แผนการจัดการกำหนดการ: วิธีการสร้างและบำรุงรักษาหนึ่ง

แผนการจัดการกำหนดการที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา กระบวนการจัดกำหนดการโครงการเริ่มต้นก่อนที่จะมีการจัดกำหนดการและดำเนินต่อไปตลอดวงจรชีวิตของโครงการ แผนในอุดมคติประกอบด้วยการกำหนดความคาดหวังและรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการพัฒนา จัดการ ดำเนินการ และควบคุมกำหนดการของโครงการ

แม้ว่าจะไม่ใช่ส่วนสำคัญของทุกโครงการ แต่โครงการที่ซับซ้อนควรมีแผนการจัดการกำหนดการเพื่อให้ทีมของคุณดำเนินการตามแผน ไม่ว่าคุณจะใช้มันตลอดทั้งโครงการหรือไม่ก็ตาม ถือเป็นพื้นฐานสำคัญที่ต้องรู้ในการจัดการโครงการของคุณ

แผนการจัดการกำหนดการคืออะไร?

แผนการจัดการกำหนดการคือเอกสารที่อธิบายวิธีการสร้าง ติดตาม และจัดการกำหนดการของโครงการ แผนการจัดการกำหนดการจะแตกต่างกันไปตามโครงการ แต่โดยทั่วไปแล้วแผนเหล่านี้จะกำหนดวิธีการจัดกำหนดการ การวัดประสิทธิภาพ เครื่องมือและขั้นตอนที่จะใช้

ที่เกี่ยวข้อง: แม่แบบการจัดกำหนดการโครงการ

การสร้างแผนการจัดการกำหนดการเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดกำหนดการโครงการ เนื่องจากเป็นการกำหนดกฎที่จะปฏิบัติตามเพื่อสร้างและจัดการกำหนดการโครงการของคุณ

เมื่อสร้างแผนการจัดการกำหนดการแล้ว ผู้จัดการโครงการจะใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อสร้างกำหนดการของโครงการโดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แผนภูมิแกนต์ รายการงาน และปฏิทินโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีคุณลักษณะการจัดกำหนดการโครงการทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างกำหนดการโครงการ

บทบาทและความรับผิดชอบ

สิ่งแรกที่ต้องทำคือวางแผนว่าใครจะทำอะไร คุณจะต้องมอบหมายผู้ที่เป็นเจ้าของกำหนดการ ซึ่งมักจะเป็นผู้จัดการโครงการ จากนั้น ตัดสินใจว่าใครมีอำนาจในการอัปเดตกำหนดการในซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการของคุณ นี่น่าจะเป็นผู้จัดการโครงการด้วย อย่างไรก็ตาม โครงการขนาดใหญ่อาจมีผู้ดูแลโครงการที่จัดการงานนี้ ในบางกรณี ทีมงานจะอัปเดตกำหนดการขณะที่พวกเขายื่นสถานะเมื่อทำงาน โดยทั่วไปจะเป็นผู้จัดการโครงการที่ให้การอนุมัติขั้นสุดท้าย

กำลังอัปเดตกำหนดการ

ส่วนหนึ่งของแผนคือการตัดสินใจว่าคุณจะอัปเดตกำหนดการบ่อยเพียงใด บางครั้งมันเป็นกิจกรรมเช้าวันจันทร์เพื่อเริ่มต้นสัปดาห์ ในบางครั้ง คุณอาจอัปเดตกำหนดการในวันอื่นหรือเลือกรับการอัปเดตรายปักษ์ การอัปเดตรายสัปดาห์ถือเป็นบรรทัดฐานและขอแนะนำอย่างยิ่ง แต่ความถี่ในการอัปเดตกำหนดการของคุณจะถูกกำหนดโดยโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย องค์กร และอื่นๆ

ข้อเสนอแนะ

คำติชมเป็นกระบวนการที่สำคัญในแผนการจัดการกำหนดการ กำหนดการมีความยืดหยุ่นและรายงานสถานะที่คุณได้รับจากสมาชิกในทีมระดับแนวหน้าของโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าช่องนี้ยังคงเปิดอยู่และไม่มีอะไรตกหล่น คุณต้องกำหนดวิธีการส่งความคิดเห็น ซึ่งอาจผ่านรายงานสถานะ การประชุมทีม หรือการสื่อสารอื่นๆ

กำหนดการเปลี่ยนแปลง

เมื่อกำหนดการเปลี่ยนไป การเปลี่ยนแปลงจะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ สมาชิกในทีม อีกครั้ง ซึ่งมักจะเป็นผู้จัดการโครงการต้องได้รับแต่งตั้งให้เป็นผู้อนุมัติการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา อย่างไรก็ตาม หากการเปลี่ยนแปลงอยู่นอกเหนือจำนวนโฟลตที่ยอมรับในกำหนดการ อาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงและ/หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

เครื่องมือจัดตารางเวลา

ระบุเครื่องมือที่คุณจะใช้เพื่อสร้างและจัดการกำหนดการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องทราบด้วยว่าใครจะใช้เครื่องมือเหล่านี้และจะนำไปใช้ในระดับใด กำหนดบทบาทต่างๆ เช่น อ่านอย่างเดียว แก้ไขและอัปเดต ฯลฯ

การรายงาน

รายงานช่วยให้คุณสามารถสื่อสารความคืบหน้าไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รับข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น และติดตามโครงการของคุณ ส่วนนี้ของแผนการจัดการกำหนดการของคุณจะสรุปประเภทของรายงานที่คุณต้องการ ซึ่งจะเป็นผู้สร้างและรับรายงานตลอดโครงการและความถี่

การรวมกำหนดการ

องค์ประกอบสุดท้ายนี้มีไว้สำหรับผู้ที่จัดการกำหนดการที่เป็นส่วนหนึ่งของกำหนดการที่ใหญ่กว่า หรือกำหนดการของโครงการหนึ่งรายการในโปรแกรมหรือพอร์ตโครงการ หากเป็นกรณีนี้ คุณต้องติดตามกำหนดการอื่นๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดการของคุณสอดคล้องกับไทม์ไลน์และกลยุทธ์โดยรวมของกำหนดการอื่นๆ

วิธีการจัดทำแผนการจัดการกำหนดการ

แผนการจัดการกำหนดการเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการที่ใหญ่ขึ้น และเป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะบรรลุผลสำเร็จของโครงการ นอกจากนี้ยังสรุปกระบวนการที่ช่วยให้คุณตรงตามวันครบกำหนด

แผนการจัดการตารางเวลาประกอบด้วยสี่ส่วน: การพัฒนากำหนดการ การควบคุมกำหนดการ การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ และกำหนดการของโครงการ มาเจาะลึกกันในแต่ละหัวข้อเหล่านี้กัน

กำหนดการพัฒนา

เมื่อมีคนจากทีมโครงการได้รับงานนี้ พวกเขาจะรวบรวมข้อมูลจากทีมและเขียนขั้นตอนเพื่อช่วยในการประเมินระยะเวลาของแต่ละงาน ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง และทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ได้ดีขึ้น

ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบอย่างละเอียดของทุกสิ่งที่จำเป็นต่อกำหนดการของโครงการ (รวมถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ) ผู้รับผิดชอบในการพัฒนาและจัดการกำหนดการ ผู้มีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงและอื่นๆ

การควบคุมกำหนดการ

ณ จุดนี้ คุณต้องกำหนดวิธีการวัดและควบคุมตารางเวลาของคุณ ซึ่งหมายความว่ามีวิธีเปรียบเทียบกำหนดการและต้นทุนตามแผนของคุณกับกำหนดการและต้นทุนจริงของคุณ คุณต้องกำหนดวิธีที่คุณจะวัดกำหนดการ เช่น เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ ชั่วโมง ค่าใช้จ่าย ฯลฯ

คนในทีมจะมีหน้าที่รับผิดชอบในการวัดความก้าวหน้า บางครั้งก็เป็นผู้จัดการโครงการ แต่ก็ไม่ใช่คนที่ใช่สำหรับงานนี้เสมอไป ทีมงานมักจะยุ่งเกินกว่าจะรับบทบาทนี้เช่นกัน ตัดสินใจตามโครงการของคุณ ทีมงานของคุณ และความสม่ำเสมอในการวัดผลเหล่านี้

กำหนดการเปลี่ยนแปลง

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัยในโครงการ เช่น เวลาหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และสิ่งสำคัญคือคุณต้องมีคนที่อนุมัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ บุคคลนี้มักจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการ คนที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมประจำวัน

สิ่งที่ควรทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคือ: นี่เป็นเหตุผลที่ต้องเปลี่ยนกำหนดการหรือไม่ มีเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือไม่? อะไรคือกรอบเวลาที่จะใช้การเปลี่ยนแปลงอย่างสมจริง? และแน่นอนว่าใครเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติการเปลี่ยนแปลงนี้

กำหนดการโครงการ

กำหนดการมักเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการและรวมอยู่ในเอกสารหรือภาคผนวก เมื่อโครงการมีขนาดใหญ่ขึ้นและกำหนดการยาวขึ้นและซับซ้อนขึ้น มักจะรวมอยู่ในเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยคุณจัดการแผนโครงการและกำหนดการของคุณ ดูวิธีการโดยดูวิดีโอสั้น ๆ นี้

รายการตรวจสอบการจัดการกำหนดการ

เพื่อให้แน่ใจว่าตารางเวลาของคุณมีส่วนที่จำเป็นทั้งหมดและเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบคลาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำตอบสำหรับคำถามต่อไปนี้

• คุณจะพัฒนากำหนดการอย่างไร?

เลือกซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือที่จะช่วยคุณสร้างและจัดการกำหนดการของคุณ เช่น แผนภูมิแกนต์ ซึ่งรวบรวมและจัดระเบียบงานบนไทม์ไลน์ คุณควรทราบเทคนิคที่คุณจะใช้เพื่อประมาณเวลาที่โครงการของคุณจะใช้ได้ดีขึ้น

• ใครอยู่ในวง?

ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการติดตามความคืบหน้าและดูว่าพวกเขาต้องการรับข้อมูลอัปเดตบ่อยเพียงใดและด้วยวิธีใด

• มีการวัดประสิทธิภาพอย่างไรและเมื่อไหร่?

มีหลายวิธีในการติดตามและติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ ตั้งแต่แดชบอร์ดที่ให้ภาพรวมระดับสูงไปจนถึงรายงานที่เจาะลึกข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมก่อนที่จะดำเนินการตามกำหนดการ

• คุณจะอยู่ในการติดตามได้อย่างไร?

ตามที่ระบุไว้ โครงการต่างๆ เปลี่ยนไปและคุณอาจพบว่าตัวเองทำงานช้ากว่ากำหนดในบางจุด ไม่ใช่จุดจบของโลก แต่ต้องมีการตอบสนองเพื่อให้กลับมาตามกำหนดเวลา เทคนิคที่ใช้กันทั่วไปบางอย่างกำลังหยุดทำงาน (เพิ่มทรัพยากรมากขึ้น) การติดตามอย่างรวดเร็ว (ดำเนินการหลายงานพร้อมกัน) การเปลี่ยนขอบเขตหรือแก้ไขกำหนดการ

• ทรัพยากรจะได้รับการจัดการอย่างไร?

รู้จักทรัพยากรที่คุณจะต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ และดูว่ามันเข้ากับตารางเวลาของคุณอย่างไร คุณจะต้องมีวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดในมือเมื่อทีมของคุณพร้อมที่จะดำเนินงานนั้น

เทมเพลตการจัดการกำหนดการ

เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายเพื่อช่วยคุณจัดการโครงการของคุณ ต่อไปนี้คือเทมเพลตสามแบบที่เหมาะสำหรับการสร้างกำหนดการของโครงการและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแผนการจัดการกำหนดการของคุณ

แม่แบบแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถสร้าง ติดตาม และจัดการกำหนดการของโครงการได้ คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนภูมิแกนต์ฟรีของเราเป็นไฟล์ Excel หรือนำเข้าไปยัง ProjectManager เพื่อสร้างกำหนดการโครงการที่คุณและทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์

แม่แบบโครงสร้างการแบ่งงาน

การสร้างโครงสร้างการแบ่งงานช่วยให้คุณเห็นภาพงานโครงการของคุณและจัดลำดับความสำคัญตามนั้น นี่เป็นขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างกำหนดการโครงการ คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานของเราหรือใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราซึ่งมีคุณลักษณะโครงสร้างการแบ่งงานในตัวที่ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติสำหรับคุณ

แม่แบบขอบเขตโครงการ

ก่อนที่คุณจะสร้างแผนการจัดการกำหนดการ คุณจะต้องกำหนดขอบเขตโครงการของคุณที่สรุปงานโครงการทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำ สิ่งสำคัญคือคุณต้องกำหนดสิ่งที่จะไม่ทำ เพื่อให้คุณสามารถสร้างกำหนดการโครงการที่ถูกต้องได้

ProjectManager ช่วยจัดกำหนดการแผนการจัดการอย่างไร

การจัดการกำหนดการของคุณก็เหมือนโปรเจ็กต์ขนาดเล็กที่ฝังอยู่ในโปรเจ็กต์ที่ใหญ่กว่า โดยไม่คำนึงถึงขนาดของโครงการ มีไทม์ไลน์ในการตอบสนอง ทรัพยากรสำหรับจัดการ และทีมที่จะมอบหมาย คุณต้องให้ทุกคนทำงานอย่างเต็มความสามารถและติดตามความคืบหน้าและปริมาณงานของพวกเขา มีหลายอย่างที่ต้องทำ ซึ่งเป็นที่ที่ ProjectManager เข้ามา ซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลของเราช่วยให้คุณจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการสร้างกำหนดการของคุณ จากนั้นฝ่ายบริหารจะใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรารวบรวมงานโครงการของคุณและเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เติมข้อมูลบนไทม์ไลน์ของโครงการ จากนั้นคุณสามารถแท็กงานเพื่อจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้ทีมของคุณรู้ว่าอะไรสำคัญที่สุดที่ต้องทำให้เสร็จและเมื่อใด เพื่อติดตามความคืบหน้าได้ง่าย กำหนดการทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้โดยใช้คุณลักษณะหลักเป้าหมายของเรา

ค่าแรงและทรัพยากรสามารถเรียกเก็บได้ที่ Gantt เมื่อคุณจัดกำหนดการเสร็จแล้ว คุณสามารถกรองเพื่อดูเส้นทางวิกฤติและแม้กระทั่งตั้งค่าเส้นฐาน ซึ่งช่วยให้คุณวัดความแปรปรวนของโครงการได้ คุณจะรู้อยู่เสมอว่าคุณกำลังอยู่ในเส้นทางหรือจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนเพื่อให้กลับมาตามกำหนดเวลา หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในกำหนดการ เพียงลากและวางงานไปที่วันที่ใหม่ แล้วทุกอย่างจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

ทีมมีตัวเลือกในการจัดระเบียบงานของตนเองด้วยหนึ่งในมุมมองโครงการที่หลากหลายของเรา เช่น รายการงานแบบไดนามิกหรือปฏิทิน มุมมองบอร์ดคัมบังจะแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณ เพื่อให้ผู้จัดการสามารถดูว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่ นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้มั่นใจว่าทีมมีสิ่งที่ต้องการโดยไม่ต้องแบกรับภาระมากเกินไป หน้าภาระงานของเราทำให้งานของทีมของคุณมีความสมดุลเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น

สุดท้าย การสื่อสารประสิทธิภาพของโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทำให้พวกเขามีความสุขและช่วยให้คุณรักษาตารางเวลาของคุณได้ รายงานแบบคลิกเดียวของเราสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องการดูเท่านั้น แชร์ได้ง่าย ทั้งในรูปแบบ PDF หรือแม้แต่พิมพ์ออกมาเมื่อคุณนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ProjectManager ควบคุมกำหนดการของคุณและให้ความโปร่งใสที่คุณต้องการเพื่อให้เป็นไปตามแผน

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนระบบคลาวด์ที่ได้รับรางวัล ซึ่งสร้างและจัดการกำหนดการของโครงการ ดำเนินการตามแผน ติดตามความคืบหน้า และรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพ เป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทุกความต้องการในการจัดการโครงการของคุณ ดูว่าเหตุใดเราจึงได้ช่วยทีมหลายหมื่นทีมจัดการโครงการหลายแสนโครงการและทดลองใช้งาน 30 วันนี้วันนี้