RFP: คู่มือฉบับย่อเพื่อขอข้อเสนอ (รวมเทมเพลต)

เผยแพร่แล้ว: 2022-08-23

เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว มีแนวโน้มว่าการดำเนินการจะต้องการสินค้าและบริการที่อยู่นอกขอบเขตขององค์กรที่จัดการงาน กระบวนการชักชวนการประมูลจากผู้ขายและผู้รับเหมาที่เป็นบุคคลภายนอกนั้นดำเนินการผ่านเอกสารที่เรียกว่าคำขอข้อเสนอหรือ RFP โดยทั่วไป

ผ่านช่องทางนี้ที่ผู้จัดการโครงการรวบรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตัดสินใจว่าจะทำสัญญากับใครสำหรับโครงการ วิธีที่ดีที่สุดในการทำความคุ้นเคยกับกระบวนการนี้คือการใช้เทมเพลต RFP ซึ่งช่วยให้คุณกรอกข้อมูลในช่องว่างเพื่อสร้าง RFP อย่างละเอียด เราจะจัดเตรียมเทมเพลต RFP บางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้ด้านล่าง แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจสิ่งที่เรากำลังพูดถึงกันก่อนดีกว่า

แผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager
ติดตามความคืบหน้าของ RFP ของคุณด้วยแผนภูมิ Gantt ของ ProjectManager เรียนรู้เพิ่มเติม!

RFP คืออะไร?

คำขอข้อเสนอ (RFP) ใช้เพื่อค้นหาผู้ขายและผู้รับเหมาที่สามารถจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการที่จำเป็นให้กับโครงการของบริษัทซึ่งอยู่นอกเหนือสิ่งที่องค์กรที่ชักชวนสามารถจัดหาได้ภายใน RFP จึงเป็นเอกสารไปยังแหล่งที่มาที่ทำงานและอนุญาตให้ผู้ขายและผู้รับเหมาเสนอราคาสำหรับงาน

RFP ให้ภาพรวมของโครงการเพื่อให้บริษัทเสนอราคามีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นและวิธีที่สามารถช่วยบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้ โดยจะอธิบายขั้นตอนและข้อกำหนดในสัญญาเพื่อเป็นแนวทางในการประมูล องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินธุรกิจโดยใช้ RFP และรัฐบาลจะดำเนินธุรกิจในลักษณะนี้เกือบทุกครั้ง

หลังจากส่งออก RFP หลายรายการ คุณจะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับการคัดเลือกซึ่งสามารถส่งมอบสินค้าและบริการที่คุณต้องการซึ่งตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด ทั้งในด้านทักษะที่พวกเขาเสนอและวิธีที่พวกเขาตอบสนองความต้องการงบประมาณของคุณ

RFP ไม่ได้เป็นเพียงวิธีทำให้การซื้อของง่ายขึ้นสำหรับผู้ขายและผู้รับเหมาที่ตรงตามเกณฑ์ของโครงการของคุณ พวกเขายังให้รายละเอียดขอบเขตของงานและการจ่ายเงินสำหรับสินค้าและบริการจะเป็นอย่างไร การวางสิ่งนี้ไว้อย่างชัดเจนใน RFP จะช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับการชดเชย วันที่ส่งมอบ และอื่นๆ

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง RFP, RFI และ RFQ?

มีแบบฟอร์มคำขอหลายประเภทที่อาจทำให้สับสนเล็กน้อยในการแยกความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์มคำขอ ตัวอย่างเช่น มีการขอข้อมูล (RFI) ซึ่งใช้เมื่อธุรกิจรู้ว่าต้องการอะไรจากผู้เสนอราคา แต่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม RFIs จึงเป็นเอกสารที่มีความยาวน้อยกว่า เนื่องจากมีความกังวลเกี่ยวกับข้อมูลที่ชัดเจนจากผู้ขายหรือผู้รับเหมา

เอกสารทางธุรกิจอีกฉบับที่มักสับสนกับ RFP คือคำขอใบเสนอราคา (RFQ) เอกสารเหล่านี้มีรายละเอียดน้อยลงอีกครั้งและมุ่งเน้นที่ผู้ขายหรือผู้รับเหมาเท่านั้นที่ต้องการสินค้าหรือบริการของตน RFQ ยังสามารถขอข้อมูลว่าผู้ขายหรือผู้รับเหมาจะตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างไร

กล่าวโดยย่อ RFIs และ RFQ เป็นส่วนย่อยของ RFP ซึ่งเป็นการเรียกร้องระดับสูงสำหรับข้อเสนอเพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจหรือความต้องการของโครงการ โดยทั่วไปแล้วจะมีรายละเอียดและเป็นทางการมากกว่ามาก โดยมีกฎการจัดซื้อจัดจ้างที่เข้มงวด รวมถึงเนื้อหา ไทม์ไลน์ ฯลฯ เอกสารทั้งสามนี้มักใช้ร่วมกัน รวมกันบางส่วน หรือแม้แต่แยกจากกันในบางครั้ง

RFP ในการบริหารโครงการ

RFP มีความสำคัญเป็นพิเศษในด้านการจัดการโครงการ เนื่องจากช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดระเบียบและช่วยให้ตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญได้ RFP แต่ละรายการจะสรุปตัวเลือกของผู้จำหน่ายต่างๆ พร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับราคา ขั้นตอนในกระบวนการ ข้อกำหนดในสัญญา และอื่นๆ

ผู้จัดการโครงการสามารถกลั่นกรองข้อมูลผ่าน RFP เหล่านี้เพื่อกำหนดเส้นทางที่ดีที่สุดในนามขององค์กรของตนได้ ขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการที่จะเลือก RFP ที่สอดคล้องกับโครงการและเป้าหมายในการเลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ

ผู้จัดการโครงการ RFP ไม่ได้เป็นเพียงนักคิดเชิงวิพากษ์และผู้นำทีมเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้ที่มุ่งเน้นรายละเอียด อดทน และมีกลยุทธ์เพื่อทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนองค์กรของตน

กระบวนการ RFP: วิธีสร้าง RFP

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับการสร้าง RFP เนื่องจากกฎเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท อุตสาหกรรมกับอุตสาหกรรม และองค์กรที่แสวงหาผลกำไรและไม่แสวงหาผลกำไร อย่างไรก็ตาม พวกเขามีเป้าหมายร่วมกัน และโดยปกติ กระบวนการ RFP จะไปถึงจุดที่เกี่ยวข้องเหล่านี้

1. สร้างขอบเขตโครงการ

ก่อนที่ปากกาจะกระทบกระดาษ ให้พูดคุยกับผู้บริหารระดับสูงในองค์กรของคุณเกี่ยวกับข้อจำกัดสำหรับโครงการ เช่น งบประมาณสูงสุดที่พวกเขาอนุมัติ ความยืดหยุ่นของกำหนดเวลา ซึ่งข้อกำหนดเป็นสิ่งที่ต้องมีและ เป็นต้น

2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

RFP เป็นเรื่องที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับโครงการและองค์กร ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและเลือกกลุ่มตัวแทนที่เปิดให้พบปะกับคนที่คุณมอบหมายให้ดูแลกระบวนการเพื่อให้สามารถใช้เป็นซาวด์บอร์ดได้

3. สัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว และในขณะที่คุณกำลังอยู่ในขั้นตอนการค้นหาว่าใครสามารถตอบคำถามได้ ให้ให้พวกเขากำหนดความต้องการของโครงการด้วย คำตอบของพวกเขาไม่เพียงแต่จะแจ้งถึงกระบวนการ RFP แต่ยังรวมถึงโครงการทั้งหมดด้วย

4. เขียน RFP

การเขียน RFP สามารถช่วยได้โดยใช้เทมเพลต RFP ซึ่งเราจะให้ลิงก์ไปด้านล่าง โดยทั่วไปจะมีโครงสร้างดังนี้

  • ภูมิหลังขององค์กร
  • คำอธิบายโครงการสั้น ๆ
  • ข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ของโครงการ
  • งบประมาณโครงการ
  • เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา
  • ข้อมูลเพิ่มเติมและ/หรือคำถาม
  • ข้อมูลการติดต่อและกำหนดส่งผลงาน

5. สร้างเกณฑ์การให้คะแนน

ก่อนที่คุณจะส่ง RFP ออกไป ให้ทบทวนอีกครั้ง แต่คราวนี้จัดลำดับความสำคัญของการตอบกลับที่คุณได้รับจากผู้ขายและผู้รับเหมาที่ตอบกลับ นี่เป็นวิธีที่ดีในการเลือกกลุ่มผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกลุ่มเล็กๆ

6. ส่ง RFP . ออกไป

โดยธรรมชาติแล้ว ประเด็นทั้งหมดของกระบวนการนี้คือการทำให้อยู่ในมือของผู้ขายและผู้รับเหมาที่คาดหวัง ดังนั้น คุณต้องหาสถานที่ที่ดีที่สุดในการเผยแพร่ RFP เพื่อเข้าถึงผู้คนที่เหมาะสม ช่วยจ้างที่ปรึกษาเพื่อแนะนำคุณตลอดระยะนี้

7. ตอบกลับรีวิว

หลังจากกำหนดเวลาส่งแล้ว ให้รวบรวมคำตอบทั้งหมดและอ่านข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อรับแนวคิดเกี่ยวกับโซลูชันที่เสนอ จากนั้นคุณสามารถใช้ระบบการให้คะแนนที่คุณพัฒนาขึ้นก่อนหน้านี้ได้

8. การวิจัย

คุณอาจได้รับคำตอบที่เสนอวิธีแก้ปัญหาที่คุณไม่คุ้นเคย สิ่งสำคัญคือต้องทำวิจัยและดูว่าสิ่งเหล่านี้อาจเป็นไปได้หรือไม่ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่ได้อยู่ในเรดาร์ของคุณก็ตาม อีกส่วนหนึ่งของการวิจัยรวมถึงการทำงานเบื้องหลังกับผู้ขายและผู้รับเหมาที่ตอบกลับเพื่อให้ได้ภาพที่ดีขึ้นว่าใครที่คุณอาจจะทำสัญญาในการทำงาน

9. เลือกผู้ขายหรือผู้รับเหมา

เลือกผู้ขายหรือผู้รับเหมาที่เหมาะสมกับเกณฑ์ของคุณ จากนั้นทำการตรวจสอบประวัติเพื่อติดตามบันทึกการทำงานในโครงการก่อนหน้านี้ สิ่งนี้จะเริ่มต้นการเจรจาตามข้อเสนอนั้น อาจได้รับการยอมรับตามที่เป็นอยู่หรืออาจต้องกลับไปกลับมาบ้าง เมื่อทุกคนเข้าใจตรงกันแล้ว ให้เซ็นสัญญา

ตัวอย่าง RFP

เราเคยพูดถึง RFP ทั่วไปแล้ว แต่จริงๆ แล้วมีหลายประเภทที่พูดถึงอุตสาหกรรมเฉพาะหรือขั้นตอนของการพัฒนาโครงการ ต่อไปนี้คือตัวอย่าง RFP บางส่วน แต่มีตัวอย่างอื่นๆ อีกมากมาย และ RFP อาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบขึ้นอยู่กับองค์กรและอุตสาหกรรม

  • RFP การตลาด: เมื่อหน่วยงานการตลาดกำลังสร้างสื่อการตลาด ไม่ว่าจะเป็นกรณีศึกษาหรือแคมเปญ พวกเขามักจะจ้างผู้มีความสามารถผ่านสิ่งเหล่านี้
  • การสร้างแบรนด์ RFP: การสร้างแบรนด์สำหรับองค์กรจำเป็นต้องมีแนวทาง และองค์กรจะมีความคาดหวังบางอย่าง ซึ่งระบุไว้ใน RFP ประเภทนี้
  • การออกแบบ RFP: RFP นี้มุ่งเป้าไปที่ศิลปินกราฟิกเพื่อพัฒนาสิ่งพิมพ์ เว็บ มือถือ หรือโฆษณาอื่นๆ
  • RFP ของเว็บไซต์: เมื่อคุณสร้างเว็บไซต์ คุณต้องจ้างนักพัฒนาเว็บและความสามารถเฉพาะด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบเว็บ ซึ่งจะตอบกลับ RFP ประเภทนี้
  • RFP ของรัฐบาล: งานใด ๆ ที่ทำขึ้นสำหรับหน่วยงานของรัฐต้องมี RFP ที่จะร่างข้อกำหนดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานนั้น
  • RFP ที่ไม่แสวงหากำไร: เมื่อทำงานกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร มีเกณฑ์ที่แตกต่างจากธุรกิจที่แสวงหาผลกำไร ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดไว้ที่นี่
  • การเงิน RFP: RFP ในด้านการเงินมักเป็นแบบสอบถามที่เป็นทางการซึ่งนักลงทุนส่งไปยังบริษัทที่ให้บริการทางการเงินเพื่อช่วยในการเลือกพันธมิตรทางการเงินที่เหมาะสม
  • RFP การก่อสร้าง: องค์กรสามารถรับรายละเอียดเพิ่มเติมและเข้าใจวิธีการบรรลุเป้าหมายผ่าน RFP ได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้พวกเขาเลือกผู้ขายที่ดีที่สุดได้
  • RFP การ จัดซื้อ: RFP มักจะเป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดซื้อและช่วยธุรกิจในการเลือกผู้ขายที่ตรงตามรายการเกณฑ์ของพวกเขา RFPs ในการจัดซื้อมักจะปฏิบัติตามคำขอข้อมูล (RFI)
  • RFP อสังหาริมทรัพย์: ในธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ตัวแทนจะรวบรวม RFP ในนามของผู้เช่าเพื่อร่างประเด็นสำคัญและเงื่อนไขทางเศรษฐกิจสำหรับแต่ละข้อตกลง

เทมเพลต RFP

เทมเพลต RFP มาในรูปทรงและขนาดทั้งหมด ที่ง่ายที่สุดอาจเป็นเพียงไม่กี่หน้า แต่สามารถขยายได้ถึงหลายสิบหน้า มีบางส่วนที่มีใบปะหน้าและการนำเสนอที่ฉูดฉาดในขณะที่บางฉบับเป็นเอกสารเปล่า ๆ

สิ่งที่ถูกต้องสำหรับคุณขึ้นอยู่กับโครงการและองค์กรของคุณ หรืออาจเป็นเพียงความชอบส่วนบุคคล ต่อไปนี้คือเว็บไซต์ไม่กี่แห่งที่มีเทมเพลต RFP ให้ดาวน์โหลด เยี่ยมชมพวกเขาและดูว่ามีแบบใดที่เหมาะกับคุณ

  • Hubspot
  • TemplateLAB
  • Techsoup
  • CRM Landmark
  • Microsoft

RFP เป็นโครงการ: ลองใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดการกระบวนการ

RFP แม้จะมีเทมเพลต RFP เพื่อแนะนำคุณ แต่ก็ไม่มีอะไรมารวมกันได้อย่างรวดเร็ว มันเกี่ยวข้องกับการวิจัยและรายละเอียดของโครงการในอนาคตอย่างละเอียด อันที่จริงมันเป็นโครงการภายในโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่าง ProjectManager สามารถช่วยคุณได้ในขณะที่คุณสร้าง RFP

วางแผน RFP ของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเรา ซึ่งจัดกำหนดการงานทั้งหมดของคุณบนไทม์ไลน์ กำหนดเหตุการณ์สำคัญบนไทม์ไลน์เพื่อแบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้มากขึ้น เช่น การส่งคำอธิบายโครงการ เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และงบประมาณ

แผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager พร้อมข้อมูลงาน

บอร์ดคัมบังของเราเป็นเครื่องมือที่เห็นภาพซึ่งแสดงขั้นตอนการทำงานของคุณและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดโดยการรักษาทรัพยากรให้ตรงกับความจุ ทำตามขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการ RFP และสร้างการ์ดคัมบังแต่ละใบ ซึ่งมีพื้นที่สำหรับอธิบาย แท็กสำหรับลำดับความสำคัญ และอื่นๆ

บอร์ดคัมบังของ ProjectManager

เมื่อได้รับมอบหมายแล้ว ให้ดูขณะที่ย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่งโดยระบุตำแหน่งในกระบวนการ สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นในระดับงานได้ หากมีคำถามและแท็กสมาชิกโครงการคนอื่นๆ เพื่อนำพวกเขาเข้าสู่การสนทนาตามความจำเป็น การทำงานร่วมกันช่วยให้ทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

พร้อมที่จะทำให้ RFP นั้นประสบความสำเร็จแล้วหรือยัง? อย่าเสี่ยงเลย ใช้ ProjectManager ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รับคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น ลองใช้เครื่องมือนี้ฟรีด้วยการทดลองใช้ 30 วันนี้