งบประมาณการขาย: สุดยอดคู่มือสำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย (พร้อมเทมเพลต)

การเตรียมงบประมาณการขายอาจดูเหมือนเป็นงานที่หนักหนาสาหัส แต่ก็ไม่ได้น่ากลัวอย่างที่คิด ในบทความนี้ เราจะพิจารณาว่างบประมาณการขายคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และต้องใช้เพื่อสร้างและเตรียมงบประมาณการขายด้วยตนเอง

งบประมาณการขายคืออะไร?

โดยปกติแล้ว งบประมาณการขายจะเป็นการนำเสนอรายเดือนหรือรายไตรมาสเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทคาดว่าจะทำในการขาย (ทั้งในรูปเงินดอลลาร์และหน่วย) สำหรับช่วงการจัดทำงบประมาณเฉพาะ ความคาดหวังในการขายเหล่านี้คำนวณจากความรู้ของแผนกต่างๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ขาย ตลอดจนความคาดหวังในอนาคต

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดอาจให้ข้อมูลการส่งเสริมการขายในช่วงวันหยุดที่กำลังจะมาถึง ซึ่งอาจกระตุ้นยอดขายในช่วงการจัดทำงบประมาณนั้นได้มากกว่างบประมาณการขายในช่วงที่ไม่ใช่วันหยุดนักขัตฤกษ์ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์อาจจดบันทึกผลิตภัณฑ์ใหม่ที่กำลังจะออกและผลกระทบที่อาจส่งผลต่อการขาย

กล่าวโดยสรุป การเตรียมงบประมาณการขายเป็นความพยายามของทีมที่ต้องใช้การทำงานร่วมกันข้ามแผนกและการสื่อสารเป็นจำนวนมาก

วัตถุประสงค์ของการจัดทำงบประมาณการขาย

วัตถุประสงค์ของงบประมาณการขายคือการกำหนดความคาดหวังสำหรับช่วงเวลาการขายโดยใช้ประโยชน์จากทรัพยากรและเพิ่มผลกำไรสูงสุดของบริษัท นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการวางแผนที่ช่วยให้แผนกต่างๆ ทราบได้อย่างชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นระหว่างกรอบเวลางบประมาณเพื่อใช้ประโยชน์จากทรัพยากรของตนเองและประสานงานกับแผนกอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

งบประมาณการขายยังช่วยให้ทีมขายมีเป้าหมายที่มุ่งมั่น การทำยอดขายได้มากกว่าที่คาดหวังไว้ในงบประมาณการขายถือเป็นเงื่อนไขที่ดีซึ่งส่งผลให้บริษัทได้รับชัยชนะโดยรวม ที่กล่าวว่ามีมากขึ้นในการสร้างงบประมาณการขายมากกว่าเพียงแค่ตั้งความคาดหวังต่ำเพื่อ "ชนะ"

ส่วนประกอบของงบประมาณการขาย

หากคุณเกี่ยวข้องกับการวางแผนองค์กร คุณน่าจะทราบดีอยู่แล้วว่าการวางแผนร่วมกันส่วนใหญ่เกิดขึ้นในสเปรดชีต แทนที่จะเป็นสเปรดชีตหลายรายการ งบประมาณการขายก็ไม่ต่างกัน แต่คุณควรหาสเปรดชีตที่คุณยินดีจะใช้งานด้วยดีที่สุด การใช้สเปรดชีตที่เรียบง่ายเกินไปอาจมองข้ามบางสิ่งที่บริษัทของคุณต้องคำนึงถึง ซับซ้อนเกินไป และคุณอาจจมอยู่ในรายละเอียดมากเกินไปที่จะมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจของคุณจริงๆ

ไม่ว่าคุณจะใช้สเปรดชีตใดก็ตาม งบประมาณการขายของคุณอย่างน้อยควรมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• งบกำไรขาดทุน: รายงานรายได้สุทธิ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมของบริษัท คำนวณทางคณิตศาสตร์: รายได้สุทธิ = (รายได้ + กำไร) – (ค่าใช้จ่าย + ขาดทุน)
• งบดุล: รายงานสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้นของบริษัทในช่วงระยะเวลาการจัดทำงบประมาณเฉพาะ
• งบกระแสเงินสด: พูดง่ายๆ ก็คือ งบกระแสเงินสดจะรายงานกระแสเงินสดเข้าและออกของเงินสดที่ใช้ไป

องค์ประกอบทั้งสามนี้จะช่วยขับเคลื่อนการสร้างและดูแลงบประมาณการขายของคุณ ค้นหาหรือสร้างเทมเพลตที่เหมาะกับคุณและธุรกิจของคุณ สเปรดชีตเหล่านี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกอันล้ำค่าในขณะที่คุณสร้างงบประมาณการขาย

วิธีการเตรียมงบประมาณการขาย

นอกจากการจัดการกับองค์ประกอบพื้นฐานที่ใช้ในการสร้างงบประมาณการขายแล้ว ยังมีข้อควรพิจารณาอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องนำมาพิจารณา ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่างบประมาณการขายของคุณ:

1. เลือกช่วงเวลาสำหรับงบประมาณ

ขั้นตอนแรกของคุณคือตัดสินใจว่าคุณต้องการงบประมาณในช่วงเวลาใด พยายามใช้งบประมาณรายเดือนหรือรายไตรมาส งบประมาณการขายประจำปีให้ภาพรวมในระดับสูงที่ดีขึ้นจากมุมมองทั้งปี แต่อาจพลาดรายละเอียดที่เหมาะสมกว่าบางอย่างที่สามารถเลือกได้ในงบประมาณรายเดือนหรือรายไตรมาส

2. รวบรวมสินค้าและราคาขาย

ตรวจดูสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่คุณกำลังขายและราคาที่พวกเขาขายอยู่ในปัจจุบัน หากคุณมีผลิตภัณฑ์ใหม่ที่กำลังจะขายซึ่งคุณวางแผนที่จะขาย โปรดทราบว่าข้อมูลนั้น รวมถึงการเปลี่ยนแปลงราคาที่จะเกิดขึ้นกับข้อเสนอผลิตภัณฑ์ปัจจุบันของคุณ

3. ดูข้อมูลการขายในอดีต

ดึงข้อมูลการขายก่อนหน้าที่คุณอาจมีซึ่งสอดคล้องกับกรอบเวลาที่คุณสร้างสำหรับงบประมาณการขายของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างงบประมาณการขายสำหรับเดือนกรกฎาคมของปีนี้ ให้ดึงข้อมูลการขายจากเดือนกรกฎาคมของปีที่แล้ว นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการกำหนดความคาดหวังสำหรับงบประมาณการขายของคุณ ในขณะที่ยังเป็นโอกาสในการระบุแนวโน้มการขายที่คุณสามารถนำไปใช้กับกลยุทธ์การขายโดยรวมของคุณได้

4. ดูเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม

รับแนวคิดว่าส่วนที่เหลือของอุตสาหกรรมมีหน้าตาเป็นอย่างไรโดยดูจากการเปรียบเทียบและข้อมูลการขายของบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณ สำนักสถิติแรงงานสหรัฐให้ข้อมูลทางการเงินสำหรับบริษัทมหาชนบนเว็บไซต์ นี่เป็นขั้นตอนที่มีคุณค่าอย่างยิ่งหากคุณเป็นธุรกิจใหม่ที่ไม่มีข้อมูลการขายในอดีต

5. ปัจจัยในแนวโน้มตลาด

แม้ว่าข้อมูลการขายในอดีตจะให้ข้อมูลเชิงลึกว่าบริษัทของคุณมีแนวโน้มอย่างไรในอดีต แต่ก็ไม่ได้รับประกันว่าแนวโน้มจะดำเนินต่อไป ดูแนวโน้มตลาดที่แท้จริงในอุตสาหกรรมของคุณ ทั้งในอดีตและปัจจุบัน เพื่อให้แน่ใจว่าความคาดหวังของคุณสอดคล้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมของคุณ

6. พิจารณาขนาดทีมขายของคุณ

ในที่สุดตัวแทนขายจะผลักดันยอดขายของคุณ ดังนั้นอย่าลืมคำนึงถึงขนาดทีมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่างบประมาณการขายของคุณสอดคล้องกับความสามารถของทีมขายของคุณ

7. พูดคุยกับตัวแทนฝ่ายขายของคุณ

การพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายขายของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดความคาดหวัง เนื่องจากพวกเขาเป็นคนที่ติดต่อกับลูกค้าโดยตรง พวกเขายังมีแนวโน้มที่จะมีความรู้มากมายเมื่อพูดถึงการได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มของตลาดในปัจจุบัน

8. พูดคุยกับลูกค้าของคุณ

การโต้ตอบกับลูกค้าของคุณโดยตรงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความคาดหวังของพวกเขา รวมถึงสิ่งที่พวกเขาอาจวางแผนจะซื้อจากบริษัทของคุณในอนาคต สิ่งนี้สามารถมีโบนัสเพิ่มเติมในการสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้าของคุณ ซึ่งอาจนำไปสู่การทำซ้ำธุรกิจ

9. ประเมินหมายเลขผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ

ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะมีบทบาทสำคัญในการกำหนดความคาดหวังของคุณ ดูเปอร์เซ็นต์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่แปลงเป็นยอดขายจริงจากช่วงการขายที่คล้ายคลึงกันก่อนหน้านี้ และเปรียบเทียบกับกระบวนการขายปัจจุบันของคุณ

10. สร้างงบประมาณ

ณ จุดนี้ คุณควรมีข้อมูลเชิงลึกมากมายเพื่อเริ่มสร้างงบประมาณการขายของคุณ อย่าลืมตรวจสอบงบประมาณของคุณตลอดระยะเวลาการขายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน หรือหากคุณต้องการปรับเปลี่ยนทันที

ตัวอย่างงบประมาณการขาย

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของงบประมาณการขายเพื่อให้คุณมีแนวคิดว่างบประมาณจะมีลักษณะอย่างไร:

ตัวอย่าง #1

ตัวอย่างนี้เรียบง่ายตามที่ได้รับ โดยรวบรวมยอดขายตามงบประมาณทั้งหมดสำหรับแต่ละไตรมาสโดยพิจารณาจากจำนวนหน่วยที่คาดว่าจะขายคูณด้วยราคาขายต่อหน่วย นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับงบประมาณการขาย แต่ขอแนะนำให้คุณคำนึงถึงข้อควรพิจารณาอื่นๆ เช่น การส่งเสริมการขายที่อาจเกิดขึ้น แน่นอนว่าอาจมีบริบทที่ลึกซึ้งกว่าเบื้องหลังตัวเลขยอดขายที่คาดหวังเหล่านี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่ามีการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะเพิ่มเติมหรือไม่

ตัวอย่าง #2

ในตัวอย่างนี้ เราเห็นว่าราคาต่อหน่วยถูกกำหนดให้เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เรายังเห็นว่าการลดราคาตามโปรโมชันรวมอยู่ในงบประมาณการขายนี้ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะส่งผลต่อยอดขายสุทธิทั้งหมดที่คาดหวัง การมีข้อมูลนี้มีประโยชน์ในการรู้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอะไร (ถ้ามี) ซึ่งจะช่วยให้ตัวแทนขายของคุณรู้ว่าควรใส่รายละเอียดประเภทใดในการขายเมื่อพบปะกับลูกค้า

ตัวอย่าง #3

คล้ายกับตัวอย่างที่ 2 ตารางนี้แสดงให้เห็นว่างบประมาณการขายรายเดือนมีรายละเอียดมากขึ้นได้อย่างไร มันแสดงตัวเลขที่คาดหวังสำหรับแต่ละเดือนมากกว่าไตรมาส ในตัวอย่างนี้ ยอดขายน่าจะเพิ่มขึ้นตลอดทั้งปี แต่การเพิ่มขึ้นนั้นไม่ได้น่าทึ่งเท่าที่ควรเมื่อถูกจับเป็นรายไตรมาส

เทมเพลตงบประมาณการขาย

พร้อมที่จะเริ่ม? ดูเทมเพลตงบประมาณการขายของเราเพื่อดูว่าการสร้างของคุณเองนั้นง่ายเพียงใด อย่าลืมทำตามขั้นตอนด้านบนในขณะที่สร้างงบประมาณการขาย โดยจำไว้ว่าบางส่วนอาจเหมาะสมกับสถานการณ์ทางธุรกิจของคุณมากกว่าวิธีอื่นๆ

นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นแม้ว่า อย่าลืมทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมกับคุณและบริษัทมากที่สุด

บทสรุป

การสร้างและรักษางบประมาณการขายเป็นวิธีที่ดีในการเตรียมความพร้อมในเชิงรุกสำหรับความสำเร็จในอนาคตของธุรกิจของคุณ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณเกี่ยวกับตำแหน่งที่ธุรกิจของคุณเคยไป สิ่งที่เกิดขึ้นในส่วนอื่นๆ ของอุตสาหกรรมของคุณ และช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งได้