหนึ่งที่จะทำให้มั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลรู้สึกเหมือนเป็นผู้มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการประชุมคือการกำหนดผู้สนับสนุนทางไกล ซึ่งสามารถตรวจสอบการสื่อสาร เช่น แชท ตลอดจนสายหรือหน้าจอการประชุมทางไกล สำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ของคุณ การรู้ว่าพวกเขามีวิธีการพิเศษในการ “ยกมือ” และการได้รับการสังเกตทันทีโดยผู้สนับสนุนรายนี้ จะช่วยหลีกเลี่ยงความรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้เข้าร่วมในห้องเต็ม สำหรับผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน การสนับสนุนทางไกลจะสร้างนิสัยที่ดีในการเพิ่มการหยุดชั่วคราวและกิจวัตรในการเช็คอินในการประชุม ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนในห้อง (ไม่ว่าจะอยู่จริงหรืออยู่จริง) สามารถได้ยินเสียงของพวกเขาได้

สุดท้ายนี้ จำไว้ว่าทุกคน รวมถึงพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณ ต้องการได้รับการยอมรับจากความพยายามของพวกเขา ลองถ่ายทอดความสำเร็จของพนักงานผ่านช่องทางการสื่อสารของคุณ ช่องทางดิจิทัลช่วยให้คุณเฉลิมฉลองให้กับพนักงานที่อยู่ห่างไกลหรือในสำนักงานด้วยทัศนวิสัยที่เท่าเทียมกัน การถ่ายทอดความสำเร็จของสมาชิกในทีมทั้งหมดของคุณ รวมถึงคนที่ทำงานจากระยะไกล เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าพนักงานมีส่วนร่วมจากระยะไกล และรักษาความรู้สึกนึกคิดในวัฒนธรรมองค์กรของคุณ

5. ให้เวลากับเวลาหน้า

เมื่อพูดถึงการมีส่วนร่วมของพนักงานทางไกล จำไว้ว่าการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันอาจเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการจัดการความไม่ไว้วางใจและปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน

หากคุณทำงานกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลในสถานที่ที่มีความหลากหลายทางภูมิศาสตร์นอกสำนักงานหลักของคุณ อย่าลืมหาเวลาพบปะกับพวกเขาเมื่อไปเยือนพื้นที่ของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางธุรกิจหรือการเยี่ยมชมส่วนตัว คุณสามารถขอคำแนะนำจากพวกเขาเกี่ยวกับพื้นที่นั้น และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นด้วยการสัมผัสโดยตรงว่าพวกเขาอาศัยอยู่และทำงานที่ไหน

หากเป็นไปได้ที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถมาเยี่ยมชมสำนักงานได้เป็นครั้งคราว ให้พวกเขาทำเช่นนี้สำหรับกิจกรรมสำคัญๆ เช่น การประชุมทีมรายไตรมาสและกิจกรรมทั่วทั้งบริษัท นี่เป็นโอกาสที่ดีสำหรับทั้งพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และในสำนักงานในการแสดงใบหน้าและบุคลิกภาพให้กับผู้คนที่พวกเขามักจะโต้ตอบด้วยผ่านหน้าจอเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญพอๆ กันก็คือ พนักงานที่มีสถานการณ์ที่ไม่อนุญาตให้เดินทางมีโอกาสที่จะรู้สึกมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในกิจกรรมสบายๆ ประเภทนี้ พิจารณาตั้งค่าการรวมทีมเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถโทรเข้ามาทางวิดีโอแชทเพื่อเข้าร่วม หรือสร้างเวลาสำหรับโอเพ่นแชทปกติที่ไม่จำเป็นต้องขับเคลื่อนด้วยวาระการทำงาน

พลิกโฉมสู่ยุคงานทางไกล

ความสามารถในการเข้าถึงของทีมแบบกระจายและการประมวลผลแบบคลาวด์หมายความว่าการทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นไปได้มากกว่าที่เคย โดยทั่วไปแล้ว ความสำคัญของงานทางไกลมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นเท่านั้น โดยความยืดหยุ่นของงานเป็นหนึ่งในผลประโยชน์สูงสุดในการทำงานของกลุ่มมิลเลนเนียล

ยิ่งคุณทำให้วัฒนธรรมของคุณมีความสำคัญสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่มากเท่าใด คุณก็ยิ่งสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนรู้สึกราวกับว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีมเดียวกันได้ดียิ่งขึ้น ลองนึกถึงวิธีที่คุณสามารถนำผู้คนมารวมตัวกันเพื่อเฉลิมฉลองค่านิยมและประเพณีเดียวกัน เพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มที่เหนียวแน่น สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมขวัญกำลังใจและต่อสู้กับความรู้สึกขาดการเชื่อมต่อหรือความไม่ไว้วางใจที่อาจเกิดขึ้นในทีมที่อยู่ห่างไกล การวางแผนเพื่อให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมและในวงรอบจะเป็นประโยชน์ต่อสมาชิกในทีมของคุณทุกคนในท้ายที่สุด สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการทีมและกลยุทธ์ทางสังคมของคุณ ไม่ว่าทีมของคุณจะถูกกระจายอย่างไร ติดตาม Sprout บน Twitter