ลำดับความสำคัญคร่าวๆ (ROM): การทำความเข้าใจค่าประมาณของ ROM

ไม่มีใครต้องบอกคุณว่าโครงการต้องใช้เงิน แต่ราคาเท่าไหร่ก็เป็นคำถามที่เปิดกว้าง ยิ่งคุณคาดการณ์ต้นทุนโครงการได้อย่างแม่นยำมากเท่าไร โอกาสที่คุณจะส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ลำดับความสำคัญคร่าวๆ (ROM) สามารถช่วยให้คุณประมาณการต้นทุนโครงการได้ดียิ่งขึ้น

แต่ ROM คืออะไรและคุณจะคำนวณค่าประมาณ ROM ได้อย่างไร เราจะอธิบายกระบวนการ กำหนดคำศัพท์ และให้รายละเอียดขั้นตอนสำหรับการจัดลำดับขนาดคร่าวๆ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดต้นทุนของโครงการ เพราะถึงแม้จะไม่ถูกต้อง 100 เปอร์เซ็นต์ แต่ก็เป็นไปตามเป้าหมายทางสถิติและดีกว่าการใช้งบประมาณตามอุทรของคุณ

ลำดับความสำคัญคร่าวๆ (ROM) คืออะไร?

ตามที่ระบุไว้ ลำดับความสำคัญคร่าวๆ เป็นเทคนิคในการประมาณต้นทุนโครงการ เป็นเรื่องปกติในโครงการหลายประเภทตั้งแต่การพัฒนากลยุทธ์ไปจนถึงโครงการดำเนินการ คุณจะพบว่ามีการใช้ในโครงการไอทีและโครงการก่อสร้าง

ลำดับขนาดคร่าวๆ จะถูกนำไปใช้ในระหว่างการจัดทำโครงการ เช่น ระยะการเริ่มต้นเมื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดว่าทรัพยากรทางการเงินใดที่จำเป็นและระบุไว้ในกฎบัตรโครงการ

เป็นที่เข้าใจกันว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจตัดสินใจต้องการภาพที่คมชัดของการลงทุนก่อนที่จะดำเนินการโครงการ ลำดับความสำคัญคร่าวๆ ทำให้พวกเขาประเมินคร่าวๆ ว่าโครงการจะใช้เงินไปเท่าไรและจะมีรายได้เท่าไร

แต่ค่าประมาณ ROM นั้นแม่นยำแค่ไหน? ตามรายงานของ Project Management Institute's Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ROM ประมาณการว่า ROM นั้นแม่นยำ -25 ถึง +75 เปอร์เซ็นต์ แม้ว่าคนอื่น ๆ จะกล่าวว่าช่วงของมันอยู่ที่ +/-50 เปอร์เซ็นต์ คุณสามารถใช้ทั้งสองช่วงเพื่อค้นหาการคาดการณ์ต้นทุนที่ระมัดระวังมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะคิดค่าประมาณใดหลังจากทำการเรียงลำดับขนาดคร่าวๆ คุณจะต้องติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านั้นตามที่เกิดขึ้นเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยคุณวางแผนงบประมาณ กำหนดเวลาทรัพยากร และติดตามในเวลาจริง กำหนดเวลาค่าใช้จ่ายของคุณในแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเรา จากนั้นตั้งค่าพื้นฐานเพื่อรวบรวมงบประมาณที่วางแผนไว้เพื่อเปรียบเทียบกับงบประมาณจริงของคุณ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ROM ประมาณการคืออะไร?

ลำดับขนาดโดยประมาณคร่าวๆ คือการคำนวณที่ต้องใช้สูตร สูตรนั้นเป็นสองเท่าเพื่อจับขอบเขตบนและช่วงขอบเขตล่าง สูตรอยู่ด้านล่าง

ขอบเขตบน = ค่าประมาณ ROM x (1 + 75 เปอร์เซ็นต์) = ค่าประมาณ ROM x 1.75
ขอบเขตล่าง = ค่าประมาณ ROM x (1 – 25 เปอร์เซ็นต์) = ค่าประมาณ ROM x 0.75

แม้ว่าสมการจะค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่การหาค่าประมาณของ ROM หรือช่วงอาจเป็นเรื่องยาก คุณสามารถทำได้ด้วยเทคนิคการประมาณค่าที่จัดตั้งขึ้น ซึ่งเราจะพูดถึงในบล็อกต่อไปอีกเล็กน้อย

อย่างไรก็ตาม การจัดลำดับความสำคัญคร่าวๆ มักจะทำในช่วงแรกๆ ของโครงการ เมื่อข้อมูลจำนวนมากที่คุณต้องการสำหรับเทคนิคการประมาณค่าอาจไม่พร้อมใช้งาน ดังนั้น ค่าประมาณของ ROM จะขึ้นอยู่กับวิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญระดับสูง และสามารถทำได้ด้วยการประมาณค่าสามจุด (ตามคำจำกัดความด้านล่าง)

วิธีการสร้าง ROM Estimate

เมื่อถึงจุดนี้ คุณอาจคิดว่าการประมาณค่า ROM นั้นไม่แม่นยำอย่างที่คุณคิดไว้ในตอนแรก ความจริงก็คือเทคนิคนี้มีความแน่นอนทางคณิตศาสตร์น้อยกว่าศิลปะชนิดหนึ่ง สูตรข้างต้นนั้นง่ายต่อการปฏิบัติตาม แต่ต้องใช้สัมผัสของศิลปินเพื่อกำหนดความแม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาค่าประมาณของ ROM

แม้ว่าจะมีวิธีการประมาณค่า ROM แต่ต้องใช้ประสบการณ์ ความรู้ และความเฉลียวฉลาดบางอย่างเพื่อใช้ประโยชน์จากเทคนิคนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในความเป็นจริง มีหลายวิธีในการประมาณค่า ROM ขึ้นอยู่กับโปรเจ็กต์และเทคนิคที่คุณใช้ แม้ว่าการประมาณค่าแบบอะนาล็อกมักจะเป็นที่ต้องการมากกว่า

จุดเริ่มต้นที่ดีคือการรวมปัจจัยหลายๆ อย่างเข้าด้วยกัน แม้กระทั่งการคาดเดา คุณสามารถใช้อุทรของคุณเพื่อหาทรัพยากรที่จำเป็นในโครงการ ไม่ใช่ว่าคุณจะดึงตัวเลขนี้มาจากอากาศ แต่คุณจะใช้ข้อมูลที่คุณได้กำหนดไว้สำหรับโครงการเพื่อคาดเดาตามข้อมูลนั้นและประสบการณ์ของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนทรัพยากรฟรีสำหรับ Excel

ในขณะที่คุณทำงานกับค่าประมาณ ROM ของคุณ ให้ขอความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญ มองหาผู้ที่จัดการโครงการหรือผู้บริหารที่คล้ายคลึงกันในองค์กรที่อาจมีมุมมองที่ไม่เหมือนใครเกี่ยวกับต้นทุน พวกเขาสามารถช่วยคุณประมวลผลข้อมูลโครงการที่คุณมีและเพิ่มข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า

เป้าหมายของ ROM เป็นเพียงการประมาณคร่าวๆ โดยมีความแปรปรวนประมาณ -25 เปอร์เซ็นต์ถึง +75 เปอร์เซ็นต์ แต่ค่อนข้างแม่นยำ อย่าเลือกการประมาณการที่เหมาะสมกับโครงการของคุณมากที่สุด เนื่องจากจะทำให้งานที่คุณใส่ไปในการประมาณการ ROM เป็นโมฆะ เพื่อหลีกเลี่ยงอคติ ให้พึ่งพาการวิจัยและข้อมูลจริงเพื่อเป็นแนวทางแก่คุณ

โปรดจำไว้ว่า ค่าประมาณของ ROM เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น เป็นพื้นฐานที่คุณสามารถสร้างการคาดการณ์ต้นทุนได้อย่างแม่นยำ ช่วงเป็นหน้าต่างที่ดีเสมอในการดูแนวต้นทุนสำหรับโครงการ คุณสามารถสร้างค่าประมาณได้จากข้อมูลที่มีอยู่ แม้ว่าจะมีข้อมูลที่ขาดหายไป แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้น

เทคนิคการประมาณค่า ROM

เราได้ให้แนวทางทั่วไปแก่คุณแต่ไม่ได้ระบุรายละเอียดไว้ เมื่อพยายามหาว่าค่าประมาณของ ROM คืออะไร คุณสามารถใช้เทคนิคต่างๆ ได้ ดังที่กล่าวไว้ การเปรียบเทียบมีแนวโน้มที่จะเป็นที่นิยมมากที่สุด แม้ว่าจะใช้พารามิเตอร์และพารามิเตอร์อื่นๆ

คุณสามารถใช้เทคนิคการประเมินอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกันเพื่อช่วยคุณสร้างค่าประมาณ ROM ผู้จัดการโครงการมักจะเป็นผู้หนึ่งในการประมาณการ ROM แต่ควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญและหัวหน้าฝ่ายเทคนิค ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการ

การประมาณค่าพารามิเตอร์

การประมาณค่าแบบพาราเมตริกใช้อัตราต่อหน่วยจากโครงการก่อนหน้าซึ่งคล้ายกับโครงการที่คุณกำลังเริ่มต้น ซึ่งจะช่วยกำหนดต้นทุนสำหรับโครงการใหม่ นี่เป็นเทคนิคการประมาณค่าที่มีประโยชน์ที่สุดเมื่อคุณมีข้อมูลจำนวนมากจากโปรเจ็กต์เก่า และโปรเจ็กต์ใหม่มีขอบเขตใกล้เคียงกันมาก จากนั้นคุณสามารถใช้สูตรเดียวกันสำหรับโปรเจ็กต์ใหม่กับโปรเจ็กต์เก่าได้

การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน

การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกันใช้ข้อมูลจากโครงการที่คล้ายคลึงกันในอดีตแต่ในลักษณะที่กว้างกว่า เทคนิคนี้ดีที่สุดเมื่อดูระยะเวลาและการคาดการณ์ต้นทุนสำหรับโครงการใหม่ที่คล้ายกับโครงการเก่า นอกจากนี้ยังเป็นเทคนิคที่ใช้เมื่อมีข้อมูลโครงการใหม่น้อยลง การเปรียบเทียบรวมถึงขอบเขต ต้นทุน ระยะเวลา และอื่นๆ แม้ว่าส่วนใหญ่จะใช้การประมาณที่คล้ายกันสำหรับระยะเวลาและต้นทุนเท่านั้น อย่างไรก็ตาม โครงการมีการเปลี่ยนแปลงและบ่อยครั้งที่โครงการที่ผ่านมาไม่ชัดเจนเท่ากับการคาดการณ์สำหรับโครงการใหม่

การประมาณค่าสามจุด

การประมาณค่าสามจุดมีการให้คะแนนสามระดับสำหรับการประมาณค่า: มองโลกในแง่ดี มีเหตุผล และมองโลกในแง่ร้าย วิธีการสามง่ามนี้ช่วยรองรับความไม่แน่นอนในการประมาณโครงการ ในการคำนวณการประมาณค่าสามจุด ขั้นแรก ให้กำหนดเงื่อนไข: มองในแง่ดีถือว่าไม่มีความเสี่ยง มองโลกในแง่ร้ายถือว่ามีความเสี่ยง และเป็นไปได้มากที่สุดคือความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริงมากขึ้น จากนั้นคุณก็หาค่าเฉลี่ย: E = (O + M + P) /3 สมการอื่นที่ใช้ใน PERT ซึ่งย่อมาจากเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม ใช้ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของสามค่า: E = (O + 4M + P) /6 ปัญหาเดียวคือข้อมูลของคุณต้องถูกต้อง

การประเมินจากล่างขึ้นบน

อีกวิธีหนึ่งในการวัดต้นทุนและระยะเวลาในโครงการคือการประเมินจากล่างขึ้นบน ซึ่งรวมส่วนประกอบของระดับล่างของโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ของคุณ แต่การใช้ระดับต่ำสุดของโครงการสามารถให้การคาดการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นโดยการแสดงให้ผู้จัดการโครงการเห็นองค์ประกอบที่มีอยู่ของโครงการก่อนที่จะเริ่มโครงการ เนื่องจากเป็นการดูทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของโครงการ จึงมักเป็นการวัดต้นทุนของโครงการที่แม่นยำที่สุด

ROM Estimate กับ Definitive Estimate

ค่าประมาณของ ROM ไม่เหมือนกับค่าประมาณขั้นสุดท้าย แม้ว่าทั้งสองค่านี้สามารถนำไปใช้กับกระบวนการประมาณค่าได้ การประมาณการ ROM เสร็จสิ้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการและมีความแปรปรวน -25 เปอร์เซ็นต์ถึง +75 เปอร์เซ็นต์ ตามชื่อของมัน มันเป็นการประมาณการคร่าวๆ เกี่ยวกับต้นทุนของโครงการ

การประมาณการขั้นสุดท้ายมีความถูกต้องมากขึ้นตามความหมายของชื่อ ความแปรปรวนของความแม่นยำคือ -5 เปอร์เซ็นต์ถึง -10 เปอร์เซ็นต์ ความแตกต่างอีกประการหนึ่งไม่เหมือนกับลำดับความสำคัญคร่าวๆ การประมาณการขั้นสุดท้ายต้องการให้คุณใช้วิธีประมาณค่าจากล่างขึ้นบน การคาดการณ์นี้จัดทำขึ้นในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ และเนื่องจากรายละเอียดมากจึงต้องใช้เวลามาก

ตัวอย่างลำดับขนาดคร่าวๆ

เราได้พูดคุยกันมากเกี่ยวกับ ROM ในบทคัดย่อ แต่สามารถช่วยดูตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง ตัวอย่างลำดับความสำคัญคร่าวๆ ของเราคือการสร้างแอป ขั้นแรก คุณดูแอปก่อนหน้าที่มีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายกันซึ่งคุณทำงานเพื่อช่วยคุณกำหนดกรอบเวลา

จากนั้นดูค่าใช้จ่ายของคุณ เช่น ทีมที่คุณต้องจ้างเพื่อดำเนินการออกแบบ วิศวกรรม และการตลาดของแอพใหม่ ซอฟต์แวร์ใดๆ ที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ฯลฯ สิ่งนี้จะให้ค่าประมาณ ROM แก่คุณ

จากนั้นคุณจะต้องเสียบข้อมูลของคุณเพื่อรับช่วงของความพยายาม ช่วงนี้จะมาจากขนาดเล็ก กล่าวคือ 20 ชั่วโมงในสองสัปดาห์ที่ราคา 1,000 ดอลลาร์ถึงระดับสูง ซึ่งอาจอยู่ที่ประมาณ 200 ชั่วโมงในสองเดือน โดยมีมูลค่า 10,000 ดอลลาร์

การใช้ลำดับความสำคัญคร่าวๆ ในการคำนวณช่วงนี้จะช่วยให้คุณกำหนดจำนวนต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ดียิ่งขึ้น จำนวนคนที่คุณอาจต้องการ และระยะเวลา คุณสามารถจำกัดกรอบเวลานั้นให้แคบลงได้โดยค้นหาคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ข้อมูลในอดีต และเทคนิคการประมาณค่าอื่นๆ

ProjectManager ช่วยด้วย ROM Estimates

ความสามารถในการประมาณการได้อย่างแม่นยำเป็นขั้นตอนแรก ลำดับการประมาณขนาดคร่าวๆ ช่วยให้คุณวางแผนได้ดีขึ้น แต่เมื่อดำเนินการตามแผนแล้ว คุณต้องใช้งบประมาณให้เพียงพอ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้คุณตรวจสอบค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ คุณลักษณะการจัดการความเสี่ยงช่วยให้คุณสามารถระบุและติดตามปัญหาที่อาจนำไปสู่การใช้จ่ายเกินได้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันหมายความว่าทุกคนกำลังทำงานจากข้อมูลล่าสุด แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

ติดตามต้นทุนด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

ผู้จัดการโครงการต้องการมุมมองระดับสูงของโครงการทุกเมื่อที่ต้องการ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เช่นเดียวกับคู่แข่งรายอื่นๆ โดยจะรวบรวมและคำนวณเมตริกโครงการหกรายการโดยอัตโนมัติ รวมถึงค่าใช้จ่าย สิ่งเหล่านี้จะแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ใช้เครื่องมือการรายงานที่ปรับแต่งของเรา ซึ่งสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ

ตรวจสอบปริมาณงานของทีมคุณ

การใช้จ่ายเกินงบประมาณเป็นเรื่องง่ายหากคุณไม่ได้จัดการทรัพยากร ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณเห็นความพร้อมของทีม รวมถึง PTO และวันหยุดทั่วโลก ซึ่งทำให้การมอบหมายเป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าคุณมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมมากเกินไป แสดงว่าคุณจัดการทรัพยากรของคุณไม่ถูกต้อง คุณเสี่ยงต่อการหมดไฟซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง แผนภูมิปริมาณงานจะแสดงเป็นรหัสสี คุณจึงสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าใครมีงานมากเกินไปและใครมีน้อยเกินไป จากนั้นสร้างสมดุลปริมาณงานได้จากแผนภูมิ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาต้นทุนให้อยู่ในแนวเดียวกัน

ความสามารถในการประมาณการค่าใช้จ่ายของคุณอย่างแม่นยำด้วยเทคนิคต่างๆ เช่น ROM เป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างโครงการของคุณเพื่อความสำเร็จ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณส่งมอบโครงการได้ตรงเวลาและอยู่ในต้นทุนที่คุณประมาณการไว้ คุณไม่สามารถรักษางบประมาณของคุณได้ หากคุณไม่เห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการทั่วโลกจึงต้องการเครื่องมือของเรา

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามต้นทุนโครงการ ระยะเวลา และอื่นๆ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดของเราช่วยให้คุณใช้เครื่องมือของเราเป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารโครงการทั้งหมดของคุณ ฟีเจอร์การจัดการงานช่วยให้คุณติดตามและไทม์ชีทช่วยคุณติดตามเวลาที่ทีมของคุณใช้ไปกับงาน เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี