วิธีการระบุ ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับตัวชี้วัดการขาย

กลยุทธ์การรายงานการขายที่มั่นคงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรใดๆ ผู้ที่ไม่ได้กำหนดเมตริกการขายและรายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ จะพลาดโอกาสในการเพิ่มโอกาสในการขาย การแปลง และรายได้อย่างไม่ต้องสงสัย

สมมติว่าคุณกำลังวางแผนที่จะวิ่งมาราธอน คุณอาจจะไม่ได้ลงแข่งมาราธอนที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์หน้าและเพียงแค่หวังว่าจะทำให้ดีที่สุด คุณต้องสร้างแผนปฏิบัติการและกำหนดเป้าหมายระยะยาวและระยะสั้นที่เฉพาะเจาะจง เช่น วิ่ง 10 ไมล์ภายใน X วันที่ ครึ่งมาราธอนก่อน Y เป็นต้น คุณอาจติดตามฝีเท้าและเวลาพักฟื้นของคุณ

หากคุณประสบปัญหาทั้งหมดเพื่อเป้าหมายส่วนตัว เหตุใดคุณจึงไม่พยายามอย่างน้อยที่สุดเท่าเดิมในการทำงานที่สำคัญของธุรกิจของคุณ

ท้ายที่สุด กระบวนการรายงานการขายก็ไม่ต่างกันมาก: คุณกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว ติดตามความคืบหน้า และให้ตัวแทนรายงานผลกลับมาให้คุณทราบ

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของฉันที่ทุกองค์กรควรปฏิบัติตามเมื่อตัดสินใจว่าจะระบุ ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับเมตริกการขายได้อย่างไร

เมตริกการขายคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

คำว่า "เมตริกการขาย" ค่อนข้างกว้าง คุณสามารถวัดผลสิ่งต่างๆ ได้มากมาย ขึ้นอยู่กับธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ การประกอบการขายของคุณ และปัจจัยอื่นๆ อีกมากมาย (เพิ่มเติมในเรื่องนี้ในภายหลัง)

แต่โดยพื้นฐานแล้ว เมตริกการขายช่วยให้คุณวัดกิจกรรมของพนักงานขายในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น วัน สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปี ข้อมูลเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดยิ่งขึ้นว่าทีมขายของคุณทำงานอย่างไร มากกว่าแค่การดูกำไรสุทธิของคุณ

ทำไมมันถึงสำคัญ? เนื่องจากตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้คุณประเมินประสิทธิภาพของการดำเนินการขายและแจ้งการตัดสินใจของคุณ หากคุณไม่ทราบว่าพนักงานขายควรโทรหากี่ครั้งในหนึ่งสัปดาห์โดยเฉลี่ย ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถประเมินได้อย่างถูกต้องว่าปริมาณงานของพวกเขาสามารถจัดการได้หรือไม่ หรือถึงเวลาต้องจ้างคนใหม่

วิธีการระบุตัวชี้วัดการขายที่เกี่ยวข้อง

ตามที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว ตัวชี้วัดที่ "ถูกต้อง" ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่างที่เฉพาะเจาะจงสำหรับธุรกิจของคุณ แต่โดยทั่วไปแล้ว พวกเขาจะจัดอยู่ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งเหล่านี้:

1. ครอบคลุมประสิทธิภาพการขาย

เมตริกระดับบนสุดเหล่านี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับประสิทธิภาพโดยรวมของบริษัทของคุณ โดยพื้นฐานแล้ว คุณทำเงินได้เพียงพอหรือไม่ และคุณทำมันในพื้นที่ที่เหมาะสมหรือไม่? พวกเขาอาจจะไม่บอกคุณมากนักเกี่ยวกับจุดแข็งที่เกี่ยวข้องของพนักงานขายหรือกลยุทธ์ แต่คุณจะต้องการวัดผลเพื่อให้คณะกรรมการและผู้จัดการธนาคารของคุณมีความสุข ตัวอย่าง ได้แก่

• รายได้รวม
• ส่วนแบ่งการตลาด
• มูลค่าลูกค้าตลอดอายุการใช้งานโดยเฉลี่ย
• ร้อยละของรายได้จากธุรกิจใหม่
• การเติบโตแบบไตรมาสต่อไตรมาสหรือแบบปีต่อปี

2. ตัวชี้วัดกิจกรรม

ตอนนี้เรากำลังเจาะจงมากขึ้น! เมตริกเหล่านี้จะช่วยให้คุณเจาะลึกถึงสิ่งที่พนักงานขายของคุณทำในแต่ละวันหรือรายสัปดาห์ได้ พวกเขาใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? พวกเขากำลังพูดกับคนเพียงพอหรือไม่

ตัววัดภายในส่วนนี้สามารถได้รับอิทธิพลโดยตรงจากผู้จัดการฝ่ายขาย โดยที่ฉันหมายถึง ถ้าพนักงานขายโทรน้อยเกินไปหรือส่งอีเมลน้อยเกินไป ผู้จัดการของพวกเขาจะต้องดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ ตัวอย่าง ได้แก่

• จำนวนอีเมลที่ส่ง
• จำนวนการโทรออก
• จำนวนการประชุมที่กำหนด
• จำนวนการโต้ตอบกับโซเชียลมีเดีย

3. ตัวชี้วัดไปป์ไลน์

ในขณะที่ตัววัดกิจกรรมมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เกิดขึ้นที่นี่และตอนนี้ ตัววัดไปป์ไลน์ทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอีกไม่กี่สัปดาห์หรือหลายเดือนข้างหน้า สิ่งต่าง ๆ อาจดูร่าเริงในนาทีนี้ แต่คุณพร้อมที่จะรักษาระดับการเติบโตในปัจจุบันของคุณหรือไม่? ตัวชี้วัดเหล่านี้จะช่วยคุณตอบคำถามนั้น:

• ระยะเวลาเฉลี่ยของวงจรการขาย
• โอกาสที่เปิดทั้งหมดตามเดือน/ไตรมาส
• โอกาสที่ปิดทั้งหมดตามเดือน/ไตรมาส
• มูลค่าการถ่วงน้ำหนักของไปป์ไลน์ตามเดือน/ไตรมาส
• มูลค่ารวมของยอดขายตามเดือน/ไตรมาส
• มูลค่าสัญญาเฉลี่ย

4. ตัวชี้วัดการสร้างลูกค้าเป้าหมาย

เช่นเดียวกับไปป์ไลน์ของคุณ เมตริกเหล่านี้ล้วนเกี่ยวกับการทำนายความสำเร็จในอนาคต เราทุกคนทราบดีว่าหากเรามีลีดไม่เพียงพอใน CRM หรือหากเราไม่ได้ติดตามพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที เวลาน้อยก็ใกล้จะมาถึงแล้ว ตัวอย่าง ได้แก่

• ความถี่/ปริมาณของโอกาสใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในไปป์ไลน์
• เวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายโดยเฉลี่ย
• เปอร์เซ็นต์ของโอกาสในการขายที่ติดตามด้วย
• เวลาเฉลี่ยในการติดตามผลด้วยโอกาสในการขาย
• ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า
• เปอร์เซ็นต์ของลีดที่ผ่านการรับรอง

5. เมตริกการเข้าถึงอีเมล

ตอนนี้เรากำลังมุ่งเน้นไปที่ช่องทางเฉพาะ นี่เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณอาจใช้กลวิธีที่แตกต่างกันสองสามอย่างเพื่อเอาชนะใจลูกค้ารายใหม่ ดังนั้นคุณจึงต้องการทำความเข้าใจว่าวิธีใดมีประสิทธิภาพมากที่สุด ตัวอย่างของเมตริกการเข้าถึงอีเมล ได้แก่

• จำนวนอีเมลที่ส่งต่อวัน/สัปดาห์ (ระดับบุคคลและระดับทีม)
• อัตราการเปิด
• อัตราการมีส่วนร่วม
• อัตราการตอบกลับ

6. ตัวชี้วัดการโทรเย็น

เช่นเดียวกับเมตริกการเข้าถึงอีเมล แต่เน้นไปที่กิจกรรมการโทรปกติแทน ตัวอย่าง ได้แก่

• จำนวนการโทรต่อวัน/สัปดาห์ (ระดับบุคคลและระดับทีม)
• จำนวนการโทรกลับที่ทำ
• เปอร์เซ็นต์ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่ก้าวไปสู่ขั้นต่อไปในวงจรการขาย

7. ตัวชี้วัดการแปลง

ที่นี่ เรากำลังพิจารณาว่าทีมขายของคุณเปลี่ยนผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าและโอกาสในการขายเป็นเงินสดที่แข็งและแข็งมากเพียงใด ตัวอย่าง ได้แก่

• เปอร์เซ็นต์ของโอกาสที่ปิด/ชนะ
• เปอร์เซ็นต์ของโอกาสที่เสียไป
• เปอร์เซ็นต์ของโอกาสที่ได้รับจากแหล่งที่มาของโอกาสในการขาย
• จำนวนการสนทนาโดยเฉลี่ยสำหรับโอกาสที่ชนะ/แพ้

ที่สำคัญ ไม่มี "ประเภท" ใดของตัวชี้วัดเหล่านี้ที่จะให้เรื่องราวทั้งหมดแก่คุณ

คุณอาจจะปิดโอกาส 100% ของคุณ แต่ถ้าคุณสร้างโอกาสเพียงครั้งเดียวต่อเดือน นั่นอาจยังไม่ดีพอ

หรือคุณอาจส่งอีเมลเป็นพันๆ ฉบับต่อวันและสร้างไปป์ไลน์บัมเปอร์ แต่ความพยายามทั้งหมดนั้นไม่มีประโยชน์มากมายหากคุณไม่ได้แปลงเป็นดีล

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องดูเมตริกต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพการขายของคุณอย่างแท้จริง

วิธีติดตามตัวชี้วัดการขาย

คุณจึงระบุเมตริกที่ต้องจับตามองได้แล้ว ยอดเยี่ยม! แต่ตอนนี้ คุณมีความท้าทายอีกอย่างหนึ่ง นั่นคือ การหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการติดตามประสิทธิภาพ

ความโปร่งใสมีความสำคัญอย่างยิ่ง พนักงานขายของคุณต้องเข้าใจว่าพวกเขาทำงานอย่างไรในระดับบุคคลและระดับทีมในแต่ละวันและทุกสัปดาห์ แต่พวกเขามักจะไม่มีเวลาจัดทำรายงาน CRM เฉพาะกิจ (คุณต้องการให้พวกเขามุ่งเน้นที่ การทำเงินให้คุณ ท้ายที่สุด)

ต่อไปนี้เป็นสองวิธีในการติดตามประสิทธิภาพ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถเจาะลึกข้อมูลเมื่อพวกเขาต้องการ:

1. แดชบอร์ดการขาย

แดชบอร์ดช่วยให้คุณแสดงเมตริกการขายที่สำคัญทั้งหมดได้ในที่เดียว

ตามหลักการแล้ว พวกเขาจะเข้าใจง่าย ดังนั้นพนักงานขายของคุณสามารถใช้เวลาสองสามนาทีทุกเช้าเพื่อตรวจสอบพวกเขาโดยไม่ต้องมีปริญญาวิทยาศาสตร์ข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

คุณยังต้องการให้ระบบทำงานอัตโนมัติใกล้เคียง 100% มากที่สุด ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณมีงานยุ่งอยู่แล้ว ดังนั้นสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องใช้คือใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกสัปดาห์ในการเก็บเกี่ยวข้อมูลจากแหล่งที่มาต่างๆ มากมายและรวมเข้าด้วยกันในสเปรดชีต

ตัวอย่างซอฟต์แวร์แดชบอร์ดการขาย

• คลิปโฟลิโอ
• HubSpot
• DataHero
• Zoho Analytics
• สเล็มมา
• มองเห็นได้
• TapClicks

2. กระดานผู้นำการขาย

พนักงานขายมักจะเป็นกลุ่มที่มีการแข่งขันสูง นั่นเป็นสิ่งที่ดี - พนักงานขายที่แข่งขันกันจะผลักดันซึ่งกันและกันเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น (อย่าปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ กลายเป็นการแข่งขัน มากเกินไป ทุกคนควรยังคงดึงไปในทิศทางเดียวกัน)

วิธีหนึ่งที่จะส่งเสริมการแข่งขันที่ดีคือการแสดงตัวชี้วัดการขายของคุณในรูปแบบของกระดานผู้นำ ใครโทรมามากที่สุดใน 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา? เพิ่มมูลค่าให้กับไปป์ไลน์ของคุณมากที่สุด? ปิดดีลมากที่สุดในรอบ 30 วันที่ผ่านมา?

ตามหลักการแล้ว ลีดเดอร์บอร์ดของคุณจะได้รับการอัปเดตตามเวลาจริงบนหน้าจอทีวีหรือจอมอนิเตอร์ ดังนั้นทุกคนในทีมขายของคุณจะเข้าใจวิธีที่พวกเขาปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานของพวกเขา

ตัวอย่างซอฟต์แวร์ลีดเดอร์บอร์ดการขาย

• rise.global
• เกมที่มีประสิทธิภาพ
• ฮูปล่า

วิธีการรายงานตัวชี้วัดการขาย

ตามที่ฉันได้อธิบายไปแล้ว ตัวชี้วัดมีความสำคัญ – แต่ตัวเลขนั้นไม่มีค่าที่แท้จริง

แค่รู้ว่าเจนนี่ส่งอีเมลมากกว่าวิรัชเมื่อเดือนที่แล้วก็ไม่บอกอะไรคุณเลย และไม่เข้าใจว่าคุณปิดโอกาส 40% หรือรายได้เพิ่มขึ้น 5% เมื่อเทียบเป็นรายปี

นั่นคือที่มาของการรายงาน รายงานของคุณควรเจาะลึกข้อมูล ดึงประเด็นสำคัญออกมา และให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปดำเนินการได้

สมมติว่าทีมขายของคุณใช้เวลา 60% ของการหาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในการโทรแบบเย็นและ 40% ในอีเมล แต่อีเมลมีอัตราการแปลงเป็นสองเท่าของการโทร คุณอาจต้องการโทรกลับและใช้เวลากับอีเมลมากขึ้นใช่ไหม

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อในการสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกและการดำเนินการในระดับที่เหมาะสม:

1. สร้างหน้าต่างการรายงานที่ถูกต้อง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่องค์กรจะขอรายงานความคืบหน้ารายเดือนจากทีมการตลาดและการขาย เพียงเพราะองค์ประกอบส่วนใหญ่ของธุรกิจมีการติดตามแบบเดือนต่อเดือน

นี่เป็นวิธีที่ผิดบ่อยกว่า

แม้ว่าการรายงานรายเดือนอาจเหมาะสมสำหรับบางบริษัท แต่โดยทั่วไปแล้ว รายงานเหล่านี้อยู่ในส่วนน้อย

คุณควรรายงานบ่อยเพียงใดขึ้นอยู่กับวงจรการขายของคุณ บริษัทที่มีรอบการขายสั้นอาจได้รับประโยชน์จากรายงานรายวันโดยย่อและรายงานรายสัปดาห์ที่มีรายละเอียดมากขึ้น บริษัทที่มีรอบการขายนานกว่าอาจต้องรายงานทุกสิ้นเดือนเท่านั้น

เหตุใดการกำหนดกำหนดการรายงานที่ถูกต้องจึงเป็นเรื่องสำคัญ

หากคุณไม่รายงานเพียงพอ คุณอาจเสี่ยงที่จะพลาดโอกาสและพื้นที่ใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพต่ำหรืออาจได้รับประโยชน์จากการลงทุนเพิ่มเติม

รายงานบ่อยเกินไป แล้วคุณจะทำให้พนักงานของคุณเครียดโดยไม่จำเป็น ทั้งหมดนี้เพื่อวิเคราะห์ตัวเลขที่โดยสุจริตจะมีความหมายน้อยมาก

2. เล่าเรื่อง

รายงานไม่ควรปล่อยให้ผู้อ่านคิดว่า "แล้วไง"

เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งสำคัญที่สุดสิ่งเดียวที่คุณต้องการสื่อสารและรวมสิ่งนั้นไว้ในบทสรุปเบื้องต้น ในหลายกรณี นั่นจะเป็นจำนวนการขายหรือมูลค่าของดีลที่ทำขึ้นในช่วงเวลาการรายงาน และสิ่งที่เปรียบเทียบกับโควต้าของคุณ

เนื้อหาของรายงานควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับเมตริกที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณกำลังติดตาม ตามด้วยข้อสรุปที่อธิบายว่าคุณจะทำอะไรต่อไปและทำไม

3. ให้ข้อมูลความหมาย

คุณได้ใช้เวลาในการติดตามข้อมูลทั้งหมด – ตอนนี้เป็นโอกาสของคุณที่จะทำให้ข้อมูลเป็นจริง

ให้การเปรียบเทียบแบบเดือนต่อเดือน ไตรมาสต่อไตรมาส และ/หรือปีต่อปี เห็นภาพตัวเลขเพื่อให้ง่ายต่อการแยกแยะ อธิบายปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน - เห็นได้ชัดว่าตัวเลขเหล่านั้นเกิดขึ้น แต่ ทำไม ? คุณได้รับคำตอบมากมายเพราะคุณเปลี่ยนไปใช้เทมเพลตอีเมลใหม่ หรือปิดดีลเพิ่มเติมหลังจากปรับปรุงกระบวนการสาธิตผลิตภัณฑ์ของคุณใหม่หรือไม่

อย่าบังคับให้ทีมผู้นำเดาว่าเหตุใดจึงเกิดขึ้น สะกดออกสำหรับพวกเขา

มีงานมากมายที่ต้องใช้ในการระบุเมตริกการขายที่ถูกต้อง การติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ และการรายงานผลลัพธ์ของคุณ แต่การทำงานนี้จะช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น ทำความเข้าใจว่าสิ่งใดใช้ได้ผลดีที่สุด (และสิ่งใดที่ไม่ได้ผล) และขายได้มากขึ้นในท้ายที่สุด

หรือพูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ หากคุณไม่ได้วัดตัววัดยอดขาย ก็เหมือนว่าคุณเข้าสู่การวิ่งมาราธอนโดยไม่ได้ออกกำลังกายอะไรเลย ใส่รองเท้าผิด และกลับมาผิดเวลา คุณอาจมีความตั้งใจที่ดีและมีทัศนคติที่ดี แต่คุณจะไม่ได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการ