การทำแผนที่การพึ่งพางานในการจัดการโครงการคืออะไร?

งานทั้งหมดไม่เหมือนกัน บางอย่างสามารถทำได้ตามลำดับในขณะที่บางอย่างไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าจะสิ้นสุดหรือเริ่มต้น สิ่งนี้เรียกว่าการพึ่งพางาน การแมปการขึ้นต่อกันของงานเป็นเทคนิคในการทำให้การขึ้นต่อกันของงานเหล่านั้นชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ก่อนที่เราจะกล่าวถึงการแมปการขึ้นต่อกันของงาน ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจความหมายของการขึ้นต่อกันในการจัดการโครงการ และกำหนดประเภทของการขึ้นต่อกันของงานสี่ประเภท เมื่อชัดเจนแล้ว เราจะอธิบายแผนผังการพึ่งพาและเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อโครงการ

การพึ่งพาในการจัดการโครงการคืออะไร?

การพึ่งพาอาศัยกันคือเมื่อบางสิ่งต้องการสิ่งอื่นเพื่อให้บรรลุผลหรือเติบโต ในความหมายทั่วไปที่สุด คนเราต่างต้องพึ่งพาอาหาร น้ำ และอากาศเพื่อความอยู่รอด อย่างไรก็ตาม ในแง่ของการจัดการโครงการ เมื่อเราพูดถึงการขึ้นต่อกัน เรามักจะหมายถึงการขึ้นต่อกันของงาน

งานคือกลุ่มงานขนาดเล็กที่ร่วมกันส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายของโครงการ เป็นวิธีที่จะแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่สามารถจัดการได้มากขึ้น แต่อย่างที่เราสังเกต ไม่ใช่ว่างานทั้งหมดจะเหมือนกัน เช่นเดียวกับที่ต้องใช้ชิ้นส่วนขนาดต่างๆ กันในการสร้างตัวต่อ ในการจัดการโครงการ มีงานต่างๆ ที่ร่วมกันสร้างโครงการ

บางโครงการดำเนินไปตามเส้นทางที่ตรงไปตรงมา งานหนึ่งดำเนินตามอีกงานหนึ่ง การขึ้นต่อกันของงานเกิดขึ้นเมื่อไม่สามารถดำเนินการงานได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถทาสีบ้านได้จนกว่าคุณจะขุดฐานราก ก่อผนัง ฯลฯ เป็นหนึ่งในงานสุดท้ายในโครงการก่อสร้างและขึ้นอยู่กับงานอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องทำให้เสร็จก่อนกำหนด

ในแง่ของการแม็ปการขึ้นต่อกัน ก่อนอื่นคุณต้องระบุการขึ้นต่อกันของงานทั้งหมด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณสามารถระบุและเชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่บนแผนภูมิ Gantt อันทรงพลังของเรา จากนั้นการแมปการพึ่งพาจะปรากฏบนไทม์ไลน์ของแผนภูมิ Gantt สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณประหลาดใจเมื่อต้องพึ่งพางาน ซึ่งอาจทำให้โครงการล่าช้าได้ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

ประเภทของการพึ่งพางาน

การขึ้นต่อกันของงานมีสี่ประเภท: เสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น เสร็จสิ้นเพื่อเสร็จสิ้น เริ่มเพื่อเริ่มต้น และเริ่มต้นจนเสร็จสิ้น แต่ยังมีการพึ่งพาอื่น ๆ ให้สำรวจก่อนที่เราจะอธิบายการพึ่งพางานเหล่านั้น

เราจะไปที่การพึ่งพางาน ซึ่งเป็นงานที่ขึ้นอยู่กับงานอื่นในช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนอื่น เราจะสำรวจวิธีอื่นในการกำหนดการอ้างอิงงาน อีกวิธีหนึ่งในการดูการพึ่งพาคือการที่งานนั้นพึ่งพากันอย่างไร

ในกรณีนี้ เรากำหนดการพึ่งพางาน ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากร บุคคล โครงการ หรือตามทีม ตัวอย่างเช่น การพึ่งพาทรัพยากรเป็นงานที่ใช้ทรัพยากรเดียวกันร่วมกัน นั่นอาจเป็นงานที่ต้องใช้อุปกรณ์ชิ้นเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าต้องทำงานหนึ่งให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มอีกงานหนึ่งได้

เช่นเดียวกับการพึ่งพาทรัพยากร การพึ่งพาบุคคลจะคล้ายกันตรงที่สมาชิกในทีมเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำงานได้ และงานที่ต้องรอเนื่องจากขาดกำลังคน การจัดการปริมาณงานมีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีดังกล่าวเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอซึ่งได้รับการจัดสรรอย่างชาญฉลาด

จากนั้นมีการพึ่งพางานระหว่างโครงการ สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อจัดการพอร์ตโฟลิโอหรือโปรแกรมซึ่งแบ่งปันทรัพยากรในหลายโครงการ การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอที่แสดงโครงการทั้งหมดของคุณบนไทม์ไลน์เดียวช่วยให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อจัดสรรทรัพยากร

การพึ่งพางานระหว่างทีมคือเมื่อทีมแบ่งปันทรัพยากรและการจัดการปริมาณงานเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ทีมเหล่านี้ทำงานตามความสามารถ การพึ่งพาทั้งสี่นี้เกี่ยวข้องกับความเข้าใจโดยทั่วไปของการพึ่งพางานที่มีความสัมพันธ์ระหว่างผู้สืบทอดก่อนหน้า มาดูการขึ้นต่อกันที่เกี่ยวข้องกับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดให้ละเอียดยิ่งขึ้น

1. จบเพื่อเริ่ม

นี่คือการพึ่งพางานที่พบได้บ่อยที่สุดเนื่องจากใช้มากที่สุดในการจัดการงาน หมายความว่าต้องทำงานให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานถัดไป ตัวอย่างเช่น ในการก่อสร้าง ผนัง drywall ไม่สามารถก่อขึ้นได้จนกว่าจะสร้างโครง

2. เสร็จสิ้นเพื่อเสร็จสิ้น

การพึ่งพาแบบ Finish-to-Finish นั้นซับซ้อนกว่าเล็กน้อย งานเหล่านี้ไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้จนกว่างานอื่นที่เกี่ยวข้องจะเสร็จสมบูรณ์เช่นกัน คุณจะพบการพึ่งพางานนี้เมื่อทำงานสองงานพร้อมกัน แต่งานหนึ่งจะยังทำไม่เสร็จจนกว่าอีกงานหนึ่งจะทำสำเร็จเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ผนังยิปซั่มและการติดตั้งระบบไฟฟ้าในอาคารเป็นงานที่ต้องพึ่งพากันจนจบ

3. เริ่มเพื่อเริ่มต้น

ตามชื่อที่แนะนำ งานเหล่านี้ต้องเริ่มต้นพร้อมกัน เราไม่สามารถเริ่มต้นได้หากไม่มีอีกคนหนึ่งเริ่ม แต่สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าในเวลาเดียวกัน ในโครงการก่อสร้าง คุณจะต้องสร้างนั่งร้านเพื่อทาสีภายนอกอาคาร แต่จากนั้นให้ใช้นั่งร้านนั้นทำงาน เป็นสองงานที่ทำงานร่วมกัน

4. เริ่มจนจบ

การพึ่งพางานสี่ประเภทสุดท้ายของเราน่าจะยากที่สุด เริ่มจนจบ หมายความว่างานถัดไปไม่สามารถทำให้เสร็จได้จนกว่างานก่อนหน้าจะเสร็จสมบูรณ์ มันไม่ได้ซับซ้อนแค่การโต้เถียงเท่านั้น หลายคนเชื่อว่ามันไม่ควรใช้ในการแมปการพึ่งพา ตัวอย่างนี้อาจเป็นการสร้างท่อส่งก๊าซใหม่ ซึ่งจะไม่ดำเนินการจนกว่าจะมีการปิดท่อส่งก๊าซเก่า

แผนที่การพึ่งพางานคืออะไร?

ตอนนี้เราเข้าใจถึงการขึ้นต่อกันของงานต่างๆ แล้ว มาดูวิธีใช้ในการจัดการโครงการกัน การแมปการขึ้นต่อกันของงานคือการสร้างแมปการขึ้นต่อกันของงาน ซึ่งเป็นการแสดงภาพของสายการขึ้นต่อกันของงานในโครงการ จุดประสงค์ของการระบุงานที่ต้องพึ่งพาและการแมปการพึ่งพาคือเพื่อป้องกันปัญหาคอขวดที่อาจทำให้โครงการช้าลงและคุกคามทั้งกำหนดการและงบประมาณของโครงการ

การใช้แผนผังการพึ่งพางานช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถแยกแยะรูปแบบการพึ่งพาและดูว่าสามารถกระจายงานไปยังทีมต่างๆ ได้อย่างไร การทำแผนที่การพึ่งพาเป็นเครื่องมือสำคัญในการหลีกเลี่ยงความไร้ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และรักษาคุณภาพของข้อมูลและการสื่อสารของคุณตลอดทั้งโครงการ ผู้จัดการโครงการใช้การแมปการขึ้นต่อกันของงานเพื่อติดตามและจัดการการขึ้นต่อกัน

การทำแผนที่การพึ่งพาช่วยให้ผู้จัดการโครงการคาดการณ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้นโดยการระบุ แสดงภาพ และจัดการการพึ่งพา สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเห็นคอขวดก่อนที่จะเกิดขึ้นและจัดสรรทรัพยากรใหม่ตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว หากไม่ทราบว่าคุณกำลังติดต่อกับการขึ้นต่อกันแบบใด คุณจะไม่มีทางตอบสนองต่อสิ่งเหล่านั้นได้จนกว่าสิ่งเหล่านั้นจะเกิดขึ้น เมื่อถึงจุดนั้น กำหนดการและงบประมาณของคุณตกอยู่ในอันตราย

ประโยชน์อื่นๆ ของการทำแผนที่การพึ่งพา ได้แก่ การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และช่วยกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงมากขึ้นสำหรับทีมและความคาดหวังสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การแม็ปการพึ่งพายังช่วยปรับปรุงเวลาในการผลิตและช่วยสร้างการวางแผนกำลังการผลิตและการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีสร้างแผนที่การพึ่งพา

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่าการพึ่งพางานคืออะไร ประเภทต่างๆ และความสำคัญของการแมปการพึ่งพาในโครงการของคุณ มาดูวิธีสร้างการพึ่งพากัน เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลง ปฏิบัติตามห้าขั้นตอนเหล่านี้

1. ระบุงาน

ก่อนอื่น คุณต้องรู้งานทั้งหมดในโครงการของคุณ คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแสดงรายการสิ่งที่ส่งมอบและงานทั้งหมดของคุณ มีความละเอียดถี่ถ้วนและมีส่วนร่วมกับทีมงานโครงการทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งอะไรไว้

2. มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

เลือกสมาชิกในทีมที่เหมาะสมเพื่อเป็นเจ้าของงานแต่ละอย่างที่คุณระบุในขั้นตอนก่อนหน้า

3. หมายเหตุการอ้างอิง

ตอนนี้คุณมีงานทั้งหมดของคุณและสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการดำเนินการแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาว่างานใดที่ต้องพึ่งพากัน ซึ่งรวมถึงการพึ่งพางานทั้งหมดที่คุณระบุไว้ข้างต้น แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด เนื่องจากสิ่งนี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำตารางเวลาที่หลีกเลี่ยงสิ่งกีดขวางบนถนนและส่งมอบตามกำหนดเวลา

4. เพิ่มข้อจำกัด

จะมีข้อจำกัดและความเสี่ยงอยู่ในตัวโครงการ นี่คือเวลาที่จะพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ในการแมปการพึ่งพาของคุณ ลองนึกถึงข้อจำกัดหกประเภทหลัก: ขอบเขต เวลา คุณภาพ ต้นทุน ทรัพยากร และความเสี่ยง สังเกตว่าพวกเขาอาจส่งผลกระทบต่อโครงการอย่างไรและเตรียมพร้อมที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็วหากพวกเขาปรากฏตัว

5. ทำแผนที่

ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวม ถึงเวลาแล้วที่จะใส่ข้อมูลนั้นในรูปแบบภาพของแผนที่การพึ่งพา สิ่งนี้ช่วยให้คุณเห็นงานและการอ้างอิงทั้งหมดรวมถึงข้อจำกัดใดๆ สิ่งนี้จะถูกแบ่งปันกับทีมเพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงการพึ่งพางานที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ

วิธีแมปการพึ่งพางานด้วย ProjectManager

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นวิธีการแมปการพึ่งพาที่มีประสิทธิภาพมากกว่า ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณระบุและเชื่อมโยงงานที่ต้องพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและส่งมอบโครงการของคุณตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ เราได้แสดงให้คุณเห็นเพื่อระบุงานทั้งหมดของคุณและเชื่อมโยงการอ้างอิงทั้งสี่ประเภทกับแผนภูมิ Gantt อันทรงพลังของเรา แผนนั้นสามารถแชร์กับทีมโครงการของคุณได้

มอบหมายงานด้วยเครื่องมือการวางแผนโครงการที่หลากหลาย

คุณสามารถมอบหมายงานในแผนภูมิ Gantt ได้ แต่เครื่องมือนี้มีไว้สำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการจัดการตัวแปรมากขึ้นเพื่อกำหนดเวลาและวางแผนโครงการได้ดียิ่งขึ้น สมาชิกในทีมจะใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อดำเนินงานเหล่านั้น ซึ่งเป็นสาเหตุที่ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองหลายโครงการ มุมมองโครงการทั้งหมดแชร์ข้อมูลเดียวกันและอัปเดตพร้อมกันแบบเรียลไทม์ สมาชิกในทีมสามารถทำงานของตนบนรายการงานที่มีประสิทธิภาพหรือกระดานคัมบังที่แสดงภาพเวิร์กโฟลว์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถใช้มุมมองปฏิทินเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเหตุการณ์สำคัญ เรามอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับทุกคนเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

ตรวจสอบปริมาณงานของทีมด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการจัดการปริมาณงาน และนั่นคือเหตุผลที่เรามีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อให้ง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งานและตั้งค่าความพร้อมใช้งานของทีมของคุณ จากนั้น คุณจะได้รับภาพรวมระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพบนแดชบอร์ดตามเวลาจริงของเรา ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าที่ใช้เวลานานเช่นเดียวกับทางเลือกอื่นที่มีน้ำหนักเบา พร้อมเมื่อคุณติดตามค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ เมื่อพูดถึงปริมาณงาน คุณสามารถสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานของทีมของคุณ และให้พวกเขาทำงานตามความสามารถโดยการดูแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีของเรา ง่ายต่อการจัดสรรทรัพยากรจากแผนภูมิเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เรายังมีคุณสมบัติการจัดการความเสี่ยงและการจัดการงานเพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง คุณลักษณะการรายงานของเราให้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับสถานะโครงการและพอร์ตโฟลิโอ ตลอดจนไทม์ชีท ผลต่าง และอื่นๆ นอกจากนี้ หากคุณกำลังจัดการหลายโครงการ ให้ใช้คุณสมบัติพอร์ตโฟลิโอของเรา ซึ่งรวมถึงแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอและแผนภูมิปริมาณงานเพื่อสร้างการแมปการพึ่งพาเพื่อแบ่งปันทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพในทุกโครงการของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่เชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่ประเภทเพื่อช่วยให้คุณติดตามได้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราเชื่อมโยงทีมของคุณไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานถัดไปหรือเขตเวลาอื่น คุณสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น และอื่นๆ เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี