การวิเคราะห์สาเหตุราก: คู่มือฉบับย่อ

ปัญหาเกิดขึ้นในเกือบทุกโครงการ แต่การรู้ว่ามีปัญหาเป็นเรื่องหนึ่ง การหาวิธีแก้ไขก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง หากคุณไม่มีกำหนดเวลาและคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณกำลังประสบปัญหา แสดงว่ามีปัญหา

ในการแก้ไขปัญหา คุณต้องใช้เทคนิคที่ช่วยให้ทีมของคุณมีพื้นที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ เพื่อที่คุณจะได้พูดคุยถึงวิธีการแก้ปัญหา วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

การวิเคราะห์สาเหตุรากคืออะไร?

ตามชื่อที่แนะนำ การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงคือเทคนิคการแก้ปัญหาที่เปิดโอกาสให้ทีมระบุปัญหาที่เป็นสาเหตุของปัญหา

การวิเคราะห์สาเหตุรากจะใช้เมื่อมีปัญหากับโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาที่ส่งผลเสียต่อลูกค้า ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่ลูกค้าบ่นเกี่ยวกับบางแง่มุมของโครงการ ไปจนถึงทีมที่ถูกบล็อกและผลงานที่ส่งช้ากว่ากำหนด

แน่นอน ปัญหาในโครงการไม่ได้เกิดจากสาเหตุเดียว นั่นเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงจึงถูกตั้งค่าเพื่อระบุสาเหตุต่างๆ ที่เป็นสาเหตุของปัญหาที่คุณประสบอยู่

เหตุใดการวิเคราะห์สาเหตุหลักจึงมีความสำคัญ

ประเด็นไม่ดี! พวกเขาทำให้กำหนดการโครงการของคุณยุ่งเหยิงและต้องเสียเงิน และการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงจะช่วยแก้ไขปัญหาได้ นั่นน่าจะเพียงพอที่จะจูงใจให้คุณใช้วิธีนี้ การวิเคราะห์สาเหตุยังช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นอีก เมื่อคุณทราบแล้วว่าปัญหาคืออะไรและจะหยุดยั้งได้อย่างไร คุณสามารถป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก

แนวทางการทำซ้ำ

อีกเหตุผลหนึ่งที่ควรใช้การวิเคราะห์สาเหตุคือเป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นวิธีการรักษาคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ไม่มีโครงการใดที่ประสบความสำเร็จหากคุณภาพไม่เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เอกสาร

โครงการเป็นที่รู้จักสำหรับเอกสารของพวกเขา มีการวิจัย การศึกษาความเป็นไปได้ และอื่นๆ อีกมากมาย มีแม้กระทั่งเอกสารเมื่อปิดโครงการ แต่บ่อยครั้งที่เอกสารเกี่ยวกับปัญหาของโครงการและวิธีการแก้ไขมักถูกละเลย การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงเป็นวิธีการบันทึกกระบวนการและนำไปใช้ในโครงการในอนาคต

การปรับปรุงกระบวนการ

สิ่งอื่น ๆ ที่วิธีการสามารถระบุได้คือข้อบกพร่องในกระบวนการที่สามารถแก้ไขได้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในอนาคตอีกครั้ง แต่ยังระบุช่องว่างในการฝึกอบรมทีมด้วย ดังนั้นจึงสามารถเปิดโอกาสในการนำทีมของคุณไปดมกลิ่นและทำให้พวกเขาเป็นทรัพยากรที่มีค่ามากขึ้น

วิธีดำเนินการวิเคราะห์สาเหตุหลัก

เมื่อทำการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ยึดติดกับอาการ จำไว้ว่านี่คือการวิเคราะห์เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริง นี่คือสถานที่ที่คุณต้องการมุ่งเน้นและแก้ไขความเจ็บป่วยของโครงการ

1. ระบุปัญหา: หากไม่มีปัญหาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่มีทางที่จะย้อนกลับไปค้นหาสาเหตุในกระบวนการที่ทำให้เกิดปัญหาได้ นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด: รู้ปัญหาและกำหนดขอบเขตของปัญหา
2. ย้อนกลับ: หากต้องการค้นหาสาเหตุที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาที่คุณระบุ ให้ทำตามขั้นตอนใหม่ อีกครั้งมีแนวโน้มมากกว่าหนึ่ง หมายเหตุมากเท่าที่เกี่ยวข้อง ส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้รวมถึงการระดมความคิดกับทีมของคุณ โดยใช้การแมปกระบวนการและแผนภาพก้างปลาเพื่อระบุสาเหตุต่างๆ ที่นำไปสู่ปัญหาของคุณ
3. กำหนดว่าสาเหตุที่แท้จริงคืออะไร: มีเครื่องมืออื่นๆ ที่สามารถช่วยได้ เช่น เหตุผลทั้งห้าที่เราจะพูดถึงในทันที ต้นไม้ข้อบกพร่อง ต้นไม้สาเหตุและเหตุการณ์ และอื่นๆ
4. คิดหาวิธีแก้ไข: ขอ ย้ำอีกครั้งว่าการระดมความคิดกับทีมนั้นมีประโยชน์ พวกเขาคือคนที่ใกล้ชิดกับโครงการและการดำเนินการ และจะเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดของคุณในการหาวิธีแก้ไขปัญหา
5. นำวิธีแก้ปัญหาไปใช้: จำไว้ว่านี่ไม่ใช่ครั้งเดียว แต่ต้องยั่งยืนและการแก้ปัญหาคือทำในสิ่งที่วางแผนไว้จริง ๆ ต้องใช้ความอดทนและติดตามผล นำทุกคนที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้
6. ตรวจสอบ ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับโซลูชัน: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในขั้นตอนนี้

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อให้คุณได้ข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพในระดับสูงด้วยแดชบอร์ดสด จากนั้นใช้รายงานที่สามารถกรองได้ในคลิกเดียวเพื่อแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาทราบ

เหตุผล 5 ข้อของการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

หนึ่งในเทคนิคที่ดีที่สุดเมื่อทำการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงเรียกว่า “Five Whys” วิธีนี้เป็นเพียงการถามว่า "ทำไม" ครั้งแล้วครั้งเล่า. แบบฝึกหัดนี้เจาะลึกปัญหาและสาเหตุของปัญหา แทนที่จะยอมรับคำตอบแรก และทำให้คุณใกล้ชิดกับสิ่งที่ก่อให้เกิดปัญหามากขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจเทคนิคนี้คือผ่านตัวอย่าง โปรดทราบว่าในขณะที่เรียกว่า "Five Whys" อาจเป็นเพียงเหตุผลสองสามข้อหรือหลายสิบข้อก่อนที่คุณจะไปถึงต้นเหตุของปัญหา

สมมติว่าคุณกำลังสร้างสะพาน แต่กำหนดเส้นตายขาดไป

ถาม: “เหตุใดจึงพลาดกำหนดเวลา”
ตอบ: ทีมไม่สามารถทำงานให้เสร็จทันเวลา
ถาม: “ทำไมทีมไม่เสร็จงานตรงเวลา”
ตอบ: วัสดุล่าช้า
ถาม: “ทำไมพัสดุถึงล่าช้า”
ตอบ: ไม่มีการติดตามซัพพลายเออร์
ถาม: “เหตุใดจึงไม่มีการติดตามซัพพลายเออร์”
ตอบ: ทีมไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเพียงพอ
ถาม: “เหตุใดทีมจึงไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเพียงพอ”
ตอบ: วิธีการแบบไฮบริดมีช่องว่าง...

แบบฝึกหัดคำถามและคำตอบนี้นำไปสู่ต้นเหตุของปัญหากำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ ในกรณีนี้ มีปัญหามากมาย รวมถึงการขาดการฝึกอบรม ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ไม่ดี เป็นต้น สาเหตุที่แท้จริงคือวิธีการที่ไม่ได้จัดการโครงการอย่างเหมาะสม

แผนภาพก้างปลา

การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงเกี่ยวกับเหตุและผล เพื่อระบุและจัดทำเอกสารสาเหตุต้องใช้ไดอะแกรมหรือเอกสารบางประเภท แผนภาพที่ใช้บ่อยที่สุดในแผนภาพก้างปลาเรียกอีกอย่างว่าแผนภาพอิชิกาวะและแผนภาพก้างปลา

แผนภาพก้างปลาเรียกว่าเพราะดูเหมือนโครงกระดูกปลา มีเส้นตรงตรงกลางซึ่งมีหนามงอกจากด้านบนและด้านล่าง โดยแต่ละสันจะรวบรวมสาเหตุของปัญหา พวกเขานำไปสู่ตำแหน่งที่จะเป็นหัวปลาซึ่งเป็นปัญหาของตัวเอง

ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมาย รวมถึงเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุหลักนี้ ใช้เทมเพลตฟรีเพื่อจุดประกายเซสชันการระดมความคิดกับทีมของคุณและหาแนวทางแก้ไขที่ป้องกันไม่ให้ปัญหาของคุณเกิดขึ้นอีก

การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง

เทคนิคอื่นๆ มากมายที่ใช้ในการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงเรียกว่าการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงใช้เพื่อระบุและทำความเข้าใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากมีการนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ รวมถึงสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงนั้นสำเร็จ วิธีการออกแบบ และความเสี่ยงมากมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงผลกระทบต่อทรัพยากร ความพยายาม และกำหนดการ

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับคำแนะนำในการเพิ่มการเปลี่ยนแปลงของคุณให้สำเร็จ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหา แน่นอนว่าเทคนิคนี้จะใช้งานได้จริง ต้องมีพื้นฐานสำหรับการเปรียบเทียบ นอกจากนี้ยังต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมากและผลลัพธ์ก็ไม่ได้เป็นที่แน่ชัดเสมอไป ดังนั้น จำเป็นต้องมีการทดสอบจำนวนมากเพื่อสำรองสิ่งที่คุณค้นพบ

หลักการวิเคราะห์สาเหตุ Root

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น หลักการทั่วไปของการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงคือการค้นหาสิ่งที่กำลังสร้างปัญหาเพื่อแก้ไขและเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ทำให้เกิดปัญหา อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้ การวิเคราะห์สาเหตุต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ

หลักการวิเคราะห์สาเหตุหลักอีกประการหนึ่งคือมีได้เพียงข้อเดียวเท่านั้น ใช่ อาจมีสาเหตุหลายประการที่รวบรวมไว้ในแผนภาพก้างปลา แต่สาเหตุที่แท้จริงเป็นเอกพจน์ นั่นอาจหมายความว่าคุณจะต้องทุ่มเทเวลามากมายเพื่อค้นหามัน แต่มันก็อยู่ที่นั่นเสมอ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการสืบสวนต่อไปจนกว่าคุณจะพบผู้กระทำความผิด

คุณต้องกำหนดลำดับเวลาของเหตุการณ์เพื่อให้การตรวจสอบของคุณได้ผล ช่วยให้คุณเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างสาเหตุต่างๆ และเข้าถึงสาเหตุที่แท้จริงได้ ด้วยการทำเช่นนี้ คุณไม่เพียงแต่แก้ปัญหาเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรจากเชิงโต้ตอบเป็นเชิงรุกด้วย รูปแบบการแก้ปัญหานี้จะช่วยลดปัญหาที่คุณต้องตอบสนองต่อการทำงานล่วงเวลา

ProjectManager ช่วยวิเคราะห์อย่างไร

การไปถึงต้นเหตุของปัญหาทำให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยคุณค้นหาปัญหาและให้เครื่องมือในการแก้ปัญหาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจับประเด็นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น เนื่องจาก ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ คุณจะได้รับข้อมูลสดที่ช่วยในการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจจับความคลาดเคลื่อนได้เร็วขึ้น และดำเนินการได้เร็วยิ่งขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้โครงการล่าช้าหรือใช้งบประมาณเกินงบประมาณ

รับมุมมองระดับสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าและประสิทธิภาพของคุณด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา ได้รับการตั้งค่าสำหรับคุณแล้ว ซึ่งแตกต่างจากแอปอื่นๆ และคำนวณความแปรปรวนของโปรเจ็กต์ ปริมาณงาน เวลา งาน และอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย เหมือนมีรายงานสถานะทันทีโดยไม่ต้องทำอะไร

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณลงทุนในโครงการและจะต้องการอัปเดตอยู่เสมอเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อผลกำไรของพวกเขา คุณลักษณะการรายงานของเราทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงานด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว และสามารถแชร์ได้หลากหลายวิธีเพื่อให้ตรงกับว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณชอบการสื่อสารของพวกเขาอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้น รายงานแต่ละฉบับของเราสามารถกรองให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการแชร์ได้

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงาน ทีม และโครงการเพื่อสร้างผลิตภาพที่ดียิ่งขึ้น ข้อมูลตามเวลาจริงหมายความว่าคุณสามารถพบปัญหาได้เร็วขึ้นและหลีกเลี่ยงไม่ให้กลายเป็นปัญหา ใช้แดชบอร์ดสดและการรายงานแบบไดนามิกเพื่อวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาในวันนี้โดยสมัครฟรีวันนี้