การระบุและการเอาชนะข้อจำกัดของทรัพยากรในการจัดการโครงการ

ทรัพยากรคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการตามแผนโครงการของคุณ ไม่ว่าจะเป็นคน อุปกรณ์ และวัสดุ การจัดการทรัพยากรเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของวิธีที่คุณนำเสนอโครงการที่ประสบความสำเร็จ

งานแต่ละงานในแผนโครงการของคุณจะมีทรัพยากรของโครงการ เช่น คน เวลา และงบประมาณที่แนบมาด้วย ดังนั้น คุณต้องทราบความพร้อมในการกำหนดเวลา นั่นเป็นข้อจำกัดด้านทรัพยากร และผู้จัดการโครงการต้องเรียนรู้วิธีจัดการข้อจำกัดเหล่านั้นเพื่อให้โครงการก้าวไปข้างหน้า

ข้อจำกัดของทรัพยากรในการจัดการโครงการคืออะไร?

ข้อจำกัดด้านทรัพยากรคือข้อจำกัดและ/หรือความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรของโครงการ การระบุข้อจำกัดการจัดการทรัพยากรเหล่านี้เป็นกิจกรรมการวางแผนทรัพยากรที่จำเป็นซึ่งเกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ ข้อจำกัดด้านทรัพยากรคือสิ่งกีดขวางบนถนนที่อาจทำให้โครงการของคุณหยุดชะงักและป้องกันไม่ให้ส่งสำเร็จ

ข้อจำกัดส่งผลกระทบต่อทุกด้านของวงจรชีวิตของโครงการ ในความเป็นจริง ข้อจำกัดที่พบบ่อยที่สุดในการจัดการโครงการจะเรียกว่าข้อจำกัดสามประการ เวลา ต้นทุน และขอบเขต โครงการมีงบประมาณ (ต้นทุน) กำหนดเวลา (เวลา) และผู้จัดการโครงการต้องรู้ว่าโครงการจะรวม (ขอบเขต) อย่างไร

การจัดการทรัพยากรโครงการของคุณและการมีเครื่องมือในการจัดสรรสิ่งที่จำเป็นอย่างรวดเร็วคือสิ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้คุณจัดระเบียบ ติดตาม และจัดสรรทรัพยากรให้ตรงกับความจุ จัดการทรัพยากรของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่ทำงานได้อย่างราบรื่นด้วยคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรของเรา ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!

ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากข้อจำกัดด้านทรัพยากร

ข้อจำกัดของทรัพยากรมักเกี่ยวข้องกับต้นทุน งบประมาณโครงการกำหนดประสบการณ์และทักษะของทีมที่คุณรวบรวม ตลอดจนทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ที่คุณจะได้รับ

นั่นเป็นสาเหตุที่ความพร้อมใช้งานเป็นองค์ประกอบสำคัญของข้อจำกัดด้านทรัพยากร หากไม่มีการจัดการความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและการจัดสรรทรัพยากรระหว่างโครงการ คุณจะพบว่าตัวเองมีวัสดุที่ยอดเยี่ยมได้อย่างรวดเร็ว แต่ไม่มีทีมใดที่จะใช้ (หรือทีมผู้เชี่ยวชาญที่ไม่มีอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงาน)

ดังนั้น ต้นทุน ความพร้อมใช้งาน และการเข้าถึงจึงสัมพันธ์กันอย่างแน่นแฟ้นกับการจัดการข้อจำกัดด้านทรัพยากรในโครงการ สิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างยิ่งต่อโครงการเมื่อผู้จัดการโครงการรับผิดชอบทีมที่มีการกระจายตามภูมิศาสตร์ ซึ่งอาจทำให้กระบวนการจัดการทรัพยากรซับซ้อนยิ่งขึ้น

ตัวอย่างข้อจำกัดของทรัพยากร

ข้อจำกัดคือปัจจัยที่จำกัดหรือจำกัดการใช้ทรัพยากร ข้อจำกัดของทรัพยากรมีหลากหลาย แต่มักจะมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน ค่าใช้จ่าย. ผู้คน สถานที่ และสิ่งของต่าง ๆ ล้วนใช้เงินทั้งนั้น ไม่ว่าจะด้วยเงินเดือน ค่าเช่า หรือการซื้อ

หากคุณกำลังทำงานในโครงการก่อสร้างและต้องการเช่าเครื่องจักรกลหนักในเดือนมีนาคมเพื่อขุดคูน้ำ แต่เครื่องจักรทั้งหมดอยู่ภายใต้สัญญาจนถึงฤดูร้อน นั่นเป็นข้อจำกัดด้านทรัพยากร คุณต้องระบุและแก้ไขข้อจำกัดเหล่านี้ในระยะการวางแผนของวงจรชีวิตโครงการ

ในตัวอย่างข้างต้น ผู้จัดการโครงการจะพิจารณาถึงอุปกรณ์การจอง โดยอาจเลือกบริษัทให้เช่าทางเลือก ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด พวกเขาควรทำการตัดสินใจเหล่านี้นานก่อนที่จะมีเหตุใด ๆ ในโครงการ การตัดสินใจเหล่านั้นได้รับการบันทึกไว้ในแผนการจัดการทรัพยากร ซึ่งเป็นเอกสารการวางแผนโครงการที่กำหนดวิธีการจัดการทรัพยากรของโครงการ ความล้มเหลวในการดำเนินการดังกล่าวเป็นวิธีที่แน่นอนที่จะหลุดจากกำหนดการและใช้จ่ายเกินงบประมาณของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรฟรี

เคล็ดลับในการจัดการข้อจำกัดของทรัพยากร

ตอนนี้เราเข้าใจข้อจำกัดของทรัพยากรแล้ว เรามาพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะใช้กัน การปฏิบัติตามเคล็ดลับการจัดการโครงการเหล่านี้สามารถช่วยในการจัดการทรัพยากรโดยรวมของคุณ:

• เป็นกลยุทธ์: ก่อนที่คุณจะจัดการอะไรก็ตาม คุณต้องพัฒนากลยุทธ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร สิ่งนี้ต้องการการรู้ว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ คุณจะกำหนดความสำเร็จอย่างไร และอะไรจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย
• ทราบข้อกำหนดของโครงการ: ทราบกำหนดเวลา เหตุการณ์สำคัญ เป้าหมาย งบประมาณ และคู่แข่งสำคัญของคุณ การรวบรวมความต้องการนั้นคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามเพิ่มเติมในการตั้งค่าโครงการของคุณเพื่อความสำเร็จ
• มีแผนฉุกเฉิน: คุณสามารถระบุและเตรียมพร้อมสำหรับข้อจำกัดด้านทรัพยากร แต่มักจะมีปัญหาด้านการจัดการทรัพยากรที่ออกมาจากสีน้ำเงินเสมอ อย่าปล่อยให้มันกีดกันคุณ มีแผน B, C หรือ D สำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด คุณอาจไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่คุณควรมีแผนฉุกเฉินเพื่อรู้ว่าจะรับมืออย่างไร
• เวลาติดตาม: ทรัพยากร เช่น โครงการ มีเวลาจำกัด คุณควรรู้ว่าต้องใช้นานแค่ไหนและติดตามการใช้ทรัพยากร สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องรับมือกับงานที่ซ้ำซากจำเจ เป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้จัดสรรเวลาที่เหมาะสม
• จัดลำดับความสำคัญ: งานบางงานไม่เท่ากัน ดังนั้นจึงไม่ใช่ทรัพยากรทั้งหมดที่จะกระจายอย่างเท่าเทียมกัน ใช้เวลาในการจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ กำหนดความแตกต่างระหว่างงานด่วนและงานสำคัญ และทราบถึงความพยายามที่จำเป็น เพื่อให้คุณจัดสรรกำหนดการได้อย่างเหมาะสม
• ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร: การมีซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่วางแผนและติดตามทรัพยากรของคุณ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายาม คุณต้องการคุณสมบัติที่ให้ข้อมูลตามเวลาจริงและทำให้ง่ายต่อการจัดสรรทรัพยากรใหม่เมื่อจำเป็น

วิธีการจัดตารางเวลาที่มีข้อจำกัดของทรัพยากร

หากไม่มีการจัดกำหนดการที่จำกัดทรัพยากร ข้อจำกัดของทรัพยากรจะเป็นนามธรรมเท่านั้น การจัดการกำหนดการที่จำกัดทรัพยากรเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่ทรัพยากรมีจำกัด และให้คุณคิดหาวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำงานเสร็จตรงเวลา

การทำโครงการให้สำเร็จภายใต้ข้อจำกัดด้านทรัพยากรจำเป็นต้องมีการแก้ปัญหา ผู้จัดการโครงการสร้างสรรค์จะต้องดูโครงการและกำหนดวิธีเปลี่ยนทรัพยากรเพื่อจัดการกับข้อจำกัด ในการดำเนินการนี้ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างทรัพยากรที่มีข้อจำกัดสามประการ ดังนั้น นี่อาจหมายถึงการนำงบประมาณ กำหนดการ หรือขอบเขตมาใช้ ไม่ว่าจะใช้ข้อจำกัดใดก็ตาม ผลลัพธ์สุดท้ายจะต้องเป็นโครงการที่ยังคงเป็นไปตามกำหนดเวลาและงบประมาณต่อไป

โครงการอาจล้มเหลวหรือไม่เสร็จสมบูรณ์หากคุณไม่สามารถแก้ไขข้อจำกัดด้านทรัพยากรได้ การจัดกำหนดการที่จำกัดทรัพยากรมักจะเป็นการปรับสมดุล หากคุณไม่สามารถจ้างคนให้เพียงพอในการผลิตสินค้าและตอบสนองความต้องการได้ คุณอาจแสวงหาวัสดุที่ถูกกว่าหรือลดสินค้าคงคลัง

มีความเสี่ยงต่อคุณภาพของการส่งมอบและความพึงพอใจของฐานลูกค้าของคุณแน่นอน คุณต้องคำนึงถึงผลลัพธ์เหล่านี้ทั้งหมดเมื่อคุณสร้างและปรับเปลี่ยนตารางเวลา

ProjectManager ช่วยในเรื่องข้อจำกัดของทรัพยากรได้อย่างไร

เห็นได้ชัดว่าการจัดการข้อจำกัดด้านทรัพยากรและการสร้างกำหนดการที่มีข้อจำกัดด้านทรัพยากรนั้นต้องการความยืดหยุ่นอย่างมาก คุณต้องการมากกว่าสเปรดชีตเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจถึงข้อจำกัดด้านทรัพยากรมากขึ้น เพื่อให้สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

สร้างแผนทรัพยากรบนแผนภูมิแกนต์

สิ่งแรกที่ต้องทำคือจัดระเบียบทรัพยากรทั้งหมดของคุณ และวิธีที่ดีที่สุดในการรับข้อมูลที่ซับซ้อนนี้ในหน้าเดียวคือการใช้แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของ ProjectManager ใช้เพื่อแสดงรายการงานของคุณและเพิ่มต้นทุนทรัพยากรที่วางแผนไว้ สามารถเชื่อมโยงการพึ่งพาและกำหนดเหตุการณ์สำคัญได้

จัดการทรัพยากรของคุณในแบบเรียลไทม์

ผู้คนเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของคุณและมักจะจัดการได้ยากที่สุด ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรของ ProjectManager ช่วยให้คุณจัดการทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ขั้นแรก คุณสามารถตั้งค่าความพร้อมใช้งานได้ จากนั้นเมื่อคุณมอบหมายงาน ให้ใช้แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสี คุณสามารถจัดสรรงานของพวกเขาใหม่ได้จากแผนภูมิเพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

ดูความคืบหน้าของทีมของคุณในบอร์ด Kanban

รับความโปร่งใสในเวิร์กโฟลว์ของทีมด้วยบอร์ดคัมบัง พวกเขาอนุญาตให้ทีมจัดการงานในมือในขณะที่ผู้จัดการสามารถมองเห็นงานของทีมได้ พวกเขาสามารถเห็นช่วงที่กำลังจะมีขึ้น และจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้ทีมทำงานต่อไป

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดตารางเวลาและอัปเดตทรัพยากรแบบเรียลไทม์เพื่อจัดการโครงการได้สำเร็จ ติดตามทีมของคุณและทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์เพื่อส่งมอบโครงการตรงเวลาและภายในงบประมาณ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!