ปฏิทินทรัพยากรในการจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการต้องการมากกว่าการวางแผนและการจัดทำงบประมาณ แต่ยังต้องมีการจัดกำหนดการอีกด้วย ในขณะที่การส่งมอบจะครบกำหนด ณ จุดใดจุดหนึ่งในไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ การทำให้ส่งมอบเสร็จตรงเวลานั้นจำเป็นต้องจัดกำหนดการทรัพยากรบุคคลของคุณด้วยปฏิทินทรัพยากร

ในการทำเช่นนั้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าปฏิทินทรัพยากรคืออะไร ใช้อย่างไรในการจัดการโครงการ และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยทำให้กระบวนการจัดกำหนดการมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ปฏิทินทรัพยากรคืออะไร?

ปฏิทินทรัพยากรเป็นเครื่องมือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมโครงการของคุณพร้อมทำงานเมื่อคุณต้องการให้พวกเขาทำงาน มันแสดงให้เห็นว่าใครว่างและเมื่อใดที่ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานได้

การมีวันทำงานที่พร้อมใช้งานสำหรับทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่การมีโปรไฟล์ของสมาชิกในทีมแต่ละคนก็มีความสำคัญเช่นกัน โปรไฟล์ช่วยเกี่ยวกับปฏิทินทรัพยากรโดยอนุญาตให้ผู้จัดการโครงการดูได้อย่างรวดเร็วว่าใครสามารถทำอะไรได้บ้าง กล่าวคือ โปรไฟล์แสดงทักษะและประสบการณ์

แทนที่จะติดตามทรัพยากรด้วยมือ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยคุณจัดการทรัพยากรของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ให้คุณติดตามทรัพยากรในแบบเรียลไทม์ ผู้จัดการโครงการสามารถดูจำนวนงานที่ทีมของพวกเขาได้รับมอบหมายด้วยแผนภูมิปริมาณงานของเรา หากคุณได้จัดสรรคนในทีมของคุณโดยรวมแล้ว ให้จัดสรรงานของพวกเขาใหม่โดยตรงจากแผนภูมิภาระงาน การรักษาภาระงานของทีมให้สมดุลทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้นและรักษาขวัญกำลังใจให้อยู่ในระดับสูง เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

วัตถุประสงค์ของปฏิทินทรัพยากรในการจัดการโครงการคืออะไร?

ปฏิทินทรัพยากรเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการ เนื่องจากช่วยให้สามารถวางแผนล่วงหน้าได้ โดยรู้ว่าสมาชิกในทีมที่พวกเขาได้รับมอบหมายพร้อมทำงานตามที่คาดไว้

นี้อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ถ้าคุณกำลังทำงานในโครงการที่ค่อนข้างซับซ้อน คุณต้องรู้ว่าทรัพยากรที่มีอยู่เมื่อคุณต้องการ ยิ่งไปกว่านั้น มักจะมีการขึ้นต่อกันหลายอย่างที่ทำให้การจัดกำหนดการซับซ้อนยิ่งขึ้น การจัดการทรัพยากรของคุณในระดับสูงเป็นกุญแจสำคัญในการส่งมอบโครงการให้สำเร็จ

อันที่จริง ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนทรัพยากรและพบว่าโครงการไม่สามารถทำได้ รู้เรื่องนี้ในขั้นตอนการวางแผนดีกว่าหลังจากที่คุณมุ่งมั่นกับงานแล้ว สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการค้นหาในขั้นตอนการดำเนินการว่าคุณไม่มีความพร้อมในการจัดการโครงการเนื่องจากข้อจำกัดด้านทรัพยากร

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจำเป็นต้องวางโครงงานไว้ ผู้จัดการโครงการมีตัวเลือก พวกเขาสามารถปรับขอบเขตโครงการ กำหนดการ การจัดสรรทรัพยากร และต้นทุนเพื่อค้นหาเส้นทางที่เป็นไปได้ แต่หากไม่มีปฏิทินทรัพยากร แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

ปฏิทินทรัพยากรไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือในการมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยในการติดตามทั้งอุปกรณ์และพนักงาน คุณลักษณะหนึ่งของปฏิทินทรัพยากรประกอบด้วยแผ่นเวลาที่ติดตามระยะเวลาที่สมาชิกในทีมแต่ละคนใช้ไปกับงาน นอกจากนี้ยังมีแผนภูมิปริมาณงานเพื่อสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานของทีมและคงประสิทธิภาพการทำงานไว้ แผนภูมิแกนต์มีประโยชน์ในการติดตามต้นทุนทรัพยากรเพื่อให้คุณอยู่ในงบประมาณ

จุดประสงค์อื่นของปฏิทินทรัพยากรคือมีประโยชน์หากคุณกำลังจัดการโปรแกรมหรือพอร์ตโครงการที่ใช้ทรัพยากรร่วมกัน ปฏิทินทรัพยากรช่วยให้โปรแกรมหรือผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอระบุทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันได้ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการวางแผนในหลายโครงการ

สิ่งที่ควรรวมไว้ในปฏิทินทรัพยากร

ถ้าดูเหมือนว่าปฏิทินทรัพยากรจะมีประโยชน์มากมาย ทรัพยากรรวมถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น เช่น คน อุปกรณ์ วัสดุ และอื่นๆ เป็นเรื่องที่ต้องจัดการอย่างมาก แต่ปฏิทินทรัพยากรเป็นเครื่องมือหลากหลายด้านที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับความรับผิดชอบที่หลากหลายเหล่านั้น ต่อไปนี้คือสิ่งที่รวมอยู่ในปฏิทินทรัพยากร ซึ่งทั้งหมดนี้ควรอยู่ที่ปลายนิ้วของผู้จัดการโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ข้อมูลสมาชิกในทีม

เมื่อคุณเข้าร่วมทีมของคุณ อย่าลืมเพิ่มข้อมูลของพวกเขาในปฏิทินทรัพยากร นี่อาจเป็นข้อมูลติดต่อทั่วไป เช่น หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หากคุณต้องการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน แต่คุณจะต้องสร้างโปรไฟล์ของทักษะและประสบการณ์ของพวกเขาด้วย เนื่องจากข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจมอบหมายให้ใครทำงาน

วัสดุ อุปกรณ์ และทรัพยากรที่จับต้องได้อื่นๆ

แม้ว่าทีมของคุณจะเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่คุณพิจารณาเพียงอย่างเดียว มีวัสดุ อุปกรณ์ และทรัพยากรที่จับต้องได้อื่นๆ ที่อาจต้องพิจารณา คุณจะต้องจดบันทึกค่าใช้จ่าย แต่ยังรวมถึงความพร้อมจำหน่ายสินค้า หรือเวลาที่ซัพพลายเออร์ของคุณจะสามารถจัดส่งได้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าทีมมีสิ่งที่ต้องการเมื่อพวกเขาต้องการ

กำหนดการ

การระบุทรัพยากรของคุณเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการจัดการเท่านั้น ตอนนี้ก็ถึงเวลาสำหรับปฏิทิน ปฏิทินทรัพยากรจำเป็นต้องแมปเมื่อจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรในโครงการ นั่นเป็นวิธีเดียวที่ทุกอย่างจะต้องอยู่ในที่ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ปฏิทินทรัพยากรอาจเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับโครงการและผู้จัดการโครงการ

ข้อมูลภาระงานรายวัน

ปฏิทินทรัพยากรมักใช้การมอบหมายและกำหนดเวลาสำหรับทรัพยากรบุคคลของคุณ และสร้างข้อมูลภาระงาน นี่คือแผนภูมิที่แสดงการจัดสรรสมาชิกในทีมแต่ละคน เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คุณปรับสมดุลปริมาณงานของทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ทำให้งานเสีย

ปฏิทินทรัพยากรกับปฏิทินโครงการ

แน่นอนว่าปฏิทินทรัพยากรไม่ใช่ปฏิทินเดียวที่ใช้ในการจัดการโครงการ นอกจากนี้ยังมีปฏิทินโครงการ แต่พวกเขาเป็นสิ่งเดียวกันหรือไม่? ทั้งสองได้รับการพัฒนาในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ เราทราบแล้วว่าปฏิทินทรัพยากรแสดงความพร้อมใช้งาน และมีประโยชน์เมื่อมีการแบ่งปันทรัพยากรระหว่างโครงการต่างๆ และรวมถึงทรัพยากรมนุษย์และที่ไม่ใช่มนุษย์

ปฏิทินโครงการช่วยให้คุณระบุวันทำงานและกะของทีมได้ หากไม่มีความโปร่งใสในเรื่องเวลาหยุดทำงาน (PTO) วันหยุดและวันทำงานของทีม คุณจะไม่สามารถจัดกำหนดการโครงการของคุณได้อย่างถูกต้อง กำหนดการโครงการสามารถประกอบด้วยปฏิทินโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการ ซึ่งทั้งหมดสามารถอัปเดตได้ตามต้องการ

อย่างที่คุณเห็น ทั้งปฏิทินทรัพยากรและปฏิทินโครงการจะคล้ายกันแต่ไม่เหมือนกัน ปฏิทินทรัพยากรมีไดนามิกมากกว่าปฏิทินโครงการ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในปฏิทินทรัพยากรอาจเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ปฏิทินโครงการได้รับการแก้ไขมากขึ้นเนื่องจากวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง

ประโยชน์ของการใช้ปฏิทินทรัพยากร

ปฏิทินทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของกำหนดการทรัพยากรและแผนการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ขึ้น ได้รับการพัฒนาขึ้นในช่วงการวางแผนของโครงการและกำหนดวิธีที่ทุกอย่างจะประสานงานเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาที่ส่งมอบของคุณ การใช้ปฏิทินทรัพยากรมีประโยชน์อย่างไร นี่คือตัวอย่างบางส่วน

การจัดตารางเวลาทรัพยากรที่ดีขึ้น

การจัดกำหนดการทรัพยากรของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินการตามกำหนดการของคุณ ปฏิทินทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถจัดกำหนดการล่วงหน้าได้ในกรณีที่ทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นสอดคล้องกัน การไม่มีทรัพยากรแม้แต่ชิ้นเดียวเมื่อจำเป็นจะทำให้โครงการล่าช้าและเพิ่มต้นทุน

ภาระงานที่สมดุลสำหรับทีมของคุณ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ปริมาณงานของทีมเป็นการกระทำที่สมดุล คุณต้องการให้พวกเขาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่อย่าทำเกินหน้าที่เพื่อให้พวกเขาหมดไฟและขวัญกำลังใจของทีมจะตกลงไปในรางน้ำ ปฏิทินทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครได้รับมอบหมายอะไร และหากมีความไม่สมดุล พวกเขาสามารถจัดสรรใหม่ให้กับปริมาณงานได้

ปรับปรุงการติดตามทรัพยากร

ทรัพยากรของคุณอาจกระจายไปตามทีมต่างๆ ซึ่งเป็นข้อดีอีกอย่างของปฏิทินทรัพยากร เป็นแหล่งรวมศูนย์เพื่อติดตามโครงการหรือทรัพยากรพอร์ตโฟลิโอของคุณเพื่อให้มองเห็นได้อย่างสมบูรณ์

สร้างปฏิทินทรัพยากรด้วย ProjectManager

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์พร้อมคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรรวมถึงปฏิทินทรัพยากร เครื่องมือทรัพยากรของเราถูกรวมเข้ากับชุดคุณสมบัติการจัดการโครงการเต็มรูปแบบ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผน ตรวจสอบ และรายงานในทุกขั้นตอนของโครงการได้ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้แบบเรียลไทม์เพื่อการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สร้างปฏิทินความพร้อมใช้งานของทรัพยากร

เพื่อสร้างการมองเห็นความพร้อมของทีมของคุณ สิ่งแรกที่ต้องทำหลังจากเริ่มต้นพวกเขาคือการเลือกตัวเลือกวันหยุดจากเมนูดรอปดาวน์ของอวาตาร์ของคุณ ป๊อปอัปวันหยุดช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกวันหยุดส่วนบุคคล ประเทศ และทั่วโลก และเวลาทำงาน ตอนนี้คุณรู้แล้วว่ามีใครว่างบ้างเมื่อวางกำหนดการ วันหยุดจะปรากฏเป็นสีเหลืองในหน้าปริมาณงาน

เมื่อคุณเริ่มมอบหมายงาน ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น เช่น ในแผนภูมิแกนต์ ซึ่งจะแสดงความพร้อมตามเวลาจริงสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน เมื่อมีการมอบหมายงาน สมาชิกในทีมจะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ เมื่อพวกเขาอัปเดตเวลาทำการ ข้อมูลนั้นจะสะท้อนให้เห็นในซอฟต์แวร์ทันที

ปรับสมดุลภาระงานของคุณ

คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของทีมของคุณมีความสมดุลโดยไปที่หน้าปริมาณงาน การตั้งค่าวันหยุดทั้งหมดที่คุณทำจะแสดงในแผนภูมิภาระงาน การแบ่งชั่วโมงของสมาชิกในทีมตามรหัสสีทำให้ง่ายต่อการดูว่าใครกำลังพักผ่อนและใครต้องการงานมากขึ้นหรือน้อยลง

หากคุณคลิกที่ชื่อสมาชิกในทีม คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงของงานทั้งหมดของพวกเขา คุณยังสามารถกรองแผนภูมิเพื่อแสดงงานทั้งหมดหรือซ่อนได้ ตัวเลือกการกรองอื่นๆ ได้แก่ ช่วงวันที่ โครงการเฉพาะ หรือการใช้แถบค้นหา การปรับสมดุลปริมาณงานเป็นเรื่องง่าย คลิกที่กล่องและป๊อปอัปจะช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นได้

ดูทรัพยากรบนแดชบอร์ดและรายงานแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดเป็นภาพรวมระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการของคุณ โดยจะอัปเดตโดยอัตโนมัติในแบบเรียลไทม์และแสดงเมตริกโครงการ 6 รายการ รวมทั้งแผนภูมิปริมาณงาน ซึ่งให้ภาพรวมของการจัดสรรทีมของคุณ เป็นแผนภูมิแท่งที่มีรหัสสีเพื่อแสดงงานที่เสร็จแล้ว สิ่งที่ต้องทำ และงานที่ค้างชำระ แดชบอร์ดของเราไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าต่างจากเครื่องมือการจัดการทรัพยากรอื่นๆ

หากต้องการเจาะลึกข้อมูล ให้ใช้รายงานที่ปรับแต่งได้ของเรา มีรายงานที่แตกต่างกันแปดฉบับ ตั้งแต่ไทม์ชีทไปจนถึงความพร้อมใช้งาน ปริมาณงานและความแปรปรวน ตลอดจนสถานะโครงการและสถานะพอร์ตโฟลิโอ คุณสามารถกรองรายงานเพื่อดูเฉพาะช่วงวันที่ที่ต้องการได้ เช่น ดูแผ่นเวลา ปริมาณงาน และความพร้อมใช้งาน เพื่อจัดกำหนดการทรัพยากรของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เรายังมีแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อวางแผนกำหนดการและทรัพยากรของคุณ คุณสามารถเพิ่มต้นทุนทรัพยากรที่วางแผนไว้และใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามต้นทุนทรัพยากรจริงเมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐาน ซึ่งช่วยให้คุณสร้างรายงานผลต่างของโครงการหรือติดตามต้นทุนทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์บน Gantt คุณสามารถควบคุมเพื่อให้ทรัพยากรอยู่ในการตรวจสอบตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

หากคุณยังคงสนใจที่จะค้นคว้าเกี่ยวกับหัวข้อการจัดการทรัพยากร เรามีข้อมูลมากมายในเว็บไซต์ของเรา นอกจากจะเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพแล้ว เว็บไซต์ของเรายังเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง เราเผยแพร่บล็อกหลายบล็อกต่อสัปดาห์และมีวิดีโอแนะนำ หนังสือคู่มือ เอกสารไวท์เปเปอร์ กรณีศึกษา และอื่นๆ อีกมากมาย ต่อไปนี้เป็นบทความบางส่วนที่จะขยายในหัวข้อปฏิทินทรัพยากรของเรา

• สุดยอดคู่มือการจัดการทรัพยากร
• เทมเพลตแผนทรัพยากร
• ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมเครื่องมือการจัดการทรัพยากรขั้นสูง วางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับทรัพยากรโครงการของคุณแบบเรียลไทม์เพื่อทำการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อจัดสรรงาน เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี