แผนรับมือความเสี่ยงในการจัดการโครงการ: กลยุทธ์และเคล็ดลับที่สำคัญ

โครงการเป็นการดำเนินการที่ละเอียดอ่อน มีหลายอย่างที่อาจส่งผลกระทบต่อพวกเขา พายุที่ตัดห่วงโซ่อุปทาน ความล้มเหลวของอุปกรณ์ หรือข้อพิพาทแรงงานเป็นเพียงสามสถานการณ์ที่เป็นไปได้ในความเสี่ยงที่ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุด

แผนรับมือความเสี่ยงที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้ ซึ่งอธิบายกลยุทธ์การระบุความเสี่ยง การประเมิน และการตอบสนองต่อการลดผลกระทบ อาจหมายถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ ไม่น่าแปลกใจเลยที่การจัดการโครงการจำนวนมากมุ่งเน้นไปที่ความเสี่ยง!

การควบคุมความเสี่ยง การมีแผนรับมือความเสี่ยง และการนำกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงไปใช้เป็นวิธีการจัดการโครงการและส่งมอบความสำเร็จได้ดียิ่งขึ้น อีกวิธีหนึ่งคือมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อวางแผนและติดตามกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงของคุณ

ความเสี่ยงของโครงการคืออะไร?

ความเสี่ยงของโครงการคือเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอนที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการไม่ว่าจะในทางบวกหรือทางลบ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างแผนตอบสนองความเสี่ยงที่อธิบายกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่จะใช้เพื่อลดผลกระทบด้านลบของเหตุการณ์ความเสี่ยง

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการติดตามความเสี่ยงฟรีสำหรับ Excel

สิ่งที่หลายคนไม่ได้นึกถึงก็คือความเสี่ยงนั้นสามารถส่งผลดีต่อโครงการได้เช่นกัน ความเสี่ยงเชิงลบ? พายุที่ก่อให้เกิดไฟดับที่หยุดการผลิต ความเสี่ยงเชิงบวก? ราคาวัสดุที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณลดลงอย่างมาก ในการจัดการโครงการ ความเสี่ยงเชิงลบมักเรียกว่าภัยคุกคาม ในขณะที่ความเสี่ยงเชิงบวกเรียกว่าโอกาส

• ความเสี่ยงเชิงลบ (ภัยคุกคาม)
• ความเสี่ยงเชิงบวก (โอกาส)

ไม่ว่าคุณจะได้รับความเสี่ยงประเภทใด คุณต้องการมีทะเบียนความเสี่ยงและแผนรับมือความเสี่ยงเพื่อจัดการกับความเสี่ยง

แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะเตรียมพร้อมสำหรับทุกอย่างที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ แต่ด้วยการใช้ข้อมูลในอดีต ประสบการณ์ และโชค คุณสามารถระบุความเสี่ยงของโครงการที่น่าจะเกิดขึ้น แล้วสร้างแผนเพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงเหล่านั้น

การตอบสนองความเสี่ยงคืออะไร?

การตอบสนองความเสี่ยงเป็นกระบวนการในการจัดการเหตุการณ์ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นเป็นปัญหาในโครงการของคุณ กระบวนการตอบสนองความเสี่ยงถูกชี้นำโดยแผนตอบสนองความเสี่ยง

แผนตอบสนองความเสี่ยงคืออะไร?

แผนรับมือความเสี่ยงคือเอกสารที่อธิบายกลยุทธ์ที่จะดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยงในเชิงลบของโครงการ เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการความเสี่ยงที่ใหญ่กว่าซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการในภายหลัง

การตอบสนองความเสี่ยงก็เหมือนกับที่ได้ยิน คุณกำลังตอบสนองต่อความเสี่ยง ในการทำเช่นนั้น ผู้จัดการโครงการต้องทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รักษาความปลอดภัยทรัพยากรสำหรับกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยง และมอบหมายเจ้าของความเสี่ยงเพื่อปรับใช้

ก่อนที่คุณจะตอบสนองต่อความเสี่ยง คุณต้องระบุมันก่อน การระบุความเสี่ยงจะดำเนินการในขั้นตอนการวางแผนโครงการ แม้ว่าคำจำกัดความของความเสี่ยงจะมีความไม่แน่นอน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าทุกความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของคุณจะออกมาจากพื้นที่ด้านซ้ายและทำให้คุณประหลาดใจ

การตอบสนองความเสี่ยงที่ดีเริ่มต้นด้วยการระบุความเสี่ยงที่ดี ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการได้มากมายโดยการดูโครงการที่คล้ายกันที่คุณจัดการ พูดคุยกับสมาชิกในทีมโครงการที่มีประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าอาจเกิดขึ้น และติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและที่ปรึกษา

การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนั้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ตอนนี้คุณต้องจัดระเบียบมัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทุกคนในทีมโครงการ ถ้าพวกเขามีความเสี่ยงที่จะแนะนำ พวกเขาสามารถเพิ่มลงในมุมมองรายการงาน หนึ่งในหลายมุมมองโครงการที่พร้อมใช้งาน ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

เหตุใดแผนรับมือความเสี่ยงจึงมีความสำคัญในการบริหารโครงการ

เห็นได้ชัดว่าเนื่องจากความเสี่ยงเกิดขึ้น การมีแผนรับมือความเสี่ยงจึงเป็นสิ่งสำคัญ การจัดการโครงการคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการจัดกิจกรรมเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดการและข้อจำกัดด้านงบประมาณ ความเสี่ยงของโครงการสามารถส่งผลกระทบต่อระยะเวลานั้นและเพิ่มต้นทุนได้ ยิ่งคุณระบุและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้เร็วเท่าใด คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น

ดังนั้นแผนรับมือความเสี่ยงจึงเป็นวิธีการลดหรือขจัดภัยคุกคามใดๆ ต่อโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเพิ่มโอกาสที่นำเสนอโดยความเสี่ยงเชิงบวก นั่นคือ หากมีความเสี่ยงเชิงบวกที่สามารถช่วยเหลือโครงการได้ แผนงานที่รอบคอบจะกำหนดวิธีรับประโยชน์จากโครงการอย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้

บางครั้งความเสี่ยงจะไม่ได้รับการแก้ไข การตอบสนองความเสี่ยงยังเป็นวิธีการนำแผนฉุกเฉินไปสู่การปฏิบัติอีกด้วย นั่นคือมีแผน B เมื่อคุณไม่สามารถดำเนินการตามที่คุณเคยอยู่ในโครงการได้

อีกครั้ง แผนตอบสนองความเสี่ยงให้ตัวเลือกผู้จัดการโครงการ ให้การรับรู้ถึงความเสี่ยงมากมายที่อาจเกิดขึ้นในโครงการและให้วิธีการต่างๆ ในการจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น

ประเภทของกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยง

เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับการตอบสนองต่อความเสี่ยงเพื่อจัดการกับความเสี่ยงทั้งด้านบวกและด้านลบตามที่ปรากฏในโครงการของคุณ นั่นคือที่มาของแผนรับมือความเสี่ยง

แผนจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีกลยุทธ์ในการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่หลากหลายเพื่อลดความเสี่ยงด้านลบหากเกิดขึ้น ตามที่กำหนดไว้ ความเสี่ยงคือความไม่แน่นอนที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการในทางลบหรือทางบวก ดังนั้นจึงมีกลยุทธ์ในการเพิ่มผลประโยชน์จากความเสี่ยงเชิงบวกให้ได้มากที่สุด

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการประเมินความเสี่ยงด้านไอทีฟรีสำหรับ Excel

กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงเชิงลบ (ภัยคุกคาม)

สี่กลยุทธ์สำหรับความเสี่ยงมีการระบุไว้ด้านล่าง:

1. หลีกเลี่ยง: กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงนี้เป็นการนำภัยคุกคามออกไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม นั่นอาจหมายถึงการเปลี่ยนแผนการจัดการโครงการของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเนื่องจากจะเป็นอันตรายต่อโครงการ
2. บรรเทา: ความเสี่ยงของโครงการบางอย่างที่คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ สิ่งที่คุณต้องการบรรเทา ซึ่งเป็นการลดผลกระทบของความเสี่ยงด้านลบต่อโครงการ
3. การโอน: ตามความหมายของชื่อ คุณจะโอนหรือส่งต่องานในการแก้ไขปัญหาความเสี่ยงของโครงการไปยังบุคคลที่สาม เช่น การซื้อประกันหรือการรับการรับประกันและการค้ำประกัน
4. ยอมรับ: กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงนี้ประกอบด้วยการระบุความเสี่ยงและการจัดทำเอกสารข้อมูลการจัดการความเสี่ยงทั้งหมดเกี่ยวกับความเสี่ยงดังกล่าว แต่ไม่ดำเนินการใดๆ เว้นแต่จะเกิดความเสี่ยง

กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงเชิงบวก (โอกาส)

อีกด้านหนึ่งของเหรียญ มีความเสี่ยงเชิงบวกที่คุณต้องการใช้ประโยชน์ มีสามกลยุทธ์สำหรับสิ่งเหล่านี้เช่นกัน:

1. Exploit: เมื่อมีความเสี่ยงหรือโอกาสเชิงบวกที่คุณต้องการใช้ประโยชน์ คุณจำเป็นต้องเพิ่มงานหรือเปลี่ยนแผนการจัดการเพื่อใช้ประโยชน์จากมัน มีความเสี่ยงอยู่ในแนวทางนี้ แต่บ่อยครั้งที่รางวัลนั้นคุ้มค่า
2. ปรับปรุง: ที่นี่คุณเพิ่มโอกาสของความเสี่ยงเชิงบวกที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณ
3. แบ่งปัน: คุณจะแบ่งปันการตอบสนองความเสี่ยงกับพันธมิตรรายอื่นในทีมหรือโครงการต่างๆ ได้ที่นี่ อาจหมายถึงการแบ่งปันสมาชิกในทีมที่มีทักษะในโครงการต่างๆ

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าความเสี่ยงมีทั้งด้านบวกและด้านลบ

บางครั้งความเสี่ยงอาจมีทั้งภัยคุกคามและโอกาสฝังอยู่ภายใน ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสองสามอย่าง:

1. ยอมรับ: ที่นี่คุณยอมรับความเสี่ยงและรอจนกว่าจะสามารถระบุการตอบสนองที่เพียงพอได้ เช่น แผนฉุกเฉินหรือการจัดสรรเวลาและต้นทุน การตัดสินใจนี้จะต้องแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
2. ยกระดับ: หากไม่สามารถติดตามความเสี่ยงได้และอยู่นอกเหนือการจัดการของโครงการ ความเสี่ยงจะถูกยกระดับไปสู่ระดับที่สูงขึ้น เช่น การจัดการโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอ

วิธีการจัดทำแผนตอบสนองความเสี่ยง

เมื่อคุณเข้าใจประเภทของกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงแล้ว คุณจะสามารถเริ่มพัฒนาแผนรับมือความเสี่ยงได้ กระบวนการวางแผนรับมือความเสี่ยงเป็นที่ที่คุณร่างกลยุทธ์ที่คุณจะใช้เพื่อจัดการความเสี่ยงด้านลบ (ภัยคุกคาม) และความเสี่ยงเชิงบวก (โอกาส)

แผนจะรวมถึงการระบุความเสี่ยง งานที่เกี่ยวข้องกับการตอบสนองและเจ้าของความเสี่ยงที่ดำเนินการ แผนเป็นวิธีการจัดโครงสร้างกลยุทธ์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการข้ามขั้นตอนใด ๆ

คุณต้องคำนึงถึงความน่าจะเป็นและระดับของผลกระทบของความเสี่ยงและจัดลำดับความสำคัญในการตอบสนองต่อความเสี่ยงของคุณ จากนั้นให้พิจารณาว่าคุ้มค่า เป็นจริงหรือไม่ และจะสำเร็จหรือไม่หากปฏิบัติตาม การประเมินความเสี่ยงของคุณจะต้องได้รับความเห็นชอบจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

แผนจะใช้หนึ่งในกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงที่ระบุไว้ข้างต้น จากนั้นจะมีทริกเกอร์ความเสี่ยงที่กำหนดแผน คำตอบเหล่านี้ต้องจัดลำดับความสำคัญด้วยเช่นกัน ตั้งแต่ความน่าจะเป็นต่ำและผลกระทบต่ำไปจนถึงความน่าจะเป็นสูงและผลกระทบสูง วิธีนี้จะช่วยคุณกำหนดความเสี่ยงที่จะตอบสนอง

ProjectManager ช่วยตอบสนองความเสี่ยงได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยคุณจัดระเบียบแผน ตรวจสอบความคืบหน้า และรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณ ProjectManager ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ช่วยระบุความเสี่ยงได้เร็วขึ้นและติดตามความเสี่ยงของคุณแบบเรียลไทม์

สร้างแผนรับมือความเสี่ยงบนแผนภูมิแกนต์

เมื่อคุณระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการของคุณแล้ว คุณต้องสร้างแผนรับมือความเสี่ยง แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของ ProjectManager ช่วยให้คุณจัดระเบียบงาน มอบหมายสมาชิกในทีม และตั้งค่าพื้นฐาน จากนั้นหากความเสี่ยงเกิดขึ้น คุณสามารถติดตามความคืบหน้าจริงกับแผนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกำหนดการและงบประมาณของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ Gantt กับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม

ติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับปัญหากับ Kanban Boards

เวิร์กโฟลว์แบบภาพที่นำเสนอโดยมุมมองบอร์ดคัมบังเป็นเพียงหนึ่งในหลาย ๆ มุมมองโปรเจ็กต์ที่นำเสนอใน ProjectManager ทีมสามารถใช้มุมมองบอร์ดเพื่อจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่ง ในขณะที่ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในกระบวนการของตน และสามารถจัดสรรทรัพยากรตามความจำเป็นเพื่อให้พวกเขาทำงานได้เต็มความสามารถ

ติดตามความเสี่ยงแบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ดโครงการ

เครื่องมืออื่นเพื่อให้ผู้จัดการมีมุมมองในระดับสูงเกี่ยวกับการตอบสนองต่อความเสี่ยงคือแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดของเราไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าต่างจากเครื่องมือน้ำหนักเบา มันพร้อมที่จะทำงานเมื่อคุณเป็น โดยจะรวบรวมการอัปเดตสถานะและคำนวณเมตริกของโครงการโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงเป็นแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบ ติดตาม และรายงานความเสี่ยงของโครงการด้วยข้อมูลสดที่แจ้งการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด ให้ทีมของคุณเชื่อมต่อไม่ว่าจะในสำนักงานหรือกระจายไปทั่วโลก ดูว่าเหตุใด NASA, Bank of America และ Ralph Lauren จึงใช้เครื่องมือของเราในการทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!