วิธีบริหารหน่วยงานดิจิทัลของคุณจากทุกที่ในโลก

ลองนึกภาพว่าถ้าคุณสามารถรวมงานและความสุขเข้าด้วยกัน ใช้เวลาช่วงบ่ายของคุณอาบแดดหรือสำรวจเมืองใหม่ คุณรู้สึกมีความสุขที่ธุรกิจได้รับการดูแล และคุณสามารถผ่อนคลายและเพลิดเพลินกับสิ่งรอบตัวโดยปราศจากความเครียด

นึกไม่ออกแล้ว

ในบทความนี้ ผมจะแบ่งปันเคล็ดลับจากประสบการณ์กว่า 10 ปีในการทำเช่นนั้น ภารกิจของฉันคือการแสดงให้เห็นว่าวิถีชีวิตดังกล่าวไม่ใช่แค่ความฝันที่ไกลเกินเอื้อม แต่เป็นความจริงที่สามารถบรรลุได้ ซึ่งสามารถปรับให้เหมาะกับคุณได้

ไม่ว่าจะหมายถึงการแอบไปเที่ยวพักผ่อนเพิ่มในแต่ละปี ใช้เวลาสองสามเดือนเพื่อท่องเที่ยวในเอเชีย หรือแม้แต่ย้ายไปยังประเทศอื่น ก็เป็นไปได้ทั้งหมด

ในช่วง 16 ปีที่ผ่านมา ฉันเป็นเจ้าของและบริหารหน่วยงานการตลาดดิจิทัลเล็กๆ ในช่วงเวลานั้น ฉันได้เดินทางบ่อยมาก ไม่ค่อยได้ใช้เวลาว่างจากงานเลย (อย่าตัดสิน ฉันชอบแบบนั้น!) ย้ายไปสเปนอย่างถาวรและบริหารธุรกิจที่ประสบความสำเร็จทั่วโลก

เรียนรู้วิธีการดำเนินธุรกิจของคุณจากทุกที่ในโลก เคล็ดลับคือวิธีที่คุณจัดการพื้นที่ทำงาน เวลา ขอบเขต ทีม และเทคโนโลยี

1. วางแผนพื้นที่ทำงานของคุณ

เพื่อให้การเตรียมการเดินทางและการทำงานของคุณราบรื่นขึ้น ให้เริ่มด้วยการหาข้อมูลความพร้อมของบริการอินเทอร์เน็ตและความน่าเชื่อถือของไฟฟ้าในประเทศที่คุณไป การรู้สถานการณ์ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณวางแผนได้ดีขึ้น

หากคุณต้องการทำงานจากที่พัก ให้กำหนดพื้นที่เฉพาะเป็นโต๊ะทำงานเฉพาะของคุณ หลีกเลี่ยงการตั้งเฟอร์นิเจอร์ชั่วคราวหรือใช้เคาน์เตอร์ครัว เพราะสิ่งเหล่านี้อาจกลายเป็นปัญหาได้ การบรรจุและแกะโต๊ะทำงานของคุณทุกครั้งที่ต้องใช้โต๊ะอาหารก็ไม่สะดวกเช่นกัน

พิจารณา co-working space แต่ตรวจสอบเวลาทำการเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับตารางการทำงานของคุณ ทำการวิจัยอย่างถี่ถ้วนก่อนการเดินทางของคุณเพื่อทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

2. จัดการเวลาของคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยใช้ประโยชน์จากเขตเวลาต่างๆ หากคุณสามารถทำงานในขณะที่ลูกค้าของคุณนอนหลับ คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้น พิจารณานำกรอบความคิด "ตี 5 ของสโมสร" มาใช้

สร้างตารางเวลาที่รวมชั่วโมงการทำงานที่ทับซ้อนกันเข้ากับเวลาเฉพาะที่ไม่มีการขัดจังหวะสำหรับงานเชิงลึกหรืองานเป็นชุด สิ่งนี้ทำให้สามารถโฟกัสงานได้โดยไม่มีสิ่งรบกวนในขณะที่ยังมีเวลาสำหรับการประชุม การโทร และการสื่อสารในทีม

รักษาระเบียบวินัยเพื่อหลีกหนีจากงานและเพลิดเพลินกับสิ่งรอบตัว เป้าหมายคือการทำงานโดยรวมให้น้อยลง ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การจัดกลุ่มงานและการบล็อกเวลาเพื่อให้มีสมาธิและหลีกเลี่ยงการสลับงาน

ทำงานให้เสร็จล่วงหน้าและกำหนดเวลา เช่น การโพสต์บนโซเชียลมีเดีย บล็อก และจดหมายข่าวทางอีเมล หากการเดินทางของคุณเป็นระยะสั้น

3. กำหนดขอบเขตของคุณ

เมื่อเดินทางกับครอบครัวหรือในสภาพแวดล้อมที่เสียสมาธิ หูฟังตัดเสียงรบกวนเป็นสิ่งจำเป็น การเล่นเพลงในขณะที่คุณทำงานสามารถช่วยปิดกั้นสิ่งรบกวนและส่งสัญญาณว่าคุณไม่ควรถูกขัดจังหวะ

สื่อสารอย่างชัดเจนกับเพื่อนร่วมเดินทางของคุณว่าในช่วงเวลาทำงาน คุณมีสมาธิ และควรจำกัดการขัดจังหวะไว้เฉพาะกรณีฉุกเฉินเท่านั้น ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณไม่ได้ทำงาน ให้อุทิศเวลาของคุณอย่างเต็มที่เพื่อพวกเขา การปฏิบัติตามขอบเขตอย่างเคร่งครัดเป็นสิ่งสำคัญ

กำหนดขอบเขตกับลูกค้าของคุณด้วย ตราบใดที่คุณสามารถสื่อสารและส่งมอบงานได้ ลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่สนใจตำแหน่งทางกายภาพของคุณ

พิจารณาเพิ่มหมายเหตุในลายเซ็นอีเมลของคุณก่อนเดินทาง แจ้งให้ผู้รับทราบว่าชั่วโมงทำงานของคุณอาจแตกต่างกันไปและคุณอาจไม่ตอบกลับในทันที

หรือระบุเวลาเฉพาะสำหรับการตอบกลับอีเมล ยึดตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานสามารถปรับให้เข้ากับรูปแบบการสื่อสารของคุณได้ล่วงหน้า ทำให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ก่อนการเดินทาง

4. ให้อำนาจแก่ทีมของคุณในการกุมบังเหียน

คุณจะประหลาดใจกับจำนวนที่ทีมของคุณสามารถจัดการได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง อาจเป็นเรื่องยากสำหรับเจ้าของธุรกิจที่จะปล่อยวางโดยสิ้นเชิง แต่คุณและทีมของคุณจะปรับตัวเข้ากับการขาดงานของคุณในช่วงระยะเวลาที่ห่างออกไป

สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่จำเป็นซึ่งต้องให้ความสนใจในขณะเดียวกันก็เพิ่มขีดความสามารถให้ทีมของคุณรับผิดชอบมากขึ้นโดยไม่ต้องขออนุมัติตลอดเวลา

การรักษาช่องทางการสื่อสารแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานจากระยะไกล กำหนดการประชุมทีมเป็นประจำ – อย่างน้อยสัปดาห์ละสองครั้ง – เพื่อหารือเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างรัดกุมและสร้างความผูกพันกับทีมของคุณ

แม้ว่าจะไม่มีการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการ แต่การแสดงความสนใจอย่างแท้จริงต่อสมาชิกในทีมของคุณจะช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ซื่อสัตย์และเปิดเผย

กระตุ้นให้ทีมมีการอภิปรายโดยที่คุณไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวัน หากคุณไม่มีทีม ให้พิจารณาว่าจ้างฟรีแลนซ์เพื่อจัดการงานด้านการดูแลระบบขั้นพื้นฐานและจัดการการสื่อสารกับลูกค้าในขณะเดินทาง

กำหนดความรับผิดชอบให้ชัดเจน สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ล่วงหน้า และนำเข้าอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนออกเดินทาง

แม้ว่าพวกเขาจะทำงานเพียงไม่กี่ชั่วโมงต่อวัน แต่การมีใครสักคนอยู่เคียงข้างก็ช่วยลดภาระทางจิตใจของคุณได้มาก คุณอาจรู้สึกลำบากใจที่จะปล่อยพวกเขาไปเมื่อคุณกลับมา

5. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

สำหรับสถานการณ์การเดินทางส่วนใหญ่ ให้เก็บของที่จำเป็น เช่น แล็ปท็อป หูฟังตัดเสียงรบกวน (แนะนำเป็นอย่างยิ่ง!) อะแดปเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และที่ชาร์จ

หากคุณคาดว่าจะเข้าถึง WiFi ได้จำกัด ให้พิจารณานำดองเกิล WiFi สากลมาด้วย หากเชื่อมต่อออนไลน์ไม่ได้ไม่ต้องตกใจ สิ่งต่างๆ มักจะดำเนินไปอย่างราบรื่นหากไม่มีคุณ และคุณจะกลับมาเชื่อมต่อได้ในไม่ช้า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์แทนที่จะเก็บไว้บนแล็ปท็อปเพียงอย่างเดียว เพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดที่อาจเกิดขึ้นจากการสูญหาย เสียหาย หรือการโจรกรรม

เก็บสำเนาหมายเลขโทรศัพท์ที่สำคัญ หนังสือเดินทาง วีซ่า บัตรประจำตัวประชาชน และประกันการเดินทาง ใช้โฟลเดอร์กันน้ำและแยกออกจากแล็ปท็อปและโทรศัพท์ทุกครั้งที่ทำได้

นอกจากนี้ จัดเก็บสำเนาเอกสารสำคัญไว้ในโทรศัพท์ของคุณ ซึ่งป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัย

อย่าลืมเตรียมที่ชาร์จและอะแดปเตอร์สำรองสำหรับเทคโนโลยีของคุณ เนื่องจากอุปกรณ์เหล่านี้อาจแตกหักได้โดยไม่คาดคิดระหว่างการเดินทาง

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์ของคุณ

เป้าหมายหลักคือการเพลิดเพลินไปกับประเทศที่คุณกำลังเยี่ยมชม เพราะนั่นคือเหตุผลสำหรับการเดินทางของคุณ ดื่มด่ำกับวัฒนธรรม ลองชิมอาหารท้องถิ่น และสำรวจและโต้ตอบกับคนในท้องถิ่น การทำงานในต่างประเทศเป็นเวลาสามเดือนแต่การได้เห็นห้องพักในโรงแรมเพียงเล็กน้อยนั้นเป็นเรื่องที่น่าเสียดาย

ลองเริ่มงานแต่เช้าและเลิกงานตอนพักเที่ยงเพื่อมีเวลาพักผ่อนที่เหลือของวัน การดำเนินการนี้ช่วยให้ลูกค้าและสมาชิกในทีมไม่ว่างตลอดเวลา การรู้สึกมั่นใจว่าทุกอย่างสามารถรอจนถึงวันถัดไปได้ ก่อให้เกิดความคิดที่ผ่อนคลายมากขึ้น

กำหนดสมาชิกในทีมให้ติดต่อคุณเฉพาะเรื่องที่สำคัญ เช่น การลดลงอย่างมากในการเข้าชมเว็บไซต์ของลูกค้า การรู้ว่าพวกเขาจะติดต่อคุณเฉพาะปัญหาเร่งด่วนเท่านั้น ทำให้คุณออกจากสำนักงานชั่วคราวได้

เพื่อให้ทันเหตุการณ์ปัจจุบัน ลองพิจารณาใช้โทรศัพท์ราคาถูกขณะออกสำรวจและทิ้งโทรศัพท์ที่ทำงานไว้ที่ที่พัก อาจต้องใช้การปรับเปลี่ยนบ้าง แต่ช่วยป้องกันไม่ให้มีการรีเฟรชอีเมลอย่างต่อเนื่อง และช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในกิจกรรมของคุณได้เต็มที่ เลือกแนวทางที่เหมาะกับบุคลิกของคุณมากที่สุด

หากการเดินทางไกลทำให้คุณประหม่า ให้เริ่มด้วยวันหยุดโรงเรียนที่สั้นลงและค่อยๆ ขยายออกไปจนกว่าคุณจะรู้สึกสบายใจที่จะไม่อยู่เป็นเวลานานขึ้น

สุดท้าย พยายามอย่ากังวลเกี่ยวกับการรับรู้ของลูกค้าของคุณ ในฐานะคนที่อาศัยอยู่ต่างประเทศ การโต้ตอบกับลูกค้าส่วนใหญ่ของฉันเกิดขึ้นจากระยะไกล ลูกค้าคุ้นเคยกับมันและบางครั้งก็อิจฉาไลฟ์สไตล์