เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการเป็นเจ้าภาพการประชุมหรืองานเสมือนที่ประสบความสำเร็จ

เนื่องจากการระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทำให้การเดินทางและการพบปะสังสรรค์ในคนแน่นแฟ้น การประชุมเสมือนจริงและกิจกรรมต่างๆ ได้เข้ามาแทนที่การประชุมแบบตัวต่อตัว แทนที่จะเป็นการหยุดชะงักเหล่านี้ทำให้การวางแผนช้าลง ดูเหมือนว่าจะมีกิจกรรมมากกว่าที่เคย ระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บกับงานเปิดตัวและการประชุมในอุตสาหกรรม

เนื่องจากกิจกรรมเสมือนจริงเหล่านี้มีอยู่ทั่วไปในปัจจุบัน การเตรียมตัวและกลยุทธ์ที่กำหนดไว้จึงเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความโดดเด่นจากฝูงชน กิจกรรมเสมือนจริงไม่ใช่แนวคิดใหม่ ธุรกิจที่ส่งตรงถึงผู้บริโภคมักมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ดิจิทัลเท่านั้นและฟีเจอร์โซเชียลมีเดียทำให้สิ่งเหล่านี้ง่ายขึ้นและง่ายขึ้น

หากคุณกำลังจัดการประชุมเสมือนจริงหรืองานกิจกรรมเป็นครั้งแรก ให้เตรียมเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จ

ประเภทของการประชุมและกิจกรรมเสมือนจริง

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อหน้าจำนวนมากสามารถแปลงเป็นประสบการณ์ดิจิทัลได้ตราบเท่าที่คุณวางแผนที่จำเป็นไว้ล่วงหน้า การประชุมในอุตสาหกรรมที่หนักหน่วงด้วยการนำเสนอและวิทยากรทำงานในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง แต่คุณจะต้องคิดให้ดีด้วยว่างานเครือข่ายแบบต่อหน้าปกติของงานจะได้ผลจริงอย่างไร ผู้คนไปที่กิจกรรมประเภทนี้เพียงบางส่วนสำหรับการสนทนาอย่างกะทันหันและเหตุการณ์เครือข่ายดาวเทียมที่เกิดขึ้น

นอกเหนือจากการประชุมในอุตสาหกรรมแล้ว เราได้เห็นตัวอย่างกิจกรรมเสมือนจริงมากมาย เช่น เทศกาล คอนเสิร์ต การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การรวมตัวของบริษัท และแม้แต่ชั่วโมงแห่งความสุข มีทางเลือกเสมือนจริงสำหรับกิจกรรมเกือบทุกประเภท

1. งบประมาณ งบประมาณ งบประมาณ

เพียงเพราะว่าตอนนี้เป็นกิจกรรมเสมือนจริงไม่ได้หมายความว่าคุณจะทุ่มงบประมาณทิ้งไป ได้ คุณจะสามารถประหยัดการพิมพ์ การสนับสนุนด้านเทคนิคแบบตัวต่อตัว การจองสถานที่ และป้าย แต่อย่าลบล้างการตลาดทั้งหมด กิจกรรมเสมือนจริงมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ากิจกรรมที่เข้าร่วมด้วยตนเอง แต่ยิ่งคุณมีกิจกรรมและการเข้าร่วมมากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องใช้งบประมาณมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเทคโนโลยีที่สนับสนุน

การเปลี่ยนสถานที่จัดงานคือซอฟต์แวร์หรือแอปที่คุณจะใช้เพื่อจัดกิจกรรม จำนวนผู้เข้าร่วม ทั้งวิทยากรและผู้เข้าร่วมประชุม และระดับการโต้ตอบที่คุณต้องการจะเป็นตัวกำหนดประเภทของแพลตฟอร์มการจัดการที่คุณจะใช้ บางกิจกรรมเกิดขึ้นบน Instagram Live ทั้งหมด ในขณะที่บางกิจกรรมเป็นวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าซึ่งเผยแพร่ตามเวลาที่กำหนด

การสนับสนุนเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนงาน ดังนั้นหากคุณยังคงต้องการส่งของขวัญหรือจัดชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนจริง อย่าลืมปรับเปลี่ยนแผนการสนับสนุนของคุณให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการสำหรับกิจกรรมเสมือนจริง ร้านค้าส่วนตัวที่จะไปร่วมงาน? ตอนนี้สามารถเป็นร้านค้าออนไลน์ dropship ที่มีข้อเสนอพิเศษหรือข้อเสนอพิเศษสำหรับผู้เข้าร่วม..

รายการด้านงบประมาณอื่นๆ ที่คุณต้องพิจารณาซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมเสมือนจริง ได้แก่ การโปรโมตบนโซเชียลมีเดียอย่างหนัก คำบรรยายสด การกลั่นกรองความคิดเห็น และการโฮสต์วิดีโอและเอกสารหลังจากงานจบลง กิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ เช่น การสัมมนาผ่านเว็บและการสตรีมมิงแบบสดตลอดทั้งวันไม่จำเป็นต้องมีทั้งหมด ดังนั้นให้ตรวจสอบสิ่งที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญและสิ่งที่คุณสามารถตัดออกจากงบประมาณของคุณ

2. ผสมสตรีมสดและวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

การตัดสินใจเกี่ยวกับตารางเวลาและการพูดคุยที่คุณไม่อยากพลาดถือเป็นส่วนสำคัญของการประชุม ประโยชน์ของกิจกรรมเสมือนจริงคือคุณมักจะสามารถชมการพูดคุยที่คุณพลาดไป แต่จะมีประโยชน์อะไรหากได้ดูภายหลัง? เพิ่มสีสันให้กับกิจกรรมของคุณและทำให้พวกเขาน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมสดด้วยสตรีมสดแสนสนุก ห้องกลุ่มย่อยเสมือนจริง หรือการแชทสนทนา และสื่อเชิงโต้ตอบอื่นๆ

วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าช่วยให้ลำโพงของคุณไม่ต้องสนใจปัญหาด้านเทคโนโลยีใดๆ และยังอนุญาตให้แก้ไขหากจำเป็น ในตอนท้ายของแต่ละเซสชัน คุณสามารถให้วิทยากรเข้าร่วมในวิดีโอสดหรือในห้องสนทนาเพื่อตอบคำถามได้ เช่นเดียวกับในกิจกรรมแบบตัวต่อตัว

California Academy of Sciences เคยมีกิจกรรม NightLive ทุกสัปดาห์ แต่ละงานมีหัวข้อและรวมถึงวิทยากรและการสาธิตที่เกี่ยวข้อง ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ พิพิธภัณฑ์ได้แปลงกิจกรรมรายสัปดาห์เหล่านี้เป็น Virtual NightLife และ NightSchool ซึ่งเป็นทั้งกิจกรรมการสตรีมสดที่สะท้อนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง การมีสิ่งเหล่านี้บน Facebook Live ช่วยส่งเสริมความคิดเห็นและบันทึกวิดีโอไว้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมในอนาคตได้รับชม

สตรีมสดไม่ว่าจะบน Facebook Live, Instagram หรือแพลตฟอร์มการสตรีมอื่น ๆ มีการโต้ตอบกันมากขึ้นสำหรับทุกคนและเพิ่มมูลค่าหากผู้เข้าร่วมต้องจ่ายเงินเพื่อเข้าร่วม

การผสมผสานวิดีโอทั้งสองประเภทเข้าด้วยกันในเหตุการณ์เดียวทำให้ทั้งสนุกและน่าจดจำ โดยเอาชนะปัจจัยด้านคุณภาพที่วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าอย่างเคร่งครัดสามารถมีได้

3. เตรียมวิทยากรของคุณ

สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิทยากรของคุณเตรียมพร้อมอย่างเต็มที่ กิจกรรมขนาดใหญ่ควรทำการทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ต ระดับความสะดวกสบายด้วยเทคโนโลยีและการตรวจสอบไมค์ การสตรีมสดและการใช้แพลตฟอร์มกิจกรรมใดก็ตามที่คุณเลือกอาจเป็นประสบการณ์ใหม่สำหรับผู้บรรยายของคุณ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับสิ่งที่พวกเขาอาจเผชิญ พวกเขาจะต้องกลั่นกรองความคิดเห็นด้วยตนเองหรือไม่? พวกเขาจำเป็นต้องแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอสไลด์หรือไม่

สถานการณ์สมมติทั่วไปที่ควรเตรียมได้แก่:

• ค้นหาสภาพแวดล้อมทางกายภาพที่ดีที่สุดสำหรับลำโพงของคุณเพื่อลดการรบกวนและให้เสียงที่ชัดเจน ทดสอบ ฝึกฝน และเตรียมอุปกรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้พูดทั้งหมดจะออกอากาศที่ระดับเสียงใกล้เคียงกัน เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงระดับเสียงที่ไม่คาดคิดสำหรับผู้ชม
• หากแชร์หน้าจอหรือสตรีมแบบสด คำแนะนำในการปิดคอมพิวเตอร์ เช่น พักการแจ้งเตือนทั้งหมด
• แสดงความคิดเห็นหรือไม่แสดงความคิดเห็น? ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องมีบุคคลแยกต่างหากที่คอยกลั่นกรองความคิดเห็น เพื่อให้ผู้พูดสามารถมุ่งความสนใจไปที่การพูดคุยของพวกเขาได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาคุ้นเคยกับจรรยาบรรณของงานและวิธีจัดการกับผู้แสดงความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม
• ปัญหาด้านเทคโนโลยี จะเกิดอะไรขึ้นหากเทคโนโลยีของผู้พูดล้มเหลวหรือซอฟต์แวร์บกพร่องหรือสไลด์ไม่ทำงาน มีแผนสำรองพร้อมสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดเหล่านี้

สุดท้ายนี้ วิทยากรเป็นอีกแหล่งหนึ่งในการโปรโมตงานของคุณ คุณต้องการให้พวกเขาโฆษณาคำปราศรัยเพื่อให้ผู้ฟังปัจจุบันรู้สึกว่างานนี้คุ้มค่าที่จะเข้าร่วม เพื่อให้ผู้พูดทำสิ่งนี้ได้ง่ายขึ้น ให้เตรียมสื่อส่งเสริมการขายหลายรายการในขนาดโซเชียลมีเดียที่เหมาะสมและคำบรรยายใต้ภาพที่แนะนำ ด้วยวิธีนี้ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือกำหนดเวลาเนื้อหาและวางในคำอธิบายภาพ

4. ตั้งความคาดหวังสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมอุตสาหกรรมขนาดใหญ่หรือสตรีมแบบสดในหัวข้อเดียว คุณจำเป็นต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพว่าผู้เข้าร่วมประชุมควรคาดหวังอะไร เสียเวลาที่จะเข้าร่วมกิจกรรมเพียงเพื่อจะตระหนักว่าหัวข้อนั้นกว้างเกินไปหรือเหมาะสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน ให้ชัดเจนว่างานนี้มีไว้เพื่อใคร มันโดดเด่นกว่างานเสมือนอื่น ๆ ทั้งหมดอย่างไร?

หากคุณกำลังแปลงกิจกรรมแบบตัวต่อตัวเป็นกิจกรรมเสมือน คุณควรพูดถึงลักษณะสำคัญที่จะมีลักษณะออนไลน์ การต้อนรับและส่วนวิทยากรของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างไร เช่นเดียวกับกิจกรรมใดๆ เผยแพร่กำหนดการ แจ้งให้พวกเขาทราบหากมีการบันทึกไว้ล่วงหน้า หากมีความคิดเห็น มีการบันทึกงานนำเสนอหรือไม่ และการโต้ตอบจะเป็นอย่างไร วิดีโอของผู้เข้าร่วมจะเปิดหรือปิดหรือไม่ มีแฮชแท็กเพื่อให้สามารถทวีตสดหรือแชท Twitter เสริมได้หรือไม่?

Comic-Con ซึ่งเป็นงานอีเวนต์ที่ดึงดูดผู้เข้าร่วมกว่า 130,000 คนมาในอดีต กลายเป็นงานเสมือนจริงทั้งหมดในปี 2020 เพื่อจำลองประสบการณ์แบบตัวต่อตัว กำหนดการแข่งขันของอีเวนต์ การเสวนามากมาย ห้องแสดงสินค้าออนไลน์ ปาร์ตี้รับชม และอีกมากมาย

ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสร้างตารางกิจกรรมได้ง่ายมากและมีลิงก์ที่ถูกต้องเมื่อถึงเวลาต้องเข้าร่วม หากมีการใช้แพลตฟอร์มเหตุการณ์ ให้ส่งคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานและหากจำเป็นต้องดาวน์โหลด ควรพิจารณาคุณสมบัติการช่วยสำหรับการเข้าถึง เช่น คำบรรยายสดและการแปล ด้วยกิจกรรมเสมือนจริง คุณมีตัวเลือกในการขยายฐานผู้เข้าร่วมและสร้างลีดที่มีศักยภาพมากขึ้นและการมีส่วนร่วมที่มีความหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ไม่สามารถเดินทางไปร่วมงานสามารถเข้าร่วมงานเสมือนจริงได้

สุดท้ายนี้ ให้จัดสรรเวลาในการสร้างเครือข่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการประชุมอุตสาหกรรมที่มักจะมีองค์ประกอบนี้ ชั่วโมงแห่งความสุขที่โฮสต์โดยสปอนเซอร์ การสนทนาแบบตัวต่อตัว และห้องแบ่งกลุ่มเฉพาะเป็นวิธีส่งเสริมการสร้างเครือข่าย สำหรับแพลตฟอร์มใดก็ตามที่คุณตัดสินใจที่จะจัดงาน ขอแนะนำให้ผู้เข้าร่วมกรอกโปรไฟล์ให้ครบถ้วนเพื่อให้พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานในอุตสาหกรรมได้ง่ายขึ้น

5. วางแผนโปรโมชั่น ก่อน ระหว่าง & หลัง

การตลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งบนโซเชียลมีเดีย จะเป็นส่วนสำคัญในการเตรียมตัวของคุณ การจ่ายเงินสำหรับโฆษณาโซเชียลมีเดียเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับกิจกรรมดิจิทัล แต่อย่าลืมเกี่ยวกับหน้า Landing Page ของเหตุการณ์และการส่งจดหมายข่าว งานต่างๆ เช่น Sprout Sessions Digital 2020 มีตารางโปรโมชันเต็มรูปแบบซึ่งจะเริ่มก่อนงาน ความพยายามไม่ได้จบลงที่วันงานแต่อย่างใด งานเสมือนยังให้โอกาสมากมายในการนำสตรีมสดและเนื้อหาดิจิทัลกลับมาใช้ใหม่เป็นเวลาหลายสัปดาห์หลังจากเหตุการณ์จริง

โชคดีสำหรับคุณ กิจกรรมเสมือนจริงทำให้ง่ายต่อการติดตาม ROI ของคุณ ระหว่างการรับฟังโซเชียลมีเดีย รายงานการวิเคราะห์คำหลักและแท็ก และการวิเคราะห์โฆษณาดิจิทัล คุณพร้อมที่จะรู้ว่าแคมเปญของคุณทำงานได้ดีเพียงใด

MozCon ซึ่งเป็นงานอีเวนต์แบบตัวต่อตัว กลายเป็นดิจิทัลในปี 2020 หน้า Landing Page นั้นชัดเจนในสิ่งที่ผู้เข้าร่วมสามารถคาดหวังได้จากแง่มุมเสมือนจริง ยิ่งไปกว่านั้น การโปรโมตหลังงานยังมีชุดวิดีโอแบบชำระเงินที่คุณสามารถซื้อได้หากคุณพลาดการเข้าร่วม

การจัดกิจกรรมเสมือนจริงที่มีเซสชั่นวิดีโอหมายความว่าขณะนี้คุณมีขุมทรัพย์ของเนื้อหาที่มีให้คุณ เปลี่ยนรูปแบบเนื้อหาให้เป็นรูปแบบอื่นๆ เช่น ตอนของพอดแคสต์ กราฟิกอ้างอิง และบทความแบบยาว

หลังจากกิจกรรมสิ้นสุดลง ขอบคุณทุกคนที่เกี่ยวข้องและใช้แบบสำรวจติดตามผลเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างในครั้งต่อไป ผลการสำรวจเหล่านี้ยังสามารถกลายเป็นคำรับรองสำหรับการส่งเสริมงานในปีหน้าได้อีกด้วย

บทสรุป

การวางแผนและการเตรียมการคือเสาหลักของการเป็นเจ้าภาพการประชุมหรืองานเสมือนที่ประสบความสำเร็จ เมื่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้พูด ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ดำเนินรายการ รู้ว่าจะคาดหวังอะไรและจะเข้าร่วมอย่างไร จะทำให้ประสบการณ์ใช้งานราบรื่นขึ้นมาก เหตุการณ์เสมือนมีประโยชน์ในการลดต้นทุน การเข้าร่วมของผู้ชมที่กว้างขึ้น และติดตามการวิเคราะห์ได้ง่าย แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรมองข้ามรายการที่จำเป็นอื่นๆ

สาขาของกิจกรรมเสมือนจริงมีผู้คนหนาแน่นมากขึ้นทุกปี ดังนั้นคุณต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพว่าทำไมคุณถึงเป็นฝ่ายเข้าร่วม ไม่ใช่คนอื่น คุณสมบัติพิเศษ เช่น สตรีมแบบสดและถาม & ตอบแบบสดจะเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม

ตื่นเต้นที่จะเป็นเจ้าภาพการประชุมเสมือนจริงหรือกิจกรรมของคุณเอง แต่ต้องการแรงบันดาลใจบ้างไหม? ใช้การฟังทางสังคมเพื่อดูว่าช่องว่างใดสามารถเติมเต็มได้