วิธีนี้ได้ผล: ลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วย Software Automation

Briana Strauss ผู้จัดการฝ่ายการตลาดสำหรับคู่ค้าของ Jotform เชื่อมั่นในพลังของซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานของคุณ และเธอได้แบ่งปันอย่างชัดเจนถึงวิธีการทำงานที่ This Just Works

ในฐานะนักการตลาด เรามักจะมองหาวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการเข้าถึงลูกค้าด้วยข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เพื่อสร้างประสบการณ์ทางการตลาดที่ราบรื่นให้กับลูกค้า

ผ่านการสร้างชุดของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ งานด้านการตลาดทางโลกจำนวนมากสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณบรรลุสิ่งนี้ ไม่เพียงแต่กับภายนอกและกับลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงภายในกับทีมของคุณเองด้วย การวางงานต่างๆ เช่น การจัดการลูกค้าเป้าหมาย การป้อนข้อมูล และการจัดการโครงการบนระบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทั้งหมดนี้ในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและการสื่อสารในทีม

บทสรุปนี้ครอบคลุมถึงวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือที่เหมาะสม การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

เซสชั่นนี้ถูกนำเสนอที่ This Just Works ซึ่งเป็นงานต่อต้านการประชุมทางดิจิทัล คุณสามารถดูเซสชั่นเต็ม (และการพูดคุยอื่น ๆ อีก 14 รายการ) โดยลงทะเบียนที่นี่ด้วยรหัส TJWAG2020

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือกลุ่มเทคโนโลยีที่ทำงานร่วมกันเพื่อตอบสนองต่อทริกเกอร์ที่กำหนดซึ่งทำให้เกิดการดำเนินการอื่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

“ตัวอย่างทางการตลาดง่ายๆ ของเรื่องนี้ก็คือการมีแบบฟอร์มการติดต่อใหม่บนหน้า Landing Page ของเว็บไซต์ของคุณที่ลูกค้ากรอกเพื่อเพิ่มเป็นสมาชิกในรายชื่ออีเมลของคุณ เมื่อได้รับการส่งแล้ว และเพิ่มลงในรายชื่ออีเมลนั้น และเชื่อมโยงกับเครื่องมืออีเมลของพวกเขา บางทีคุณอาจใช้เครื่องมืออย่าง Active Campaign เพื่อจัดการสิ่งนี้ และอีเมลต้อนรับหรือถูกทริกเกอร์จะถูกส่งโดยอัตโนมัติ สู่ซีรีส์ต้อนรับ” Briana กล่าว

คุณจำเป็นต้องใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหรือไม่? Briana น้ำหนักใน:

“เวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยทีมและบริษัททุกรูปแบบและทุกขนาดได้อย่างแท้จริง ตั้งแต่บริษัทขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการไปจนถึงบริษัทระดับองค์กร สามารถใช้เพื่อปรับขนาดความพยายามทางการตลาดของคุณกับลูกค้า และขจัดปัญหาคอขวด หรือใช้ภายในเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน”

จุดเริ่มต้นที่ดีคือการทำความเข้าใจว่าทีมของคุณต้องการบรรลุผลอะไร และสิ่งนี้จะช่วยให้คุณกำหนดเครื่องมือและเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดที่จะใช้ได้

วิธีใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

“การเพิ่มระบบอัตโนมัติสามารถช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้ากับทีมและผลิตภัณฑ์ของคุณได้ ฉันชอบคำพูดนี้จาก Mari Smith แห่ง Social Media Influence เกี่ยวกับเนื้อหาที่เป็นราชา การหมั้นหมายนั้นคือราชินีและเธอปกครองบ้าน ฉันคิดว่าสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตลาดอัตโนมัติจริงๆ เพราะหากทีมการตลาดของคุณจะสร้างเนื้อหาที่น่าอัศจรรย์นี้ อีกส่วนที่สำคัญก็คือการทำให้แน่ใจว่าเนื้อหานี้เข้าถึงลูกค้าของคุณในเวลาที่เหมาะสม”

การสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับการตลาดสามารถช่วยให้คุณรักษาลีดและให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามการโต้ตอบบนเว็บไซต์ของคุณ – และความซับซ้อนที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติของคุณซับซ้อน

การศึกษาโดย Invespcro กล่าวว่าระบบการตลาดอัตโนมัติพบว่าโดยเฉลี่ยแล้วจะช่วยเพิ่มประสิทธิผลในการขาย 14.5% และลดค่าใช้จ่ายทางการตลาดลง 12.2% นั่นหมายความว่าจะสร้างผลกระทบมากขึ้นสำหรับการตลาดของคุณ – ด้วยต้นทุนที่ต่ำลง

องค์ประกอบหลักของเวิร์กโฟลว์การตลาด

“ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่และซับซ้อนหรือเรียบง่ายตามที่คุณต้องการ” Briana กล่าว

เครื่องมือยอดนิยมสำหรับกลุ่มการตลาดคือ:

• เครื่องมือรวบรวมข้อมูล
• CRM
• การตลาดผ่านอีเมล

"แม้ว่าจะมีเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติแบบครบวงจรที่สามารถนำมาใช้เพื่อช่วยให้ความพยายามทางการตลาดของคุณคล่องตัวขึ้น แต่ก็ยังมีวิธีที่ง่ายกว่าในการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่หลากหลายโดยไม่ต้องลงทุนเงินด้านการตลาดนับพัน" Briana กล่าว

เครื่องมือแบบฟอร์มสามารถช่วยคุณรวบรวมข้อมูลผู้ใช้ที่มีค่านั้นและกระตุ้นการไหลของข้อมูลไปยังเครื่องมืออื่น สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงฝังแบบฟอร์มการสร้างลูกค้าเป้าหมายเพื่อรวบรวมข้อมูลลูกค้าพื้นฐานเพื่อติดต่อเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

แบบฟอร์มการสร้างลูกค้าเป้าหมายอย่างง่ายจาก Jotform

สามารถตั้งค่าและทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติเพื่อส่งข้อมูลไปยัง CRM ของคุณได้

แบบฟอร์มการสร้างลูกค้าเป้าหมายใหม่ถูกกรอกโดยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า บางทีสิ่งนี้อาจฝังอยู่ในเว็บไซต์ของคุณโดยตรง ซึ่งอาจทำให้เกิดการติดต่อใหม่ใน CRM ของคุณด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ส่งมา จากนั้นจึงลงนามโดยตรงกับตัวแทนฝ่ายขายเพื่อติดตามผล

ตัวอย่างวิธีที่วงจรการขายสามารถเริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มการสร้างลูกค้าเป้าหมาย

“ขึ้นอยู่กับโฟลว์ แบบฟอร์มการสร้างโอกาสในการขายแบบเดียวกันนี้ยังสามารถถูกส่งไปยังเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติ และจากนั้นเพิ่มไปยังแคมเปญแบบหยดเพื่อการบำรุงเลี้ยงต่อไป หรือส่งแบบฟอร์มเดียวกันไปยังหย่อนเพื่อกระตุ้นการแจ้งเตือนไปยังช่องทางที่กำหนดหรือ บุคคล. ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งค่าระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ของคุณอย่างไร” Briana กล่าว

ระบบอัตโนมัติทางการตลาดไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณแปลงลีดเป็นลูกค้าเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับลูกค้าที่มีอยู่และส่งเสริมการนำผลิตภัณฑ์ไปใช้ได้ดีขึ้นและการซื้อเพิ่มเติม

การตลาดอัตโนมัติด้วยอีเมลมีประโยชน์เพราะช่วยขจัดงานที่ต้องใช้เวลามาก เช่น การเตรียมรายชื่ออีเมลหรือการส่งข้อความทั่วไปมากขึ้น และผลการศึกษาของผู้ใช้ Salesforce ระบุว่าระบบการตลาดอัตโนมัติช่วยเพิ่มรายได้จากการขายได้ถึง 34%

ระบบอัตโนมัติด้านการตลาดผ่านอีเมลชั้นนำบางส่วนที่คุณสามารถเริ่มต้นได้ ได้แก่:

• สมาชิกบล็อกยินดีต้อนรับเวิร์กโฟลว์
• เวิร์กโฟลว์การมีส่วนร่วมอีกครั้ง
• เวิร์กโฟลว์เหตุการณ์

แบบฟอร์มที่ทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์อีเมลเหตุการณ์อัตโนมัติ

“นี่อาจดูคุ้นเคยหรือไม่? คุณกรอกแบบฟอร์มลงทะเบียนง่ายๆ และให้ข้อมูลง่ายๆ เช่น ชื่อ อีเมล และสร้างรหัสผ่าน จากนั้นเราจะส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติ สร้างเวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติของการตลาดผ่านอีเมล และฉันมั่นใจว่าจะช่วยทีมการตลาดงานกิจกรรมให้ประหยัดเวลาและพลังงานได้มาก" Briana กล่าว

การตลาดแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิผลของทีมได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติทางการตลาดสามารถใช้เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้และช่วยปรับปรุงกิจกรรมที่อิงกับลูกค้า นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในและการสื่อสารในทีมที่คล่องตัว

เป้าหมายสูงสุดของระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์คือการทำให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และขจัดงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองเป็นประจำออกไป แม้แต่ทีมของ Briana ก็ใช้มัน!

“บริษัทต่างๆ รวมทั้งของข้าพเจ้าเอง ได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเพื่อ:”

• เพิ่มผลผลิต
• ติดต่อกับทีมงานในพื้นที่และทั่วโลกของเรา
• เพื่อทำให้กระบวนการทำงานน้อยลง
• ย่ออีเมล
• ทำให้พนักงานมีเวลาทำงานที่สำคัญมากขึ้น

“จากการศึกษาโดย Imagine Innovation ธุรกิจที่มีขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานซ้ำๆ และงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ประสบความสำเร็จในการเพิ่มผลิตภาพของพนักงานถึง 12-15% และสิ่งนี้เริ่มเพิ่มมากขึ้นเมื่อคุณทำงานในบริษัทขนาดใหญ่” Briana กล่าว

“ที่ Jotform เราใช้เครื่องมือที่หลากหลาย เช่น Trello, Zoom และ Slack เพื่อช่วยเหลือทุกอย่างตั้งแต่การจัดการโครงการไปจนถึงการลงทะเบียนการสัมมนาทางเว็บ และการสื่อสารในทีมที่ดียิ่งขึ้น เราเป็นแฟนตัวยงของ Trello สำหรับการจัดการโครงการ และเราใช้เป็นประจำทุกวันเพื่อติดตามคำขอโครงการของเรา เราใช้แบบฟอร์มบันทึกเพื่อสร้างแบบฟอร์มคำขอให้กรอกสำหรับงานเฉพาะ เช่น คำขอออกแบบหรือคัดลอกคำขอจากทีมการตลาดของเรา”

“เรายังใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อรวบรวมการลงทะเบียนการสัมมนาทางเว็บ โดยเริ่มจากแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่กำหนดเอง จากนั้นจึงลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสำหรับการประชุมและการสัมมนาทางเว็บโดยอัตโนมัติ”

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมของคุณ

ขนาดของบริษัทของคุณจะเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าชุดเครื่องมือใดที่คุณใช้ในท้ายที่สุด

เพื่อให้ทีมของคุณมีแนวคิดอื่นๆ เกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถเริ่มลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงาน พิจารณากระบวนการปัจจุบันของบริษัทของคุณสำหรับสิ่งที่ต้องใช้เวลานานหรือดำเนินการด้วยตนเองซึ่งสามารถดำเนินการอัตโนมัติได้ เช่น:

• การสร้างงาน
• กำลังสร้างใบแจ้งหนี้
• การจัดการลูกค้าเป้าหมาย
• เบิกค่าใช้จ่ายพนักงาน
• การรับพนักงานใหม่
• การจัดการตั๋วไอที
• อนุมัติคำขอพักร้อน

“เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์อีกข้อที่ฉันต้องการรวมไว้คือเมื่อเลือกและสร้างกลุ่มเทคโนโลยีของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการพบปะลูกค้าหรือผลิตภาพภายใน เป็นการดีที่จะมองหาเครื่องมือที่มีแอพและการทำงานร่วมกันแบบเนทีฟ สิ่งนี้ให้เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นและปรับขยายได้ซึ่งสามารถเติบโตไปพร้อมกับคุณเช่นเดียวกับบริษัทของคุณ” Briana กล่าว

และคาดเดาอะไร? คุณไม่จำเป็นต้องมีทีมผู้เชี่ยวชาญในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเหล่านี้

“บริษัทจำนวนมากคิดเช่นนี้และไม่ต้องการเพิ่มทรัพยากร แต่คุณก็รู้ ไม่สิ แพลตฟอร์มเหล่านี้ส่วนใหญ่ตอนนี้ไม่มีโค้ดหรือโค้ดน้อยๆ เพื่อให้การสร้างและใช้งานเหมือนเวิร์กโฟลว์ต่างๆ ที่ง่ายและสะดวกสำหรับทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น Jotform มีแพลตฟอร์มแบบไม่มีโค้ด และแอปและการผสานรวมทั้งหมดของเราสามารถตั้งค่าได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอน อย่าปล่อยให้สิ่งนั้นเป็นอุปสรรคในการเข้าสู่การเพิ่มระบบอัตโนมัติ เพราะมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่พร้อมจะช่วยคุณในเรื่องนี้” Briana กล่าว

หยุดเสียเวลาและเริ่มทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ!

ดาวน์โหลดกิจกรรมดิจิทัล This Just Works ฉบับสมบูรณ์ ไปที่นี่เพื่อลงทะเบียนด้วยรหัส TJWAG2020!