โครงสร้างความเสี่ยงสำหรับโครงการ: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ RBS

ความไม่แน่นอนคือความแน่นอนในโครงการ ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นและคุกคามการส่งมอบโครงการของคุณให้สำเร็จ การใช้โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง (RBS) คือวิธีที่คุณเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด

โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการระบุและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง เพื่อให้คุณรู้ว่าสิ่งใดจะส่งผลกระทบไม่มากก็น้อย นั่นคือขั้นตอนแรกในการวางแผน จัดการ และลดความเสี่ยงในโครงการของคุณ

โครงสร้างความเสี่ยงในการจัดการโครงการคืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงเป็นเครื่องมือสำหรับจัดการความเสี่ยง ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่คุณไม่ได้วางแผนหรือคาดหวังไว้ ความเสี่ยงมักถูกมองว่าเป็นผลกระทบด้านลบต่องบประมาณ ไทม์ไลน์ หรือคุณภาพของโครงการ อย่างไรก็ตาม ยังมีความเสี่ยงในเชิงบวกที่อาจเป็นประโยชน์ต่อโครงการ

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ผู้จัดการโครงการต้องเตรียมพร้อมรับความเสี่ยง ไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี ซึ่งอาจขัดขวางวัตถุประสงค์ของโครงการได้ โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงจะแบ่งความเสี่ยงออกเป็นกราฟลำดับชั้น โดยเริ่มจากระดับที่สูงกว่าและเลื่อนลงไปยังระดับความเสี่ยงที่ละเอียดกว่า

บางครั้ง ผู้จัดการโครงการจะสร้างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงระหว่างการเริ่มต้นโครงการเพื่อดูว่างานนั้นเป็นไปได้หรือไม่ บ่อยครั้ง คุณจะพูดถึงเรื่องนี้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน เมื่อคุณมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมของคุณ

ความเสี่ยงสี่ประเภทในโครงการ

มีความเสี่ยงสี่ประเภท สามารถ แบ่งย่อยได้อีก แต่โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงส่วนใหญ่แบ่งความเสี่ยงออกเป็นสี่ประเภทดังนี้:

• ภายนอก: ความเสี่ยงที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ เช่น สิ่งแวดล้อม กฎระเบียบ ซัพพลายเออร์ คู่แข่ง ฯลฯ
• ภายใน: ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณ รวมถึงการขาดทรัพยากร ความล่าช้าในการระดมทุน หรือข้อผิดพลาดในการจัดลำดับความสำคัญ
• ด้านเทคนิค: ขอบเขต ข้อกำหนด และปัญหาทางเทคนิคอื่นๆ อยู่ในหมวดหมู่นี้
• การจัดการ: ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การสื่อสาร การควบคุม และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น ในความเสี่ยงระดับบนสุด คุณสามารถเริ่มต้นด้วยหัวข้อกว้างๆ เช่น ความเสี่ยงด้านเทคนิค การจัดการ ความเสี่ยงภายนอกหรือการจัดกำหนดการ ระดับถัดไปสามารถกำหนดประเภทเหล่านั้นเพิ่มเติมเป็นความเสี่ยงด้านการออกแบบ เงินทุน หรือทรัพยากร คุณสามารถรับความเสี่ยงที่ละเอียดขึ้นและละเอียดขึ้นเรื่อยๆ จนถึงระดับที่ละเอียดหรือปรับให้เข้ากับความเสี่ยงตามที่รู้สึกว่าเหมาะสมกับโครงการ แน่นอนคุณไม่สามารถหยุดได้ แต่นั่นจะพิสูจน์ได้ว่าเป็นการต่อต้าน

เหตุใดจึงต้องใช้โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงในการบริหารโครงการ

โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงช่วยให้คุณเข้าใจความเสี่ยง ช่วยให้ระบุและประเมินความเสี่ยงในโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น คุณสามารถดูโครงการที่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษและระบุความเสี่ยงที่เกิดซ้ำและความเข้มข้นของความเสี่ยง คุณยังสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อทราบความเสี่ยงทั้งหมดของโครงการและสรุปความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นพร้อมกับสรุปกระบวนการจัดการความเสี่ยง

เพื่อจัดการความเสี่ยงอย่างถูกต้อง คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ตรวจสอบงานของคุณแบบเรียลไทม์ คุณจึงสามารถตรวจจับปัญหาเมื่อมันปรากฏขึ้น ไม่ใช่หลังจากความเสียหายได้เกิดขึ้นแล้ว

แดชบอร์ดสดของ ProjectManager ได้รับการตั้งค่าและพร้อมใช้งาน โดยจะรวบรวมและคำนวณข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติ จากนั้นจึงแสดงในแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย ติดตามตัววัดตรงเวลา ต้นทุน ความแปรปรวน และอื่นๆ และตรวจจับความผิดปกติได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณบรรเทาผลกระทบได้ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรี

วิธีการสร้างโครงสร้างแบ่งความเสี่ยงสำหรับโครงการ

โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงเป็นตารางอย่างง่าย โดยมีคำจำกัดความกว้างๆ ของความเสี่ยงอยู่ด้านบนสุด พร้อมคำจำกัดความที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเมื่อคุณเลื่อนลงมาด้านล่าง นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าเป็นสเปรดชีตที่มีความเสี่ยงมากขึ้นเมื่อคุณเลื่อนจากซ้ายไปขวา

เมื่อสร้างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง คุณต้องปฏิบัติตามสามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ระบุหมวดหมู่ความเสี่ยงสำหรับ RBS

ขั้นตอนแรกคือการระบุประเภทความเสี่ยงด้านบน ตามที่ระบุไว้ หมวดหมู่พื้นฐานสำหรับโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง ได้แก่ ภายนอก ภายใน ด้านเทคนิค และการจัดการ หมวดหมู่เหล่านี้สามารถปรับให้ละเอียดกว่านี้ได้ ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมที่คุณกำลังทำงานอยู่

ตัวอย่างเช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์อาจมีวิศวกรรมผลิตภัณฑ์ สภาพแวดล้อมการพัฒนา และข้อจำกัดของโปรแกรม โดยทั่วไปแล้ว หมวดหมู่การระบุความเสี่ยงระดับบนสุดเหล่านี้รวมถึง:

• กำหนดการ
• การเงิน
• เทคนิค
• การจัดการ
• ลูกค้า
• สัญญา
• สภาพอากาศ
• ทางการเมือง
• ด้านสิ่งแวดล้อม

วิธีการระบุความเสี่ยงในการค้นหาความเสี่ยงสามารถระดมสมองกับทีม เวิร์กช็อป และการสัมภาษณ์เพื่อทบทวนข้อมูลในอดีต วิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและภัยคุกคาม (SWOT) และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณควรจัดทำแผนภูมิ RACI (รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งข้อมูล) เพื่อช่วยกำหนดการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเกี่ยวกับความเสี่ยง

2. รายละเอียดความเสี่ยงเฉพาะใน RBS

ถัดไป คุณต้องการแบ่งหมวดหมู่ระดับหนึ่งออกเป็นหมวดหมู่ระดับสอง: ซึ่งหมายถึงการเริ่มต้นในวงกว้างและปรับแต่งหัวข้อนั้นให้เล็กลงและเล็กลง

ตัวอย่างเช่น ภายใต้หมวดหมู่ลูกค้า คุณอาจแบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยๆ เช่น ทีมลูกค้า ทีมงานโครงการ เป้าหมาย เงินทุน และยุทธวิธี

จากนั้น ภายใต้ทีมโครงการ คุณอาจสังเกตว่ามีทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จ หรือทีมของคุณไม่มีประสบการณ์เพียงพอและต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้

ความเสี่ยงสามระดับก็เพียงพอแล้ว มากกว่านั้น และคุณสามารถลงเอยด้วยการจมปลักในเสี้ยววินาทีโดยไม่ได้ผลตอบแทนจากความพยายามมากนัก

3. ให้คะแนนความเสี่ยงและผลกระทบ

เมื่อคุณแยกแยะความเสี่ยงแล้ว คุณจะต้องให้คะแนนเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดที่อาจส่งผลกระทบมากที่สุดต่อโครงการ นี่คือจุดเริ่มต้นของการวิเคราะห์ความเสี่ยงของคุณ โดยการจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง คุณจะรู้ว่าสิ่งใดสมควรได้รับความสนใจในทันที และสิ่งใดที่รอหรือหลีกเลี่ยงได้

ทำได้โดยการให้คะแนนแต่ละความเสี่ยงสำหรับผลกระทบที่น่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น และหากเกิดขึ้น ผลกระทบที่เป็นไปได้ต่อโครงการ วิธีที่คุณให้คะแนนแต่ละปัจจัยเหล่านี้ขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการ แต่หลักการที่ดีก็คือความน่าจะเป็นที่จะแบ่งออกเป็นสี่ส่วน:

• สูง (80-100 เปอร์เซ็นต์)
• ปานกลาง-สูง (60-80 เปอร์เซ็นต์)
• ปานกลาง-ต่ำ (30-60 เปอร์เซ็นต์)
• ความน่าจะเป็นต่ำ (0-30 เปอร์เซ็นต์)

สำหรับผลกระทบ ตามเนื้อผ้าจะแบ่งออกเป็นสาม: สูง (วิกฤต), ปานกลาง (ปานกลาง) และต่ำ (น้อยที่สุด) สิ่งที่คุณค้นพบจะเป็นส่วนหนึ่งของการรายงานความเสี่ยง และคุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมคอยเฝ้าระวังความเสี่ยงเหล่านี้ได้ เมื่อคุณได้คะแนนความเสี่ยงแล้ว ให้เพิ่มคะแนนทั้งหมดลงในทะเบียนความเสี่ยง หากปรากฏว่าเป็นปัญหาในโครงการ

ประโยชน์ของการใช้โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง

ความเสี่ยงนั้นไม่ทราบ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถจัดการได้ โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณระบุและสั่งซื้อความเสี่ยงในโครงการของคุณ เป็นขั้นตอนแรกในการลดความเสี่ยง แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาที่ปรากฏในโครงการของคุณ

ความสามารถในการประเมินความเสี่ยงได้อย่างแม่นยำนำไปสู่ความน่าจะเป็นที่มากขึ้นของความสำเร็จของโครงการ ไม่ใช่ความเสี่ยงทั้งหมดที่ไม่ดี แต่การไม่มีแผนในการจัดการความเสี่ยงนั้นไม่เคยดี หากไม่มีการเตรียมรับความเสี่ยง คุณจะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากด้านบวกและด้านลบได้

การใช้โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงจะจัดการความเสี่ยงและกำหนดแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ การมีแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นตลอดโครงการ และรู้ว่าปัญหาใด (หรือโอกาส) ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งควรค่าแก่การตอบสนอง คือวิธีจัดการความเสี่ยงและเปลี่ยนสิ่งที่อาจเป็นภัยพิบัติให้กลายเป็นปัญหาเล็กๆ น้อยๆ บนท้องถนน

ที่เกี่ยวข้อง : เทมเพลตการจัดการโครงการฟรี

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง

แม้ว่าเราจะได้กล่าวไปแล้วว่ามีตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงอยู่มากมาย แต่ก็แตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมที่ใช้ โครงสร้างฉัตรจริงของ RBS นั้นโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน

Project Management Institute มีเอกสารการประชุมเกี่ยวกับ RSB บนเว็บไซต์ กระดาษ เรื่อง Use a Risk Breakdown Structure (RBS) เพื่อทำความเข้าใจความเสี่ยงของคุณ จะมีประโยชน์หากคุณกำลังพยายามสรุปว่าโครงสร้างความเสี่ยงคืออะไรและจะนำไปใช้อย่างไร

มีตัวอย่างบางส่วนเพื่อให้คุณได้แนวคิดว่าอุตสาหกรรมใดประเภทหนึ่งจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร ตัวอย่างของโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงมีดังนี้

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงทั่วไป

ตัวอย่างโครงสร้างความเสี่ยงในการก่อสร้าง

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงในการพัฒนาซอฟต์แวร์

วิธีสร้าง RBS ด้วย ProjectManager

คุณสามารถค้นหาเทมเพลตโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงเพื่อช่วยคุณระบุและวางแผนสำหรับความเสี่ยงในโครงการของคุณทางออนไลน์ แต่เทมเพลตเป็นเอกสารแบบคงที่และไม่เป็นประโยชน์เมื่อเกิดปัญหาขึ้นและต้องได้รับมอบหมายและติดตาม ดีที่สุดในการอัปโหลดเทมเพลต RBS นั้นลงใน ProjectManager ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่สามารถช่วยคุณวางแผน ติดตาม และรายงานความเสี่ยง

ดำเนินการแก้ไขความเสี่ยงบนแผนภูมิแกนต์

การจัดการความเสี่ยงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการระบุความเสี่ยงและจัดทำแผนเพื่อแก้ไขหรือใช้ประโยชน์จากปัญหา หากปรากฏอยู่ในโครงการของคุณ แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของ ProjectManager มอบเครื่องมือในการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ เชื่อมโยงการพึ่งพา และมอบหมายทีมของคุณ รับเส้นทางที่สำคัญโดยไม่ต้องคำนวณที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน จากนั้น ตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความคืบหน้าจริงเทียบกับแผนของคุณและให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแผน

สร้างเวิร์กโฟลว์บน Kanban Boards

เนื่องจาก ProjectManager มีมุมมองโปรเจ็กต์หลายแบบเพื่อให้เหมาะกับวิธีที่คุณต้องการทำงาน เพียงสลับจากมุมมองแกนต์เป็นมุมมองคัมบัง ตอนนี้คุณสามารถกำหนดวงจรการผลิตของความเสี่ยงโดยการสร้างคอลัมน์ที่กำหนดเองเพื่อระบุ ดำเนินการ และแก้ไข ทีมสามารถจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งเพื่อแก้ไขความเสี่ยง ในขณะที่ผู้จัดการสามารถมองเห็นงานของตนได้ และสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามต้องการเพื่อให้พวกเขาทำงานได้เต็มความสามารถ

สร้างรายงานความคืบหน้าในไม่กี่วินาที

ใช้รายงานแบบคลิกเดียวของ ProjectManager เพื่อติดตามการแก้ไขความเสี่ยงและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าในการลดความเสี่ยง มีรายงานแบบกว้างๆ เกี่ยวกับสถานะของโครงการหรือพอร์ตโฟลิโอ แต่มีรายละเอียดมากกว่าตรงเวลา ต้นทุน และปริมาณงาน ทั้งหมดมีประโยชน์เมื่อจัดการความเสี่ยง รายงานทุกฉบับสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการดูและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมไฮบริดสามารถทำงานอย่างไร ในเวลาที่ต้องการ และทุกที่ที่พวกเขาต้องการ รับเครื่องมือที่ให้แหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียวแก่คุณ และมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะทำงานแบบเดิมๆ หรือในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัวมากขึ้น เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ ฟรี!