สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในจดหมายลาออก: สิ่งที่คุณต้องรู้

การลาออกจากงานจำเป็นต้องได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบและการดำเนินการที่เหมาะสม และส่วนสำคัญของกระบวนการนี้คือการจัดทำจดหมายลาออกที่เขียนอย่างดี ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการเขียนจดหมายลาออก โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้จะทำให้คุณสามารถรักษาความเป็นมืออาชีพ แสดงความขอบคุณ และรับประกันการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสำหรับทั้งคุณและนายจ้างของคุณ มาดูประเด็นสำคัญของการเขียนจดหมายลาออกที่มีประสิทธิภาพและทิ้งผลกระทบเชิงบวกเมื่อคุณก้าวไปข้างหน้าในอาชีพการงานของคุณ

จดหมายลาออกคืออะไร?

จดหมายลาออกถือเป็นการบอกกล่าวอย่างเป็นทางการต่อนายจ้างของคุณ โดยแจ้งให้นายจ้างทราบถึงความตั้งใจที่จะออกจากงานและระบุวันที่วันสุดท้ายของคุณ เป็นเอกสารสำคัญที่ติดตามการหารือกับหัวหน้างานของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่น

โดยปกติแล้ว จดหมายลาออกจะถูกส่งทางอีเมล และจดหมายลาออกจะส่งถึงแผนกทรัพยากรบุคคล โดยมีเจ้านายของคุณรวมอยู่ด้วย ทำให้ทุกคนทราบข้อมูลและมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำสำหรับจดหมายลาออก

ทำ: เป็นมืออาชีพและรัดกุม

การใช้น้ำเสียงและภาษาที่เป็นทางการในจดหมายลาออกของคุณแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ การทำให้สั้นและเน้นรายละเอียดที่จำเป็นทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณชัดเจนและตรงประเด็น ทำให้นายจ้างของคุณเข้าใจความตั้งใจของคุณได้ง่ายขึ้น

อ่านอีกครั้ง: Gen Z กำหนดอนาคตของการทำงาน

อย่า: หลีกเลี่ยงการปฏิเสธหรือวิจารณ์:

สิ่งสำคัญคือต้องรักษาน้ำเสียงในเชิงบวกและเป็นมืออาชีพตลอดจดหมายลาออกของคุณ หลีกเลี่ยงการใส่คำพูดเชิงลบเกี่ยวกับบริษัท เพื่อนร่วมงาน หรือประสบการณ์ของคุณ การมุ่งเน้นไปที่ด้านบวกของเวลาที่คุณอยู่กับองค์กรนั้นแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและสร้างความประทับใจที่ยั่งยืน

ทำ: แสดงความขอบคุณและชื่นชม:

ใช้โอกาสในการแสดงความขอบคุณอย่างแท้จริงสำหรับโอกาสและประสบการณ์ที่คุณมีในช่วงเวลาที่คุณอยู่กับบริษัท ขอบคุณนายจ้างและเพื่อนร่วมงานของคุณสำหรับการสนับสนุน คำแนะนำ และการมีส่วนร่วมในการเติบโตทางอาชีพของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีแม้หลังจากที่คุณจากไป

ไม่ควรทำ: อย่าให้รายละเอียดมากเกินไปเกี่ยวกับโอกาสใหม่:

แม้ว่าการกล่าวว่าคุณได้ยอมรับโอกาสใหม่ๆ เป็นเรื่องที่ยอมรับได้ แต่หลีกเลี่ยงการลงรายละเอียดมากเกินไปหรือทำการเปรียบเทียบที่เสียเปรียบ เน้นจดหมายไปที่ความขอบคุณ ความชื่นชม และการเปลี่ยนผ่านความรับผิดชอบของคุณอย่างราบรื่น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณยังคงเป็นมืออาชีพและให้เกียรติ

อ่านอีกครั้ง: 9 ตัวอย่างกลยุทธ์การตลาดที่โดดเด่นจากแบรนด์ที่ประสบความสำเร็จ

DO: ระบุวันลาออกที่ชัดเจน:

สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันที่ของวันทำการสุดท้ายหรือระยะเวลาแจ้งเตือนให้ชัดเจน สิ่งนี้ทำให้นายจ้างของคุณสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสมและทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น การกำหนดไทม์ไลน์เฉพาะจะช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการส่งมอบ ทำให้มั่นใจได้ว่างานและความรับผิดชอบของคุณจะถูกถ่ายโอนไปยังผู้สืบทอดอย่างเหมาะสม

อย่า: หลีกเลี่ยงการเผาสะพาน:

ในขณะที่คุณเตรียมดำเนินการต่อ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความสัมพันธ์ที่ให้เกียรติกับนายจ้างและเพื่อนร่วมงานของคุณ หลีกเลี่ยงการกระทำหรือถ้อยแถลงที่อาจทำลายชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณหรือขัดขวางโอกาสในอนาคต การออกจากเงื่อนไขที่ดีและการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีจะเป็นประโยชน์ต่ออาชีพของคุณในระยะยาว

ทำ: เสนอความช่วยเหลือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณในการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นโดยเสนอความช่วยเหลือระหว่างช่วงการส่งมอบ ซึ่งอาจรวมถึงการฝึกอบรมการเปลี่ยนทดแทน การสร้างเอกสารโดยละเอียดเกี่ยวกับงานและกระบวนการของคุณ หรือพร้อมสำหรับการสนับสนุนหรือคำแนะนำที่จำเป็น การแสดงความตั้งใจของคุณที่จะช่วยตอกย้ำความเป็นมืออาชีพของคุณและสร้างความประทับใจในเชิงบวกต่อนายจ้างของคุณ

อย่า: อย่าใช้จดหมายลาออกเป็นเวทีในการระบายความคับข้องใจ:

หากคุณมีข้อกังวลหรือปัญหา วิธีที่ดีที่สุดคือจัดการกับพวกเขาอย่างเป็นส่วนตัวและสร้างสรรค์กับบุคคลที่เหมาะสม จดหมายลาออกไม่ใช่ที่สำหรับแสดงความไม่พอใจหรือชี้นิ้ว การคงไว้ซึ่งความเป็นมืออาชีพในจดหมายลาออกของคุณจะสร้างแง่บวกและช่วยให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านราบรื่นขึ้น

ควรทำ: ปฏิบัติตามขั้นตอนการลาออกที่ต้องการของบริษัท:

ทุกองค์กรอาจมีแนวทางหรือขั้นตอนในการลาออก สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการลาออกของคุณได้รับการบันทึกและดำเนินการอย่างถูกต้อง การเคารพกระบวนการลาออกที่บริษัทต้องการนั้นสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท

อ่านอีกครั้ง: ปลดปล่อยความเป็นเอกลักษณ์ของคุณ: กลยุทธ์ง่ายๆ เพื่อสร้างความแตกต่างให้ตัวคุณเอง

อย่า: อย่าออกไปโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า:

สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามระยะเวลาแจ้งที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างงานของคุณ เว้นแต่จะมีสถานการณ์พิเศษ การให้คำบอกกล่าวที่จำเป็นจะช่วยให้นายจ้างของคุณมีเวลาเพียงพอในการหาคนมาแทนที่เหมาะสมและทำให้แน่ใจว่าออกจากงานอย่างมืออาชีพ การไม่แจ้งให้ทราบอย่างเหมาะสมอาจทำให้ความสัมพันธ์ตึงเครียดและส่งผลเสียต่อชื่อเสียงในวิชาชีพของคุณ

DO: พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมาย:

ก่อนส่งจดหมายลาออก โปรดตรวจทานอย่างละเอียดเพื่อหาข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหามีความชัดเจน กระชับ และสื่อถึงความตั้งใจของคุณได้อย่างถูกต้อง การสละเวลาตรวจสอบและแก้ไขจดหมายของคุณแสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพ ทำให้นายจ้างของคุณประทับใจ

DON'T: อย่าลืมติดตามเป็นการส่วนตัว:

หลังจากส่งจดหมายลาออกแล้ว ให้ริเริ่มสื่อสารกับหัวหน้างานหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นการส่วนตัว สิ่งนี้แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและเปิดโอกาสให้มีการพูดคุยกันอย่างเปิดเผย นอกจากนี้ยังรับประกันความชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ

จดหมายลาออก – ตัวอย่าง

ตัวอย่าง-1

ตัวอย่าง-2

อ่าน: 8 วิธีที่ผู้นำสามารถช่วยได้มากที่สุด

บทสรุป

การสร้างจดหมายลาออกที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการออกจากงานของคุณอย่างมืออาชีพ เมื่อปฏิบัติตามสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในบล็อกนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าจดหมายลาออกของคุณมีน้ำเสียงที่เป็นทางการ แสดงความขอบคุณและขอบคุณ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับวันที่ลาออกของคุณ ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ปฏิบัติตามกระบวนการที่บริษัทต้องการ และปราศจากข้อผิดพลาดผ่านการพิสูจน์อักษรอย่างรอบคอบ อย่าลืมรักษาน้ำเสียงในเชิงบวกและให้เกียรติ หลีกเลี่ยงการปฏิเสธหรือให้รายละเอียดมากเกินไปเกี่ยวกับโอกาสใหม่ของคุณ และปล่อยให้อยู่ในเงื่อนไขที่ดีโดยการรักษาความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจในเชิงบวกและปูทางไปสู่โอกาสในการทำงานในอนาคต

คำถามที่พบบ่อย:

จำเป็นต้องเขียนใบลาออกเมื่อออกจากงานหรือไม่?

แม้ว่ากฎหมายจะไม่บังคับ แต่ก็ถือเป็นมารยาททางวิชาชีพในการส่งจดหมายลาออกเมื่อออกจากงาน ทำหน้าที่เป็นประกาศอย่างเป็นทางการแก่นายจ้างของคุณและช่วยรักษาความสัมพันธ์ในเชิงบวก

ฉันควรยื่นใบลาออกเมื่อใด

คุณควรส่งจดหมายลาออกเมื่อคุณตัดสินใจลาออกจากตำแหน่งอย่างเป็นทางการแล้ว เป็นการดีที่สุดที่จะทำเช่นนั้นทันที เพื่อให้นายจ้างของคุณมีเวลาเพียงพอในการวางแผนสำหรับการออกเดินทางของคุณและอำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น

ฉันควรระบุเหตุผลในการลาออกในจดหมายลาออกหรือไม่?

ในจดหมายลาออกของคุณ ไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผลโดยละเอียดสำหรับการลาออก ข้อความง่ายๆ ที่ระบุการตัดสินใจลาออกและวันที่ทำงานวันสุดท้ายของคุณก็เพียงพอแล้ว

สิ่งที่ควรมีในจดหมายลาออก?

จดหมายลาออกของคุณควรมีชื่อเต็ม ตำแหน่ง และวันที่ยื่น นอกจากนี้ยังควรแสดงความขอบคุณสำหรับโอกาสและประสบการณ์ที่ได้รับระหว่างดำรงตำแหน่ง ความตั้งใจที่จะช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลงและลายเซ็นของคุณ

จดหมายลาออกมีไว้เพื่ออะไร?

วัตถุประสงค์ของจดหมายลาออกคือการแจ้งให้นายจ้างทราบอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความตั้งใจที่จะลาออกจากบริษัท จัดทำบันทึกการลาออกของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรระบุวันสุดท้ายของการทำงานและแสดงความเป็นมืออาชีพ

จดหมายแจ้งล่วงหน้า 2 สัปดาห์กับจดหมายลาออกต่างกันอย่างไร?

โดยทั่วไปไม่มีความแตกต่างระหว่างจดหมายแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์และจดหมายลาออก ทั้งสองมีวัตถุประสงค์เพื่อประกาศเจตนาลาออก คำว่า “แจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์” หมายถึงเวลาตามธรรมเนียมที่ให้ไว้ก่อนออกเดินทาง

ลาออกโดยไม่ยื่นใบลาออกได้ไหม?

แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะลาออกจากงานโดยไม่ต้องยื่นจดหมายลาออก แต่ขอแนะนำให้ทำเช่นนั้นเพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพและให้ความชัดเจนแก่นายจ้างของคุณ บางบริษัทอาจกำหนดให้มีการยืนยันการลาออกของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร