วิธีสร้างนโยบายการทำงานระยะไกล (+ เทมเพลต)

การทำงานจากที่บ้านเป็นงานเลี้ยงขนาดมหึมา

โดยทั่วไปคุณสามารถทำสิ่งที่คุณต้องการ ไม่มีกฎเกณฑ์ ไม่มีข้อกำหนด ความโกลาหลที่แท้จริง – เข้านอนจนถึงเที่ยงวัน และไม่ต้องกังวลเรื่องเวลาของบริษัท

…ฟังดูไม่ถูกต้องใช่ไหม

แม้ว่าฉันจะแน่ใจว่ามีบางคนใช้ประโยชน์จากสถานการณ์การทำงานทางไกลของพวกเขา แต่พนักงานทางไกลส่วนใหญ่ก็ทำงานหนักกว่าที่เคย พวกเขาต้องการพิสูจน์ว่าการทำงานระยะไกลนั้นมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถรักษาสิทธิพิเศษมากมายนี้ได้

แต่ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลของคุณทำในสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง คุณจะต้องสร้างนโยบายการทำงานระยะไกลหรือการทำงานแบบผสม

นโยบายการทำงานระยะไกลคืออะไรกันแน่ และคุณจะสร้างขึ้นได้อย่างไร

ไม่ต้องกังวล - ในตอนท้ายของคู่มือนี้ คุณจะมีคำตอบทั้งหมด

นโยบายการทำงานระยะไกลคืออะไร?

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน นโยบายการทำงานระยะไกลคืออะไร?

โดยพื้นฐานแล้ว มันคือเอกสารที่ร่างกฎเกณฑ์และข้อกำหนดสำหรับงานทางไกลและการเตรียมงานที่ยืดหยุ่น

นอกจากนี้ยังกำหนดความคาดหวังกับพนักงานและทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อการกระทำของพวกเขาในขณะที่ทำงานจากระยะไกล

มีนโยบายที่คล้ายคลึงกันสองสามประเภทที่ควรค่าแก่การสำรวจ แต่ความแตกต่างนั้นค่อนข้างผิวเผิน เนื่องจากทุกนโยบายมีจุดประสงค์เดียวกัน:

• นโยบายการทำงานทางไกล นโยบายการทำงานระยะไกลจะร่างกฎเกณฑ์และความคาดหวังสำหรับสถานการณ์ที่พนักงานจะทำงานจากระยะไกลเป็นส่วนใหญ่หรือตลอดเวลา
• นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นจะเน้นที่พนักงานที่มีการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจได้รับอนุญาตให้ทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งคราวหรืออาจได้รับอนุญาตให้เลือกเวลาทำการของตนเองได้
• นโยบายการทำงานแบบผสมผสาน นโยบายการทำงานแบบไฮบริดได้รับการออกแบบสำหรับพนักงานที่จะใช้เวลาแบ่งระหว่างการทำงานในสำนักงานและการทำงานจากที่บ้าน

ตามจริงแล้ว คุณสามารถโทรเรียกกรมธรรม์อะไรก็ได้ที่คุณต้องการ

สิ่งสำคัญคือคุณต้องร่างความคาดหวังทั้งหมดที่มีต่อพนักงานอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงที่สุด

9 คำถามสำคัญที่ต้องตอบในนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ

ก่อนนั่งลงเพื่อเขียนนโยบายการทำงานระยะไกล คุณจะต้องตอบคำถามต่อไปนี้

1. พนักงานสามารถทำงานทางไกลได้เมื่อใด

นี่เป็นคำถามที่ใหญ่ที่สุดที่คุณจะต้องตอบ

คุณจะให้พนักงานมาทำงานสัปดาห์ละครั้งเพื่อพบปะกันและจัดการประชุมใหญ่ๆ หรือไม่? คุณจะเป็นองค์กรระยะไกลอย่างสมบูรณ์หรือไม่? พนักงานสามารถเปลี่ยนสถานะการทำงานได้ตามที่เห็นสมควรหรือไม่? มีบางวันที่ไม่อนุญาตให้ทำงานทางไกลหรือไม่?

ไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิดที่นี่ แต่ละองค์กรจะมีความแตกต่างกัน แต่คุณต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุ

2. ข้อกำหนดหลักสำหรับการทำงานทางไกลมีอะไรบ้าง?

หากพนักงานของคุณต้องทำงานทางไกล ข้อกำหนดหลักมีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างเช่น พวกเขาต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดหรือไม่? พวกเขาต้องเข้ามาในสำนักงานไหมถ้าคุณถามพวกเขา? มีเป้าหมายด้านการผลิตที่คุณต้องการให้บรรลุเป้าหมายหรือไม่?

อย่ากลัวที่จะลงรายละเอียดที่นี่ ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

3. กำหนดการและความคาดหวังเกี่ยวกับความพร้อมของคุณเป็นอย่างไร

คุณคาดหวังให้พนักงานทำงาน สื่อสาร และโดยทั่วไปพร้อมสำหรับการแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับงานอย่างไร

คุณต้องการให้พนักงานออนไลน์และพร้อมสำหรับการประชุมและแชทตามกำหนดเวลาปกติ 9 ถึง 5 หรือไม่ หรือคุณให้ความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลามากขึ้นหรือไม่? มีช่วงเวลาใดบ้างที่คาดว่าทุกคนในบริษัทจะออนไลน์

4. อุปกรณ์เทคโนโลยีและทรัพยากรอื่น ๆ ถูกแจกจ่ายสำหรับงานทางไกลอย่างไร?

คุณจะให้อุปกรณ์ เทคโนโลยี และทรัพยากรทั้งหมดแก่พนักงานระยะไกลที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จหรือไม่

ตัวอย่างเช่น คุณจะแจกจ่ายแล็ปท็อปและอุปกรณ์เสริมคอมพิวเตอร์ใหม่ให้กับพนักงานของคุณ หรือพวกเขาจะรับผิดชอบในการจัดหาอุปกรณ์ของตนเองหรือไม่? หากคุณกำลังจำหน่ายอุปกรณ์ บริษัทจะคงความเป็นเจ้าของอุปกรณ์เหล่านี้ไว้ตลอดข้อตกลงนี้หรือไม่

5. เทคโนโลยีควรได้รับการจัดการอย่างไรในการรักษาความปลอดภัย?

ความปลอดภัยทางไซเบอร์มีความสำคัญมากกว่าในยุคของการทำงานทางไกล หากแม้พนักงานคนหนึ่งของคุณเสี่ยงต่อการถูกโจมตี ก็อาจทำให้ทั้งองค์กรของคุณล่มสลายได้

คุณคาดหวังให้พนักงานของคุณจัดการกับความปลอดภัยอย่างไรเมื่อทำงานกับองค์กรของคุณ? ตัวอย่างเช่น พวกเขามีหน้าที่ในการเข้าสู่ระบบ VPN หรือไม่? พวกเขาจำเป็นต้องปฏิบัติตามนิสัยรหัสผ่านบางอย่างหรือไม่? พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายใดและอนุญาตให้ใช้อุปกรณ์ใด

5. จะมีสำนักงานให้บริการหรือไม่?

ธุรกิจของคุณมีสำนักงานหรือไม่ และถ้ามี พนักงานปัจจุบันสามารถใช้สำนักงานได้ตามดุลยพินิจของพวกเขาหรือไม่?

การให้พนักงานทางไกลมีตัวเลือกในการกลับไปทำงานแบบเดิมเมื่อพวกเขาต้องการเปลี่ยนบรรยากาศหรือสถานที่ที่จะทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ได้ มีประโยชน์บางอย่าง

อย่างไรก็ตาม คุณอาจไม่สามารถรองรับสิ่งนี้ได้ คุณจะให้ค่าจ้างสำหรับพื้นที่ทำงานร่วมกันหรือการเตรียมการอื่น ๆ หากไม่มีสำนักงานหรือไม่?

6. การจ่ายเงิน ผลประโยชน์ หรือภาษีจะได้รับผลกระทบหรือไม่?

การจัดการงานทางไกลแบบใหม่เหล่านี้จะส่งผลต่อการจ่าย ผลประโยชน์ และ/หรือภาษีของบริษัทอย่างไร?

คุณจะให้โบนัสพิเศษแก่พนักงานในการแต่งกายด้วยชุดทำงานที่ดีจากที่บ้านหรือไม่? คุณจะลดค่าจ้างหรือลดสวัสดิการเมื่อพนักงานไม่คาดว่าจะเดินทางไปทำงานหรือจอดรถในตัวเมืองหรือไม่? ผลกระทบทางภาษีของสถานที่ทำงานใหม่นี้คืออะไร

7. วัฒนธรรมองค์กรจะเปลี่ยนไปอย่างไร?

ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม วัฒนธรรมองค์กรของคุณจะเปลี่ยนไป

คุณไม่สามารถสร้างวัฒนธรรมของบริษัทสำหรับสถานที่ทำงานแบบตัวต่อตัว และรักษาทุกอย่างไว้เหมือนเดิมเมื่อเปลี่ยนไปใช้นโยบายการทำงานระยะไกลหรือการทำงานแบบผสม มันยากเกินไปที่จะให้ผู้คนประสานงานและติดต่อกัน

นำหน้าสิ่งต่าง ๆ โดยสรุปว่าวัฒนธรรมของคุณจะพัฒนาไปจากที่นี่อย่างไร (และคุณจะเสริมความแข็งแกร่งได้อย่างไร)

8. ใครจะเป็นผู้บริหารจัดการพนักงานทางไกล?

พนักงานทางไกลจะมีหัวหน้าโดยตรงที่รับผิดชอบมอบหมายงาน กำกับงาน และให้คำแนะนำและการสนับสนุนหรือไม่? ถ้าไม่เช่นนั้น พนักงานทางไกลจะรับผิดชอบงานของตนอย่างไร?

9. โครงร่างเหล่านี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?

ฉันสามารถตอบข้อนี้ให้คุณได้ คำตอบที่ถูกต้องคือใช่

คุณควรเว้นช่องว่างไว้เสมอสำหรับความยืดหยุ่นและการปรับปรุงในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุโดยเฉพาะว่านโยบายการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบไฮบริดทั้งหมดของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลง

ด้วยคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ คุณควรมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มร่างนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ

เทมเพลตนโยบายการทำงานระยะไกล

นี่คือเทมเพลตนโยบายการทำงานระยะไกลที่คุณสามารถใช้ได้:

—

บทนำ

เริ่มต้นด้วยการเขียนคำนำสั้นๆ อธิบายว่านโยบายนี้คืออะไร มีเจตนาอย่างไร และลูกจ้างควรอ่านและใช้เอกสารนี้อย่างไร คุณควรอธิบายด้วยว่าเอกสารนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม และพนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบเอกสารล่าสุดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎที่ถูกต้อง

ความคาดหวังหลัก

ถัดไป สร้างส่วนภาพรวมที่กำหนดความคาดหวังสำหรับพนักงานของคุณ

อย่าลืมใส่หัวข้อย่อยต่อไปนี้ (ซึ่งคุณกล่าวถึงส่วนใหญ่เมื่อตอบคำถามในส่วนก่อนหน้าของเรา):

• ความพร้อมใช้งานและกำหนดการ
• เทคโนโลยีและเครื่องมือ
• การประชุมและการสื่อสาร
• การฝึกอบรมและทรัพยากร
• ความร่วมมือและวัฒนธรรม
• จ่ายภาษีและผลประโยชน์
• การปฐมนิเทศและเอกสารประกอบ

เครื่องมือและความปลอดภัย

หลังจากนั้น ให้เน้นที่เครื่องมือที่คุณจะมอบให้พนักงานและความคาดหวังด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

• อุปกรณ์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
• ซอฟต์แวร์และเครื่องมือเทคโนโลยีอื่นๆ
• VPN และมาตรการรักษาความปลอดภัย
• ค่าตอบแทนสำหรับอุปกรณ์เสริมและความต้องการอื่นๆ ของโฮมออฟฟิศ
• พื้นที่การประชุมทางกายภาพ

กฎและผลที่ตามมา

ในส่วนนี้ คุณจะกำหนดกฎเกณฑ์สำคัญที่พนักงานต้องปฏิบัติตามเพื่อคงเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท อย่ากลัวที่จะซ้ำซ้อนกับส่วนอื่น นี่ควรเป็นส่วนอ้างอิงด่วนที่ตอบคำถามของพนักงานส่วนใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ อย่าลืมร่างผลที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามกฎ จะมีระบบสไตล์ "3 นัด" สำหรับการละเมิดหรือไม่? พนักงานต้องเสียค่าปรับ พักงาน หรือจ่ายเงินเดือนหรือไม่?

วัฒนธรรมองค์กรและความร่วมมือ

อุทิศส่วนนี้ให้กับวัฒนธรรมองค์กรและการทำงานร่วมกันของพนักงาน ความคาดหวังในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันจะเปลี่ยนไปอย่างไร? คุณจะทำอย่างไรเพื่อรักษาวัฒนธรรมของบริษัทให้แข็งแกร่งที่สุด?

สิทธิตามกฎหมายของพนักงาน

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ร่างสิทธิ์ตามกฎหมายของพนักงานของคุณ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

• การตรวจสอบและความเป็นส่วนตัว
• ค่าชั่วโมงและค่าล่วงเวลา
• สิทธิที่จะได้รับผลประโยชน์
• เหตุสำหรับการเลิกจ้าง

เคล็ดลับ 4 ข้อสำหรับการสร้างและแจกจ่ายนโยบายการทำงานระยะไกล

ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อสร้างและแจกจ่ายนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ

1. แจกจ่ายนโยบายการทำงานระยะไกลในช่วงต้น

รับนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณในมือของพนักงานโดยเร็วที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานจากที่บ้านอยู่แล้ว

คุณไม่ต้องการที่จะใช้เวลาหกเดือนในการเตรียมงานทางไกลและเปลี่ยนความคาดหวังของทุกคนโดยสิ้นเชิงตั้งแต่วินาทีนั้นเป็นต้นไป คุณยังต้องการให้พนักงานมีเวลามากมายในการอ่าน ทำความเข้าใจ และดำเนินการตามนโยบายนี้

2. รับการตรวจสอบทางกฎหมาย

ทำงานกับทนายความ ทบทวนนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณอย่างละเอียด

มีจุดอ่อนหรือช่องโหว่หรือไม่? มีสิทธิทางกฎหมายที่พนักงานของคุณไม่ได้เรียกร้องโดยตรงหรือไม่? มีการอ้างสิทธิ์หรือกฎเกณฑ์ใดๆ ที่คุณตั้งขึ้นซึ่งผิดกฎหมายในทางเทคนิค หรืออาจโต้แย้งได้ในชั้นศาลหรือไม่

จัดเรียงสิ่งนี้ทั้งหมดก่อนส่งออกนโยบาย

3. รับลายเซ็นและตรวจสอบข้อมูล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนใช้เวลาในการอ่านนโยบายและลงนามในเอกสารที่ระบุว่าเข้าใจ

เพื่อความซ้ำซ้อน ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการประชุมที่คุณตรวจทานเอกสารร่วมกับพนักงานของคุณและตอบคำถาม (เพราะว่า อย่างน้อยพนักงานของคุณบางคนก็จะไม่อ่านมันไม่ว่าคุณจะมากน้อยแค่ไหนก็ตาม ขอ).

เก็บสำเนานโยบายการทำงานระยะไกลที่ลงนามแล้วไว้ในไฟล์ ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิงในภายหลัง

4. ประเมินและปรับปรุงนโยบายเป็นระยะ

นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณควรเป็น "เอกสารที่มีชีวิต" เพื่อรับการประเมินใหม่และเขียนใหม่เป็นประจำ

ทบทวนนโยบายอย่างน้อยปีละครั้งและดูว่ามีส่วนใดที่ต้องปรับปรุงหรือเขียนใหม่หรือไม่ หากคุณพบข้อบกพร่องใหม่ๆ อย่าลืมแก้ไขและแจกจ่ายนโยบายสำหรับลายเซ็นพนักงานใหม่

การจัดการพนักงานระยะไกลได้ดีขึ้น

การจัดการทีมระยะไกลอาจเป็นเรื่องยาก

แต่มันง่ายกว่ามากด้วยนโยบายการทำงานระยะไกลที่ดีและเครื่องมือและสถานที่ที่เหมาะสม

และถ้าคุณได้อ่านคู่มือนี้ แสดงว่าคุณมาถึงครึ่งทางแล้ว

แล้วยังไงต่อ?

ด้วย EmailAnalytics คุณจะมีอีกครึ่งหนึ่งของสมการ – เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการวัดประสิทธิภาพการทำงาน การมีส่วนร่วม และประสิทธิภาพของพนักงาน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถวิเคราะห์จำนวนอีเมลที่พนักงานของคุณส่ง ช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุดของวัน และอื่นๆ อีกมากมาย

แต่มันง่ายกว่ามากที่จะแสดงให้คุณเห็น แทนที่จะบอกคุณ ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีวันนี้และดูด้วยตัวคุณเอง!