วิธีการจัดทำแผนบริหารความเสี่ยง

คุณระบุตัวตน บันทึก ตรวจสอบ และวางแผนสำหรับพวกเขา: ความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของทุกโครงการ ความเสี่ยงของโครงการบางอย่างจะกลายเป็นพื้นที่ที่มีปัญหา—เช่น การดำเนินโครงการในช่วงวันหยุดและต้องวางแผนไทม์ไลน์ของโครงการรอบๆ แต่มีความเสี่ยงมากมายภายในโครงการใดๆ ที่หากไม่มีการประเมินความเสี่ยงและกลยุทธ์การลดความเสี่ยง อาจเป็นเรื่องน่าประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์สำหรับคุณและทีมผู้บริหารโครงการของคุณ

นั่นคือที่มาของแผนการจัดการความเสี่ยง—เพื่อช่วยบรรเทาความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา แต่ก่อนอื่น การบริหารความเสี่ยงคืออะไร?

การบริหารความเสี่ยงคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงเป็นแขนของการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้น การจัดการความเสี่ยงถือเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการจัดการโครงการ

กระบวนการบริหารความเสี่ยงมีขั้นตอนหลักดังนี้

• การระบุความเสี่ยง: ขั้นตอนแรกในการจัดการความเสี่ยงของโครงการคือการระบุความเสี่ยง คุณจะต้องใช้แหล่งข้อมูล เช่น ข้อมูลจากโครงการที่ผ่านมาหรือความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ
• การประเมินความเสี่ยง: เมื่อคุณระบุความเสี่ยงของโครงการแล้ว คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาจากโอกาสและระดับของผลกระทบ
• การลดความเสี่ยง: ตอนนี้ได้เวลาสร้างแผนฉุกเฉินพร้อมการดำเนินการลดความเสี่ยงเพื่อจัดการความเสี่ยงของโครงการ คุณต้องกำหนดด้วยว่าสมาชิกทีมใดจะเป็นเจ้าของความเสี่ยง รับผิดชอบในการติดตามและควบคุมความเสี่ยง
• การตรวจสอบความเสี่ยง: ความเสี่ยงต้องได้รับการตรวจสอบตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้สามารถควบคุมได้

หากความเสี่ยงที่ผ่านเกณฑ์ของคุณมีเงื่อนไขตรงตามที่กำหนด ก็อาจทำให้ทั้งโครงการตกอยู่ในอันตรายได้ โดยปกติแล้วจะไม่ได้มีเพียงความเสี่ยงเดียวต่อโครงการเช่นกัน มีหมวดหมู่ความเสี่ยงมากมายที่ต้องมีการประเมินและหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการติดตามความเสี่ยง

นั่นเป็นเหตุผลที่การบริหารความเสี่ยงต้องเป็นทั้งกระบวนการเชิงรุกและเชิงรับที่คงที่ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ตอนนี้ มากำหนดว่าแผนการจัดการความเสี่ยงคืออะไร

แผนบริหารความเสี่ยงคืออะไร?

แผนการจัดการความเสี่ยงกำหนดวิธีดำเนินการตามกระบวนการบริหารความเสี่ยงของโครงการ ซึ่งรวมถึงเงินทุน เครื่องมือ และแนวทางที่จะใช้ในการดำเนินการระบุความเสี่ยง การประเมิน บรรเทาผลกระทบ และติดตามกิจกรรม

แผนการจัดการความเสี่ยงมักจะรวมถึง:

• วิธีการ: กำหนดเครื่องมือและแนวทางที่จะใช้ในการดำเนินกิจกรรมการบริหารความเสี่ยง เช่น การประเมินความเสี่ยง การวิเคราะห์ความเสี่ยง และกลยุทธ์การลดความเสี่ยง
• ทะเบียนความเสี่ยง: ทะเบียนความเสี่ยงคือแผนภูมิที่คุณสามารถจัดทำเอกสารข้อมูลการระบุความเสี่ยงทั้งหมดของโครงการของคุณ
• โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง: เป็นแผนภูมิที่ให้คุณระบุประเภทความเสี่ยง และโครงสร้างลำดับชั้นของความเสี่ยงของโครงการ
• เมทริกซ์การ ประเมินความเสี่ยง: เมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ความเป็นไปได้และผลกระทบของความเสี่ยงของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญได้
• แผนรับมือความเสี่ยง: แผน รับมือความเสี่ยงคือเอกสารการจัดการโครงการที่อธิบายกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่จะใช้เพื่อจัดการความเสี่ยงของโครงการ
• บทบาทและความรับผิดชอบ: สมาชิกในทีมบริหารความเสี่ยงมีความรับผิดชอบในฐานะเจ้าของความเสี่ยง พวกเขาจำเป็นต้องติดตามความเสี่ยงของโครงการและควบคุมการดำเนินการตอบสนองความเสี่ยง
• เงินทุน: มีส่วนที่คุณระบุเงินทุนที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมการจัดการความเสี่ยงของคุณ
• เวลา: รวมส่วนเพื่อกำหนดตารางเวลาสำหรับกิจกรรมการบริหารความเสี่ยง

วิธีการจัดทำแผนบริหารความเสี่ยง

ทุกโครงการออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ โครงการก่อสร้าง หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์จะมีความเสี่ยง นั่นเป็นเพียงธรรมชาติของการจัดการโครงการอย่างแท้จริง แต่นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นการดีที่สุดที่จะก้าวไปข้างหน้าให้ได้มากที่สุดโดยการพัฒนาแผนการจัดการความเสี่ยง ขั้นตอนในการทำแผนการจัดการความเสี่ยงมีดังต่อไปนี้

1. การระบุความเสี่ยง

การระบุความเสี่ยงจะเกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของขั้นตอนการวางแผนโครงการ ตลอดจนตลอดวงจรชีวิตของโครงการ แม้ว่าความเสี่ยงจำนวนมากจะถือเป็น "ความเสี่ยงที่ทราบ" แต่ความเสี่ยงอื่นๆ อาจต้องการการวิจัยเพิ่มเติมเพื่อค้นหา

คุณสามารถสร้างโครงสร้างการแบ่งความเสี่ยงเพื่อระบุความเสี่ยงของโครงการทั้งหมดและจำแนกตามประเภทความเสี่ยง คุณสามารถทำได้โดยการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมทั้งหมด ความเสี่ยงของโครงการจำนวนมากสามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ความเสี่ยง เช่น ด้านเทคนิคหรือองค์กร และแยกตามหมวดหมู่ย่อยเฉพาะ เช่น เทคโนโลยี อินเทอร์เฟซ ประสิทธิภาพ โลจิสติกส์ งบประมาณ ฯลฯ นอกจากนี้ ให้สร้างทะเบียนความเสี่ยงที่คุณสามารถแบ่งปันกับทุกคนได้ สัมภาษณ์สถานที่ส่วนกลางของความเสี่ยงที่ทราบทั้งหมดซึ่งเปิดเผยในระหว่างขั้นตอนการระบุ

คุณสามารถสร้างทะเบียนความเสี่ยงสำหรับโครงการของคุณได้อย่างสะดวกโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ ตัวอย่างเช่น ใช้มุมมองรายการบน ProjectManager เพื่อจับความเสี่ยงของโครงการทั้งหมด เพิ่มระดับความสำคัญที่พวกเขาได้รับ และกำหนดสมาชิกในทีมเพื่อระบุตัวตนและแก้ไขปัญหา ดีกว่าแอปรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถแนบไฟล์ แท็ก และติดตามความคืบหน้าได้ ดูเปอร์เซ็นต์ที่งานเสร็จสิ้นในการแก้ไขปัญหา ป้องกันความเสี่ยงจากการตกรางโครงการของคุณโดยสมัครทดลองใช้ ProjectManager ฟรี

2. การประเมินความเสี่ยง

ในระยะต่อไป คุณจะทบทวนผลกระทบเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณของความเสี่ยง เช่น โอกาสที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นกับผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ และจัดทำแผนที่ออกมาเป็นเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยง

ขั้นแรก คุณต้องทำสิ่งนี้โดยกำหนดคะแนนความน่าจะเป็นของความเสี่ยงจากความน่าจะเป็นต่ำไปเป็นความน่าจะเป็นสูง จากนั้น คุณจะระบุผลกระทบของความเสี่ยงจากระดับต่ำถึงปานกลางถึงสูง และกำหนดคะแนนให้กับแต่ละคะแนน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าความเสี่ยงจะส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการมากน้อยเพียงใด รวมทั้งการตอบสนองจะต้องเร่งด่วนเพียงใด

เพื่อให้สมาชิกในทีมบริหารความเสี่ยงและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเข้าใจเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ ให้กำหนดคะแนนความเสี่ยงโดยรวมโดยการคูณคะแนนระดับผลกระทบด้วยคะแนนความน่าจะเป็นของความเสี่ยง คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตการประเมินความเสี่ยงฟรีของเรา

3. สร้างแผนรับมือความเสี่ยง

การตอบสนองความเสี่ยงคือแผนปฏิบัติการที่ใช้เพื่อลดความเสี่ยงของโครงการเมื่อเกิดขึ้น แผนรับมือความเสี่ยงรวมถึงกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่คุณจะดำเนินการเพื่อบรรเทาผลกระทบของความเสี่ยงในโครงการของคุณ การทำเช่นนี้มักจะมาพร้อมกับราคา—โดยเสียเวลาหรืองบประมาณของคุณ ดังนั้น คุณจะต้องจัดสรรเวลาและเงินสำหรับความต้องการในการบริหารความเสี่ยงของคุณก่อนที่จะสร้างแผนการจัดการความเสี่ยง

4. กำหนดเจ้าของความเสี่ยง

นอกจากนี้ คุณจะต้องกำหนดเจ้าของความเสี่ยงให้กับความเสี่ยงแต่ละโครงการ สมาชิกในทีมบริหารความเสี่ยงที่เป็นเจ้าของความเสี่ยงจะต้องรับผิดชอบในการติดตามความเสี่ยงที่ได้รับมอบหมายและดูแลการดำเนินการตอบสนองความเสี่ยงหากจำเป็น

นอกจากนี้ คุณจะต้องกำหนดเจ้าของความเสี่ยงให้กับความเสี่ยงแต่ละโครงการ สมาชิกในทีมบริหารความเสี่ยงที่เป็นเจ้าของความเสี่ยงจะต้องรับผิดชอบในการติดตามความเสี่ยงที่ได้รับมอบหมายและดูแลการดำเนินการตอบสนองความเสี่ยงหากจำเป็น

เมื่อคุณสร้างทะเบียนความเสี่ยงและเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยง ให้ระบุเจ้าของความเสี่ยง ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครสับสนว่าใครจะต้องใช้กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงเมื่อความเสี่ยงของโครงการเกิดขึ้น และเจ้าของความเสี่ยงแต่ละรายสามารถดำเนินการได้ทันที

อย่าลืมบันทึกว่าการตอบสนองต่อความเสี่ยงเป็นอย่างไรสำหรับความเสี่ยงแต่ละโครงการด้วยการลงทะเบียนความเสี่ยง และมีแผนรับมือความเสี่ยงที่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดก่อนดำเนินการ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถบันทึกปัญหาและวิธีแก้ไขเพื่อตรวจทานเมื่อโครงการทั้งหมดเสร็จสิ้น

5. ทำความเข้าใจกับทริกเกอร์ของคุณ

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยมีหรือไม่มีความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเหตุการณ์สำคัญของโครงการเพื่อเป็นการทบทวนความคืบหน้าของโครงการ หากมี ให้พิจารณาจัดประเภทความเสี่ยงที่มีอยู่เหล่านั้นใหม่

แม้ว่าจะไม่เป็นไปตามทริกเกอร์เหล่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือคิดแผนสำรองในขณะที่โครงการดำเนินไป—บางทีเงื่อนไขสำหรับความเสี่ยงบางอย่างจะไม่เกิดขึ้นหลังจากถึงจุดหนึ่งในโครงการแล้ว

6. ทำแผนสำรอง

พิจารณาทะเบียนความเสี่ยงและเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงเป็นเอกสารที่มีชีวิต ความเสี่ยงในโครงการของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงในการจัดประเภทได้ทุกเมื่อระหว่างโครงการของคุณ และด้วยเหตุนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดทำแผนฉุกเฉินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของคุณ

การวางแผนฉุกเฉินรวมถึงการค้นพบความเสี่ยงใหม่ ๆ ในระหว่างขั้นตอนสำคัญของโครงการ และการประเมินความเสี่ยงที่มีอยู่ใหม่เพื่อดูว่าตรงตามเงื่อนไขสำหรับความเสี่ยงเหล่านั้นหรือไม่ การจัดประเภทความเสี่ยงใหม่หมายถึงการปรับแผนฉุกเฉินของคุณเพียงเล็กน้อย

7. วัดเกณฑ์ความเสี่ยงของคุณ

การวัดขีดจำกัดความเสี่ยงของคุณคือการค้นหาว่าความเสี่ยงใดสูงเกินไป และปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อพิจารณาว่าควรดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่ คุ้มค่าไม่ว่าจะในเวลา เงิน หรือขอบเขต

โดยทั่วไปจะมีการกำหนดเกณฑ์ความเสี่ยงดังนี้: พิจารณาความเสี่ยงของคุณที่มีคะแนน "สูงมาก" หรือคะแนน "สูง" มากกว่าสองสามคะแนน และปรึกษากับทีมผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อพิจารณาว่าโครงการอาจอยู่ที่ระดับนั้นหรือไม่ ความเสี่ยงของความล้มเหลว ความเสี่ยงของโครงการที่ต้องมีการปรึกษาหารือเพิ่มเติมคือความเสี่ยงที่ผ่านเกณฑ์ความเสี่ยงแล้ว

หากต้องการจับตาดูความเสี่ยงอย่างใกล้ชิดในขณะที่เกิดปัญหาในโครงการของคุณ ให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ฝังอยู่ในเครื่องมือของเรา ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณต้องสร้างด้วยตัวเอง เราจะคำนวณความสมบูรณ์ของโปรเจ็กต์ของคุณโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบว่าคุณตรงต่อเวลาหรือไม่ รับมุมมองในระดับสูงเกี่ยวกับการใช้จ่าย ความคืบหน้า และอื่นๆ ของคุณ ยิ่งคุณระบุความเสี่ยงได้เร็วเท่าไร คุณก็ยิ่งแก้ไขได้เร็วเท่านั้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาแผนบริหารความเสี่ยงของคุณ

แผนการจัดการความเสี่ยงล้มเหลวเพียงไม่กี่วิธีเท่านั้น: เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากงบประมาณไม่เพียงพอ ผ่านข้อผิดพลาดในการสร้างแบบจำลอง หรือการเพิกเฉยต่อความเสี่ยงของคุณทันที

แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณเป็นแผนที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนั้นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจึงควรเน้นที่ขั้นตอนการติดตามตรวจสอบแผนการจัดการความเสี่ยง ดำเนินการประเมินและประเมินความเสี่ยงและคะแนนของคุณอีกครั้ง และจัดการกับความเสี่ยงในทุกขั้นของโครงการ

แดชบอร์ดโครงการและคุณลักษณะการติดตามความเสี่ยงอื่นๆ สามารถช่วยชีวิตได้เมื่อต้องรักษาแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อดูว่าแดชบอร์ดการจัดการโครงการ ข้อมูลสด และรายงานโครงการมีความสำคัญเพียงใด ในการรักษาโครงการของคุณให้เป็นไปตามแผนและอยู่ในงบประมาณ

นอกเหนือจากการติดตามความเสี่ยงตามปกติของคุณแล้ว ในแต่ละเหตุการณ์สำคัญ ให้ดำเนินการสัมภาษณ์อีกรอบด้วยรายการตรวจสอบเดียวกันกับที่คุณใช้ในตอนเริ่มต้นของโครงการ และสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ สมาชิกในทีมบริหารความเสี่ยง ลูกค้า (ถ้ามี) และผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมอีกครั้ง .

บันทึกคำตอบของพวกเขา ปรับทะเบียนความเสี่ยงและเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงหากจำเป็น และรายงานการปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการหลัก กระบวนการและระดับของความโปร่งใสนี้จะช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงใหม่ ๆ ที่จะได้รับการประเมิน และจะแจ้งให้คุณทราบหากความเสี่ยงก่อนหน้านี้หมดอายุ

ProjectManager สามารถช่วยแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณได้อย่างไร

อย่าปล่อยให้ความเสี่ยงไม่ได้รับการรายงาน ด้วย ProjectManager เข้าถึงพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ช่วยแก้ไขความเสี่ยงได้เร็วและง่ายกว่าที่เคย ใช้การจัดกำหนดการโครงการและเครื่องมืองานเพื่อระบุความเสี่ยงและมอบหมายให้เจ้าของความเสี่ยง รับการมองเห็นอย่างครบถ้วนว่างานใดได้รับมอบหมายให้สมาชิกในทีมคนใด และดูแบบเรียลไทม์เมื่อพวกเขาจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น และเก็บถาวรไว้ใช้ในภายหลัง—เราขอเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ไม่จำกัดเพื่อให้เก็บบันทึกได้ง่าย

การติดตามและรายงาน

ProjectManager ส่องสว่างในขั้นตอนการตรวจสอบเช่นกัน แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ได้รับสิทธิบัตรของเราช่วยให้คุณเห็นเมตริกโครงการที่สำคัญอย่างสด เช่น การเลื่อนหลุด ปริมาณงาน งบประมาณ และอื่นๆ นอกจากนี้ รับการรายงานอัตโนมัติที่ช่วยให้สร้างรายงานได้ด้วยการกดแป้นเพียงไม่กี่ครั้ง ดังนั้นคุณจึงสามารถดำเนินการได้ทุกเมื่อเมื่อตรงตามเงื่อนไขของความเสี่ยง ติดตามความเสี่ยงได้ง่ายกว่าที่เคย

ความเสี่ยงจะต้องเกิดขึ้นไม่ว่าโครงการจะเป็นอย่างไร แต่ถ้าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อนำทางไปสู่กระบวนการวางแผนการจัดการความเสี่ยงได้ดีขึ้น คุณจะสามารถบรรเทาข้อผิดพลาดได้ดียิ่งขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่อัปเดตตามเวลาจริง ให้ข้อมูลล่าสุดทั้งหมดเกี่ยวกับความเสี่ยง ปัญหา และการเปลี่ยนแปลงของคุณ เริ่มทดลองใช้งานฟรี 30 วัน และเริ่มจัดการความเสี่ยงของคุณได้ดีขึ้น