สิ่งที่หน่วยงานภาครัฐจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเก็บข้อมูลโซเชียลมีเดีย

มีการจัดการโซเชียลมีเดีย แล้วก็มีการจัดการโซเชียลมีเดียสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ท้ายที่สุดแล้ว มีใครอีกบ้างที่สามารถพูดได้ว่าโพสต์ของตนถือเป็นบันทึกสาธารณะภายใต้ Freedom of Information Act (FOIA)

เพื่อรักษาการปฏิบัติตามกฎหมาย องค์กรภาครัฐต้องใช้แนวปฏิบัติในการเก็บข้อมูลโซเชียลมีเดียอย่างละเอียด ไม่ใช่งานที่น่าตื่นเต้นที่สุด แต่เป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องเอเจนซี่ของคุณจากความเสี่ยงในอนาคต มีเครื่องมือโซเชียลมีเดียจำนวนหนึ่งที่ช่วยให้หน่วยงานของรัฐจัดการกระบวนการนี้ได้ แต่ก่อนที่จะตัดสินใจเลือก คุณต้องเข้าใจแนวทางเฉพาะของรัฐในการเก็บรักษาบันทึกโซเชียลมีเดีย

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงพื้นฐานของการเก็บถาวรโซเชียลมีเดีย เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

โปรดทราบ: ข้อมูลที่ให้ไว้ในบทความนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำทางกฎหมายอย่างเป็นทางการ โปรดตรวจสอบข้อจำกัดความรับผิดชอบฉบับเต็มของเราก่อนที่จะอ่านเพิ่มเติม

• การเก็บถาวรโซเชียลมีเดียคืออะไร?
• เหตุใดการเก็บถาวรโซเชียลมีเดียจึงมีความสำคัญสำหรับหน่วยงานภาครัฐ
• อย่างไรและเมื่อใดที่จะเก็บถาวรเนื้อหาโซเชียลมีเดีย
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บถาวรโซเชียลมีเดีย
• เครื่องมือเก็บถาวรโซเชียลมีเดียเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

การเก็บถาวรโซเชียลมีเดียคืออะไร?

การเก็บถาวรโซเชียลมีเดียเป็นแนวทางปฏิบัติในการสำรองเนื้อหาที่แบ่งปันโดยและกับองค์กรเพื่อให้สามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง การสำรองข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องโดยองค์กรเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายบันทึกสาธารณะ

ต่างจากบันทึกสาธารณะแบบเดิมๆ บันทึกบนโซเชียลมีเดียสามารถมองเห็นได้ทันทีต่อสาธารณะเมื่อเอเจนซี่ของคุณและองค์ประกอบของคุณสร้างขึ้น ความคิดเห็น การตอบกลับ การกล่าวถึง และ DM ที่ถูกต้องตามกฎหมาย (เช่น ไม่ใช่สแปม) ทั้งหมดสามารถนับเป็นบันทึกสาธารณะเมื่อเผยแพร่บนโปรไฟล์โซเชียลของคุณ

รัฐหลายแห่ง แต่ไม่ใช่ทั้งหมด ได้ออกคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับบันทึกสาธารณะบนโซเชียลมีเดียและการจัดเก็บบันทึกเหล่านั้น ไปที่เว็บไซต์กระทรวงการต่างประเทศของคุณเพื่อดูแนวทางปฏิบัติล่าสุดสำหรับแนวปฏิบัติในการเก็บข้อมูลโซเชียลมีเดียของคุณ

เหตุใดการเก็บถาวรโซเชียลมีเดียจึงมีความสำคัญสำหรับหน่วยงานภาครัฐ

การเก็บถาวรเนื้อหาโซเชียลมีเดียเป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญในการรักษาความโปร่งใส หากไม่มีกระบวนการเก็บบันทึกเฉพาะโซเชียลมีเดีย องค์กรของคุณอาจไม่สามารถปฏิบัติตามคำขอ FOIA สำหรับข้อมูลนั้นได้

FOIA อาจประกาศใช้ในปี 1966 แต่การใช้งานนั้นกว้างพอที่จะนำไปใช้กับเทคโนโลยียุคใหม่ผ่านคำจำกัดความของคำว่า "บันทึก" ภายใต้ FOIA บันทึกจะถือเป็นงานเขียนใดๆ ที่สร้างหรือได้รับโดยหน่วยงานหรืออยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยงาน ณ เวลาที่ร้องขอ นั่นรวมถึงหนังสือ เอกสาร ภาพถ่าย วิดีโอ และแน่นอนว่ารวมถึงเนื้อหาโซเชียลมีเดีย

ภายใต้โซเชียลมีเดีย ข้อมูลดังกล่าวมีมากกว่าเนื้อหาของโพสต์ ความคิดเห็น การตอบกลับ และการถูกใจยังนับเป็นบันทึกที่ได้รับซึ่งจะต้องถูกเก็บถาวรภายใต้ FOIA ด้วย แม้แต่การอัปเดตที่ตรงไปตรงมา เช่น โพสต์นี้จากเพจ Facebook ของเมืองลาสเวกัส ยังอยู่ภายใต้หลักปฏิบัติในการเก็บข้อมูลบนโซเชียลมีเดีย

หน่วยงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งค่ากระบวนการเก็บข้อมูลโซเชียลมีเดียของตนเอง แพลตฟอร์มจะรักษาเนื้อหาโซเชียลมีเดียไว้ แต่จะนานเท่านั้น เครือข่ายสังคมออนไลน์ เช่น Facebook, X (เดิมชื่อ Twitter), Instagram หรือ LinkedIn เป็นบริษัทเอกชน สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ผูกมัดโดย FOIA ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องรักษาเนื้อหาของผู้ใช้ไว้อย่างไม่มีกำหนด เมื่อเนื้อหานั้นหายไป ก็มีแนวโน้มว่าจะหายดี

อย่างไรและเมื่อใดที่จะเก็บถาวรเนื้อหาโซเชียลมีเดีย

โซเชียลมีเดียถือเป็นบันทึกสาธารณะทั่วสหรัฐอเมริกา แต่บางรัฐมีกฎหมายการเก็บรักษาบันทึกสาธารณะที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งมีผลกระทบต่อวิธีและเวลาในการเก็บถาวรเนื้อหาโซเชียล

หากรัฐของคุณไม่มีกฎหมายเฉพาะเกี่ยวกับวิธีจัดการกับการเก็บถาวรโซเชียลมีเดีย ฝ่ายบริหารหอจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติเสนอแนวทางในการดำเนินการอย่างถูกต้อง วิธีการเหล่านี้ได้แก่:

• การใช้ RSS Feeds ตัวรวบรวม หรือวิธีการด้วยตนเองเพื่อบันทึกเนื้อหา
• การใช้เครื่องมือที่สร้างไว้ในแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเพื่อส่งออกเนื้อหา
• การใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันเฉพาะแพลตฟอร์ม (หรือที่เรียกว่า API) เพื่อดึงเนื้อหา

หากเอเจนซี่ของคุณใช้โซเชียลมีเดียเป็นประจำในหลายแพลตฟอร์ม คุณจะต้องใช้แนวทาง API ฟังดูซับซ้อน แต่เครื่องมือและบริการของบุคคลที่สามเหล่านี้ช่วยลดความยุ่งยากในการรวมและจัดระเบียบเนื้อหาขาออกและขาเข้าด้วยตนเองซึ่งใช้เวลานาน

แง่มุม “เมื่อใด” ของการเก็บถาวรโซเชียลมีเดียส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับวิธีการที่คุณเลือก หากคุณวางแผนที่จะเก็บถาวรเนื้อหาด้วยตนเอง คุณจะต้องเก็บถาวรเป็นรายสัปดาห์หรือรายวันเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้งานล้นหลามเกินไป อย่างไรก็ตาม หากคุณเก็บถาวรโดยใช้เครื่องมือสนับสนุน คุณสามารถเก็บถาวรได้เป็นรายไตรมาส

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บถาวรโซเชียลมีเดีย

แนวคิดในการบันทึกและเก็บรักษาทุกโพสต์ ความคิดเห็น และการโต้ตอบในการแสดงตนบนโซเชียลมีเดียของเอเจนซีอาจดูน่ากังวล แต่อย่าตื่นตระหนก ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่ล้นมือ

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการจัดการบันทึก

การปล่อยให้การเก็บถาวรบนโซเชียลมีเดียเป็นความรับผิดชอบของทุกคนโดยไม่ทำให้ใครเป็นหน้าที่ ทำให้เอเจนซี่ของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่จัดการหลายโปรไฟล์ข้ามแพลตฟอร์ม ยิ่งคุณแชร์ข้อมูลบนโซเชียลมากเท่าใด บันทึกก็จะสูญหายได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

หลีกเลี่ยงชะตากรรมนี้ด้วยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโซเชียลมีเดียที่สำคัญ ทำงานร่วมกันเพื่อระบุสิ่งต่อไปนี้:

• ใครจะเป็นผู้ชี้ประเด็นในการเก็บข้อมูลโซเชียลมีเดีย? บุคคลนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาและดูแลรักษากระบวนการเก็บบันทึกข้อมูลให้ทันสมัยเมื่อเกี่ยวข้องกับโซเชียลมีเดีย พวกเขายังรับผิดชอบในการดำเนินการหรือการมอบหมายหน้าที่การเก็บถาวรตามจังหวะที่กำหนดไว้ขององค์กรของคุณ
• ควรเก็บโพสต์บ่อยแค่ไหน? ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ขึ้นอยู่กับวิธีการเก็บข้อมูลที่คุณต้องการเป็นส่วนใหญ่
• เนื้อหาที่เก็บถาวรจะถูกจัดเก็บไว้ที่ไหนและใครบ้างที่สามารถเข้าถึงได้ การเปิดไฟล์ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันทำให้หน่วยงานต้องรับผิดชอบต่อผู้ไม่ประสงค์ดีที่อาจยุ่งเกี่ยวกับเนื้อหาที่เก็บถาวร เพื่อความปลอดภัย ให้กำหนดตำแหน่งที่สามารถจัดเก็บบันทึก (และการสำรองข้อมูล) ได้อย่างปลอดภัย

เสริมสร้างสิ่งที่นับเป็นบันทึกสาธารณะตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้ง

เมื่อผู้คนนึกถึง 'FOIA' พวกเขานึกถึงเอกสาร รูปภาพ และอีเมล โพสต์บนโซเชียลมีเดียมักไม่ใช่เรื่องที่อยู่ในใจเสมอไป ขึ้นอยู่กับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนในองค์กรของคุณเข้าใจคำจำกัดความที่แท้จริงของบันทึกสาธารณะและจุดที่โซเชียลมีเดียปะปนอยู่

รวมข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาที่ถือว่าเป็นบันทึกสาธารณะในรัฐของคุณในระหว่างการฝึกอบรมพนักงานและเซสชันการเริ่มต้นใช้งาน อัปเดตนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณเพื่อรวมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำอย่างชัดเจนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโซเชียลมีเดีย บางครั้งอาจรู้สึกเหมือนมีการสื่อสารมากเกินไป แต่เมื่อพูดถึงภาครัฐ ย่อมดีกว่าปลอดภัยกว่าเสียใจเสมอ

ทบทวนนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณเป็นประจำ

เครือข่ายโซเชียลมีเดียเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง และการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นอาจดูเหมือนอะไรก็ได้ ตั้งแต่ข้อกำหนดในการให้บริการใหม่ไปจนถึงคุณสมบัติใหม่ การอัปเดตทั้งหมดเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแนวทางขององค์กรของคุณต่อกระบวนการเก็บถาวรโซเชียลมีเดีย นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณจึงจำเป็นต้องทบทวนนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณเป็นประจำ

นโยบายโซเชียลมีเดียที่ดีกล่าวถึงหัวข้อต่างๆ มากมาย รวมถึงหลักเกณฑ์เกี่ยวกับบัญชีส่วนบุคคล กฎการเชื่อมโยงองค์กร และหลักเกณฑ์ทางกฎหมาย หัวข้อเหล่านี้ยังไม่คงที่ ดังนั้นจึงควรกลับมาทบทวนเป็นประจำหรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแพลตฟอร์มครั้งใหญ่เกิดขึ้น

เครื่องมือเก็บถาวรโซเชียลมีเดียเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

เมื่อคุณมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการอ้างอิงแล้ว คุณก็พร้อมที่จะลองใช้เครื่องมือบางอย่างแล้ว แพลตฟอร์มต่อไปนี้จะช่วยคุณจัดการความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพลดลง

1. งอกสังคม

Sprout Social รวมการตั้งเวลาโซเชียลมีเดีย การรายงาน การฟัง และการเก็บถาวรไว้ในเครื่องมือส่วนกลางที่เดียว ซึ่งสนับสนุนขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ในกรณีที่มีการร้องขอบันทึก นักการตลาดสามารถแสดงโพสต์ที่เฉพาะเจาะจงได้โดยใช้เครื่องมือค้นหาในส่วน การ เผยแพร่ ความคิดเห็นและการตอบกลับที่เกี่ยวข้องสามารถพบได้โดยใช้เครื่องมือค้นหาใน กล่องจดหมายอัจฉริยะ

หน่วยงานภาครัฐยังสามารถใช้ การส่งออกกล่องจดหมาย ของ Sprout เพื่อส่งออกโพสต์ ข้อความ และบทวิจารณ์จากกล่องจดหมายอัจฉริยะไปยังไฟล์ CSV เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกได้อย่างรวดเร็ว การส่งออกเหล่านี้จัดทำเอกสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลเมตาแบบละเอียด รวมถึงประเภทข้อความและการประทับเวลา ผู้ใช้ Sprout ที่ส่งหรือแก้ไขแต่ละข้อความ และลิงก์ถาวรไปยังข้อความในเครือข่ายดั้งเดิม

ขอการสาธิต

3. เอกสารเก่าสังคม

ArchiveSocial เป็นโซลูชันการเก็บถาวรโซเชียลมีเดียที่ขับเคลื่อนโดย CivicPlus เครื่องมือนี้สนับสนุนนักการตลาดในหน่วยงานภาครัฐด้วยการเก็บรักษาบันทึกแบบเรียลไทม์โดยปฏิบัติตามกฎหมายบันทึกสาธารณะ แม้ว่า CivicPlus จะนำเสนอผลงานโซลูชันสำหรับองค์กรภาครัฐ แต่ ArchiveSocial ก็เป็นโซลูชันเฉพาะจุดที่เน้นไปที่การเก็บถาวรทั้งหมด

3.เพจฟรีซเซอร์

Pagefreezer เป็นอีกหนึ่งโซลูชันการเก็บถาวรดิจิทัลแบบเรียลไทม์ที่สนับสนุนการเก็บรักษากิจกรรมบนเว็บและโซเชียลมีเดียอย่างเหมาะสม เครื่องมือนี้ช่วยให้องค์กรทุกขนาดสามารถเก็บรักษาเนื้อหาดิจิทัลบนโซเชียลและอื่น ๆ ได้อย่างถาวร จากนั้นจึงเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรเหล่านั้นและเล่นซ้ำราวกับว่ายังคงมีการเผยแพร่อยู่ แม้ว่า Pagefreezer จะให้มากกว่าแค่การเก็บถาวรทางสังคม แต่พวกเขาไม่ได้เสนอความสามารถในการกำหนดเวลา การรายงาน หรือการฟังโซเชียลมีเดียใดๆ

ปรับปรุงแนวทางของคุณในการเก็บถาวรโซเชียลมีเดียด้วย Sprout

ด้วย Sprout Social หน่วยงานของรัฐสามารถรวมการจัดการโซเชียลมีเดียและการเก็บถาวรไว้ภายใต้รายการงบประมาณเดียว ขณะเดียวกันก็รักษาระดับการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งไว้ได้

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมว่า Sprout ช่วยให้หน่วยงานภาครัฐสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านพลังของโซเชียลมีเดียได้อย่างไร โปรดนัดหมายการสาธิตวันนี้

ข้อสงวนสิทธิ์

ข้อมูลที่ให้ไว้ในบทความนี้ไม่ได้และไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำทางกฎหมายอย่างเป็นทางการ ข้อมูล เนื้อหา ประเด็น และเนื้อหาทั้งหมดมีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลบนเว็บไซต์นี้อาจไม่ใช่ข้อมูลทางกฎหมายหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นปัจจุบันที่สุด การนำแนวทางปฏิบัติใดๆ ที่ให้ไว้ในบทความนี้ไม่ได้รับประกันว่าความเสี่ยงทางกฎหมายของคุณจะลดลง ผู้อ่านบทความนี้ควรติดต่อทีมกฎหมายหรือทนายความของตนเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับประเด็นทางกฎหมายใดๆ และควรงดเว้นจากการดำเนินการตามข้อมูลในบทความนี้โดยไม่ขอคำแนะนำทางกฎหมายที่เป็นอิสระก่อน การใช้และการเข้าถึงบทความนี้หรือลิงก์หรือแหล่งข้อมูลใด ๆ ที่มีอยู่ภายในไซต์ไม่สร้างความสัมพันธ์ระหว่างทนายความกับลูกค้าระหว่างผู้อ่าน ผู้ใช้ หรือเบราว์เซอร์ และผู้มีส่วนร่วมหรือสำนักงานกฎหมายที่มีส่วนร่วม มุมมองที่แสดงโดยผู้มีส่วนร่วมในบทความนี้เป็นความคิดเห็นของตนเองและไม่ได้สะท้อนถึงมุมมองของ Sprout Social ความรับผิดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการหรือไม่ดำเนินการตามเนื้อหาของบทความนี้ขอปฏิเสธความรับผิดชอบอย่างชัดแจ้ง