วิธีควบคุมความขัดแย้งของกำหนดการในการจัดการโครงการ

สิ่งสุดท้ายที่ผู้จัดการโครงการต้องการคือความขัดแย้งของกำหนดการ แต่ความขัดแย้งในการจัดกำหนดการเป็นเหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการ แม้ว่าจะเป็นงานของผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ไม่มีสิ่งกีดขวาง แต่ก็เป็นความรับผิดชอบของพวกเขาเช่นกันที่จะต้องแก้ไขข้อขัดแย้งในการจัดกำหนดการเมื่อเกิดขึ้น ซึ่งเป็นปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ก่อนที่คุณจะสามารถควบคุมความขัดแย้งในการจัดกำหนดการได้ คุณต้องเข้าใจว่ามันคืออะไร จากนั้นคุณสามารถวางกลยุทธ์เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของกำหนดการและใช้เครื่องมือการจัดกำหนดการโครงการที่จะช่วยได้ เราจะสำรวจแต่ละหัวข้อเหล่านั้น และในตอนท้ายของบล็อกนี้ คุณจะมีการจัดการกำหนดการเพื่อป้องกันความขัดแย้งของกำหนดการ

ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาคืออะไร?

ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาเป็นเพียงเมื่อคุณมีกิจกรรมสองอย่างขึ้นไปที่จะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน แน่นอนว่าอาจมีงานที่ดำเนินการพร้อมกันได้ แต่เฉพาะในกรณีที่คุณวางแผนที่จะมีทรัพยากรและเวลาเพียงพอเพื่อรองรับงานเหล่านั้น แต่กลยุทธ์นั้นตั้งใจในขณะที่ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลามักจะเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ

เมื่อคุณมีข้อขัดแย้งในการกำหนดเวลา คุณจะไม่สามารถส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมายได้ สมาชิกในทีมของคุณจะกระจายตัวมากเกินไปและอาจไม่มีทรัพยากรอื่นที่จำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จ ผลลัพธ์ของความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลา ทำให้เกินงบประมาณของคุณ และบั่นทอนกำลังใจในการทำงานของโครงการ สิ่งเหล่านี้ไม่คุ้มค่ากับความเสี่ยงของการจัดตารางเวลาที่เลอะเทอะซึ่งนำไปสู่ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา

ไม่ได้หมายความว่าความผิดพลาดในการจัดกำหนดการจะทำให้เกิดความขัดแย้งในการจัดกำหนดการเสมอไป มีอุบัติเหตุที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์และมีความเสี่ยงที่มีอยู่ในโครงการใดๆ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณอาจจะต้องจัดการกับข้อขัดแย้งในการจัดตารางเวลา ยิ่งคุณเตรียมพร้อมมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ส่วนหนึ่งของการเตรียมพร้อมคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อกำหนดเวลาโครงการของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณกำหนดเวลา จัดการกำหนดการนั้น และติดตามตามเวลาจริง ใช้แผนภูมิแกนต์อันทรงพลังของเราเพื่อจัดระเบียบงานและทรัพยากรของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันของงานทั้งสี่ประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดกำหนดการและความล่าช้า กรองหาเส้นทางที่สำคัญและดูว่างานใดที่จำเป็นต่อการนำเสนอโครงการที่ประสบความสำเร็จ เมื่อคุณกำหนดพื้นฐานแล้ว คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของคุณแบบเรียลไทม์และจับปัญหาใดๆ แก้ปัญหาและทำตามกำหนดเวลา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

วิธีหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของกำหนดการในการจัดการโครงการ

บางครั้ง คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดกำหนดการได้ มีการประชุมในนาทีสุดท้าย การสื่อสารที่ผิดพลาด และปัญหาอื่นๆ ที่เกิดขึ้น แต่นอกเหนือไปจากความผิดปกติแล้ว ยังมีวิธีต่างๆ ที่จะทำให้แน่ใจว่ากำหนดการของคุณปราศจากความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา ผู้จัดการโครงการควรปฏิบัติตามข้อควรระวังเหล่านี้

ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อกำหนดขอบเขตโครงการของคุณอย่างชัดเจน

ทุกคนรู้ว่าโครงการประกอบด้วยงานมากมาย แต่สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือมีเครื่องมือในการระบุงานเหล่านั้น หากคุณใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คุณสามารถแมปการส่งมอบและงานในโครงการได้ เป็นแผนภาพต้นไม้ที่เติมด้วยการส่งมอบขั้นสุดท้ายและแผนภาพขนาดเล็กที่นำไปสู่การแตกสาขาด้านล่าง สิ่งนี้ให้ขอบเขตทั้งหมดของโครงการและช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดกำหนดการ เนื่องจากเป็นการง่ายกว่าที่จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งเมื่อคุณทราบงานทั้งหมดและสิ่งที่ต้องส่งมอบล่วงหน้า

ระบุการพึ่งพางานใด ๆ

แน่นอนว่างานทั้งหมดไม่เท่ากัน มักจะมีการพึ่งพางานหรืองานที่สามารถเริ่มหรือหยุดได้จนกว่างานอื่นจะเริ่มหรือหยุด ยกตัวอย่างง่ายๆ การพึ่งพางานก็เหมือนกำแพงที่ทาสีไม่ได้จนกว่าจะสร้างเสร็จ การขึ้นต่อกันของงานอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อกำหนดการของโครงการ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการระบุเพื่อที่คุณจะได้ไม่เกิดความล่าช้าหรือความขัดแย้งของกำหนดการ คุณจะต้องทราบด้วยว่าเป็นการพึ่งพางานประเภทใด มีสี่: เริ่มที่จะเริ่มต้นซึ่งจะเริ่มเมื่อมีการเริ่มต้นอีกครั้ง; เริ่มจนจบ ซึ่งเริ่มเมื่ออีกอันเสร็จสิ้น จบไปจบ ซึ่งจบเมื่ออีกคนจบ และจบเพื่อเริ่ม ซึ่งจบด้วยการเริ่มอีกครั้ง

สร้างลำดับสำหรับงานโครงการของคุณ

กำหนดการของโครงการควรเป็นไปตามลำดับเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้จุ่มซ้ำ เริ่มต้นในวงกว้างด้วยการกำหนดเป้าหมายโครงการและระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด สิ่งนี้นำไปสู่เส้นตายสุดท้ายที่กำหนดว่าจะต้องส่งมอบงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นเมื่อใด ณ จุดนี้ คุณจะต้องการใช้ WBS ของคุณเพื่อแสดงรายการสิ่งที่ส่งมอบ งาน และขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ คุณจะตั้งค่ากระบวนการและขั้นตอนต่างๆ สมาชิกในทีมจะได้รับมอบหมายงาน ซึ่งจะมีวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด จากนั้นกำหนดการนี้จะถูกแชร์กับทีม และข้อขัดแย้งของการจัดกำหนดการใดๆ ที่พบสามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนที่จะดำเนินโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: 25 ต้องมีเทมเพลต Excel การจัดการโครงการและสเปรดชีต

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

อีกวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดกำหนดการคือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมโครงการได้รับมอบหมายบทบาทและเข้าใจความรับผิดชอบของตน สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นเจ้าของชิ้นส่วนของโครงการ ซึ่งนำไปสู่คุณภาพที่มากขึ้นและการทำงานให้เสร็จทันเวลา นั่นเป็นเพราะสมาชิกในทีมแต่ละคนจะต้องรับผิดชอบ พวกเขาจะรับผิดชอบในการจัดการกับปัญหาต่างๆ เช่น ความล่าช้า ทรัพยากรที่ขาดหายไป และข้อขัดแย้ง

ระบุเส้นทางที่สำคัญ

เส้นทางวิกฤตคือลำดับกิจกรรมที่ยาวที่สุดซึ่งต้องทำให้เสร็จตรงเวลาเพื่อให้โครงการทั้งหมดประสบความสำเร็จ อีกวิธีหนึ่งในการมองสิ่งนี้คือเส้นทางวิกฤตจะแยกงานเหล่านั้นที่จำเป็นต่อการส่งมอบโครงการออกจากงานอื่น ๆ ที่อาจถูกละเลยหากเวลาและเงินกลายเป็นปัญหา นี่เป็นสิ่งสำคัญมากในการกำหนดเวลาด้วยเหตุผลที่ชัดเจน ตอนนี้คุณรู้งานที่สำคัญและสามารถโฟกัสไปที่งานเหล่านั้นได้ ในขณะที่งานอื่นๆ อาจล่าช้าได้หากมีข้อขัดแย้ง รวมถึงดูว่าคุณมีลอยหรือหย่อนมากน้อยเพียงใด

สร้างกำหนดการโครงการ

ข้างต้นสรุปขั้นตอนในการจัดทำกำหนดการโครงการ หากไม่มีกำหนดการโครงการ คุณกำลังบินตาบอด ไม่แนะนำสำหรับโครงการขนาดเล็กและไม่เหมาะสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนกว่า การมีกำหนดการของโครงการยังช่วยให้คุณสามารถติดตามโครงการของคุณโดยการเปรียบเทียบความคืบหน้าที่วางแผนไว้กับความคืบหน้าจริง ช่วยให้ทุกคนทำงานในหน้าเดียวกัน ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องทำเมื่อใด ทั้งหมดนี้ใช้เพื่อดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จโดยมีข้อขัดแย้งในการกำหนดเวลาน้อยลง

เครื่องมือการจัดกำหนดการโครงการใดที่สามารถช่วยจัดการกับความขัดแย้งในการจัดกำหนดการได้

การจัดทำกำหนดการโครงการเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการวางแผนในการจัดการโครงการ การจัดการโครงการมีเครื่องมือการจัดกำหนดการที่สามารถช่วยคุณทั้งวางแผนและดำเนินโครงการ มาดูเครื่องมือการจัดกำหนดการโครงการทั่วไปสามประเภทและดูว่าเครื่องมือเหล่านี้ช่วยลดข้อขัดแย้งในการจัดกำหนดการได้อย่างไร

1. แผนภูมิแกนต์

เราได้สัมผัสกับแผนภูมิแกนต์แล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นกลไกของวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม เหมาะสำหรับโครงการที่เป็นไปตามขั้นตอนเมื่อสิ่งหนึ่งเกิดขึ้นหลังจากนั้นอีกสิ่งหนึ่ง พวกเขาให้รายละเอียดโครงการทั้งหมดบนไทม์ไลน์ภาพที่แสดงงานทั้งหมดและระยะเวลาของพวกเขา คุณมักจะเพิ่มเหตุการณ์สำคัญ การพึ่งพาลิงก์ และอื่นๆ เพื่อกำหนดเวลาโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

2. ปฏิทินโครงการ

ปฏิทินโครงการอาจไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับแผนภูมิ Gantt แต่สร้างและใช้งานได้ง่ายกว่ามาก ปฏิทินถูกใช้ในการจัดตารางเวลามานานแล้วเพราะใช้งานได้ เป็นเครื่องมือภาพที่แสดงเดือนบนหน้าและให้วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดแก่คุณ พวกเขาแบ่งปันและเข้าใจได้ง่าย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงเป็นส่วนสำคัญของการจัดกำหนดการโครงการตั้งแต่เกือบเริ่มต้นโครงการ

3. บอร์ด Kanban

บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือที่ทันสมัยกว่า เป็นระบบเวิร์กโฟลว์แบบภาพที่แบ่งกำหนดการผลิตออกเป็นคอลัมน์บนกระดานโดยมีงานแสดงด้วยการ์ดที่เลื่อนไปทั่วกระดานขณะที่กำลังดำเนินการเสร็จสิ้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการมองเห็นกระบวนการทั้งหมดและตรวจจับปัญหา เช่น ความขัดแย้งในการจัดกำหนดการก่อนที่ทีมจะพบปัญหาเหล่านั้น จากนั้นผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาและทำให้งานของทีมไม่มีสิ่งกีดขวาง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

คุณจะพบเครื่องมือการจัดกำหนดการโครงการทั้งสามใน ProjectManager ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยจัดกำหนดการ จัดการ และติดตามโครงการแบบเรียลไทม์ การจัดกำหนดการเริ่มต้นด้วยการเตรียมความพร้อมให้กับทีมของคุณ ซอฟต์แวร์ของเราช่วยให้คุณตั้งค่าความพร้อมของทีม รวมถึง PTO วันหยุดและวันหยุดทั่วโลก ซึ่งทำให้การมอบหมายงานง่ายขึ้น เมื่อคุณสร้างกำหนดการของโครงการ คุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดกำหนดการได้โดยการรู้ว่าใครว่างและเมื่อใด

ใช้เครื่องมือการจัดกำหนดการหลายโครงการ

เมื่อคุณกำหนดโครงการของคุณในแผนภูมิ Gantt ของเราแล้ว คุณสามารถแชร์แผนนั้นกับทีมโครงการของคุณได้ แต่สมาชิกในทีมไม่ต้องการคุณสมบัติทั้งหมดของแผนภูมิ Gantt ซึ่งเป็นสาเหตุที่เรามีเครื่องมือโครงการหลายอย่าง พวกเขาสามารถทำงานบนเครื่องมือใดก็ได้ที่พวกเขาคุ้นเคย เช่น รายการงาน กระดานคัมบัง หรือแม้แต่ปฏิทิน ทั้งหมดแบ่งปันข้อมูลเดียวกันและอัปเดตแบบเรียลไทม์พร้อมกันเพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

การอัปเดตเครื่องมือการจัดกำหนดการโครงการเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของข้อมูลแบบเรียลไทม์ การมีข้อมูลสดหมายความว่าผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบกำหนดการของโครงการและมั่นใจได้ว่าโครงการเป็นไปตามแผน ผู้จัดการโครงการสามารถดูภาพรวมระดับสูงของโครงการได้โดยการสลับไปที่แดชบอร์ดตามเวลาจริง พวกเขารวบรวมข้อมูลสดโดยอัตโนมัติและแสดงบนกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งวัดเมตริกต่างๆ เช่น เวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ อีกมากมาย ไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์ทางเลือกอื่นที่มีน้ำหนักเบา ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าที่ใช้เวลานาน พร้อมเมื่อคุณพร้อม

การจัดตารางเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการส่งมอบโครงการให้ตรงเวลา ซอฟต์แวร์ของเราทำให้เป็นไปได้ด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลาย แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ และรายงานที่ลงลึกในข้อมูล รายงานสามารถปรับแต่งให้เป็นศูนย์เฉพาะข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น สามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการปรับปรุงเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ ด้วยซอฟต์แวร์ของเรา คุณสามารถวางแผน จัดการ และติดตามกำหนดการของคุณได้ตั้งแต่ต้นจนจบ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่เชื่อมโยงทีมข้ามแผนกและทวีปต่างๆ คุณสามารถวางแผนตารางเวลาของคุณและแชร์กับทีมที่กระจายอยู่ และติดตามความคืบหน้าของพวกเขาได้ทุกที่ทุกเวลา เข้าร่วมทีมจาก Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี