การโหลดทรัพยากรคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญในการจัดการโครงการ

คุณเคยได้ยินมานับครั้งไม่ถ้วน ทีมเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของโครงการ พวกเขาทำผลงาน แต่ผู้จัดการโครงการต้องเชื่อมโยงสมาชิกในทีมแต่ละคนเข้ากับงานนั้น การโหลดทรัพยากรเป็นกระบวนการเพื่อให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ตลอดทั้งโครงการ

ความสามารถในการรักษาสมดุลของโหลดทรัพยากรในทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญ การโหลดทรัพยากรในการจัดการโครงการช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการจัดสรรมากเกินไป ซึ่งอาจบั่นทอนกำลังใจและประสิทธิภาพการทำงานลดลง แต่ก่อนอื่น เรามาพูดถึงว่าการโหลดทรัพยากรคืออะไร และสำรวจการโหลดทรัพยากรเทียบกับการปรับระดับทรัพยากร

กำลังโหลดทรัพยากรคืออะไร?

การโหลดทรัพยากรคือจำนวนชั่วโมงเต็มที่คุณมอบหมายให้ทีมของคุณหารด้วยจำนวนชั่วโมงที่คุณต้องทำ คุณสามารถดูการโหลดทรัพยากรเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือตามโครงการ

ปัญหาเกี่ยวกับการโหลดทรัพยากรคือการจัดสรรสมาชิกในทีมมากเกินไปได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมคนหนึ่งทำงานเต็มที่ และพวกเขาต้องเข้ามาช่วยหรือแทนที่สมาชิกในทีมอีกคนไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม สมาชิกในทีมคนนั้นจะถูกจัดสรรมากเกินไป

นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้โครงการผิดแผน พลาดกำหนดเวลา หรือใช้จ่ายเกินงบประมาณโครงการ การโหลดทรัพยากรจะดูที่งานที่ต้องทำให้เสร็จและหารด้วยความจุทั้งหมดของทรัพยากร เช่น แปดชั่วโมงต่อวัน อย่าลืมคำนึงถึงการประชุม วันหยุด เวลาพักร้อน และแม้แต่ช่วงพักตลอดทั้งวัน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการโหลดทรัพยากร ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้คุณดูชั่วโมงที่ว่างของทีม รวมถึงวันหยุดทั่วโลกสำหรับผู้ปฏิบัติงานทางไกล คุณสามารถตรวจสอบสิ่งนี้ได้จากแผนภูมิปริมาณงานตามเวลาจริงซึ่งมีรหัสสีเพื่อให้อ่านได้ง่าย หากคุณจัดสรรมากเกินไป คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้โดยตรงจากแผนภูมิปริมาณงาน เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

การโหลดทรัพยากรกับการปรับระดับทรัพยากร

เป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างความสับสนในการโหลดทรัพยากรกับการปรับระดับทรัพยากร มีความคล้ายคลึงกันในหลาย ๆ ด้าน แต่แตกต่างกันในแง่ของสิ่งที่จัดลำดับความสำคัญ แน่นอนว่าทั้งคู่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากร แต่พวกเขามุ่งเน้นไปที่ทรัพยากรที่แตกต่างกัน

ตามที่เรากล่าวถึง การโหลดทรัพยากรเป็นเรื่องของทีม พนักงาน หรือกำลังคนของคุณ ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้รับมอบหมายงานหรือเปอร์เซ็นต์ของโครงการจนกว่าพวกเขาจะจองครบ 100 เปอร์เซ็นต์ สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายทีมของพวกเขาและรู้ว่าพวกเขาจำเป็นต้องรับสมาชิกในทีมมากขึ้นเพื่อทำงานโครงการทั้งหมดให้เสร็จหรือไม่

การโหลดทรัพยากรเกี่ยวข้องกับกำลังคนเป็นหลัก การจัดระดับทรัพยากรเกี่ยวข้องกับทรัพยากรเช่นกัน แต่ยังรวมถึงเวลาด้วย เช่น วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการและงบประมาณ การจัดระดับทรัพยากรทำงานโดยสร้างสมดุลระหว่างตารางเวลาและงบประมาณกับทรัพยากร โดยแบ่งสิ่งต่างๆ ออกเป็นช่วงเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่ ใช้ในโครงการที่มีเวลาจำกัด

กล่าวโดยสรุป การโหลดทรัพยากรช่วยให้คุณสามารถคำนวณปริมาณงานที่คุณคาดหวังให้สมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานให้เสร็จภายในระยะเวลาหนึ่งตามความพร้อมใช้งานและความสามารถของพวกเขา เป็นการใช้ทรัพยากร การจัดระดับทรัพยากรเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าการจัดสรรทรัพยากรมีขนาดที่เหมาะสมตามลำดับความสำคัญ ลำดับเวลาของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ และงบประมาณ การโหลดทรัพยากรถูกกำหนดให้เป็นวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ และสามารถปรับการปรับระดับทรัพยากรเพื่อตอบสนองต่อความขัดแย้งของทรัพยากร

วิธีสร้างแผนภูมิการโหลดทรัพยากร

ใช้แผนภูมิการโหลดทรัพยากรเพื่อดูวิธีการจัดสรรงานโครงการทั่วทั้งทีม เป็นเอกสารง่ายๆ คล้ายกับสเปรดชีตพื้นฐาน เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถสร้างหนึ่งในสามขั้นตอน

1. เปรียบเทียบสมาชิกในทีมกับงาน

ใช้เมทริกซ์ เริ่มต้นด้วยการแสดงรายการสมาชิกทั้งหมดในโครงการของคุณตามแนวนอนที่ด้านบน จากนั้น ทางด้านซ้ายมือ ให้ระบุงานทั้งหมดที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

2. คำนวณชั่วโมงที่ใช้ในงาน

ค้นหาว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนใช้เวลานานเท่าใดในการทำงานต่อสัปดาห์ ทีนี้ลองคิดดูว่าพวกเขาใช้เวลาเท่าไรกับงานแต่ละโครงการ ทำสิ่งนี้กับทุกคนในทีมโครงการ

3. เปรียบเทียบชั่วโมงจริงกับการใช้ประโยชน์เป้าหมาย

ใช้ข้อมูลการจัดกำหนดการทรัพยากรที่คุณรวบรวมและเปรียบเทียบกับการใช้งานเป้าหมายของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าต้องการให้ทีมทำงานกี่ชั่วโมงต่อวัน

ความสำคัญของการโหลดทรัพยากรในการจัดการโครงการ

หากไม่มีทรัพยากร โครงการของคุณเป็นเพียงแผน การโหลดทรัพยากรช่วยคุณเมื่อมอบหมายทีมของคุณโดยทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีงานเพียงพอแต่ไม่มากเกินไป มอบหมายงานน้อยเกินไปและคุณทำงานไม่เต็มความสามารถ ซึ่งจะทำให้คุณทำงานช้าลง นั่นหมายถึงการทำงานล่าช้ากว่ากำหนดและอาจเกินงบประมาณ

ในอีกด้านหนึ่งของเหรียญ คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรของคุณมากเกินไป หากคุณทำเช่นนี้ ไม่น่าเป็นไปได้ที่ทีมของคุณจะมีประสิทธิภาพและทำงานล่าช้ากว่ากำหนด แม้จะตามทันแต่ก็ไม่ยั่งยืน ทีมของคุณจะเหนื่อยหน่าย ซึ่งจะทำให้หลายคนออกจากโครงการ หรือคุณจะไม่สามารถรักษาสมาชิกในทีมไว้ได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด นี่เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อผู้จัดการโครงการมองข้ามข้อจำกัดด้านทรัพยากร

ทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผล

การโหลดทรัพยากรเป็นเทคนิคที่ช่วยให้คุณรักษาทีมงานให้ทำงานเต็มความสามารถเพื่อส่งมอบโครงการได้ทันเวลาและอยู่ในงบประมาณ ในแง่ของการวางแผน การโหลดทรัพยากรเป็นองค์ประกอบสำคัญของกำหนดการและงบประมาณที่เป็นจริง ช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจว่าพวกเขาต้องการทรัพยากรใดสำหรับโครงการและค่าใช้จ่ายเท่าไร

การโหลดทรัพยากรไม่ได้ช่วยให้ทราบจำนวนสมาชิกในทีมและค่าใช้จ่ายเท่านั้น การพิจารณาวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับโครงการก็มีความสำคัญเช่นกัน ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเมื่อคุณต้องการอีกด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นกุญแจสำคัญในการวางแผนโครงการที่เหมาะสม

เทมเพลตการจัดการทรัพยากรฟรี

ควรชัดเจนว่าการโหลดทรัพยากรมีความสำคัญ แต่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของแผนการจัดการทรัพยากรขนาดใหญ่ของคุณ การจัดการทรัพยากรคือการวางแผน การจัดตารางเวลา และการจัดสรรทรัพยากรของคุณทั้งหมด ซึ่งรวมถึงทีม เงิน เทคโนโลยี วัสดุ อุปกรณ์ ทุกสิ่งที่คุณต้องการในการดำเนินโครงการ

การจัดการทรัพยากรให้ข้อมูลเกือบทุกด้านของโครงการของคุณ แน่นอนว่ามันเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการจัดตารางเวลา แต่ยังรวมถึงความพร้อมใช้งานและชุดทักษะของทีมของคุณ การใช้ทรัพยากร ความจุและการจัดลำดับความสำคัญเมื่อจัดสรร และอื่นๆ อีกมากมาย การมีแผนการจัดการทรัพยากรที่ดีไม่เพียงนำไปสู่การมีสิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจอีกด้วย ทีมที่มีความสุขคือทีมที่มีประสิทธิผล

ProjectManager มีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ยอดเยี่ยม และเราจะพูดถึงเครื่องมือเหล่านั้นในไม่ช้า หากคุณไม่พร้อมที่จะอัปเดต ให้เราบอกคุณเกี่ยวกับเทมเพลตที่ดาวน์โหลดได้ฟรีที่เรามีบนไซต์ของเรา มีเทมเพลตการจัดการโครงการสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ ต่อไปนี้คือบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากร

เทมเพลตแผนทรัพยากร

การโหลดทรัพยากรเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนทรัพยากรโดยรวมของคุณ เป็นที่ที่คุณระบุและจัดระเบียบทรัพยากรของคุณ ช่วยให้คุณทราบว่าคุณต้องการอะไรในการทำโครงการให้สำเร็จ เทมเพลตแผนทรัพยากรฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณสามารถวางแผนทรัพยากรร่วมกับกำหนดการและงบประมาณโครงการของคุณ

เทมเพลตงบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการคือสิ่งที่จ่ายสำหรับทรัพยากรโครงการของคุณ ไม่ว่าทรัพยากรของคุณจะแจ้งงบประมาณของคุณหรือในทางกลับกัน คุณต้องคำนึงถึงทั้งสองอย่างเมื่อคุณวางแผนโครงการ การใช้เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการประเมินต้นทุนโครงการรวมถึงทรัพยากรต่างๆ อย่างแม่นยำ

เทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์

เมื่อคุณทำการโหลดทรัพยากร คุณจะมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดสรรทรัพยากรของคุณและทำให้ทรัพยากรเหล่านั้นทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ การใช้เทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์ฟรีสำหรับ Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบตารางการทำงานรายสัปดาห์ของทีมเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์และปริมาณงานได้ดียิ่งขึ้นเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ProjectManager และการโหลดทรัพยากร

เทมเพลตโครงการฟรีของเรานั้นยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการทรัพยากรและการจัดการโครงการ แต่คุณจะพบว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเท่านั้นที่จะช่วยคุณได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยคุณในการโหลดทรัพยากรและให้คุณเข้าถึงความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ของทีมและปริมาณงานแบบเรียลไทม์ และจัดสรรใหม่อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

รับมุมมองระดับสูงของทรัพยากร

ในการจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาด คุณต้องตรวจสอบโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดสดของเราช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ไม่มีการตั้งค่าใดที่จะทำให้คุณทำงานช้าลงเหมือนกับผลิตภัณฑ์ที่ด้อยคุณภาพ คุณสามารถดูความสมบูรณ์ เปอร์เซ็นต์ของงานที่ทำเสร็จ ต้นทุน ปริมาณงาน และอื่นๆ ทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟที่มีสีสัน ความสามารถในการติดตามเมตริกเหล่านี้แบบเรียลไทม์นำไปสู่การตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

กำหนดและติดตามทรัพยากรบนแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะมอนิเตอร์รีซอร์สของคุณ คุณต้องวางแผนก่อน การโหลดทรัพยากรช่วยได้ แต่การใช้แผนภูมิ Gantt แบบอินเทอร์แอกทีฟของเราจะช่วยให้คุณสามารถจับคู่ทรัพยากรกับสมาชิกในทีมได้ ในขณะที่ติดตามค่าใช้จ่ายและกำหนดการ ทั้งหมดนี้ดำเนินการทางออนไลน์ ดังนั้นจึงง่ายต่อการแชร์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อดูว่าทรัพยากรจริงของคุณเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับแผนของคุณ โดยจัดสรรใหม่ตามความจำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา

แน่นอนว่านั่นไม่ใช่ทั้งหมด เรามีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นที่เพิ่มเข้าไปในงาน แผ่นเวลาติดตามการทำงานของทีมของคุณ และเรามีเครื่องมือรายงานที่รวดเร็ว ปรับแต่งได้ และมีรายละเอียด ซึ่งให้ข้อมูลกับคุณมากขึ้น นอกจากนี้ยังแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ง่ายเพื่อให้พวกเขาอัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งให้อำนาจแก่ทีมและมอบเครื่องมือที่ผู้จัดการจำเป็นต้องใช้ในการวางแผน จัดการ และติดตามงานในแบบเรียลไทม์ได้ดียิ่งขึ้น นอกจากการจัดการทรัพยากรแล้ว ยังมีฟีเจอร์สำหรับจัดการงานและความเสี่ยงของคุณอีกด้วย เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

หากคุณยังคงสนใจในการจัดการทรัพยากร คุณมาถูกที่แล้ว ProjectManager ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ที่เหนือกว่าเท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง คุณไม่เพียงแค่ได้รับเทมเพลตฟรีเท่านั้น แต่ยังมีบล็อกโพสต์ทั่วไป eBooks อย่างละเอียด สมุดปกขาว และอื่นๆ อีกมากมาย นี่คือตัวอย่างเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของเรา

• คู่มือการวางแผนทรัพยากร
• การจัดการทรัพยากร: กระบวนการ เครื่องมือ และเทคนิค
• วิธีวัดการใช้ทรัพยากรสำหรับโครงการ
• วิธีสร้างโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (RBS)
• Histogram ทรัพยากรในการจัดการโครงการคืออะไร?