วิธีใช้ Task Automation: ตัวอย่างและเครื่องมือ

การทำงานอัตโนมัติคืออะไร?

การทำงานอัตโนมัติคือเมื่อซอฟต์แวร์เสร็จสิ้นการทำงาน เป็นกระบวนการที่ย้ายงานไปตลอดกระบวนการ เพื่อปรับปรุงกระบวนการนั้นและลดจำนวนแรงงานที่ต้องใช้ในการทำงาน

ธุรกิจต่างๆ จะใช้ระบบอัตโนมัติของงานเพื่อเพิ่มความเร็วหรือลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังขจัดแง่มุมของงานยุ่งที่สามารถสร้างความเหนื่อยหน่ายและขวัญกำลังใจที่ต่ำลง ด้วยการทำงานอัตโนมัติ สมาชิกในทีมสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้ นอกจากนี้ยังสร้างมูลค่าให้กับองค์กรด้วยการให้ทีมจดจ่อกับนวัตกรรม

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้งานยุ่งเป็นอัตโนมัติเพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นงานของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และมีการอนุมัติงานเพื่อควบคุมกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ตั้งค่าทริกเกอร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานะงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยบุคคลที่คุณอนุญาตเท่านั้น

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือเมื่อซอฟต์แวร์ดำเนินการตามกระบวนการตามทริกเกอร์บางอย่างซึ่งส่งผลให้เกิดการดำเนินการเฉพาะ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นงาน ข้อมูล หรือไฟล์ที่นำจากสถานะหนึ่งไปยังสถานะถัดไปโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีความสำคัญเนื่องจากช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างความแม่นยำในการทำงานมากขึ้น ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบงาน สร้างความรับผิดชอบในระดับที่สูงขึ้น และปรับปรุงความพึงพอใจในงานโดยขจัดการกระทำที่น่าเบื่อหน่ายที่จำเป็นในงานของตนออกไป

ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติ

ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อดูว่างานอัตโนมัติทำอะไรได้บ้างในสถานการณ์จริง ต่อไปนี้คือตัวอย่างงานอัตโนมัติบางส่วน

• การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ: ซอฟต์แวร์เช่น ProjectManager สามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและตั้งค่าการอนุมัติงานได้ ดังนั้นเฉพาะผู้ที่มีอำนาจเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนสถานะของงานจากการทำเป็นเสร็จสิ้นได้
• การตลาดผ่านอีเมล: ปรับแต่งอีเมลเพื่อออกไปในวันเกิดของลูกค้าหรือวันสำคัญอื่นๆ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น
• ทรัพยากรบุคคล: คุณสามารถทำให้ระบบจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติเพื่อให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานอื่น ๆ ได้
• งานธุรการ: สามารถประสานงานการชำระบิลผ่านแอพธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขาย ค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ ของคุณจะได้รับการชำระเงินตรงเวลา
• โพสต์โซเชียลมีเดีย: มีแอปพลิเคชั่นที่สามารถช่วยคุณกำหนดเวลาโพสต์โซเชียลมีเดียในแพลตฟอร์มต่างๆ

นี่เป็นเพียงงานบางส่วนเท่านั้นที่งานอัตโนมัติสามารถปรับปรุงได้ มีอีกมากมาย แต่เพื่อให้งานอัตโนมัตินั้นต้องใช้เครื่องมืออัตโนมัติของงาน มาดูของที่ดีกว่าในตลาดกัน

เครื่องมือทำงานอัตโนมัติ 3 อันดับแรก

การทำงานอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ดีสำหรับธุรกิจ หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์และไม่มีการทำงานอัตโนมัติ คุณอาจจะมองหาต่อไป เราได้ทำการวิจัยให้คุณแล้วและมีเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติที่ดีกว่าสองสามอย่างในตลาด

1. ผู้จัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่ให้คุณปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และอนุมัติงานโดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับงานของคุณและทำให้พวกเขาเดินหน้าโครงการต่อไปแทนที่จะทำงานยุ่ง

ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายนี้ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ในการเขียนโค้ด ตั้งค่าได้ง่ายด้วยเมนูดรอปดาวน์ที่ให้คุณตั้งค่าทริกเกอร์และการดำเนินการได้มากเท่าที่จำเป็นเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ กระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัวจะช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณ

คุณสามารถตั้งค่าการอนุมัติงานเพื่อให้เฉพาะผู้ที่คุณตัดสินใจว่าได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนสถานะของงานเท่านั้นที่สามารถทำได้ งานอัตโนมัติของ ProjectManager ทำงานได้อย่างราบรื่นด้วยการติดตามแบบเรียลไทม์และช่วยให้คุณอัปเดตด้วยการแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอป

2. ซาเปียร์

Zapier เป็นซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อแอพของคุณและทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติ ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่

ซอฟต์แวร์ช่วยขจัดงานที่ซ้ำซากจำเจด้วยการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ มันเชื่อมโยงไปยังแอพที่ใช้บ่อยเช่น Dropbox, Google Drive, Slack และอีกมากมาย

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยปรับปรุงงานและทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft ได้อย่างราบรื่น เช่น Outlook คุณสามารถลดงานที่ซ้ำซากและสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปลอดภัยเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้

ไม่จำเป็นต้องมีการเข้ารหัส นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะเดสก์ท็อปที่เป็นเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการหุ่นยนต์ มันจะบันทึกขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ของคุณ ซึ่งคุณสามารถแก้ไขหรือใช้เพื่อสร้างกระบวนการอัตโนมัติได้

วิธีการใช้ Task Automation ในการจัดการโครงการ

เทคโนโลยีสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น หากคุณทำงานช้า Jennifer Bridges, PMP จะแสดงให้คุณเห็นว่างานอัตโนมัติสามารถช่วยได้อย่างไร

นี่คือภาพหน้าจอของไวท์บอร์ดสำหรับการอ้างอิงของคุณ

ทบทวน – วิธีใช้ Task Automation ให้เสร็จมากขึ้น

เจนนิเฟอร์กล่าวว่าเธอรักเทคโนโลยีและรู้สึกตื่นเต้นที่จะแสดงให้เห็นว่าเครื่องมือต่างๆ สามารถช่วยทำให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

เธอมุ่งเน้นไปที่คุณลักษณะหนึ่งของเทคโนโลยีสำหรับวิดีโอสอนนี้ การทำงานอัตโนมัติ ประการแรก เธออธิบายว่าระบบอัตโนมัติเป็นเทคนิคในการทำให้เครื่องมือ กระบวนการ หรือระบบทำงานโดยอัตโนมัติ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบอัตโนมัติเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลา เงิน และความพยายามน้อยลง

คุณอาจเคยใช้ระบบอัตโนมัตินี้บ้างแล้ว เช่น ซอฟต์แวร์ แอป ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เทคโนโลยีการเล่นเกม แพลตฟอร์มมือถือ เครื่องอ่านการ์ด หรือรหัส QR พวกเขาสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ติดตามระยะทาง สแกนใบเสร็จ แผนที่การเดินทาง สั่งซื้อและจัดส่งอาหาร และติดตามความคืบหน้าในโครงการ

นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน และยังมีอีกมากในตัวอย่างเหล่านี้ และนี่เป็นเพียงบางส่วนที่มีจุดประสงค์เพื่อจุดประกายแนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติของงานเพื่อให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่จะช่วยจัดการงานของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติ ให้ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager

ProjectManager ปรับปรุงกระบวนการของคุณด้วยระบบอัตโนมัติ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งทำงานอัตโนมัติและปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทำสิ่งที่สำคัญ เราได้แสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถตั้งค่าทริกเกอร์ที่ส่งผลให้เกิดการดำเนินการและตั้งค่าการอนุมัติงานได้อย่างไร คุณสามารถสร้างได้มากเท่าที่ต้องการและควบคุมกระบวนการทางธุรกิจของคุณในขณะที่ทำให้ทีมของคุณว่างเพื่อมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญ

การดูโปรเจ็กต์หลายรายการ

มุมมองโครงการที่หลากหลายของเราหมายความว่าคุณสามารถทำงานตามที่คุณต้องการ ผู้จัดการชอบวางแผนบนแผนภูมิแกนต์ ทีมมักชอบรายการงานหรือกระดานคัมบัง ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะถูกแบ่งปันแบบเรียลไทม์ จึงมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว และทุกคนก็อยู่ในหน้าเดียวกันเสมอ

ติดตามความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์

ระบบอัตโนมัติมีความสำคัญ แต่คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในแผนของคุณ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราจะรวบรวมข้อมูลสดและเปลี่ยนเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายโดยอัตโนมัติ คุณจึงตรวจสอบเมตริกโครงการได้ 6 รายการ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เหมือนกับมีรายงานสถานะอยู่แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส

รายงานสามารถกรองและแชร์ได้อย่างง่ายดาย

เจาะลึกข้อมูลของคุณให้ลึกยิ่งขึ้นด้วยรายงานแบบคลิกเดียวของเรา รายงานทั้งหมดของเราสามารถกรองได้ ทำให้คุณไม่ต้องสนใจในสิ่งที่คุณอยากรู้ รายงานยังง่ายต่อการแบ่งปัน เพียงแค่เพิ่ม PDF ลงในอีเมลของคุณหรือพิมพ์ออกมา สามารถส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับทราบความคืบหน้าของคุณ

มีอะไรอีกมากมายที่เราสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ การแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอปของเราจะทำให้คุณได้รับการอัปเดตเมื่อมีความคิดเห็นหรือเมื่อมีการอัปเดตบางอย่างในโปรเจ็กต์ ให้ ProjectManager ทำงานยุ่งๆ เพื่อให้คุณทำงานได้ดียิ่งขึ้น เริ่มต้นวันนี้ฟรี