การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 101: คู่มือฉบับย่อสำหรับแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลหรือองค์กรที่อยู่ภายในหรือภายนอกโครงการที่มีส่วนได้เสียในความสำเร็จ ความสนใจนั้นสามารถมีผลกระทบเชิงบวกหรือเชิงลบต่อการดำเนินโครงการ ดังนั้น การรู้จักผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มากกว่าความสามารถในการระบุได้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ คุณต้องจัดการพวกเขา มันเป็นงานใหญ่ คุณรู้ได้อย่างไรว่าใครต้องการอะไรเมื่อสื่อสารกับพวกเขาในระหว่างโครงการ? นั่นคือจุดเริ่มต้นของการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเริ่มต้นด้วยการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?

แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นภาพเมทริกซ์ความสนใจอิทธิพลสี่ด้านที่ใช้เพื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดหมวดหมู่ในแง่ของอิทธิพลและความสนใจในโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรีสำหรับ Excel

แกน y กำหนดระดับความสนใจ จากสูงสุดบนสุดไปต่ำสุดที่ด้านล่าง—หมายความว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์ของโครงการมากน้อยเพียงใด แกน x ของตารางวัดระดับอิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีผลกระทบต่อโครงการมากน้อยเพียงใด ตั้งแต่ระดับต่ำ (ด้านซ้าย) ไปจนถึงระดับสูง (ด้านขวา)

จากนั้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะถูกวางแผนบนแผนที่นี้ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาตกอยู่ในสองตัวชี้วัดนั้นอย่างไร

แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นก้าวแรกสู่การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยกำหนดความสัมพันธ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการ โดยจะแจ้งการตัดสินใจเกือบทุกอย่างที่ผู้จัดการโครงการทำเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงความถี่ของการประชุมและข้อมูลที่ได้รับเกี่ยวกับโครงการ

ความสำคัญของการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ มักจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก ซึ่งหมายถึงความคาดหวังมากมายและหลากหลาย หากไม่มีการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับอิทธิพลและความสนใจในโครงการ คุณจะมีปัญหาในการสื่อสารกับพวกเขาและทำให้พวกเขามีความสุข

แต่ก็เป็นถนนสองทางด้วย การมีการสื่อสารที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำให้ผู้จัดการโครงการมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งช่วยพวกเขาได้หลายวิธี ช่วยลดความเสี่ยงและค้นพบเป้าหมายที่แท้จริงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับโครงการ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นจุดเริ่มต้นของแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ โครงการไม่สามารถประสบความสำเร็จได้หากมีการสื่อสารเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ยิ่งมีการสื่อสารดีขึ้น โครงการก็จะยิ่งดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น และเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้ง่ายขึ้น

การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นวิธีการจัดการความคาดหวังเช่นกัน การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะทำให้คุณรู้ว่าพวกเขายืนหยัดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการ ดังนั้น ขณะดำเนินโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดการกับความคาดหวังเหล่านั้นได้ทีละน้อย ทำให้พวกเขาสอดคล้องกับโครงการเพื่อให้ทุกคนมีความสุขกับสิ่งที่ได้ส่งมอบ

ตัวอย่างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อให้ตัวอย่างและโอกาสในการสร้างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเอง ดาวน์โหลดเทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเรา มันให้เค้าร่างและสิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มรายละเอียด เทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราแสดงอยู่ด้านล่าง:

มีสี่วิธีในการจัดการการสื่อสารของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: จัดการอย่างใกล้ชิด ทำให้พวกเขาพึงพอใจ แจ้งให้พวกเขาทราบ หรือเพียงแค่ตรวจสอบพวกเขา

• หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีอิทธิพลในระดับสูงในโครงการแต่ไม่ได้รับความสนใจมากนัก พวกเขาควรจะพอใจ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาต้องการการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอและความคิดเห็นของพวกเขาก็มีความสำคัญ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลและความสนใจในระดับสูงต้องได้รับการจัดการอย่างใกล้ชิด นั่นหมายถึงการพบปะกับพวกเขามากกว่ากลุ่มที่อยู่ในหมวดหมู่ "รักษาความพึงพอใจ" และความคิดเห็นของพวกเขาก็มีความสำคัญต่อการตัดสินใจเช่นกัน
• ผู้ที่มีอิทธิพลต่ำกว่าและมีความสนใจสูงกว่ามักจะเป็นฐานลูกค้าของคุณ พวกเขาต้องการข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าด้วย แต่ไม่ใช่กับความถี่ของกลุ่ม "จัดการอย่างใกล้ชิด" และ "รักษาความพึงพอใจ" แน่นอนว่าผู้ที่มีทั้งอิทธิพลและความสนใจน้อยต้องได้รับการติดตาม แต่อาจจำเป็นต้องได้รับแจ้งถึงขั้นตอนใหญ่ในโครงการเท่านั้น

วิธีสร้างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณพร้อมที่จะสร้างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเริ่มกระบวนการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณจะต้องปฏิบัติตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้:

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากในโครงการ รายการที่คุณคิดจะขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ ผลกระทบของโครงการและวัตถุประสงค์ นั่นหมายความว่าคุณอาจต้องแก้ไขรายการตลอดโครงการ

2. วิเคราะห์ผู้มีส่วนได้เสีย

ขั้นตอนต่อไปขอการวิเคราะห์ ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบว่ามีความเกี่ยวข้องกับโครงการมากน้อยเพียงใด ตลอดจนมุมมองที่พวกเขานำมา ในการทำเช่นนี้ ให้กำหนดว่าพวกเขาเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียประเภทใด พวกเขาอาจมีส่วนร่วมในโครงการมากน้อยเพียงใด และความชอบธรรมในการทำเช่นนั้น พวกเขาเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมหรือไม่? พวกเขามีอิทธิพลและการมีส่วนร่วมในโครงการมากน้อยเพียงใด?

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

3. แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นี่คือเวลาที่คุณสร้างกล่องและแบ่งออกเป็นสี่ส่วน โดยแกน y จะวัดระดับอิทธิพลจากต่ำ (ล่าง) ไปสูง (บน) บนแกน x คุณจับคู่ระดับความสนใจ ต่ำ (ซ้าย) ถึงสูง (ขวา) ใช้รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการวิเคราะห์ที่คุณสร้างขึ้น วางแผนตามสองแกน

4. จัดลำดับความสำคัญผู้มีส่วนได้เสีย

เมื่อคุณได้แสดงรายการ วิเคราะห์ และวางแผนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณบนแผนที่แล้ว คุณสามารถเริ่มวางแผนว่าคุณจะมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างไรในระหว่างโครงการ ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่พวกมันลงจอดบนแผนที่ คุณจะจัดการพวกมันอย่างใกล้ชิดเพื่อเฝ้าติดตามพวกมัน นี่คือจุดเริ่มต้นของแผนการสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยรวม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

จะช่วยได้หากคุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณมากที่สุด คุณต้องการรู้ว่าพวกเขาเป็นใครและชอบสื่อสารอย่างไร บางคนอาจขอให้คุณส่งข้อความอัปเดตถึงพวกเขา บางคนต้องการนำเสนอต่อหน้า และบางคนอาจต้องการโทรศัพท์ รู้วิธีการสื่อสารที่พวกเขาต้องการและกำหนดความถี่ที่เหมาะสมสำหรับพวกเขา

ครอบคลุม

อีกแง่มุมหนึ่งของการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือการทำความเข้าใจความหลากหลายทางวัฒนธรรมหรือภาษาในหมู่พวกเขา หากพวกเขาไม่ได้พูดภาษาแม่ของคุณ คุณจะต้องปรับข้อความของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องครอบคลุมและรู้ว่าอะไรถูกต้องสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายหนึ่งอาจผิดสำหรับอีกรายหนึ่ง

สื่อสารอย่างชัดเจน

เนื้อหาของการสื่อสารของคุณต้องมีความชัดเจน คุณต้องการหลีกเลี่ยงศัพท์แสงและเพียงแค่นำเสนอข้อเท็จจริง สื่อสารอย่างโปร่งใส และสังเกตอยู่เสมอว่าอะไรคือสิ่งที่แน่นอนและไม่แน่นอน เปิดใจรับฟังความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและรู้ว่าพวกเขาจะส่งผลต่อการตัดสินใจของคุณอย่างไร

เปิดใจและซื่อสัตย์

อย่ายึดถือข้อมูลโดยเฉพาะอย่างยิ่งข่าวร้าย ยิ่งคุณเปิดเผยข้อมูลได้เร็วเท่าใด คุณก็จะสามารถตอบสนองต่อความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการข้อกังวลใดๆ ที่พวกเขาอาจมีได้เร็วยิ่งขึ้น

ยังคงว่าง

สุดท้าย ให้เปิดช่องทางการสื่อสารไว้ ติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอยู่เสมอ แต่ให้ช่องทางที่พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้หากจำเป็น เมื่อพวกเขาทำ ฟังสิ่งที่พวกเขาพูด โต้ตอบกับพวกเขา ถามคำถามของคุณเอง การสื่อสารคือการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ProjectManager ช่วยคุณจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ส่งเสริมการสื่อสารแบบเรียลไทม์ด้วยรายงานที่บันทึกความคืบหน้าในขณะที่มันเกิดขึ้นเพื่อช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการได้รับแจ้ง คุณลักษณะของเราช่วยให้คุณอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างง่ายดาย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทราบว่าคุณจะนำเสนอโครงการอย่างไร ผู้จัดการโครงการทำงานอย่างหนักเพื่อสร้างกำหนดการที่ใช้งานได้บนแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา ซึ่งจัดระเบียบงาน จัดการการพึ่งพา และกำหนดหลักชัย สามารถแชร์กำหนดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาอยู่ในวง

ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อพวกเขารู้แผนของคุณแล้ว พวกเขาต้องการดูว่าแผนมีความคืบหน้าอย่างไรในระหว่างการดำเนินการ คุณสามารถแชร์แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ซึ่งแสดงมุมมองระดับสูงของตัวชี้วัดโครงการ เช่น ความคืบหน้าของงาน เวลาที่เหลือในการทำงาน ต้นทุน และอื่นๆ

ให้รายละเอียดโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อจำเป็น

เพื่อดูความคืบหน้าและประสิทธิภาพในเชิงลึกยิ่งขึ้น เรามีการรายงานในคลิกเดียว สร้างรายงานสถานะ ต้นทุนโครงการ และอื่นๆ อีกมากมายด้วยการกดแป้นพิมพ์ จากนั้นพิมพ์หรือแชร์รายงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสามารถกรองรายงานทั้งหมดเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่พวกเขาสนใจได้

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดการงาน ทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณได้รับคุณลักษณะเพื่อให้ทีมทำงานร่วมกันและภาระงานมีความสมดุลเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเห็นความคืบหน้าได้ทันทีและรับทราบข้อมูลในระดับสูงหรือมีรายละเอียดมากขึ้น สร้างความพึงพอใจให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วยการวางแผน ติดตาม และรายงานได้ดีขึ้นในวันนี้ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้