การพยากรณ์ทรัพยากรในการบริหารโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

ก่อนที่คุณจะมีส่วนร่วมกับโครงการใหม่ มีบางสิ่งที่คุณต้องรู้ ค่าใช้จ่ายคุ้มค่าผลตอบแทนหรือไม่? คุณสามารถทำมันให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้หรือไม่? คุณมีทรัพยากรหรือไม่? การคาดการณ์ทรัพยากรคือวิธีที่คุณสามารถตอบคำถามสุดท้ายนั้นได้

ทรัพยากรคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการตามแผนโครงการ จากทีมของคุณไปจนถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ วัสดุ อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ พื้นที่สำนักงาน และอื่นๆ ต้องการทราบว่าเหตุใดการคาดการณ์ทรัพยากรจึงมีความสำคัญ อ่านต่อไป

การพยากรณ์ทรัพยากรในการจัดการโครงการคืออะไร?

การคาดการณ์ทรัพยากรเป็นวิธีการประเมินจำนวนทรัพยากรที่จำเป็นในการส่งมอบโครงการของคุณให้สำเร็จ เป็นเครื่องมือที่ใช้โดยผู้จัดการโครงการและทีมเพื่อดูว่าพวกเขามีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ได้รับมอบหมายในโครงการให้เสร็จสมบูรณ์หรือไม่

ดังที่กล่าวไว้ ทรัพยากรสามารถมีความหมายได้หลายอย่าง อย่างไรก็ตาม ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในโครงการใดๆ ก็คือคนที่ทำให้โครงการนั้นเกิดขึ้น เมื่อพูดถึงการคาดการณ์ทรัพยากร ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่กำลังมองหาวิธีจัดสรรทีมโดยดูจากความจุ ปริมาณงาน และระดับการใช้งาน

นั่นหมายถึงความสามารถในการดูว่าใครได้รับมอบหมายงานอะไร และทีมแบ่งปันภาระงานนั้นอย่างเป็นธรรมหรือไม่ หากคุณมีทรัพยากรเพียงไม่กี่ตัวที่รับน้ำหนักให้กับทีม คนเหล่านี้อาจจะหมดไฟและขวัญกำลังใจของพวกเขาก็จะลดลง นี่ไม่ใช่วิธีรักษาพนักงานของคุณหรือทำให้โครงการของคุณเสร็จทันเวลา

มีโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่กล่าวถึงการคาดการณ์ทรัพยากร ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่รวบรวมความสามารถแบบเรียลไทม์ เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดสรรทรัพยากรของคุณ แผนภูมิปริมาณงานของเรามีรหัสสี ดังนั้นคุณจึงสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครถูกจัดสรรโดยรวม จากนั้นจึงปรับสมดุลปริมาณงานจากมุมมองนั้นเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

การคาดการณ์ทรัพยากรกับการวางแผนทรัพยากร

การคาดการณ์ทรัพยากรใช้ในการวางแผนทรัพยากร คุณไม่สามารถวางแผนทรัพยากรของคุณได้ หากคุณไม่รู้ว่าคุณมีทรัพยากรอะไรบ้าง การวางแผนโครงการทั้งสองนี้เชื่อมโยงกันและแจ้งให้ทราบ

การวางแผนทรัพยากรคือวิธีการจัดระเบียบทรัพยากรที่โครงการต้องการเพื่อให้สำเร็จ ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว แหล่งข้อมูลกว้างและครอบคลุมหลายหมวดหมู่ การคาดการณ์ทรัพยากรระบุทรัพยากรเหล่านี้และระบุว่าสามารถตอบสนองความต้องการของโครงการในช่วงเวลาที่กำหนดได้หรือไม่

แผนทรัพยากรจะสรุปสิ่งที่คุณต้องการในแง่ของทรัพยากร โดยทำสิ่งนี้ก่อนโดยแบ่งทรัพยากรออกเป็นทรัพยากรที่จัดเก็บได้ เช่น เงินสดเป็นทรัพยากรที่ไม่สามารถจัดเก็บได้ ซึ่งรวมถึงทีม อุปกรณ์ ฯลฯ ของคุณ กำหนดการและงบประมาณของโครงการจะส่งผลต่อการคาดการณ์ทรัพยากรอย่างมาก

การคาดการณ์ทรัพยากรกับการจัดการทรัพยากร

การจัดการทรัพยากรเป็นที่ที่การคาดการณ์ทรัพยากรและการวางแผนทรัพยากรอยู่ การจัดการทรัพยากรเป็นแนวปฏิบัติที่ใหญ่กว่าในการวางแผน การจัดกำหนดการ และการจัดสรรทรัพยากรสำหรับโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโฟลิโอ วัตถุประสงค์ของการจัดการทรัพยากรคือการใช้ประโยชน์สูงสุดจากทรัพยากรของคุณโดยการมีทรัพยากรที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมสำหรับงานที่เหมาะสม

การพยากรณ์ทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของการจัดการทรัพยากร เนื่องจากเป็นปัจจัยในการวางแผนทรัพยากร วิธีหนึ่งในการดูแนวทางปฏิบัติแบบบูรณาการเหล่านี้ก็คือการที่ตุ๊กตารัสเซียตัวหนึ่งอยู่ข้างใน การจัดการทรัพยากรจำเป็นต้องมีการคาดการณ์ทรัพยากรเพื่อทำความเข้าใจว่าทรัพยากรใดที่มีอยู่ และทรัพยากรเหล่านั้นจะเพียงพอต่อการดำเนินกิจกรรมโครงการหรือไม่

หากไม่มีการคาดการณ์ทรัพยากร (และการวางแผนทรัพยากร) การจัดการทรัพยากรจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการในการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดสรรทรัพยากรให้กับความคิดริเริ่มที่เหมาะสมได้ สิ่งนี้เป็นจริงไม่ว่าจะนำไปใช้กับหนึ่งโครงการหรือโปรแกรมหรือผลงานของโครงการ การจัดการทรัพยากรทำงานเพื่อลดของเสียและความซ้ำซ้อนเพื่อเพิ่มความคล่องตัวและทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการคาดการณ์ทรัพยากร

เมื่อคุณทราบแล้วว่าการจัดการทรัพยากรประกอบด้วยการวางแผนทรัพยากรและการคาดการณ์ทรัพยากรอย่างไร มาดูกันว่าการคาดการณ์ทรัพยากรมีประโยชน์ต่อโครงการอย่างไร ที่ชัดเจนที่สุดคือช่วยให้ผู้จัดการโครงการรู้ว่าพวกเขากำลังทำงานอะไรอยู่ และวิธีการใช้ทรัพยากรเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลาและภายในงบประมาณ

เมื่อพูดถึงทีมของคุณ การคาดการณ์ทรัพยากรช่วยให้คุณเห็นคนที่คุณต้องการทำโครงการให้สำเร็จและแสดงช่องว่างที่คุณอาจต้องกรอก การพยากรณ์ทรัพยากรจะบอกคุณว่าทักษะใดที่คุณต้องการ และทำให้ง่ายขึ้นในการหาผู้มีความสามารถที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

การใช้การคาดการณ์ทรัพยากรจะช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทานโดยทำให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรที่ตรงกับปริมาณงานที่คุณต้องการ มันบอกคุณว่าคุณต้องการใครในทีมของคุณสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น หากไม่มีการคาดการณ์ทรัพยากร คุณอาจใช้จ่ายเกินหรือจบลงตามกำหนดเวลา เนื่องจากคุณคำนวณทรัพยากรที่จำเป็นอย่างไม่ถูกต้องเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การคาดการณ์ทรัพยากรมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำไปสู่ผลกำไรที่มากขึ้น นั่นเป็นเพราะว่าคุณสร้างรายได้มากขึ้นด้วยการรู้ว่าชุดทักษะใดที่คุณต้องการเพื่อปรับให้เข้ากับแนวโน้มของตลาดในอนาคต นอกจากนี้ยังทำให้การวางแผนทรัพยากรมีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณจึงสามารถเปลี่ยนแปลงเมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงได้

เคล็ดลับการคาดการณ์ทรัพยากร

เราเข้าใจดีว่าการคาดการณ์ทรัพยากรคืออะไร มีความเหมาะสมกับการวางแผนทรัพยากรและการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ขึ้นอย่างไร และเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อโครงการ มาสำรวจวิธีการคาดการณ์ทรัพยากรเพื่อใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์เหล่านี้กัน

เริ่มต้นด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าทักษะใดที่จำเป็นสำหรับโครงการ นี่หมายถึงการรู้แผนโครงการและสิ่งที่ส่งมอบ จากนี้ คุณสามารถสร้างโปรไฟล์สมาชิกทีมที่คุณต้องการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ สิ่งนี้จะแจ้งให้คุณทราบถึงรายชื่องานหรือในกรณีของโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอ คลังทักษะที่พัฒนาโดยสำนักงานบริหารโครงการ (PMO)

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนโครงการฟรีสำหรับ Word

ถัดไป ข้ามทักษะเพื่อทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมของคุณ ทบทวนผลงานของพวกเขาในโครงการที่ผ่านมา และสร้างแผนภูมิที่แสดงระดับทักษะ คุณภาพของงาน และความรวดเร็วในการทำงาน คุณอาจต้องลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาพวกเขาให้ถึงระดับที่คุณต้องการสำหรับโครงการหรือหาบุคลากรภายนอกองค์กรของคุณ อย่าลืมติดต่อผู้จัดการและผู้จัดการโครงการคนอื่นๆ เพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับสมาชิกในทีมที่มีศักยภาพเหล่านี้

ข้อมูลในอดีตยังมีประโยชน์เมื่อคาดการณ์ทรัพยากร โปรเจ็กต์เก่าควรถูกเก็บถาวรและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ เพื่อให้คุณเห็นว่ามีการใช้ทรัพยากรเหล่านั้นอย่างไร และทรัพยากรเหล่านั้นมีการใช้งานน้อยเกินไปหรือมากเกินไป การทบทวนบทเรียนจากการพยากรณ์ทรัพยากรในอดีตเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเก่าๆ

โปรดทราบว่าคุณต้องจับคู่ทรัพยากรที่เหมาะสมกับงานที่เหมาะสม สิ่งนี้เกิดขึ้นหลังจากที่คุณได้รวบรวมทีมของคุณและกำลังดูโครงการทั้งหมด จำไว้ว่า อย่าตั้งสมมติฐานตามตำแหน่งงานและระวังอย่าประเมินเวลาหรือทรัพยากรที่ต้องการต่ำเกินไป

อย่าลืมเกี่ยวกับอัตราการออกจากงาน แนวโน้มประสิทธิภาพและการจ้างงานของบริษัทของคุณจะส่งผลต่อทรัพยากรที่คุณดึงดูด การรู้จักตลาดจะช่วยให้คุณได้เปรียบในการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ การดูแนวโน้มในอดีตจะช่วยให้คุณคาดการณ์ได้ว่าทรัพยากรจะดำเนินต่อไปในอนาคต

ProjectManager ช่วยในการจัดการทรัพยากร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่วางแผน จัดการ และติดตามทรัพยากรในแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณสร้างโปรไฟล์ของสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพ และปรับสมดุลปริมาณงานเพื่อให้พวกเขามีประสิทธิผล

วางแผน จัดการ และติดตามทรัพยากรแบบเรียลไทม์

แผนภูมิแกนต์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการวางแผนโครงการและการจัดระเบียบงาน ทรัพยากร และค่าใช้จ่ายบนไทม์ไลน์ เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว แผนนั้นจะถูกบันทึกและสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบการใช้ทรัพยากรจริงของคุณในโครงการ ข้อมูลนี้จะถูกแบ่งปันในเครื่องมือของเราเมื่อโครงการพัฒนาขึ้น ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อดูความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการในระดับสูง รวมถึงปริมาณงานและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ที่ด้อยกว่า และพร้อมใช้งานทุกเมื่อ

ติดตามเวลาที่ใช้ในงานด้วย Timesheets ที่ปลอดภัย

จากหน้าทีม คุณสามารถดูภาพรวมของการกระจายงานในโครงการต่างๆ ของคุณและขยายโปรไฟล์ของสมาชิกในทีมได้ หากต้องการดูประสิทธิภาพของสมาชิกในแต่ละครั้ง คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองบนไทม์ชีทของพวกเขา และดูเวลาที่พวกเขาเข้าสู่ระบบงานของพวกเขาได้ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้เป็นไปตามกำหนดการของคุณหรือไม่ ตารางเวลาที่ปลอดภัยของเรายังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจ่ายเงินและจะถูกล็อคเมื่อส่งแล้ว

ยังมีรายงานอื่นๆ ที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อให้คุณเห็นภาพรวมของโปรเจ็กต์ ช่วยให้คุณโฟกัสไปที่รายละเอียดที่ต้องการดูได้ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์รายงานได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตอยู่เสมอ คุณสามารถดูความพร้อมใช้งานสำหรับทีมของคุณ รวมถึงวันหยุดทั่วโลก เพื่อให้ง่ายต่อการจัดสรรทรัพยากรสำหรับงาน คุณไม่สามารถทำนายอนาคตได้ แต่เราช่วยทำให้การคาดการณ์และการจัดการทรัพยากรแม่นยำยิ่งขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลที่ช่วยให้ทีมสามารถวางแผน จัดการ และติดตามทรัพยากรของพวกเขาได้แบบเรียลไทม์ นอกเหนือจากคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังมีเครื่องมือการจัดการงานและความเสี่ยงที่ช่วยให้โครงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล เข้าร่วมทีมที่ Siemens, Nestle และ Avis ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี