การจัดการข้อกำหนดของโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

ทุกโครงการมีข้อกำหนดซึ่งหมายความว่าผู้จัดการโครงการทุกคนควรเตรียมแผนการจัดการความต้องการ มันทำงานอย่างไร? สมมติว่าองค์กรของคุณกำลังสร้างศูนย์กระจายสินค้าแห่งใหม่ซึ่งมีรายงานว่าจะนำงานใหม่มาหลายร้อยงาน ซึ่งจะรวมถึงพนักงานใหม่ พนักงาน HR ใหม่ และอุปกรณ์ใหม่

แต่หากไม่มีข้อมูลเชิงลึกจากทุกด้าน—ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนลูกค้าของคุณ, ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, สมาชิกในทีม และฐานลูกค้า——คุณจะทราบได้อย่างไรว่าข้อกำหนดของโครงการคืออะไรเพื่อทำให้ศูนย์กระจายสินค้าประสบความสำเร็จ

นั่นเป็นเหตุผลที่การจัดการความต้องการเป็นแง่มุมที่สำคัญในการควบคุม เนื่องจากมีความจำเป็นต่อความสำเร็จในระยะยาวของโครงการ

ข้อกำหนดในการจัดการโครงการคืออะไร?

ในการจัดการโครงการ ข้อกำหนดคือกลุ่มของงานหรือเงื่อนไขที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ซึ่งอาจรวมถึงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ คุณภาพ บริการ หรือแม้แต่กระบวนการ วัตถุประสงค์ของข้อกำหนดเหล่านี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรและเป้าหมายระยะยาวของบริษัทสอดคล้องกันเมื่อสิ้นสุดโครงการ

การมีข้อกำหนดด้านการจัดการโครงการในมือเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการและดำเนินโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดและการสื่อสารตามเวลาจริง ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางศูนย์กลางสำหรับทุกความต้องการของโครงการของคุณ ใช้มุมมองรายการของเราเพื่อตรวจสอบข้อกำหนดของโครงการทั้งหมดของคุณอย่างรวดเร็ว แต่มุมมองโครงการต่างๆ ของเราสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ทุกเวลา หากมีการอัปเดตไฟล์ ทุกคนจะได้รับแจ้งทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอป จึงมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ประเภทของข้อกำหนดโครงการ

โดยทั่วไป ข้อกำหนดสามารถแบ่งได้เป็นสามวิธี: ข้อกำหนดทางธุรกิจ ข้อกำหนดในการแก้ปัญหา และข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อกำหนดทางธุรกิจ

ข้อกำหนดทางธุรกิจคือความต้องการโดยรวมของธุรกิจในการทำให้โครงการเกิดขึ้น ข้อกำหนดที่จัดอยู่ในหมวดหมู่นี้เป็นความต้องการพื้นฐานในระยะยาวซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวขององค์กร

ข้อกำหนดในการแก้ปัญหา

ข้อกำหนดของโซลูชันมุ่งเน้นที่ผลิตภัณฑ์มากกว่าและเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย สามารถใช้งานได้หรือไม่ทำงาน และช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลลัพธ์สุดท้ายของผลิตภัณฑ์จะตอบสนองทั้งสิ่งที่ผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องทำและสิ่งที่ผลิตภัณฑ์ควรทำ

เช่นเดียวกับตัวอย่างของเราข้างต้น ข้อกำหนดของโซลูชันอาจรวมถึงข้อกำหนดด้านการทำงาน เช่น การนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้ซึ่งทีมขายจำเป็นต้องทำงานให้สำเร็จด้วย CRM ใหม่ ข้อกำหนดที่ไม่ทำงานอาจเป็นได้หากเครื่องมือ CRM รวมปฏิทินการตลาดเนื้อหาเพื่อช่วยเหลือทีมการตลาดด้วย แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป

ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะอธิบายบุคลากรหลักของคุณที่ลงนามในเหตุการณ์สำคัญ ผลิตงาน สรุปผลสำเร็จ และอื่นๆ พวกเขาสามารถเป็นลูกค้า สมาชิกในทีม พันธมิตรทางธุรกิจ หรือผู้นำหลัก ต้องใช้ผู้จัดการโครงการที่เหนียวแน่นเพื่อให้แน่ใจว่าความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องมีความสมดุลตลอดทั้งโครงการ จำเป็นสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดี

การจัดการความต้องการคืออะไร?

การจัดการความต้องการเป็นกระบวนการในการจัดทำเอกสาร วิเคราะห์ ติดตาม จัดลำดับความสำคัญ และตรวจสอบข้อกำหนดของโครงการ ในแง่ง่ายๆ ผู้จัดการโครงการต้องรวบรวมความต้องการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อสร้างแผนการจัดการความต้องการ แผนการจัดการความต้องการจะทำงานเป็นแนวทางที่แสดงรายการข้อกำหนดทั้งหมดของโครงการและกำหนดแนวทางและขั้นตอนเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

จากนั้นเมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น ทีมผู้บริหารโครงการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมและผลงานของโครงการสอดคล้องกับข้อกำหนดของโครงการที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

การจัดการความต้องการเป็นกิจกรรมต่อเนื่องที่ผู้จัดการโครงการต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อกำหนดเดิม การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของโครงการควรได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสมด้วยนโยบายการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้

แผนการจัดการความต้องการ (RMP)

สิ่งสำคัญคือต้องมีแผนการจัดการข้อกำหนด—หรือ RMP แผนนี้โดยทั่วไปประกอบด้วยรายการตรวจสอบต่อไปนี้:

• บทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย : มีการระบุบทบาทเหล่านี้หรือไม่? สำหรับแต่ละงานมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายให้ติดตามความเสี่ยงและจัดการในแต่ละวันหรือไม่?
• กระบวนการจัดการข้อกำหนด : มีการจัดทำ จัดทำเอกสาร และทำความเข้าใจในทุกแผนกและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่?
• กำหนดประเภทความต้องการของคุณ : ข้อกำหนดด้านการใช้งานและแบบไม่มีฟังก์ชันมีอะไรบ้าง?
• แมปสิ่งประดิษฐ์ความต้องการของคุณ : ซึ่งอาจรวมถึงเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการตรวจสอบผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• จัดลำดับความสำคัญความต้องการ : ไม่ใช่ทุกข้อกำหนดมีความสำคัญเท่าเทียมกัน หากข้อกำหนดหนึ่งมีการขึ้นต่อกันจำนวนมาก ความต้องการนั้นจะเลื่อนสูงขึ้นในรายการเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีงานอื่นๆ จำนวนหนึ่ง แต่ถ้าเป็นความต้องการแบบสแตนด์อโลน? จากนั้นสามารถถูกลดความสำคัญลงได้
• ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ : หนึ่งในองค์ประกอบอันดับต้นๆ ของการจัดการความต้องการที่ดีคือการตรวจสอบย้อนกลับ การติดตามความต้องการของคุณช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเข้าใจถึงสาเหตุที่ความต้องการมีอยู่ มีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง และข้อกำหนดนั้นสมบูรณ์หรือไม่
• รวมระบบการกำหนดหมายเลขหรือการกำหนดเวอร์ชัน : เพื่อช่วยให้ทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมทราบจำนวนการแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละเหตุการณ์สำคัญ และทำให้แน่ใจว่าการแก้ไขล่าสุดจะเป็นการแก้ไขอยู่เสมอ
• พัฒนาแผนการสื่อสาร : ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เป็นการดีที่สุดที่จะโปร่งใสที่สุดและจัดทำเอกสารทุกอย่าง วิธีนี้จะช่วยได้เมื่อถึงเวลาทบทวนว่าโครงการใดทำงานได้ดีที่สุดและจุดใดที่มีอาการสะอึก แผนการสื่อสารยังสามารถส่งเสริมให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วม เช่นเดียวกับการจัดการความคาดหวังสำหรับทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม

กระบวนการจัดการความต้องการใน 5 ขั้นตอน

การระบุความต้องการของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถทำลายกำแพงการสื่อสารระหว่างผู้ใช้และนักพัฒนา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม ตลอดจนบริษัทและลูกค้า มาพูดถึงกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดเหล่านั้นกัน

1. ข้อกำหนดความต้องการ

เช่นเดียวกับโครงการที่มีแผนที่ดี คุณจะต้องเริ่มกระบวนการวางแผนโดยการสัมภาษณ์และตรวจสอบข้อกำหนดและความต้องการของโครงการของผู้อื่น นี่อาจเป็นรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ ทีมสนับสนุนลูกค้า พนักงานขาย และความต้องการของพวกเขา หรือลูกค้าของคุณ กระบวนการนี้เรียกว่าการดึงข้อกำหนดและเป็นขั้นตอนแรกในการรวบรวมข้อกำหนดสำหรับโครงการของคุณ ใช้เทมเพลตการรวบรวมข้อกำหนดฟรีของเราเพื่อเริ่มต้น

2. ข้อกำหนด เอกสารและความเข้าใจ

เขียนทุกอย่างและจัดทำเอกสารข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์เพื่อให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆ สามารถเข้าใจขอบเขตของโครงการได้ตั้งแต่เริ่มแรก ส่วนนี้ของกระบวนการเรียกว่าเอกสารข้อกำหนดและความเข้าใจ ยิ่งคุณได้รับรายละเอียดมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

3. สื่อสารแต่เนิ่นๆและบ่อยครั้ง

ทำให้เอกสารความต้องการของคุณง่ายต่อการแปลข้ามแผนก แม้ว่าพวกเขาจะไม่เคยพบกับคุณ แต่พวกเขาก็ควรเข้าใจข้อกำหนดและขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มดำเนินการ รวมบันทึกย่อที่ได้รับการปรับปรุงจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการประชุมภายในด้วย เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้สึกราวกับว่าพวกเขามีโครงการรับซื้อในขณะที่พวกเขาดูการอัปเดตที่เปิดเผย

เข้าใจสมมติฐานของคุณ

หากคุณเข้าใจสมมติฐานของคุณภายในโครงการ คุณจะสามารถปรับสมดุลความต้องการภายในได้ดีขึ้น โดยทั่วไป สมมติฐานจะครอบคลุมสามสิ่ง ได้แก่ เวลา งบประมาณ และขอบเขต สมมติฐานในขณะที่จัดการความต้องการของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

• ลืมคำนึงถึงวันหยุด PTO และการลาป่วย
• ไม่พิจารณาว่าเครื่องมือกำลังทำงานหรือต้องการการซ่อมแซมหรือไม่
• สมมติว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะให้ข้อเสนอแนะในระหว่างเหตุการณ์สำคัญอย่างทันท่วงที

4. ตรวจสอบและติดตามข้อกำหนด

ตลอดโครงการทั้งหมดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบและติดตามความต้องการของคุณในทุกระดับของทีม เพื่อให้แน่ใจว่าความเสี่ยงยังคงอยู่ในระดับต่ำตลอดแต่ละขั้นตอน คุณยังใช้ข้อมูลนี้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามเวลา ขอบเขต และจุดยืนด้านงบประมาณ ดังนั้นคุณจึงสามารถรายงานสิ่งที่ค้นพบของคุณไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเมื่อถึงเวลาทบทวนเหตุการณ์สำคัญ

5. การจัดการข้อกำหนดระหว่างการดำเนินการโครงการ

โดยทั่วไปความต้องการไม่ได้รับการจัดการจากแผนกหนึ่งในองค์กร พวกเขาได้รับการจัดการตั้งแต่การวางแผนเชิงกลยุทธ์ไปจนถึงการจัดการพอร์ตโฟลิโอ การจัดการโปรแกรม การจัดการโครงการ และแผนกปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการจัดการความต้องการของคุณตลอดทั้งโครงการมีห้าเท่า: ช่วยลดต้นทุน สามารถปรับปรุงคุณภาพโครงการ ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ลดความเสี่ยง และทำให้แผนการจัดการขอบเขตของคุณมีประสิทธิภาพ

ฉันจะมั่นใจได้อย่างไรว่าตรงตามข้อกำหนด?

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องทบทวนโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแต่ละเหตุการณ์สำคัญและในตอนท้ายด้วย ทำการตรวจสอบชันสูตรพลิกศพที่คุณอ่านคำถามในการสัมภาษณ์และรายการตรวจสอบการปิดโครงการเพื่อรวบรวมข้อมูลขั้นสุดท้าย คุณสามารถถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อรับข้อมูลใหม่ ซึ่งอาจรวมถึง:

• คุณรู้สึกว่ากระบวนการของโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นหรือไม่? ใช่หรือไม่?
• อะไรที่สามารถปรับปรุงได้ในระหว่างกระบวนการโครงการนี้
• คุณเรียนรู้อะไรจากกระบวนการของโครงการนี้
• คุณแนะนำอะไรให้เรารวมไว้ในโครงการในอนาคต?

ในตอนท้ายของโครงการ ทุกอย่างเกี่ยวกับการตรวจสอบย้อนกลับ หากคุณสามารถมองย้อนกลับไปที่ข้อกำหนดและเห็นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นและวิธีการที่เสร็จสมบูรณ์ คุณและทีมของคุณสามารถวัดได้ว่าเป็นโซลูชันที่แท้จริงหรือไม่ คุณยังสามารถเรียนรู้ได้ว่ามีข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวกับหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรือไม่

การทำความเข้าใจผลลัพธ์ของโครงการและข้อกำหนดของโครงการนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดการความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างละเอียดในภายหลัง

ProjectManager ช่วยในการจัดการความต้องการ

กุญแจสำคัญสำหรับโปรเจ็กต์ที่ยอดเยี่ยมคือการลดจำนวนเซอร์ไพรส์ให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการจัดการความต้องการ เป้าหมายก็คือ: การสร้างสภาพแวดล้อมที่การสื่อสารเป็นชื่อของเกม และทุกคนก็เข้าใจตรงกัน ดังนั้นความประหลาดใจจึงมีจำกัด ProjectManager มีเครื่องมือที่ไม่เพียงแต่จะเป็นไปได้แต่ยังเรียบง่ายอีกด้วย

ด้วยแผนภูมิแกนต์บนระบบคลาวด์ของเรา คุณและทีมของคุณสามารถดูแผนโครงการทั้งหมดได้จากมุมมองเดียว รวมถึงการขึ้นต่อกันทั้งหมด ต้องการแก้ไขข้อกำหนดหรือไม่ แผนภูมิ Gantt ของเราแก้ไขได้ง่ายและสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ProjectManager เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการสื่อสารด้วยความโปร่งใสทั่วทั้งกระดาน ด้วยมุมมองที่หลากหลาย เช่น แผนภูมิแกนต์ กระดานคัมบัง และรายการงาน คุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายโดยแสดงความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหรือสมาชิกในทีม นอกจากนี้ เมื่อสมาชิกในทีมอัปเดตงาน ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

การจัดการข้อกำหนดในหลายทีมไม่ใช่เรื่องง่าย ยืนยันว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการของคุณมีความเข้าใจตรงกัน ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งมุ่งมั่นที่จะช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลายแพลตฟอร์ม ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเราวันนี้