วิธีสร้างกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียที่ไร้รอยต่อ

การตรวจสอบความเป็นจริง: โซเชียลมีเดียมักเป็น "การกระทำคนเดียว" สำหรับธุรกิจในปัจจุบัน

ตั้งแต่การสร้างเนื้อหาไปจนถึงการจัดจำหน่ายและอื่น ๆ การทำงานร่วมกันเป็นกุญแจสำคัญในการรณรงค์ทางสังคมที่ประสบความสำเร็จ

ตัวอย่างเช่น ใครเป็นผู้เพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาทางสังคมของคุณ ใครมีหน้าที่จัดตารางเวลา? ใครมี "คำพูดสุดท้าย" ในสิ่งที่ได้รับการตีพิมพ์?

แต่ในขณะที่การทำงานเป็นทีมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับนักการตลาดในปัจจุบัน การทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอาจทำให้ปวดหัวได้ อันที่จริง การเผยแพร่เนื้อหาถือเป็นความท้าทายอันดับต้นๆ ที่นักการตลาดต้องเผชิญตาม Sprout Social Index, Edition XVI: Above & Beyond

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องรวบรวมกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดีย

และในคู่มือนี้ เราจะเน้นวิธีสร้างเวิร์กโฟลว์ที่นำทีมของคุณมารวมกันและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

6 ขั้นตอนในการรวบรวมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดีย

โปรดทราบว่าไม่มีแนวทาง "เดียวที่เหมาะกับทุกคน" ในกระบวนการอนุมัติของคุณ

โชคดีที่คุณมีอิสระที่จะสร้างทีมของคุณเองตามขนาดทีมของคุณ

ด้านล่างนี้ เราได้แจกแจงขั้นตอนหลักๆ ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาที่ยุติธรรมสำหรับเอเจนซี ทีมการตลาดขนาดใหญ่ และใครก็ตามที่อยู่ระหว่างนั้น

1. รวบรวมทีมของคุณและกำหนดผู้มีอำนาจตัดสินใจของคุณ

สิ่งแรกเลย: ค้นหาผู้เล่นหลักในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ

ตั้งแต่การปรับแต่งข้อความของคุณอย่างละเอียดไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่าโพสต์ของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสม มีผู้คนมากมายที่รับผิดชอบในส่วนที่เคลื่อนไหวของสถานะทางสังคมของคุณ

ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมีชุดค่าผสมต่อไปนี้:

• โซเชียลมีเดียและผู้จัดการชุมชน
• ผู้สร้างเนื้อหา นักออกแบบ และนักเขียนคำโฆษณา
• ผู้บริหารระดับ C
• สมาชิกในทีมจากแผนกอื่นๆ (คิด: ฝ่ายขาย)

ด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมอย่าง Sprout Social คุณสามารถกำหนดสิ่งเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ต้องการเพิ่มคนในทีมโซเชียลของคุณหรือไม่? ต้องการรวมคนที่ทำงานคนเดียวให้โพสต์ "ไฟเขียว" หรือไม่? ไม่ว่าทีมของคุณจะเล็กหรือใหญ่ Sprout ช่วยให้คุณสามารถกำหนดผู้เขียนและเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้เนื้อหาของคุณเคลื่อนไหวได้

การกำหนดบทบาทเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการอนุมัติ

กล่าวโดยย่อ คุณต้องตัดสินใจว่าใครมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณเพื่อ อนุมัติสิ่งต่างๆ คุณยังต้องตัดสินใจว่าใครได้รับอนุญาตให้อัปโหลดเนื้อหาและทำการแก้ไข

ในแง่ของจำนวนคนที่ควรจะรวมเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณ เราขอแนะนำให้เก็บไว้ที่ด้านที่เล็กกว่า การทำเช่นนี้สามารถช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและทำให้เนื้อหาย้ายจากคนสู่คนได้ทันท่วงที ให้ทีมตัดสินใจว่าใครต้องการเห็นเนื้อหาของคุณ จริงๆ ก่อนเผยแพร่

2. จัดระเบียบทรัพย์สินทางสังคมและสิ่งที่ส่งมอบ

การรวบรวมข้อความทางสังคมอาจดูตรงไปตรงมาทีเดียว

อย่างไรก็ตาม ให้พิจารณาการตัดสินใจและการอภิปรายในเรื่องต่อไปนี้:

• การสร้างคำบรรยายบนโซเชียลของแบรนด์
• การเลือกรูปภาพและวิดีโอสำหรับโพสต์โซเชียลที่กำหนด
• ให้ลิงค์ไปยังโปรโมชั่นและเพจที่เกี่ยวข้อง
• ตอบคำถามและข้อกังวลของลูกค้า

และเมื่อคุณเป็นธุรกิจที่มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้านับร้อยหรือหลายพันราย การจัดระเบียบชิ้นส่วนเคลื่อนไหวเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องทำ

นั่นคือสิ่งที่เครื่องมืออย่างไลบรารีแอสเซทของ Sprout มีประโยชน์ แทนที่จะพยายามตอบคำถามเพื่อคาดเดาว่าภาพถ่ายหรือเนื้อหาชิ้นใดอยู่ ทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ในที่เดียว

นอกเหนือจากความคิดสร้างสรรค์แล้ว Sprout ยังช่วยให้คุณบันทึกคำตอบทั่วไปสำหรับคำถามและข้อกังวลของลูกค้า วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการกับข้อกังวลได้อย่างรวดเร็วและไม่ต้องเสี่ยงกับการชี้ลูกค้าผิดทาง

3. สร้างไทม์ไลน์การอนุมัติโซเชียลมีเดีย

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาคือไม่ต้องแย่งชิงเนื้อหา

ตามหลักการแล้ว กระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณควรช่วยให้คุณยึดตามกำหนดการเฉพาะได้

ไม่เพียงแต่คุณควรมีไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้สำหรับการโพสต์ (ลองคิดดูว่ามีกี่รายการต่อวันหรือสัปดาห์) แต่ยังต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะได้รับการอนุมัติ การทำเช่นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้แคมเปญโซเชียลมีเดียที่คำนึงถึงเวลา

ตัวอย่างเช่น คุณอาจคาดหวังให้โพสต์ได้รับการอนุมัติภายใน 24 หรือ 48 ชั่วโมงหลังจากที่ส่งไปเผยแพร่ สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมของคุณมีช่องว่างเล็กน้อยในแง่ของตารางเวลา แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาดำเนินการอย่างทันท่วงที

ปฏิทินการเผยแพร่ของ Sprout ให้มุมมองมุมสูงของปฏิทินเนื้อหาของคุณ (ตามวัน สัปดาห์และเดือน) ในเวลาใดก็ตาม สิ่งนี้ทำให้ทุกคนในทีมโซเชียลของคุณมีความสามารถในการทำความเข้าใจว่าต้องเผยแพร่อะไรและยังต้องมีการอนุมัติอะไรบ้าง

4. รักษาเสียงแบรนด์ของคุณให้สอดคล้องกับแนวทางสไตล์

ยิ่งคุณมีผู้ทำงานร่วมกันในกระบวนการเวิร์กโฟลว์เนื้อหามากเท่าใด ก็ยิ่งต้องใส่ใจกับเสียงของแบรนด์มากขึ้นเท่านั้น

คิดเกี่ยวกับมัน เมื่อข้อความย้ายจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง บุคคลนั้นในเวิร์กโฟลว์มีโอกาสที่จะใส่ "ตราประทับ" ที่สร้างสรรค์ไว้บนนั้น

คุณไม่ต้องการให้น้ำเสียงของแบรนด์คุณหายไปในกระบวนการนี้ ตัวอย่างเช่น หากแบรนด์ "จริงจัง" แบบเดิมๆ อาจสร้างความรำคาญใจที่จะนำเสนอมส์แบบไม่รู้จบ

สิ่งนี้บ่งบอกถึงความสำคัญของการมีคู่มือสไตล์ที่คุณสามารถชี้ให้เห็นได้ การเน้นย้ำถึงเสียงและคุณค่าของแบรนด์ของคุณ เอกสารดังกล่าวสามารถบอกสมาชิกในทีมว่าแบรนด์ของคุณเกี่ยวกับอะไร วิธีนี้ช่วยให้เริ่มต้นสมาชิกใหม่ของทีมโซเชียลหรือผู้ทำงานร่วมกันที่เป็นบุคคลที่สามซึ่งอาจไม่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น

5. อย่าลืมเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังพยายามสร้างกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดีย แสดงว่าคุณกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงเนื้อหาของคุณอย่างเห็นได้ชัด

ดังนั้นคุณจึงไม่ลืมที่จะเพิ่มประสิทธิภาพแต่ละโพสต์โดยพิจารณาจากแต่ละเครือข่ายที่เผยแพร่ไป

ระหว่างการจำกัดจำนวนอักขระและข้อมูลประชากรของผู้ชม โพสต์บน Twitter, LinkedIn และ Facebook ต่างก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

ก่อนเผยแพร่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละโพสต์ได้รับการปรับให้เหมาะสม ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์แฮชแท็กของ Sprout ชี้ไปที่แท็กยอดนิยมและเกี่ยวข้องกับเนื้อหาของคุณไม่ว่าจะโพสต์ที่ใด

6. ยึดตามกำหนดการเผยแพร่และการอนุมัติ

ส่วนสุดท้ายในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณคือการเผยแพร่ ไม่มีเกมง่ายๆใช่มั้ย?

แต่คุณจะตัดสินใจอย่างไรเมื่อเนื้อหาของคุณได้รับการเผยแพร่ เช่นเดียวกับที่คุณมีไทม์ไลน์สำหรับการอนุมัติ คุณควรยึดไทม์ไลน์ในการเผยแพร่และกำหนดเวลาเนื้อหาของคุณในทำนองเดียวกัน

สิ่งนี้แสดงถึง win-win สำหรับทีมและผู้ติดตามของคุณ คุณจะเข้าสู่จังหวะและกิจวัตรของการอนุมัติเมื่อคุณสร้างและเผยแพร่เนื้อหาให้กับลูกค้าของคุณเป็นประจำ ดีใช่มั้ย?

ความสม่ำเสมอขึ้นอยู่กับโซเชียลมีเดีย ด้วย Sprout คุณสามารถวางแผนเนื้อหาของคุณตามเวลาที่กำหนดหรือใช้คุณสมบัติเช่น ViralPost เพื่อเผยแพร่เมื่อผู้ติดตามของคุณมีส่วนร่วมมากที่สุด

ประโยชน์ของการสร้างกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียคืออะไร?

เฮ้ คำถามที่ยุติธรรม

การสร้างกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียควรมีความสำคัญสำหรับนักการตลาดในปัจจุบัน ที่กล่าวว่าการทำเช่นนี้เกี่ยวข้องกับการลงทุนเริ่มต้นของเวลาของคุณ

การลงทุนนั้นคุ้มค่าในระยะยาวแม้ว่า ต่อไปนี้คือบทสรุปโดยย่อว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหามีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในท้ายที่สุดอย่างไร

การแจ้งเตือนน้อยลงและความสับสนวุ่นวายสำหรับนักการตลาด

ทุกสิ่งที่คุณทำได้เพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นในฐานะนักการตลาดถือเป็นข้อดีอย่างมาก

ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องจมอยู่ในการแจ้งเตือนของ Slack หรือกรองอีเมลไปมาอย่างไม่รู้จบเพื่อเผยแพร่เนื้อหาทางสังคม

ด้วยการใช้เครื่องมืออย่าง Sprout การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับสังคมทั้งหมดของคุณจะอยู่ในที่เดียว ซึ่งจะทำให้มองเห็นได้ชัดเจนและมีโอกาสน้อยลงที่ข้อความจะถูกมองข้ามหรือฝังอยู่ในโฟลเดอร์สแปมของคุณ

ความสามารถในการติดตามงาน สิ่งที่ต้องทำ และการอนุมัติ หมายความว่าไม่ต้องเดาซ้ำอีกว่า "อะไรจะเกิดขึ้น" กับแคมเปญโซเชียลของคุณ

ย้อนเวลาอันมีค่าในตารางของคุณ

การทำงานภายในแพลตฟอร์มเดียวสำหรับการอนุมัติและเผยแพร่ทางโซเชียลมีเดียนั้นช่วยประหยัดเวลาได้มาก

จาก Facebook ไปจนถึง Instagram และอื่นๆ ครีเอทีฟโฆษณาทั้งหมดของคุณถูกรวมเข้าไว้ด้วยกัน แทนที่จะตีกลับระหว่างแต่ละเครือข่าย Sprout ช่วยให้คุณจัดการแคมเปญโซเชียลทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าคุณจะเผยแพร่ไปที่ใด

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็นและการควบคุมความเสียหาย

นี่เป็นเรื่องใหญ่

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการเข้าสู่โหมดการจัดการวิกฤต คุณต้องมีกระบวนการอนุมัติทางโซเชียลมีเดีย

เมื่อคนหลายคนในทีมของคุณมีโอกาสที่จะทำหน้าที่เป็นชุดที่สองในการดูแลเนื้อหาของคุณ คุณมักจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็น เช่น:

• ลิงค์เสีย
• ทวีตหรือโพสต์ที่ไม่ละเอียดอ่อนหรือนอกแบรนด์
• ข้อมูลที่ผิด
• โปรโมชั่นที่ผิดพลาด

จากทั้งหมดที่กล่าวมาสามารถสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของแบรนด์และผลกำไรของคุณได้ ด้วยกระบวนการอนุมัติที่กำหนดไว้ ง่ายกว่ามากในการจับข้อผิดพลาดเหล่านี้และดึงข้อผิดพลาดเหล่านี้ออกจากตา

ความรับผิดชอบต่อความพยายามในโซเชียลมีเดียของคุณ

ธุรกิจต้องการให้ทีมโซเชียลรับผิดชอบต่องานของตนอย่างถูกต้อง

ตั้งแต่การปรับงบประมาณสำหรับโซเชียลมีเดียไปจนถึงการเน้นย้ำการมีส่วนร่วมของแต่ละคนในแคมเปญ การติดตามกระบวนการอนุมัติของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดการควรสามารถเข้าใจวิธีที่นักการตลาดร่วมมือกัน และใครกำลังทำอะไรในแง่ของบทบาทของพวกเขา

เครื่องมือต่างๆ เช่น Sprout ติดตามกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียจากจุด A ไปยังจุด B ซึ่งรวมถึงผู้ที่อัปโหลดเนื้อหาและย้ายเวิร์กโฟลว์ไปพร้อม ๆ กันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประสิทธิภาพของเนื้อหาหลังเหตุการณ์ด้วย

จุดประสงค์ของกระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียคือการเพิ่มประสิทธิภาพของทีมและดูแลให้เนื้อหาที่คุณกำลังสร้างนั้นเหมาะสมกับลูกค้าของคุณ การตรวจสอบและประเมินเวิร์กโฟลว์ของคุณช่วยให้คุณเห็นว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณมีส่วนร่วมในความพยายามนั้นอย่างไร

บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเพิ่มขึ้นของทีมที่อยู่ห่างไกลและกระจายออกไป การทำงานร่วมกันเป็นความคาดหวังสำหรับทีมในปัจจุบัน

ส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกันหมายถึงการกำหนดเป้าหมาย ด้วยกระบวนการอนุมัติทางโซเชียลมีเดีย คุณสามารถนำทีมภายนอกเข้ามารวมกันเพื่อให้ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับปรุงแคมเปญของคุณ

ตัวอย่างเช่น มีการบันทึกไว้อย่างดีว่าความสอดคล้องระหว่างการขายและการตลาดทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีกว่าจากทั้งสองอย่าง แทนที่จะแยกสังคมออกจากส่วนที่เหลือของธุรกิจของคุณ ให้พิจารณาการรวมแผนกและผู้มีอำนาจตัดสินใจเพื่อจัดแคมเปญของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายของธุรกิจของคุณ

และด้วยเหตุนี้ เราจึงสรุปคำแนะนำของเรา!

กระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดียของคุณเป็นอย่างไร?

ฟัง: นักการตลาดไม่สามารถเพียงแค่ "ปีก" อีกต่อไป

ด้วยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดียที่กำหนดไว้ คุณจึงส่งเสริมธุรกิจของคุณให้ทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างเนื้อหาโซเชียลที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การทำเช่นนี้ยังหมายถึงการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็นและประหยัดเวลาร้ายแรงอีกด้วย

เคล็ดลับข้างต้นและเครื่องมืออย่าง Sprout เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้เกิดขึ้น หากคุณสนใจในสิ่งที่แพลตฟอร์มของเราสามารถทำได้เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำการตลาดเพื่อสังคมของคุณ ขอตัวอย่างวันนี้และดูด้วยตัวคุณเอง!