วิธีปรับปรุงกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของเอเจนซี่ของคุณ

การตลาดบนโซเชียลมีเดียต้องมีการวางแผนและการพิจารณาอย่างรอบคอบ

เมื่อสิ่งเล็กๆ น้อยๆ อย่างทวีตที่มีคำไม่สุภาพเพียงคำเดียวอาจเพียงพอที่จะทำให้คุณประสบปัญหาร้ายแรงเกี่ยวกับชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณ กระบวนการอนุมัติทางโซเชียลมีเดียที่มั่นคงจะกลายเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ทางการตลาดใดๆ ปัญหาคือ การรักษาตารางการโพสต์ที่สม่ำเสมอบนช่องทางโซเชียลทั้งหมดของคุณนั้นทำได้ยาก เมื่อคุณรอการยกนิ้วโป้งจากทีมอนุมัติของคุณอยู่ตลอดเวลา

อาจเป็นฝันร้ายสำหรับทั้งผู้สร้างเนื้อหาและนักยุทธศาสตร์การตลาดเมื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ของเนื้อหาโซเชียล แม้จะมีเครื่องมือทางสังคมที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดในตลาด การจัดการกระบวนการอนุมัติอาจเป็นเรื่องท้าทายหากไม่มีแผนที่เหมาะสม

มีข่าวดี—ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น

มีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวให้คิดเมื่อรวมกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดีย การมีกระบวนการและเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถช่วยลดภาระในธุรกิจของคุณได้ในเวลาไม่นาน

แล้วคุณจะเริ่มต้นที่ไหน?

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดกระบวนการอนุมัติของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มปรับปรุงกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดีย คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของธุรกิจของคุณก่อนเผยแพร่ ถามตัวเอง:

• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างเนื้อหา?
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติเนื้อหานั้น
• ใครจะเป็นคนทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาจะออกตรงเวลา?
• คุณมีหลักเกณฑ์อะไรบ้างสำหรับครีเอเตอร์และผู้อนุมัติให้ปฏิบัติตาม
• จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีอะไรหลุดเข้าไปในรอยร้าว?

หากคุณต้องการส่งเนื้อหาโซเชียลให้เจ้านายของคุณทุกครั้งที่ต้องการการอนุมัติ อาจต้องใช้เวลาสักพักกว่าจะทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วง ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องวางแผนล่วงหน้าเพื่อป้องกันไม่ให้กลายเป็นคอขวดเมื่อคุณต้องการแชร์เนื้อหา ยิ่งคุณรู้เกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณมากเท่าไหร่ คุณก็จะวางแผนได้ดีขึ้นเท่านั้น

โปรดทราบว่า 70% ของเอเจนซีได้รับการอนุมัติเนื้อหาประมาณสองสัปดาห์ก่อนโพสต์

ตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

ผู้สร้างเนื้อหา > ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย > ผู้บริหารแบรนด์ > ทีมจัดกำหนดการ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเส้นตาย

เมื่อคุณรู้ว่าใครจะมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณ ให้เริ่มกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละงาน โปรดทราบว่ากำหนดเวลาของคุณไม่ควรรวมคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาทวีตเท่านั้น แต่ยังรวมถึง:

• เมื่อจำเป็นต้องสร้างโพสต์ รูปภาพ หรือวิดีโอแต่ละรายการ
• การพิสูจน์อักษรควรใช้เวลานานเท่าใด
• เมื่อเนื้อหาควรถูกส่งไปยังผู้บริหารหรือคณะกรรมการอนุมัติ

การมีเครื่องมือเผยแพร่โซเชียลมีเดีย เช่น Sprout Social ทำให้ง่ายต่อการโพสต์เนื้อหาที่ได้รับอนุมัติไปยังหลายเครือข่ายตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด หน้าต่าง "เขียน" ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาและแจกจ่ายข้อความผ่านเครือข่ายโซเชียลมีเดียได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งหมดนี้มาจากแพลตฟอร์มเดียว มีแม้กระทั่งโซลูชันการอนุมัติข้อความที่ผสานรวมเพื่อให้ผู้คนสามารถแท็กเพื่อตรวจสอบและอนุมัติแต่ละโพสต์ก่อนที่จะเผยแพร่

ขั้นตอนที่ 3: ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความคาดหวังด้านเนื้อหา

หากทุกคนในทีมสร้าง อนุมัติ และเผยแพร่โซเชียลมีเดียของคุณทราบความคาดหวังของกลุ่มของพวกเขาในแต่ละโพสต์ ประสบการณ์ในการเผยแพร่ของคุณจะราบรื่นยิ่งขึ้น

ด้วยการแสดงให้แต่ละทีมเห็นวิธีแก้ไขงานของตนเองในขณะที่สร้างและตัดสินใจโดยไม่มีคำแนะนำ บริษัทต่างๆ ช่วยให้ทีมทางสังคมทำงานให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้น คำถามคือ คุณจะฝึกอบรมพนักงานของคุณเพื่อประหยัดเวลาให้มากที่สุดได้อย่างไรในการอนุมัติเนื้อหาทางสังคมที่มีคุณค่า

ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือการสร้างคู่มือสไตล์ คู่มือระบุตัวตนสำหรับแบรนด์ของคุณควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับ:

• น้ำเสียง : คุยกับลูกค้ายังไง?
• สีและภาพ: คุณใช้ภาพหรือโลโก้ประเภทใด
• การแชร์สื่อ: ผู้สร้างควรใช้ข้อความ วิดีโอ รูปภาพ หรือเนื้อหาอื่นๆ เมื่อใด
• แฮชแท็กแบรนด์และการกล่าวถึง: คุณจะสร้างแบรนด์แต่ละแคมเปญได้อย่างไร

AirBnb โพสต์ภาพที่มีส่วนร่วมสูงในช่องทางต่างๆ เป็นประจำ แต่ประเด็นหลักคือสี ธีม และแฮชแท็กที่ตรงกันในแต่ละเครือข่าย การตัดสินใจของพวกเขาเป็นไปตามหลักเกณฑ์ภายในสำหรับแบรนด์ของพวกเขาอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 4: ฝึกอบรมทีมเพื่อระบุปัญหาก่อนเวลา

ในขณะที่การสร้างคู่มือสไตล์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทีมโซเชียลมีเดียของคุณตรงประเด็น แต่ก็มีความเสี่ยงที่บางสิ่งอาจหลุดรอดไปได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณนำผู้ผลิตเนื้อหารายใหม่มาสู่ทีม โดยคำนึงถึงสิ่งนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมอนุมัติของคุณทราบวิธีระบุการแก้ไขแต่เนิ่นๆ เพื่อให้กระบวนการรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ไม่มีแนวทางใดที่ใช้ได้กับทุกเรื่องว่าเนื้อหาของคุณควรมีลักษณะและหน้าตาเป็นอย่างไร แต่ทีมอนุมัติของคุณควรมองหาประเด็นต่อไปนี้

• ภาษาที่เป็นข้อโต้แย้ง: บางบริษัทใช้โพสต์บนโซเชียลอย่างไม่เป็นทางการมากกว่าบริษัทอื่นๆ อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงคำหรือวลีที่ขัดแย้งใดๆ ที่อาจทำให้ผู้ติดตามของคุณไม่พอใจ พิจารณาเพิ่มต้องหลีกเลี่ยงเงื่อนไขในคู่มือสไตล์ของคุณ
• เนื้อหาคุณภาพต่ำ: รูปภาพที่ไม่ตรงกับธีม Instagram ที่มีอยู่ของคุณ หรือวิดีโอที่เล่นบน Facebook ได้ไม่ดีอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่คุณเผยแพร่เน้นภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณในทางบวก
• การเพิ่มประสิทธิภาพที่ไม่ดี: เครือข่ายโซเชียลต่างๆ ต้องการให้ผู้ผลิตเนื้อหาปฏิบัติตามกฎที่แตกต่างกัน ลองจัดเตรียมรายการตรวจสอบสำหรับแต่ละช่องที่คุณใช้เพื่อให้ทีมทำงานตามแผน
• ข้อผิดพลาด: มีการสะกดคำหรือไวยากรณ์ผิดพลาดหรือไม่? เครื่องมืออย่าง Grammarly อาจช่วยได้

ขั้นตอนที่ 5: ใช้เครื่องมือเพื่อสนับสนุนทีมของคุณ

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่บริษัทต่างๆ ประสบกับกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียคือการอยู่เหนืองานทั้งหมดของกลยุทธ์ทางสังคม สำหรับทีมขนาดเล็กมาก สเปรดชีตและการตรวจสอบรายสัปดาห์อาจเพียงพอที่จะติดตามสิ่งที่สร้างขึ้นและสิ่งที่ยังต้องได้รับการอนุมัติในสภาพแวดล้อมทางสังคม

อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณมีช่องทางโซเชียลหรือโปรไฟล์มากกว่าหนึ่งรายการ คุณต้องมีตัวเลือกขั้นสูงกว่านี้ โปรดจำไว้ว่า ยิ่งทีมของคุณใช้เวลาในกระบวนการอนุมัติน้อยลง พวกเขาก็ยิ่งมีเวลามากขึ้นในการดึงดูดผู้ชมของคุณ ตอบสนองต่อข้อความสำคัญ และสร้างเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมมากขึ้น

เครื่องมือสนับสนุนทางสังคมเช่น Bambu ช่วยจัดข้อความในแบรนด์โดยจัดให้มีระบบการอนุมัติอินเทอร์เฟซเดียวซึ่งทีมสามารถจัดเรียงเนื้อหาที่น่าสนใจที่สุดสำหรับข้อความแบรนด์ของคุณ นอกจากนี้ ยังช่วยให้ทีมดูแลจัดการเนื้อหาที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าสำหรับผู้สนับสนุนในการแบ่งปัน และเข้าถึงข้อมูลสำคัญทั่วทั้งบริษัทเกี่ยวกับหลักเกณฑ์ บริบทของแคมเปญ และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 6: ดำเนินการชันสูตรพลิกศพบนโพสต์ของคุณ

เมื่อบริษัทกำหนดกระบวนการอนุมัติเนื้อหาแล้ว งานหนักก็ไม่หยุด เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่จะต้องประเมินเวิร์กโฟลว์ของตนใหม่เป็นประจำเพื่อตรวจสอบสัญญาณของปัญหาหรือจุดอ่อน ยิ่งคุณตรวจสอบกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งเห็นสิ่งกีดขวางบนถนนที่อาจสร้างความเสียหายต่อประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น

กระบวนการอนุมัติของคุณไม่เพียงแต่ควรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่คุณยังต้องการติดตามและวัดประสิทธิภาพของโพสต์บนโซเชียลมีเดียของคุณเพื่อปรับแนวทางของคุณให้เหมาะสม ปัญหาคือ การวัดประสิทธิภาพทางสังคมแบบง่ายๆ สามารถเพิ่มความซับซ้อนให้กับกลยุทธ์การตลาดโซเชียลมีเดียของคุณ

ท้ายที่สุด มันต้องใช้เวลาในการพัฒนารายงานโซเชียลมีเดียที่เข้มงวดซึ่งให้คำแนะนำทั้งหมดที่คุณต้องการในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในการแบ่งปันของคุณ เครื่องมือที่เหมาะสมอาจเป็นคำตอบอีกครั้งที่นี่ ตัวอย่างเช่น Sprout นำเสนอรายงานที่พร้อมนำเสนอเกี่ยวกับประสิทธิภาพโซเชียลมีเดียของคุณ ตั้งแต่รายงานรายสัปดาห์ไปจนถึงข้อเสนอแนะรายเดือน

ขั้นตอนที่ 7: อัตโนมัติในที่ที่คุณทำได้

สุดท้าย เมื่อคุณกำหนดและสร้างกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียแล้ว ก็ถึงเวลามองหาวิธีที่จะทำให้ประสบการณ์ง่ายขึ้นด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณไม่จำเป็นต้องส่งข้อความแชทและอีเมลแจ้งสมาชิกในทีมเมื่อเนื้อหาของคุณพร้อมสำหรับการอนุมัติ ยิ่งคุณกำจัดเวลาที่ไม่จำเป็นออกไปได้เร็วเท่าไร กลยุทธ์ทางสังคมของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ด้วย Sprout สิ่งที่คุณต้องทำคือเชื่อมโยงผู้คนในทีมของคุณที่รับผิดชอบในการอนุมัติโพสต์ไปยังเนื้อหา และพวกเขาจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ จำไว้ว่ายิ่งคุณสามารถหลีกเลี่ยงการให้ผู้บริหารระดับสูงเข้ามาเกี่ยวข้องกับกระบวนการอนุมัติได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น ระดับ C ในทีมของคุณน่าจะยุ่งกับงานหลายอย่างในแต่ละวัน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะไม่มีเวลาอนุมัติแต่ละโพสต์ใน Instagram เสมอไป

พิจารณาเลือกผู้นำแคมเปญที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีในทีมการตลาดของคุณเพื่อดูแลกระบวนการอนุมัติแทน

ลดความซับซ้อนของการอนุมัติโซเชียลมีเดีย

การอนุมัติทางโซเชียลมีเดียเป็นส่วนสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าคุณรักษาเสียงและภาพลักษณ์ของแบรนด์เดิมไว้ในทุกช่องที่คุณใช้เพื่อโต้ตอบกับผู้ชมของคุณ ขออภัย หากไม่มีกลยุทธ์ที่เหมาะสม กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานและซับซ้อน ข่าวดีก็คือเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณอนุมัติทีมได้ง่ายขึ้นและเพิ่มความเร็วให้กับแคมเปญโซเชียล