วิธีติดตามความพร้อมใช้งานของทรัพยากรในการจัดการโครงการ

โครงการมีการวางแผนและกำหนดเวลา แต่นั่นเป็นเพียงคำนำสู่การทำงานจริง การดำเนินโครงการให้ทันกำหนดเวลาโดยไม่ใช้งบประมาณเกินจำเป็น ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจความพร้อมใช้งานของทรัพยากร เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ขึ้น

ทรัพยากรคือสิ่งที่ใช้ในการส่งมอบงานโครงการ รวมถึงวัสดุ อุปกรณ์ แรงงาน และอื่นๆ เราจะพูดถึงทรัพยากรโครงการประเภทต่างๆ ว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อการจัดการโครงการ และซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณจัดการความพร้อมใช้งานของทรัพยากรได้อย่างไร

ความพร้อมใช้งานของทรัพยากรคืออะไร?

ความพร้อมใช้งานของทรัพยากรคือการทำความเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรในการดำเนินโครงการ เมื่อคุณต้องการ และภายใต้สถานการณ์ใด ความสามารถในการประสานงานทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อส่งมอบโครงการของคุณเป็นกุญแจสำคัญในโครงการที่ประสบความสำเร็จซึ่งเป็นไปตามกำหนดเวลาและรักษางบประมาณไว้

การค้นหาวิธีการแจกจ่ายและจัดสรรทรัพยากรเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ ขั้นแรก ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องรู้ว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับโครงการ พูดง่ายกว่าทำ

จากนั้น คุณต้องรู้ทรัพยากรทั้งหมด ตั้งแต่เครื่องมือที่ทีมของคุณจะใช้ไปจนถึงทีมที่คุณจะรวบรวม เมื่อคุณมีรายการทรัพยากรอย่างละเอียดแล้ว คุณจะต้องประกอบมันเข้าด้วยกันเหมือนชิ้นส่วนจิ๊กซอว์เพื่อให้พอดีกับตารางเวลาของคุณ เพื่อให้จัดส่งในเวลาที่คุณต้องการ มิฉะนั้นจะมีค่าใช้จ่ายล่าช้า

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการพร้อมเครื่องมือการจัดการทรัพยากรมีความสำคัญต่อการวางแผนและกำหนดตารางเวลาทรัพยากรของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมแผนภูมิ Gantt อันทรงพลังที่สามารถจัดระเบียบทรัพยากรของคุณและเชื่อมต่อกับงานโครงการของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงการอ้างอิงทั้งสี่ประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและแม้แต่กรองเส้นทางที่สำคัญเพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐาน คุณจะบันทึกแผนทรัพยากรของคุณและสามารถติดตามได้แบบเรียลไทม์ โดยเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามจริง ทราบความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและปฏิบัติตามกำหนดเวลา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

ประเภทของทรัพยากรโครงการ

รายการทรัพยากรโครงการแทบจะไม่มีที่สิ้นสุด แต่สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทคือมีตัวตนและไม่มีตัวตน ทรัพยากรที่จับต้องได้ คือ ความหมายทางวัตถุ ผู้คน สถานที่และสิ่งของ ทรัพยากรที่จับต้องไม่ได้ไม่ใช่วัสดุ เช่น พลังงาน ขวัญกำลังใจ เวลา ข้อมูล ฯลฯ

ไม่ได้หมายความว่าการแบ่งขั้วนี้กำหนดทรัพยากรโครงการทั้งหมด มีบางอย่างที่จัดประเภทได้ยากกว่า เช่น เงิน เป็นรูปธรรมที่คุณสามารถถือไว้ในมือและนับได้ แต่มันก็จับต้องไม่ได้เช่นกันเพราะมูลค่าของมันขึ้นอยู่กับสถานะที่ออกมัน

ดังนั้น ทรัพยากรโครงการต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเพื่อกำหนดอย่างเพียงพอ เมื่อจัดการโครงการ การดูทรัพยากรที่แบ่งออกเป็นเจ็ดประเภทเหล่านี้จะช่วยได้: คน ข้อมูล วัสดุ เครื่องมือ พลังงาน ทุน และเวลา เรามานิยามแต่ละคำศัพท์เหล่านี้และยกตัวอย่างเพื่ออธิบายเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น

ประชากร

สิ่งเหล่านี้คือทรัพยากรบุคคลของคุณ เช่น ทีมที่คุณรวมตัวกันเพื่อดำเนินโครงการ มีคนกล่าวว่าคนเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ มีเหตุผลสำหรับเรื่องนี้ หากไม่มีทีมของคุณ ทรัพยากรอีกหกประเภทที่เหลือจะเฉื่อยชา คุณสามารถมีเงินทั้งหมดในโลกและชุดเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ถ้าไม่มีทีมงาน สิ่งที่คุณมีก็มีเพียงแค่ไซต์งานที่แห้งแล้ง ใช้เวลาในการรวบรวมทีมที่มีทักษะและประสบการณ์ที่คุณต้องการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

ข้อมูล

ความรู้ที่คุณและทีมของคุณมีเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ก็เป็นทรัพยากรเช่นกัน ไม่ว่าคุณจะต้องฝึกอบรมพวกเขาหรือพวกเขามาที่โครงการพร้อมกับชุดทักษะที่ได้เรียนรู้ไปแล้ว ข้อมูลนั้นมีค่าอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ ข้อมูลสามารถเป็นได้ทุกอย่างตั้งแต่การรู้จักวิธีใช้เครื่องมือที่จำเป็นในการดำเนินงานไปจนถึงการทำความเข้าใจกระบวนการและวิธีการของโครงการ ข้อมูลมีความยืดหยุ่นและทีมก็ต้องเช่นกัน เมื่ออะไรๆ เปลี่ยนไป ทุกคนต้องปรับตัวให้ไว

วัสดุ

เนื้อหาเข้าใจง่ายเพราะจับต้องได้ วัตถุเหล่านี้ใช้ในการดำเนินโครงการและสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่อิฐและปูนหากคุณกำลังก่อสร้างไปจนถึงกระดาษและดินสอหากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่เป็นนามธรรม แต่โดยทั่วไปแล้ว วัสดุจะเกี่ยวข้องกับโครงการที่เป็นรูปธรรมมากกว่า เช่น การก่อสร้างหรือการผลิต อุตสาหกรรมเหล่านี้ต้องจัดการกับการจัดการห่วงโซ่อุปทานและการจัดหาวัสดุ ซึ่งเป็นการเพิ่มความพร้อมใช้งานของทรัพยากรอีกชั้นหนึ่ง

เครื่องมือ

เครื่องมือเป็นอีกหนึ่งทรัพยากรที่จับต้องได้ มีการใช้ตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ และไม่เคร่งครัดระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ เครื่องมือมีตั้งแต่เครื่องมือก่อสร้างและการผลิต เช่น ค้อนและเครื่องจักรหนัก ไปจนถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ คอมพิวเตอร์ถูกใช้สำหรับโครงการเกือบทุกชนิด ในขณะที่ซอฟต์แวร์ที่ใช้จะปรับให้เหมาะกับประเภทของโครงการมากขึ้น แล้วแต่กรณี เครื่องมือเป็นทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการใด ๆ และความพร้อมใช้งานของพวกเขาคือกุญแจสำคัญในการส่งมอบความสำเร็จของโครงการ

พลังงาน

หลายคนอาจไม่รวมพลังงานไว้ในรายการทรัพยากรที่จำเป็น แต่จำเป็น พลังงานอาจหมายถึงพลังงานที่ขับเคลื่อนเครื่องมือและเครื่องจักรที่ใช้ในโครงการไปยังเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่ทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผล สำหรับโครงการส่วนใหญ่ พลังงานคือไฟฟ้า รันคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งเป็นไซต์งานสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์และอื่นๆ แต่การก่อสร้างและแม้แต่โครงการการผลิตบางโครงการก็ต้องการพลังงานประเภทอื่น ไม่ว่าจะเป็นน้ำมันเบนซินหรือดีเซล การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแหล่งพลังงานที่ต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญและควรเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนความพร้อมของทรัพยากร

ที่เกี่ยวข้อง: 10 เทมเพลต Excel สำหรับการผลิตฟรี

เงิน

ทุกคนทราบดีว่าโครงการจะล่มจมหากไม่ได้รับเงินทุนสนับสนุน และบ่อยครั้งที่เงินไม่รวมอยู่ในแผนความพร้อมของทรัพยากร แต่แน่นอนว่าก่อนที่โครงการจะดำเนินต่อไปได้ คุณต้องได้รับการสนับสนุนทางการเงินจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หากคุณไม่ได้รับเงินทุนอย่างเหมาะสมหรือบริหารงบประมาณผิดพลาด โครงการจะไม่ดำเนินการต่อ ด้วยเงิน คุณจะได้รับทรัพยากรเกือบทุกอย่างมากขึ้น แต่ถ้าไม่มีเงิน คุณก็ติดอยู่

เวลา

เวลาเป็นทรัพยากรที่คุณสามารถจัดการได้ แต่ไม่สามารถควบคุมได้ การจัดการโครงการไม่มีการหมดเวลา ดังนั้นการจัดตารางเวลาทรัพยากรของคุณอย่างถูกต้องเพื่อให้ไปถึงที่นั่นเมื่อคุณต้องการจึงเป็นสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดการทรัพยากร การกำหนดโครงการของคุณบนเส้นเวลาเป็นวิธีที่ดีในการดูโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบและทำงานย้อนหลังจากกำหนดเวลาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถทำทุกอย่างให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด เวลาเป็นสากลและส่งผลกระทบต่อทุกโครงการ แต่เป็นหนึ่งในทรัพยากรที่เข้าใจยากในรายการนี้

เหตุใดการติดตามความพร้อมใช้งานของทรัพยากรจึงมีความสำคัญ

ความสามารถในการติดตามความสามารถของทรัพยากรเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการทรัพยากรของคุณ หากคุณไม่รู้ว่าทรัพยากรของคุณอยู่ที่ไหน คุณก็จะไม่สามารถหาทรัพยากรเหล่านั้นได้ในที่ที่จำเป็นเมื่อต้องอยู่ที่นั่น นั่นเป็นเหตุผลที่การวางแผน กำหนดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรโครงการของคุณจึงมีความสำคัญมาก มิฉะนั้น คุณกำลังสิ้นเปลืองทรัพยากรโครงการ และนั่นจะทำให้คุณเสียเวลาและเงิน

มีหลายวิธีในการติดตามความพร้อมใช้งานของทรัพยากร วิธีการทั่วไปสามวิธี ได้แก่ การจัดกำหนดการทรัพยากร การวางแผนทรัพยากร และการปรับทรัพยากรให้เหมาะสม ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อช่วยคุณตรวจสอบทรัพยากรของคุณ เพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดตารางทรัพยากร

การจัดกำหนดการทรัพยากรใช้เพื่อจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดให้กับงานหรือโครงการ ส่วนหนึ่งคือการกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดซึ่งคุณจะต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ วันที่เหล่านี้ขึ้นอยู่กับความจุของทรัพยากรและความพร้อมใช้งาน

การวางแผนทรัพยากร

การวางแผนทรัพยากรนั้นเกี่ยวกับการระบุทรัพยากรที่คุณต้องการสำหรับโครงการ และวิธีการที่คุณจะได้รับและจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้น นี่เป็นเรื่องจริงในการจัดการโครงการ แต่ก็เป็นส่วนสำคัญของการจัดการพอร์ตโฟลิโอเช่นกัน เมื่อคุณต้องแบ่งปันทรัพยากรในหลายโครงการ

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรหมายถึงวิธีการที่ทำให้แน่ใจว่าความพร้อมใช้งานของทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์นั้นตรงกับกำหนดการของโครงการ เทคนิคบางอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ได้แก่ การปรับระดับทรัพยากร (การปรับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด) การทำให้ทรัพยากรราบรื่น (รักษาความต้องการภายในงบประมาณเพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มทรัพยากรเพิ่มเติม) และการจัดสรรทรัพยากรแบบย้อนกลับ

วิธีจัดการความพร้อมใช้งานของทรัพยากรด้วย ProjectManager

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้เครื่องมือในการวางแผน จัดการ และติดตามทรัพยากรของคุณแบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์ของเรามีไทม์ชีทที่ให้คุณติดตามต้นทุนแรงงานและดูว่างานของทีมของคุณเสร็จสมบูรณ์กี่เปอร์เซ็นต์ นอกจากนี้ยังมีมุมมองโครงการที่หลากหลาย เช่น รายการงาน กระดานคัมบัง และอื่นๆ ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างที่ต้องการ ในขณะที่ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในกระบวนการของพวกเขา ผู้จัดการสามารถระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นและจัดสรรทรัพยากรใหม่อย่างรวดเร็วเพื่อให้ทีมทำงานเต็มความสามารถ

ตรวจสอบปริมาณงานของทีมของคุณด้วยแผนภูมิปริมาณงาน

การวางแผนและกำหนดตารางเวลาทรัพยากรของคุณเป็นเพียงขั้นตอนแรกเท่านั้น คุณต้องติดตามพวกเขาด้วย ด้วยซอฟต์แวร์ของเรา คุณสามารถแสดงรายการทักษะและความพร้อมของทีมของคุณ รวมถึง PTO วันหยุดและวันหยุดทั่วโลก ซึ่งทำให้การเริ่มต้นใช้งานง่ายขึ้นและมอบหมายงานได้ในพริบตา เมื่อคุณสลับไปที่หน้าภาระงานที่มีรหัสสี คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครเป็นผู้กำหนดโดยรวม เพียงจัดสรรงานใหม่จากแผนภูมิเพื่อสร้างสมดุลให้กับภาระงานเพื่อให้ทรัพยากรของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

ติดตามการใช้ทรัพยากรด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

อีกเครื่องมือหนึ่งในการติดตามทรัพยากรในโครงการของคุณคือแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา ไม่ต้องการการกำหนดค่าที่ใช้เวลานานเหมือนที่คุณพบในซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก แดชบอร์ดสดของเรารวบรวมข้อมูลตามเวลาจริงทันทีและแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายโดยอัตโนมัติ คุณสามารถติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ เพียงคลิกที่แดชบอร์ดเพื่อดูมุมมองระดับสูงของโครงการหรือพอร์ตโฟลิโอของคุณ

หากคุณต้องการรายละเอียดมากกว่าที่มีอยู่ในแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ การสร้างรายงานจำนวนมากเกี่ยวกับสถานะโครงการ สถานะพอร์ตโฟลิโอ ความแปรปรวน แผ่นเวลา และอื่นๆ เป็นเรื่องง่าย แต่ละรายงานสามารถปรับแต่งได้ คุณจึงสามารถกรองข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการดูได้ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์รายงานทั้งหมดในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูล

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมวางแผน จัดการ และติดตามงานแบบเรียลไทม์ นอกจากการจัดการทรัพยากรแล้ว ยังมีคุณลักษณะการจัดการงานและการจัดการความเสี่ยงทั้งหมดบนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่เชื่อมโยงทีมข้ามแผนกและโซนเวลา เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้เครื่องมือของเรา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี