คณะกรรมการกำกับ: คำจำกัดความ บทบาท และคำแนะนำในการประชุม

คุณได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำโครงการและสร้างแผนโครงการเพียงเพื่อเรียนรู้ว่าจะมีการตรวจสอบโดยคณะกรรมการดำเนินการ หรือบางทีคุณอาจไม่มีคณะกรรมการกำกับสำหรับธุรกิจของคุณในขณะนี้ แต่สนใจที่จะรวบรวม หากคุณไม่แน่ใจว่าคณะกรรมการกำกับดูแลคืออะไรหรือทำหน้าที่อะไร อย่าตกใจ

มาดูกันว่าคณะกรรมการขับเคลื่อนคืออะไร เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการอย่างไร และคณะกรรมการดำเนินการทำอะไร นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทในคณะกรรมการอำนวยการ วิธีจัดการประชุมคณะกรรมการอำนวยการ และวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยได้

คณะกรรมการกำกับคืออะไร?

คณะกรรมการกำกับคือคณะกรรมการที่ปรึกษาที่กำกับดูแลบริษัท แคมเปญ หรืออะไรก็ตามในระหว่างนั้น ไม่ว่าคณะกรรมการจะมีหน้าที่รับผิดชอบในการขับเคลื่อนจะเป็นตัวกำหนดว่าใครเป็นสมาชิกของคณะกรรมการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คณะกรรมการดำเนินการประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญ ผู้มีอำนาจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโส

ความกังวลหลักของคณะกรรมการกำกับดูแลมุ่งเน้นไปที่ทิศทาง ขอบเขต งบประมาณ ระยะเวลา และวิธีการที่ใช้โดยองค์กร คณะกรรมการอำนวยการจะประชุมเป็นครั้งคราวและอภิปรายหัวข้อต่างๆ เพื่อดูว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและต้องการจะไปที่ใดในอนาคต พวกเขายังรีเซ็ตหัวข้อใด ๆ หากจำเป็นเพื่อให้อยู่ในการติดตาม

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเชื่อมต่อโครงการและคณะกรรมการกำกับดูแลเพื่อการวิเคราะห์ที่ดีขึ้นและผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ส่งข้อมูลสดเกี่ยวกับตัวชี้วัดโครงการ ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าใดๆ และติดตามทุกอย่างตั้งแต่ต้นทุนไปจนถึงปริมาณงานและสถานภาพไปจนถึงงาน ให้มุมมองระดับสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

คำจำกัดความของคณะกรรมการกำกับโครงการ

คำจำกัดความของคณะกรรมการกำกับโครงการไม่ได้แตกต่างไปจากคณะกรรมการอำนวยการมากนัก แต่ประกอบด้วยผู้จัดการที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลและสนับสนุนโครงการ ทำได้จากระดับที่สูงกว่ากิจกรรมประจำวันของโครงการนั้น แต่มาจากมุมมองของผู้บริหารแทน

ในแง่ของผู้ที่ได้รับเลือกให้เป็นคณะกรรมการ มักจะขึ้นอยู่กับสัดส่วนการถือหุ้นในโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้อาจรวมถึงลูกค้า ผู้รับเหมา หรือแม้แต่แผนกอื่นๆ ในองค์กรที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุดจากโครงการ

คนในคณะกรรมการอำนวยการไม่ได้ทำงานในโครงการเสมอไป บทบาทนั้นเป็นของผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขา คณะกรรมการกำกับดูแลประกอบด้วยผู้บริหารระดับ C มากกว่า แต่เนื่องจากพวกเขาไม่สนิทสนมกับรายละเอียดของโครงการ พวกเขาจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้พวกเขาทำงานได้

คณะกรรมการดำเนินการทำอะไร?

ตามชื่อของมัน คณะกรรมการกำกับมีงานเดียว: เป็นผู้ควบคุมโครงการ เช่นเดียวกับที่คุณบังคับรถ คณะกรรมการควบคุมเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณอยู่บนท้องถนนและเคลื่อนที่ไปในทิศทางที่ถูกต้อง พวกเขาอยู่ที่นั่นสำหรับการตัดสินใจครั้งใหญ่ เช่น วิธีการที่บริษัทจะดำเนินการตามกระบวนการหรือวิธีที่ทีมทำงานร่วมกัน

ลองย้อนกลับไปพิจารณาถึงหน้าที่ของคณะกรรมการอำนวยการ มีอำนาจทำอะไรและใช้ธรรมาภิบาลในโครงการอย่างไร? นั่นทำให้เรากำหนดวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการขับเคลื่อน

1. สนับสนุนโครงการ

การจัดการทีมเป็นเรื่องยากและยากยิ่งขึ้นไปอีกเมื่อคุณจัดการทีมโครงการข้ามสายงาน แน่นอน ผู้จัดการโครงการคือผู้รับผิดชอบการบริหารงานประจำวันของทีม แต่เมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ คณะกรรมการอำนวยการก็อยู่ที่นั่น บ่อยครั้งที่สมาชิกของคณะกรรมการขับเคลื่อนมาจากหัวหน้าแผนกต่าง ๆ ที่มีทีมที่มีส่วนร่วมในโครงการและอาจมีแรงดึงหรือความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับพวกเขา

2. ตัดสินใจ

เราได้พูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีที่คณะกรรมการกำกับดูแลสามารถช่วยควบคุมโครงการและตัดสินใจครั้งใหญ่ได้ บางครั้งการตัดสินใจเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับการแก้ไขข้อขัดแย้งหรือการแก้ไขปัญหา แต่บ่อยครั้ง การตัดสินใจนั้นใหญ่กว่าแต่ละโครงการ มีบางครั้งที่ต้องทำการเลือกเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจใหม่หรือวิธีการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ และคณะกรรมการกำกับดูแลได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองการตัดสินใจเหล่านี้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น

3. แก้ไขปัญหา

ผู้จัดการโครงการมักจะเป็นคนที่เข้ามาหากมีข้อขัดแย้งหรือคอขวด พวกเขาสามารถทำให้ความแตกต่างระหว่างฝ่ายต่างๆ ราบรื่นขึ้นหรือจัดสรรทรัพยากรใหม่ตามนั้น แต่อาจมีปัญหาเกิดขึ้นที่ผู้จัดการโครงการและทีมไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง คณะกรรมการกำกับจะอยู่ที่นั่นเพื่อสนับสนุนโครงการและสามารถเรียกเมื่อจำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel

4. อนุมัติงบประมาณโครงการ

ผู้จัดการโครงการสร้างงบประมาณและพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญและทีมงานเพื่อกำหนดจำนวนเงินทุนที่จำเป็นในการทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่จำเป็น ผู้จัดการโครงการจะนำเสนองบประมาณโครงการต่อคณะกรรมการดำเนินการที่ได้รับอนุมัติขั้นสุดท้าย นอกจากนี้ หากผู้จัดการโครงการต้องการเพิ่มงบประมาณในระหว่างการดำเนินโครงการ คณะกรรมการอำนวยการมีหน้าที่ในการอนุมัติ

5. รับการอัปเดตสถานะ

เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ คณะกรรมการกำกับการต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในโครงการ ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้จุดเล็ก ๆ ของโครงการ แต่พวกเขาต้องได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอด้วยสถานะ ผู้จัดการโครงการมักจะเป็นหนึ่งในทีมโครงการที่จะนำเสนอการอัปเดตสถานะต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

6. ส่งเสริมให้ผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการเป็นสมาชิกในทีมที่มีแนวโน้มว่าจะมีส่วนร่วมกับคณะกรรมการดำเนินการมากที่สุด เนื่องจากต้องมีความสัมพันธ์ที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ ซึ่งหมายความว่าบางครั้งคณะกรรมการกำกับดูแลจะได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการโครงการหากต้องการกำลังใจหรือหากผู้จัดการโครงการต้องการความเห็นอกเห็นใจเพื่อระบาย

บทบาทในคณะกรรมการอำนวยการ

คณะกรรมการกำกับการมีชีวิตอยู่หรือตายจากการมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิผลของสมาชิก ทุก คนมีความสำคัญและจำเป็นต้องมีส่วนร่วม บทบาทอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับคณะกรรมการอำนวยการ องค์กร และโครงการ แต่โดยทั่วไป มีบทบาทร่วมกันในคณะกรรมการกำกับดูแลทั้งหมด

• ผู้จัดการธุรกิจ: บุคคลนี้รับผิดชอบผู้จัดการโครงการและเจ้าของกรณีธุรกิจ พวกเขามองโครงการผ่านเลนส์ของธุรกิจและพิจารณาว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์และความสนใจของธุรกิจหรือไม่ รวมทั้งดูว่าต้นทุนนั้นสมเหตุสมผลกับประโยชน์ของโครงการหรือไม่
• ผู้ใช้อาวุโส: ส่วนนี้ของคณะกรรมการดำเนินการเป็นตัวแทนของกลุ่มที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ คิดว่าพวกเขาเป็นผู้ใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผลงานของโครงการสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
• ซัพพลายเออร์อาวุโส: บทบาทนี้ให้กำลังคน งบประมาณ และบริการสำหรับโครงการ พวกเขาทำให้แน่ใจว่าเป็นไปตามการออกแบบ ผลิตภัณฑ์ และมาตรฐานอื่นๆ ความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์หรือบริการภายใต้ข้อจำกัดของงบประมาณและแผนโครงการเป็นความรับผิดชอบของพวกเขา บทบาทนี้อาจเป็นคนจากไอทีหรือแม้แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

วิธีดำเนินการประชุมคณะกรรมการอำนวยการ

การประชุมคณะกรรมการกำกับดูแลจะครอบคลุมเฉพาะข้อมูลเฉพาะที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับการประชุมประเภทอื่นๆ แต่ในแง่ของวิธีการดำเนินการ กฎเกณฑ์จะคล้ายคลึงกัน ในการประชุมใดๆ ก็ตาม คุณไม่ต้องการเข้าไปโดยไม่มีวาระการประชุม เพราะวาระหมายความว่าคุณไม่เสียเวลาของใครเลย

คุณคงไม่อยากจมอยู่กับรายละเอียด คณะกรรมการกำกับโครงการมีมุมมองที่แตกต่างจากทีมโครงการ และพวกเขาไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับงานแต่ละงานและเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ อีกครั้ง ความรับผิดชอบนั้นตกอยู่ภายใต้ผู้จัดการโครงการ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คณะกรรมการกำกับดูแลจะอยู่ที่นั่นเพื่อให้เห็นภาพรวมและช่วยผู้จัดการโครงการในการตัดสินใจนอกเหนือจากรายละเอียดงาน

ใครบางคนควรจดบันทึกในระหว่างการประชุมซึ่งครอบคลุมประเด็นกว้างๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยกันและการตัดสินใจใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม ก่อนปิดทำการ ให้ทบทวนบันทึกเหล่านั้นและให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมได้ลงชื่อออกเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาบนท้องถนน

หากคุณกำลังจัดการประชุม ความคิดสุดท้าย: รู้จักคนที่คุณกำลังทำงานด้วย การมีความเข้าใจในบุคลิกภาพของกรรมการแต่ละคนจะช่วยให้คุณสื่อสารกับพวกเขาได้ดีขึ้นและจัดการพวกเขาในระหว่างการประชุม การรู้ว่าคุณกำลังทำงานกับใครเป็นวิธีที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นเสมอ

ProjectManager ช่วยคณะกรรมการกำกับอย่างไร

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บังคับบัญชาหรือรายงาน คุณต้องการเครื่องมือที่สามารถส่งข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในโครงการและตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่มีคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการโครงการและอัปเดตคณะกรรมการดำเนินการได้

รับรายงานโดยละเอียดด้วยคลิกเดียว

เมื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการอำนวยการ คุณต้องคิดเมตริกของโครงการโดยไม่หลงทางในวัชพืช คุณลักษณะการรายงานแบบคลิกเดียวของเราช่วยให้คุณสร้างรายงานสถานะโครงการและรายงานสถานะพอร์ตโฟลิโอ หรือรายงานรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่คณะกรรมการดำเนินการต้องการเห็นเท่านั้น นอกจากนี้ยังง่ายต่อการแบ่งปันเป็น PDF หรือพิมพ์ออกมาหากต้องการ

แบ่งปันแผนในแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

แม้ว่าคณะกรรมการอำนวยการจะไม่ต้องการจมอยู่ในรายละเอียด แต่พวกเขาต้องการดูแผนโครงการ คุณสามารถจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และสร้างเหตุการณ์สำคัญบนแผนภูมิ Gantt ขณะกรองเส้นทางวิกฤติและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความแปรปรวนของโครงการ แบ่งปันแผนภูมิแกนต์กับทีมงานโครงการและคณะกรรมการกำกับเพื่อให้ทุกคนทราบความคืบหน้า หากคณะกรรมการดำเนินการรับผิดชอบมากกว่าหนึ่งโครงการ มีโรดแมปที่สามารถให้ภาพรวมของพอร์ตโฟลิโอทั้งหมดแก่พวกเขาได้

แน่นอน คณะกรรมการอำนวยการต้องการให้โครงการประสบความสำเร็จ และ ProjectManager ก็เช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีฟีเจอร์การจัดการงานและการจัดการทรัพยากรเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ของเราทำงานร่วมกันเป็นแกนหลัก เชื่อมต่อทีมไฮบริดและช่วยให้พวกเขาแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกัน ทั้งหมดนี้เพื่อส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น คณะกรรมการอำนวยการจะชอบสิ่งนั้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริด ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหน อย่างไร หรือเมื่อใด ข้อมูลตามเวลาจริงช่วยให้มั่นใจได้ถึงแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ดังนั้นทุกคนจึงทำงานเกี่ยวกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ ซอฟต์แวร์ของเราสร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นหลัก ช่วยให้คุณวางแผน ติดตาม และติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพในแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี