Scope Creep ในการบริหารโครงการคืออะไร?

เกิดอะไรขึ้นถ้าบางสิ่งบางอย่างอาจทำให้โครงการเว็บไซต์ที่มีความทะเยอทะยานถึงแก่ชีวิตได้? ความคิดแรกของคุณอาจเป็นเพราะสิ่งนี้อาจเป็นการผัดวันประกันพรุ่ง ขาดการวางแผน หรือนักออกแบบที่ไม่มีประสบการณ์ แต่จริงๆ แล้วมีบางสิ่งที่อันตรายยิ่งกว่านั้น: scope creep

เมื่อโปรเจ็กต์เกินเป้าหมายตั้งต้น งานมากขึ้นเรื่อยๆ ก็ยังคงกองพะเนินเทินทึก จนกว่าจะถึงเส้นตายและทุกคนก็หมดแรง เมื่อสิ่งนี้เริ่มเกิดขึ้น อาจเป็นเรื่องยากที่จะกู้คืน

คุณกลัวคุณหรือองค์กรของคุณที่ต้องยอมจำนนต่อขอบเขตการคืบคลานหรือไม่? ด้วยการวางแผน การสื่อสาร และความคาดหวังที่มีอารมณ์ คุณสามารถหยุดมันได้

มาเรียนรู้วิธีระบุและหลีกเลี่ยงการคืบคลานขอบเขต — ก่อนที่มันจะเกิดขึ้น

เมื่อคุณตัดสินใจที่จะจัดการกับโครงการใหม่ สิ่งแรกที่คุณทำคือสร้างแผน ขอบเขตโครงการเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนโครงการและเกี่ยวข้องกับการเขียนเป้าหมาย ผลงานของโครงการ ต้นทุน และประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ในขอบเขตของโครงการ คุณจะร่างทุกอย่างตั้งแต่กำหนดเวลา ความรับผิดชอบของสมาชิกที่แตกต่างกัน มาตรการควบคุมคุณภาพ และต้นทุนรวมของโครงการ

โดยพื้นฐานแล้ว ขอบเขตของโปรเจ็กต์คือแนวทางสำหรับโปรเจ็กต์สำหรับทีมและลูกค้า และมักจะรวมอยู่ในสัญญา ช่วยให้ทุกคนจดจ่อกับงานของตนและให้ลูกค้ามีกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับความสำเร็จของโครงการ

ขอบเขตที่คืบคลานคือเมื่อข้อกำหนดและผลลัพธ์ของโครงการขยายเกินวิสัยทัศน์เริ่มต้น ในการจัดการโครงการ ขอบเขตการคืบคลานเป็นหนึ่งในสาเหตุสำคัญของความล้มเหลว เกิดขึ้นเมื่อคำขอใหม่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการแก้ไขเพิ่มเติม การสร้างใหม่ การออกแบบใหม่ และข้อกำหนดเพิ่มเติม

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ขอบเขตการคืบคลานเกิดขึ้น การสื่อสารที่แย่ที่สุดระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ และการขาดการระบุเบื้องต้นว่าอะไรที่จำเป็นในการรักษาความปลอดภัยวัตถุประสงค์ของโครงการ

นี่คือตัวอย่างการทำงานของขอบเขตการคืบคลาน:

ลองนึกภาพว่าคุณและทีมของคุณกำลังทำงานบนไซต์เปิดตัว WordPress สำหรับลูกค้า ไซต์จำเป็นต้องมีหน้าแรก หน้าเกี่ยวกับ และร้านค้าออนไลน์ขนาดเล็ก กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการนี้เป็นเพียงสามสัปดาห์ แม้ว่านี่จะเป็นเส้นตายที่สั้น แต่คุณและทีมของคุณมั่นใจว่าคุณจะมีเว็บไซต์และทำงานทันเวลา

ท้ายที่สุด คุณเคยสร้างเว็บไซต์ WordPress มาก่อน และคุณรู้แน่ชัดว่าคุณจะต้องทำโครงการให้เสร็จเมื่อใดและนานแค่ไหน ไม่มีความท้าทายที่เห็นได้ชัดเจน และคุณมีเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดที่คุณต้องการ ตามขอบเขตของโครงการที่กำหนดไว้ในขั้นต้น

อย่างไรก็ตาม ในหนึ่งสัปดาห์ของโปรเจ็กต์ ลูกค้าร้องขอคุณสมบัติเพิ่มเติมและฟังก์ชันเพิ่มเติมบนไซต์ ในตอนแรก พวกเขากำลังขอการปรับปรุงเล็กน้อยที่คุณสามารถรวมไว้ในขอบเขตของโครงการที่มีอยู่ได้ แต่จากนั้นพวกเขาก็ขอให้มีการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ขึ้น เช่น การขยายร้านค้า การเพิ่มบล็อกในไซต์ การปรับแต่งโลโก้ บริการ SEO และการสร้างหน้าเว็บเพิ่มเติมที่ไม่รวมอยู่ในข้อตกลงเดิม

ก่อนที่คุณจะรู้ ขอบเขตของโครงการได้เปลี่ยนจาก 'ไซต์ WordPress ขนาดเล็กที่มีร้านค้าออนไลน์' ไปเป็นไซต์เต็มรูปแบบพร้อมฟีเจอร์และหน้ามากมาย ขออภัย คุณไม่สามารถดำเนินโครงการให้เสร็จก่อนกำหนดสามสัปดาห์ได้อีกต่อไป

นั่นคือสิ่งที่น่ากลัวเกี่ยวกับขอบเขตการคืบคลาน: มันมักจะเริ่มต้นเล็ก ๆ ดังนั้นคุณไม่ต้องสังเกตจนกว่าจะสายเกินไป

สาเหตุที่พบบ่อยและหลีกเลี่ยงได้หลายประการของการคืบคลานขอบเขต:

การไม่วางแผนสำหรับคำขอเพิ่มเติมเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของการคืบคลานขอบเขต หากสัญญาเดิมกำหนดวิธีจัดการกับข้อกำหนดใหม่เหล่านี้ (เช่น การเพิ่มกำหนดเวลา เพิ่มต้นทุน การจ้างบุคลากรเพิ่มเติม ฯลฯ) สิ่งเหล่านี้จะไม่ก่อให้เกิดปัญหา และไม่สามารถพิจารณาได้ว่าเป็นขอบเขตที่คืบคลาน

แต่สมมติว่าโครงการจะดำเนินไปโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงย่อมส่งผลให้ไม่สามารถจัดการได้เมื่อเกิดขึ้น

การขาดการสื่อสารเป็นสาเหตุสำคัญอีกประการหนึ่งของการคืบคลานขอบเขต บางครั้งโปรเจ็กต์เป็นเพียงระหว่างคุณกับลูกค้ารายเดียว ในบางครั้ง ลูกค้าคือทั้งบริษัท และนั่นหมายความว่ามีผู้บริหารระดับสูงจำนวนมากที่ต้องการพูดในการออกแบบ

ใครก็ตามที่คุณอาจทำงานด้วย การสื่อสารที่ไม่ดีมักจะนำไปสู่ความคาดหวังที่ควบคุมไม่ได้ แม้ว่าคุณจะทำสิ่งนี้ด้วยตัวเอง เป็นการดีที่จะคิดให้ออกว่าคุณต้องการอะไรและจัดวางอย่างชัดเจนเป็นชุดของงานที่มีกำหนดเส้นตาย

การแก้ไขมากเกินไปอาจทำให้โครงการออกแบบเว็บเสียหายได้ ทุกไซต์จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเมื่อคุณพยายามจับภาพวิสัยทัศน์ของลูกค้า แต่เมื่อไปไกลเกินไป อาจทำให้กำหนดการเสียไปโดยสิ้นเชิง

งานย่อยเหล่านี้มีขนาดเล็กมากจนคุณอาจไม่ทันสังเกตว่าใช้เวลาเท่าไร แต่งานย่อยเหล่านี้สามารถสร้างความเสียหายร้ายแรงได้ หากคุณไม่ควบคุมงาน การปฏิบัติงานในโครงการนี้โดยเฉพาะเมื่อพ้นจุดที่ผลตอบแทนลดลง มักเรียกว่าการ ชุบทอง

ขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้ไม่ดีอาจส่งผลเสียต่อความสำเร็จของโครงการ หากสมาชิกในทีม ผู้จัดการโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ของคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดและผลงานของโครงการ ก็ย่อมจะเกิดการพังทลายได้ในบางจุด

ขอบเขตการคืบคลานอาจเกิดขึ้นได้ทุกจุดระหว่างโครงการ แต่มีบางขั้นตอนที่คุณควรระมัดระวังเป็นพิเศษ

• ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนเบื้องต้น เมื่อพยายามจัดวางรายการเป้าหมายที่สามารถทำได้อย่างสมเหตุสมผล
• หลังจากส่งบางอย่างให้กับลูกค้าแล้ว พวกเขาอาจขอแก้ไขและเพิ่มเติมมากกว่าที่คุณมีเวลา หรือการแก้ไขที่อาจใช้เวลานานเกินไป
• เมื่อมีคนออกจากกระบวนการวางแผน พวกเขาอาจเข้ามาเพื่อขอเปลี่ยนแปลงในภายหลัง
• โครงการระดับกลาง อนุญาตให้เพิ่มงานลงในกำหนดการได้ไม่จำกัดจำนวน สามารถทำให้โครงการเริ่มดูสมจริงน้อยลงได้มาก
• เมื่อการวางแผนสิ้นสุดลง และคุณทำงานหนักกับงานที่ได้รับมอบหมาย โดยมีการโต้ตอบกันน้อยลง ลูกค้าจะมีเวลาคิดไอเดียเพิ่มเติม
• เมื่อพลาดเส้นตายหนึ่งไป ก็จะง่ายกว่าที่จะปล่อยให้มันหลุดมือไปอีกหน่อยแล้วจัดการกับปัญหา
• ขณะที่คุณกำลังจะสรุปงานสองสามข้อสุดท้าย มีคนต้องพูดว่า “แต่ถ้าเราเพิ่ม… ล่ะ?”

กล่าวโดยย่อ ขอบเขตการคืบคลานสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกช่วงของโปรเจ็กต์ แต่ถ้าคุณคาดการณ์การมาถึงของโปรเจ็กต์อยู่แล้ว การป้องกันจะง่ายกว่ามาก