6 ขั้นตอนที่สำคัญในการนำเสนอข้อมูลอย่างโน้มน้าวใจ

“วิธีกราฟิกมีความเหนือกว่ามากสำหรับการแสดงข้อเท็จจริงทางสถิติเหนือตาราง ร่างหนาทึบทำให้ตาเหนื่อยยาก และจิตใจที่โด่งดังก็ไม่สามารถดึงบทเรียนที่เป็นประโยชน์ใดๆ จากมันได้ เช่นเดียวกับการดึงแสงตะวันออกจากแตงกวา”

-Arthur Briggs Farquhar และ Henry Farquhar จากความเข้าใจผิดทางเศรษฐกิจและอุตสาหกรรม

ในคอลัมน์ที่แล้ว ฉันได้แบ่งปันว่าการแสดงข้อมูลเป็นอาวุธลับของคุณสำหรับการเล่าเรื่องและการโน้มน้าวใจ ฉันต้องการติดตามด้วยเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วยความพยายามของคุณเองในการแชร์ข้อมูลกับทีมของคุณ

ฉันได้เข้าร่วมการประชุมนับครั้งไม่ถ้วนตลอดอาชีพการงานที่ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานนำเสนอข้อมูลให้ฉัน …อย่างเจ็บปวด เมื่อฉันพูดอย่างเจ็บปวด ไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่ได้ทำงานอย่างหนักในแคมเปญหรือโครงการและมีข้อมูลเชิงลึกที่น่าอัศจรรย์ที่จะแบ่งปัน แต่การนำเสนอ/การนำเสนอข้อมูลเชิงลึกและการกระทำจริงอาจมีประสิทธิภาพมากกว่ากันมาก และคุ้มค่ากับความพยายามอย่างมาก

การนำเสนอข้อมูลอย่างโน้มน้าวใจเป็น 'ความพยายามครั้งสุดท้าย' เนื่องจากคุณทำงานเสร็จแล้ว รู้สึกว่าจิตใจ 'เสร็จสิ้น' และตอนนี้เป็นเพียงการแบ่งปันการเรียนรู้และขั้นตอนต่อไป นี่เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่เข้าใจได้และเป็นพื้นฐาน ดูเหมือนว่างานจะเสร็จสิ้น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมผู้สร้างเนื้อหาจำนวนมากจึงรวมสไลด์เข้าด้วยกันอย่างสุ่มเสี่ยง เนื่องจากพวกเขาพร้อมที่จะดำเนินการในสิ่งต่อไป วันนี้ฉันอยากจะเกลี้ยกล่อมให้คุณไม่ทำเช่นนี้และแทนที่จะใช้เวลาในการนำเสนอข้อมูลของคุณอย่างรอบคอบ

หากคุณปฏิบัติตามหกขั้นตอนต่อไปนี้ การประชุมครั้งต่อไปกับเจ้านายหรือลูกค้าจะไม่เพียงราบรื่นขึ้นเท่านั้น คุณจะมีโอกาสสูงที่จะโน้มน้าวให้บุคคลนั้นดำเนินการตามที่คุณต้องการ

ฉันได้ยกตัวอย่างบางส่วนเพื่อแสดงประเด็นของฉัน

1. ก่อนที่คุณจะเข้าสู่ข้อมูล ให้ตั้งค่าสถานการณ์

อย่าเพิ่งเริ่มนำเสนอต่อกลุ่มโดยการแสดงแผนภูมิและกราฟบนหน้าจอ และอย่านำเสนอต่อกลุ่มเพียงแค่แชร์ Google ชีตหรือฉายรายงาน Google Analytics ที่ค่าใช้จ่าย

สร้างสำรับด่วน ไม่เพียงแต่การนำเสนอจะดีกว่านี้ แต่ยังช่วยให้ทีมมีช่องทางที่ง่ายต่อการเผยแพร่ภายใน และผู้บริหารระดับสูงที่ได้รับการส่งต่อเนื้อหามีแนวโน้มที่จะเปิดและคลิกผ่านมากขึ้น

คุณจึงได้เริ่มต้นการนำเสนอ ขั้นแรก ใช้เวลาเพื่อนำพาผู้คนผ่านสิ่งที่คุณทำ ตัวอย่างเช่น คุณเพิ่งทำการทดสอบ A/B บนหน้า Landing Page ใหม่หรือไม่ เยี่ยมมาก แสดงสไลด์ที่มีหน้าเก่าและหน้าใหม่ก่อนที่คุณจะเจาะลึกผลลัพธ์ เพื่อให้เราสามารถเห็นสิ่งที่คุณทำ พร้อมกับเป้าหมายที่ว่าทำไมคุณจึงทำการทดสอบเฉพาะนี้ตั้งแต่แรก

ประโยชน์ที่นี่คือตอนนี้ทุกคนจะเริ่มการนำเสนอของคุณทันทีตามตรรกะของคุณ และคุณจะได้รับคำถามน้อยลงมาก ทีมของคุณอาจลงนามในโปรเจ็กต์ในขั้นต้นแล้ว แต่มีแนวโน้มมากกว่าที่พวกเขาจำทุกอย่างไม่ได้ ช่วยพวกเขาออกไป

ตัวอย่างเช่น ถ้าเพื่อนร่วมงานของฉัน Krista Seiden กำลังจะนำเสนอผลงานจากโครงการของเธอที่ออกแบบเว็บไซต์ Google Apps for Business ใหม่ ก่อนที่จะเจาะลึกข้อมูล เธอควรเริ่มต้นด้วยการแสดงให้เห็นว่าไซต์เก่ามีหน้าตาเป็นอย่างไร

2. มี Takeaway ที่ชัดเจน 1 รายการต่อสไลด์ แก้ไขภาพที่เสียหาย ทำให้สับสน หรือทำให้เข้าใจผิด

หลายครั้งที่ฉันเห็นผู้บริหารบัญชีรุ่นเยาว์โยนข้อมูลทั้งหมดของพวกเขาในสไลด์เดียว (อาจไม่ได้เห็นภาพเหมือนเป็นรายการตัวเลข) เพราะพวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องทำทุกอย่างล่วงหน้าและข้อมูลมากขึ้นจะต้องดีเพราะดูเหมือน เป็นทางการมากขึ้นใช่ไหม ผิด.

ไม่เคยมีสไลด์ที่มีมากกว่าหนึ่งแผนภูมิ เพราะเป็นเนื้อหาที่มากเกินไป ไม่มีใครจะซึมซับมันได้ และสายตาของผู้คนจะมองข้ามไป นี่เป็นข้อมูลที่มากเกินไปสำหรับความคิดของเราและยังคงฟังผู้นำเสนอ

เมื่อคุณพยายามที่จะพูดทุกอย่าง คุณจะไม่พูดอะไรเลย ตัวอย่างของสิ่งที่ไม่ควรทำ (สี่แผนภูมิในสไลด์เดียว มากเกินไป):

ที่สำคัญอย่าทำให้ผู้ชมเข้าใจผิด! มาตราส่วนการแสดงภาพในแผนภูมิด้านล่างไม่เพียงแต่เสียหายโดยสิ้นเชิง แต่ความพยายามที่ "น่ารัก" ในการใช้ไอคอนบุคคลเพื่อแสดงแถบในแผนภูมินั้นยิ่งทำให้เกิดความสับสนมากขึ้น เป็นการยากที่จะเอาจริงเอาจังกับทุกคนที่ใช้กราฟิกประเภทนี้ ไม่ว่าจะมีเจตนาดีเพียงใด

กราฟบางอันดูสิ้นหวัง …ด้านล่างไม่เพียงแต่มีแท่ง 3 มิติที่คุณไม่ควรใช้เนื่องจากสร้างความสับสนอย่างเหลือเชื่อ แต่ไอคอนด้านบนแผนภูมิยังเพิ่มความสับสนให้มากขึ้นไปอีก ไม่ต้องพูดถึงความจริงที่ว่าแผนภูมินี้ไม่มีป้ายกำกับ! สิ่งเดียวที่แผนภูมินี้จะโน้มน้าวใจใครซักคนคือบุคคลที่สร้างแผนภูมินั้นไม่ควรนำเสนอข้อมูลต่อทีมของคุณ และอีกอย่าง นี่เป็นแผนภูมิจริงที่มีคนนำเสนอในการประชุมเอเจนซี่ (แก้ไขเพื่อปกป้องผู้บริสุทธิ์)

ผ่าน Ian Lurie

3. นำเสนอข้อมูลอย่างเรียบง่ายและชัดเจนที่สุด (ตอนนี้เรามาดูตัวอย่างที่ดีกัน)

หากคุณต้องการเปรียบเทียบการเติบโตของแหล่งรายได้ที่แตกต่างกันหรือความชอบของผู้บริโภคในกลุ่มธุรกิจหนึ่งๆ คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพียงพล็อตข้อมูลในกราฟเส้นอย่างง่ายพร้อมป้ายกำกับ แหล่งที่มา และชื่อเรื่อง ง่ายๆ เห็นผลชัดเจน!

เรารู้จากการดูแผนภูมิด้านล่างว่าระหว่างปี 2560 ถึงปี 2561 รายได้จากบริการวิดีโอออนไลน์คาดว่าจะเป็นบ็อกซ์ออฟฟิศ ไม่มีที่ว่างสำหรับความสับสนหรือวิธีตีความผิดใดๆ

มันเกิดขึ้นกับเราทุกคน คุณสร้างแผนภูมิที่ไม่ชัดเจน แต่สิ่งนี้สามารถแก้ไขได้: หาจุดที่คุณต้องการข้ามและเรียบเรียงข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการสื่อสารอะไร

ภาพรวมขนาดใหญ่ของแผนภูมิด้านล่างคือการเติบโตอย่างมากของอินเทอร์เน็ต 216% ในฐานะแหล่งข่าวในช่วง 10 ปีที่ผ่านมาสำหรับผู้บริโภค แต่คุณไม่สามารถมองเห็นได้ดีนักในแผนภูมิแรก ระบุจุดข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นตัวหนาเพื่อชี้ประเด็น และพิจารณาเรียกเปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลงเพื่อมุ่งเน้นที่ผู้ชมของคุณว่าแนวโน้มนั้นใหญ่แค่ไหน

ที่มา: flowingdata ผ่านความท้าทาย 'Visualize This' เพื่อทำให้การสร้างภาพข้อมูลดีขึ้น

4. นำเสนอข้อมูลพร้อมบริบทเสมอ อย่าคิดว่าคนอื่นรู้ว่าคุณทำอะไร แม้แต่ทีมของคุณเอง

ตัวอย่างเช่น ไม่เพียงแต่แสดงแนวโน้มของเมตริกในเดือนนี้ แต่ให้ซ้อนทับสิ่งที่ดูเหมือนปีที่แล้วเพื่อดูอย่างรวดเร็วว่าสิ่งนี้หมายถึงอะไรเมื่อเทียบกับกรอบเวลาก่อนหน้า

Google Analytics ทำให้สิ่งนี้ทำได้ง่ายมาก และมีประโยชน์มากกว่าแผนภูมิที่ดูสวยและกำลังขึ้นและไปทางขวา แน่นอนว่ามันดูดี แต่มันหมายความว่าอย่างไร? ตัวเลขเหล่านี้ดีหรือไม่? เราไม่รู้ บริบทตอบคำถามนี้

นอกจากนี้ อย่าเพียงแค่แสดงแผนภูมิแบบนี้เพียงอย่างเดียว – ให้ใส่กล่องข้อความด้านล่างที่มีบางอย่างเช่นเปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการดึงความสนใจและเหตุผล บอกเราว่าคุณต้องการให้เราลบข้อมูลใด

และจำไว้ว่าควรมีใครบางคนสามารถคลิกผ่านสไลด์ของคุณและทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารได้อย่างชัดเจนโดยที่คุณไม่ต้องนำเสนอ

ในขณะที่นักวิเคราะห์ตีความไม่ใช่แค่ 'เกิดอะไรขึ้น' แต่ 'ทำไม' และ 'มันหมายความว่าอย่างไร' คือสิ่งที่แยกความดีออกจากความยิ่งใหญ่ คำแนะนำในการทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น: ใช้คำอธิบายประกอบใน Google Analytics เพื่อเพิ่มข้อความเสริมให้กับเหตุการณ์ที่น่าสนใจในผลิตภัณฑ์ และเมื่อคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลในภายหลัง คุณจะไม่ต้องกังวลว่าจะลืมสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น

5. มีรายละเอียดเพิ่มเติมในภาคผนวก แต่ไม่ต้องอ่าน

คุณไม่จำเป็นต้องผ่านทุกตัวชี้วัด KPI และตัวชี้วัดในงานนำเสนอของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ไม่สำคัญสำหรับโครงการของคุณ จริงๆ แล้วสิ่งที่คุณไม่แสดงนั้นทำให้การนำเสนอดีขึ้น ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นไม่เพียงแต่ไม่ได้ช่วยให้คุณบอกเล่าเรื่องราวของคุณเท่านั้น แต่ยังจะทำให้ทุกคนในห้องเบื่อหน่ายและคุณจะเสียสมาธิ

มีหลายสิ่งที่เราซึมซับได้จากการนั่งเพียงครั้งเดียว อีกทั้งเป็นหน้าที่ของเราในฐานะนักวิเคราะห์และนักการตลาดที่จะแบ่งปันเฉพาะข้อมูลสำคัญเท่านั้น เสนอภาคผนวกสำหรับ CYA ทั้งสอง แต่ให้รายละเอียดด้วยหากใครต้องการทำความเข้าใจเพิ่มเติม พวกเขาสามารถทำสิ่งนี้แบบออฟไลน์และไม่ต้องเสียเวลาของกลุ่ม

6. มีสไลด์ 'ขั้นตอนต่อไป' ที่คุณสรุปสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จต่อไป

คุณได้นำเสนอโครงการ เป้าหมาย ผลลัพธ์ และข้อมูลเชิงลึกแล้ว คุณทำคะแนนแล้วและให้ทุกคนโน้มน้าวใจให้คิดในแบบที่คุณต้องการ (เห็นความเป็นจริงแล้ว ไชโย!)

สรุปสิ่งที่คุณจะทำกับข้อมูลนี้โดยเฉพาะในรูปแบบของรายการงานและผลงานของทีม (เช่น การทดสอบใหม่ การทำให้ผู้คนเริ่มต้นในการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ที่จำเป็นอย่างยิ่งยวด หรือการนำผลิตภัณฑ์ที่ไม่มีใครซื้อออก จากแคตตาล็อกอีคอมเมิร์ซของคุณ)

เคล็ดลับพิเศษ: ทบทวนสไลด์/การนำเสนอของคุณก่อนนำเสนอ

การฝึกฝนทำให้การนำเสนอสมบูรณ์แบบ และถึงแม้คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานในการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับคีย์โน้ตในกิจกรรม อย่างน้อยคุณควรทำสิ่งที่คุณอยากจะพูดแบบสั้นๆ สั้นๆ

คุ้มค่ากับความพยายาม แม้แต่การซ้อมหนึ่งหรือสองครั้งผ่านบางสิ่งจะไม่เพียงทำให้คุณรู้สึกสบายใจกับเนื้อหา แต่ยังทำให้ชัดเจนว่าคุณสามารถลบอะไรออกจากงานนำเสนอของคุณได้บ้าง