การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรคืออะไร? เทคนิคและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรเป็นกุญแจสำคัญในการนำเสนอโครงการที่ประสบความสำเร็จ แน่นอนว่าทรัพยากรคือสิ่งที่ใช้ในการดำเนินโครงการ รวมถึงทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ เทคนิคการจัดการทรัพยากรทำให้โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลา

เพื่อให้มีทรัพยากรที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเข้าใจเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร มาดูกันว่าการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรมีประโยชน์อย่างไรต่อระเบียบวินัยโดยรวมของการจัดการโครงการ รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณ

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรคืออะไร?

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรเป็นคำศัพท์ที่ครอบคลุมวิธีการต่างๆ ที่ใช้ในการจัดการโครงการเพื่อจับคู่ทรัพยากรโครงการกับกำหนดการโครงการ มีส่วนร่วมในการจัดสรรและจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ทรัพยากรเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัสดุอุปกรณ์ไปจนถึงแรงงาน

เพื่อให้องค์กรต่างๆ ประสบความสำเร็จและคงความสามารถในการแข่งขันในอุตสาหกรรมของตน การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากช่วยให้ธุรกิจและโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น การรู้จักทรัพยากรที่มีอยู่และการจัดตารางเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ ในการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ภายในกรอบเวลาและงบประมาณ

บางวิธีที่การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรทำงานโดยการจัดการปริมาณงานของทรัพยากรบุคคลโดยการจัดตำแหน่งงานโครงการให้สอดคล้องกับกำหนดเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่ นี่เป็นวิธีหนึ่งที่องค์กรสามารถอยู่ในงบประมาณได้ เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรอื่นๆ ได้แก่ การปรับระดับทรัพยากร การทำให้ทรัพยากรราบรื่น และการจัดสรรทรัพยากรแบบย้อนกลับ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากทรัพยากรของคุณและจัดการเพื่อให้ทรัพยากรพร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณจับคู่ทรัพยากรของคุณกับกำหนดการโครงการของคุณ เมื่อเริ่มใช้งานทีมของคุณ ให้ตั้งค่าความพร้อมของพวกเขา รวมถึง PTO วันหยุดและวันหยุดทั่วโลก เพื่อให้การมอบหมายเป็นเรื่องง่าย จากนั้นสลับไปที่แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีและดูว่าใครเป็นคนจัดโดยรวม จัดสมดุลปริมาณงานจากแผนภูมินั้นเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรจึงมีความสำคัญในการจัดการโครงการ

การปรับทรัพยากรให้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการโครงการ เพราะช่วยให้โครงการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าสามารถปฏิบัติตามกำหนดการของโครงการและงบประมาณโครงการจะถูกเก็บไว้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะคอยดูความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุความคาดหวังของพวกเขาสำหรับโครงการ ซึ่งรวมถึงการบรรลุเหตุการณ์สำคัญและไม่ใช้จ่ายเกินตัว

ปัญหาในการจัดการโครงการอีกประการหนึ่งคือขวัญกำลังใจของทีม หากทีมของคุณไม่มีความสุข พวกเขาก็จะทำงานร่วมกันได้ไม่ดีหรือมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งจะส่งผลเสียต่อไทม์ไลน์และงบประมาณของคุณ วิธีหนึ่งที่จะทำให้ทีมมีความสุขคือไม่ทำงานหนักเกินไป แต่ให้จัดสรรตามความจุ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับประโยชน์สูงสุดจากทีมของพวกเขาโดยไม่ทำให้หมดไฟ ซึ่งไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อโครงการเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการรักษาพนักงานด้วย

เมื่อวางแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะมองหาเส้นทางที่สำคัญเพื่อทราบว่างานใดต้องทำให้เสร็จเพื่อส่งมอบโครงการให้สำเร็จ การรู้เส้นทางที่สำคัญนำไปสู่การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ดีขึ้น การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการมั่นใจได้ว่าพวกเขามีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่สำคัญเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นโดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนกำหนดการหรืองบประมาณ

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

เราได้กล่าวถึงเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรทั่วไปสามประการแล้ว: การปรับระดับทรัพยากร การทำให้ทรัพยากรราบรื่น และการจัดสรรทรัพยากรแบบย้อนกลับ แต่ละอย่างมีความสำคัญและควรค่าแก่การนิยาม และให้รายละเอียดเพิ่มเติมเพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงาน

การปรับระดับทรัพยากร

การปรับระดับทรัพยากรคือวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดได้รับการปรับเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นด้วยทรัพยากรที่มี สิ่งนี้จะช่วยค้นหาความสมดุลระหว่างความต้องการและความพร้อมใช้งานของทรัพยากร และหลีกเลี่ยงไม่ให้ทีมของคุณหมดไฟ ผู้จัดการโครงการใช้สิ่งนี้เพื่อจัดสรรงานด้วยทรัพยากรที่เหมาะสม เช่น สมาชิกในทีมที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะทำงานนั้นๆ

ซึ่งจะช่วยให้มีการใช้ทรัพยากรและลดการขาดดุลในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรของโครงการ สามารถช่วยหลีกเลี่ยงการจัดสรรมากเกินไปและช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ อย่างไรก็ตาม อาจส่งผลให้โครงการอื่นๆ ล่าช้า ใช้จ่ายเกินงบประมาณ และอาจทำให้คุณต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติม

การปรับทรัพยากรให้เรียบ

การปรับทรัพยากรให้เรียบจะใช้เมื่อต้องรับมือกับข้อจำกัดด้านเวลา เรียกอีกอย่างว่าการจัดกำหนดการที่มีข้อจำกัดด้านเวลา การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นทำให้ความต้องการอยู่ในงบประมาณ และหลีกเลี่ยงการใช้ทรัพยากรมากกว่าที่จัดสรรไว้สำหรับโครงการ ในการทำเช่นนี้เราต้องมีสิทธิ์เข้าถึงภาระงานของทรัพยากรบุคคล สิ่งนี้ช่วยให้ส่งมอบตรงเวลาในลักษณะที่คุ้มค่า แต่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของงานบางอย่างและทำให้งานอื่นล่าช้า

การจัดสรรทรัพยากรแบบย้อนกลับ

การจัดสรรทรัพยากรแบบย้อนกลับเริ่มต้นด้วยงานสุดท้ายหรืองานที่สำคัญที่สุดของคุณ และทำงานย้อนหลังจากกำหนดการของคุณ ซึ่งเป็นที่มาของชื่อ คุณจะต้องใช้เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรนี้เมื่อมีกำหนดเวลาที่แน่นอนหรืองานที่สำคัญจะต้องเกิดขึ้นในวันใดวันหนึ่ง สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นสำหรับทรัพยากรที่จำเป็น

ที่เกี่ยวข้อง: 15 เทมเพลตสเปรดชีต Excel สำหรับการติดตามงาน ค่าใช้จ่าย และเวลา

ประโยชน์ของการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งที่ดีกว่าการไม่ทำเสมอ แต่มีประโยชน์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ประการแรก ช่วยในการจัดกำหนดการทรัพยากรเพื่อให้คุณมีทรัพยากรพร้อมชุดทักษะที่เหมาะสมสำหรับงาน นอกจากนี้ยังช่วยในการคาดการณ์ความต้องการโดยตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลง

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดตารางเวลาทรัพยากรบุคคลได้ดียิ่งขึ้น กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ทำให้คล่องตัวเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณได้รับการคุ้มครองที่เหมาะสม ซึ่งป้องกันการบั่นทอนกำลังใจในการทำงานและลดประสิทธิภาพการทำงาน

นอกจากนี้ยังมีการประหยัดต้นทุนด้วยการจัดสมดุลปริมาณงานและการระบุและลบทรัพยากรที่คุณไม่ได้ใช้ ยิ่งคุณรู้จักทรัพยากรของคุณดีเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งวางแผนสำหรับโครงการ ตารางเวลา และงบประมาณในอนาคตได้ดีขึ้นเท่านั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือ คุณจะได้รับความโปร่งใสในโครงการของคุณ ซึ่งสร้างความไว้วางใจ ความเข้าใจที่ดีขึ้น และในการทำเช่นนั้น ความสำเร็จที่มากขึ้น

คุณจะได้เห็นทักษะของทีมคุณด้วย เครื่องมือซอฟต์แวร์ เช่น ProjectManager จะแสดงภาพรวมชุดทักษะของทีมของคุณ ตลอดจนความพร้อมใช้งาน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถดูตัวอย่างสมาชิกในทีมที่มีศักยภาพและเลือกผู้ที่มีชุดทักษะที่จะสอดคล้องกับงานโครงการข้างหน้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ ไม่ว่าคุณจะทำงานในอุตสาหกรรมใด คุณจะต้องใช้ประโยชน์จากการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่ควรพิจารณาเพื่อให้กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรประสบความสำเร็จ

1. วัดความจุทรัพยากรของคุณ

ในการจัดกำหนดการทรัพยากรอย่างเหมาะสม คุณต้องระบุทรัพยากรก่อน กระบวนการจัดสรรต้องเริ่มต้นด้วยการรู้จักทรัพยากรที่พร้อมสำหรับการจัดสรร จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีทรัพยากรใดถูกจัดสรรมากเกินไปจนเกินขีดความสามารถ สิ่งนี้จำเป็นต้องประเมินทรัพยากรของคุณอย่างแม่นยำก่อนดำเนินโครงการ จากนั้น หากจำเป็น ผู้จัดการโครงการสามารถขอทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อเติมเต็มช่องโหว่ในแผนทรัพยากรของตน หรือเตรียมพร้อมสำหรับการขาดแคลนหรือส่วนเกินที่อาจเกิดขึ้น

2. ติดตามการใช้ทรัพยากร

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรเป็นเพียงขั้นตอนแรกเท่านั้น เพื่อรักษาการใช้ทรัพยากร คุณต้องตรวจสอบทรัพยากรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่หลากหลาย เช่น แดชบอร์ด รายงาน และคุณลักษณะการจัดการทรัพยากรอื่นๆ พวกเขาบันทึกการใช้ทรัพยากรและให้ผู้จัดการโครงการเห็นถึงประสิทธิภาพที่แท้จริง ซึ่งพวกเขาสามารถเปรียบเทียบกับประสิทธิภาพที่วางแผนไว้ได้

3. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ส่วนใหญ่สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร คุณจะต้องการออนไลน์ที่สามารถส่งข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้นในขณะที่คุณจัดการทรัพยากรของคุณ นอกจากนี้ยังควรมีความสามารถในการรายงานที่แสดงปริมาณงาน ผลต่าง และอื่นๆ รวมถึงแดชบอร์ดเพื่อให้มุมมองระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพเมื่อคุณต้องการ

ProjectManager ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่ผู้จัดการโครงการและเชื่อมโยงทีมข้ามแผนกหรือโซนเวลา ซอฟต์แวร์ของเรามีคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณเข้าร่วมทีมและติดตามภาระงานแบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถตรวจสอบปริมาณงาน ต้นทุน เวลา และอื่นๆ บนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงเมตริกเหล่านี้ในรูปแบบกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการมุมมองระดับสูงของโครงการ ไม่มีการกำหนดค่าที่ใช้เวลานานเหมือนกับเครื่องมือน้ำหนักเบา มันเป็นปลั๊กแอนด์เพลย์

วัดต้นทุนแรงงานด้วย Timesheets

การจัดการแผ่นเวลาของทีมสามารถช่วยคุณติดตามต้นทุนแรงงานได้ ทีมสามารถบันทึกชั่วโมงได้ทุกที่ไม่ว่าจะด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือแอพมือถือของเรา เนื่องจากชั่วโมงเหล่านั้นได้รับการอัปเดตตลอดทั้งซอฟต์แวร์ แผ่นบันทึกเวลาจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มงานจากโครงการต่างๆ คัดลอกใบบันทึกเวลาจากสัปดาห์ก่อน หากคุณกำลังทำงานเดียวกัน หรือแม้แต่ป้อนใบบันทึกเวลาอัตโนมัติได้ตามต้องการ แผ่นบันทึกเวลาของเรามีความปลอดภัย และเมื่อส่งไปยังผู้ดูแลระบบเพื่อขออนุมัติแล้ว จะถูกล็อกและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถสร้างรายงานแผ่นเวลาเพื่อดูเปอร์เซ็นต์ของงานของสมาชิกในทีมที่เสร็จสมบูรณ์ เพื่อให้ทราบว่าโครงการเป็นไปตามแผนหรือไม่

จัดกำหนดการทรัพยากรด้วยมุมมองการวางแผนที่หลากหลาย

แน่นอน ก่อนที่คุณจะตรวจสอบต้นทุนแรงงานได้ คุณต้องวางแผนก่อน ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองโครงการหลายมุมมอง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถกำหนดเวลาโครงการของคุณบนแผนภูมิ Gantt อันทรงพลังที่เชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและแม้แต่กรองเส้นทางวิกฤต เมื่อคุณวางแผนงาน ต้นทุน และทรัพยากรแล้ว ให้กำหนดพื้นฐานเพื่อติดตามความแปรปรวนของโครงการแบบเรียลไทม์ แผน Gantt สามารถแบ่งปันและใช้งานในมุมมองโครงการต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ทีมมีตัวเลือกในการดำเนินงานบนกระดานคัมบัง รายการงาน ปฏิทิน หรือมุมมองแผ่นงานเพื่อให้มีเครื่องมือที่เหมาะกับงานของตนมากขึ้น

ซอฟต์แวร์ของเราช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามทรัพยากรของคุณแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคลหรือทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ แต่นั่นเป็นเพียงแง่มุมเดียวที่เครื่องมือของเราสามารถทำได้ เรามีฟีเจอร์การจัดการงานและการจัดการความเสี่ยงที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งอาจทำให้คุณทำงานไม่ทันกำหนดการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราช่วยให้คุณแชร์ไฟล์ ความคิดเห็น และอื่นๆ ได้ทุกที่และทุกเวลา เข้าร่วมทีมที่ Avis, Siemens และ Nestle ที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี