เทมเพลตการจัดลำดับความสำคัญของงาน เครื่องมือ และเทคนิค

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเมื่อดำเนินโครงการ มีงานต่างๆ มากมายที่สามารถพิจารณาได้ว่าความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของคุณกำลังเอนเอียงไปสู่การไม่มีเวลาว่างเลยหรือไม่ แต่ผู้จัดการโครงการเข้าใจว่าการใช้วิธีการจัดการงานและการจัดการเวลาจะช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจของทีม

นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องเข้าใจว่าการจัดลำดับความสำคัญของงานคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่ให้ผู้จัดการโครงการมีคุณลักษณะการติดตามเวลาที่ช่วยให้พวกเขาทำงานตามกำหนดเวลาได้ มาดูวิธีจัดลำดับความสำคัญของรายการงานของทีมเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสำคัญต่อโครงการที่ถูกละเลย

การจัดลำดับความสำคัญของงานคืออะไร?

การจัดลำดับความสำคัญของงานคือการที่ผู้จัดการโครงการพิจารณางานที่มอบหมายให้กับทีมของตนและแยกย่อยตามความเร่งด่วน ด้วยวิธีนี้ งานที่สำคัญที่สุดจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญ และสมาชิกในทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดก่อน ผู้จัดการโครงการต้องกำหนดว่างานใดควรทำก่อน

เมื่อแยกย่อยงาน ผู้จัดการโครงการมีสี่ตัวเลือก พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายงานเป็นลำดับความสำคัญสูง ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องทำทันทีเนื่องจากเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือลูกค้า ลำดับต่อมาคือลำดับความสำคัญปานกลาง ซึ่งเป็นงานที่สำคัญ แต่มีกำหนดส่งที่ไม่แน่นอนเท่ากับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง จากนั้นมีลำดับความสำคัญต่ำ สิ่งเหล่านี้มีกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นหรือเป็นงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด ในที่สุด มีงานระยะยาวที่สามารถรอจนกว่าทุกอย่างจะเสร็จสมบูรณ์

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณแบ่งโครงการออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้ซึ่งบรรลุเป้าหมายของโครงการ เครื่องมือรายการงานที่มีประสิทธิภาพของเราเป็นหนึ่งในหลายมุมมองโครงการ คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญ วันครบกำหนด และเพิ่มแท็กเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหางาน แต่ทุกงานสามารถแสดงความคิดเห็นและแนบไฟล์ได้ มีแม้กระทั่งสถานะเพื่อดูว่างานที่คุณกำลังทำอยู่นั้นเสร็จสมบูรณ์เพียงใด เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการจัดลำดับความสำคัญของงานในการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญของงานมีความสำคัญในธุรกิจหรืองานใดๆ ก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการจัดการโครงการ ในการจัดการโครงการ คุณกำลังเผชิญกับกำหนดเวลาที่คับขัน งบประมาณ และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดลำดับความสำคัญของงานจะใช้สิ่งที่อาจเป็นโครงการที่เกเร และกำหนดเส้นทางเพื่อส่งมอบโครงการให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

แต่ทำได้ในขณะที่ลดความเครียดของทีมและเพิ่มผลผลิต การมีภารกิจเฉพาะที่ต้องทำแทนที่จะแบกภาระหนักๆ ไว้ทั้งหมด สร้างความมหัศจรรย์ให้กับสภาพจิตใจของทีม พวกเขามีความยืดหยุ่นในการทำงานที่สำคัญให้เสร็จก่อน แล้วจึงไปยังงานถัดไป

ไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์กับสภาพจิตใจของสมาชิกในทีมเท่านั้น การจัดลำดับความสำคัญของงานหมายความว่าผู้จัดการโครงการยังสามารถจัดสรรเวลาสำหรับการทดสอบงานและข้อผิดพลาดใดๆ ที่พบได้ตั้งแต่เนิ่นๆ มีเวลาทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและทำตามกำหนดเวลาแทนที่จะต้องกลับไปแก้ไขปัญหา

การจัดการงานยังช่วยให้ทีมมีเวลาในการฟื้นฟูจากงานและเผชิญกับงานใหม่ด้วยโฟกัสใหม่ เมื่อคุณไม่ได้วิ่งไล่ตามเส้นตายตลอดเวลาและทำให้ตัวเองและทีมเหนื่อยล้า ถึงเวลาแล้วที่จะชาร์จแบตเตอรี่ของคุณ ทีมที่พักผ่อนเพียงพอจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสามารถแก้ปัญหาที่ซับซ้อนได้

การจัดลำดับความสำคัญของงานยังเป็นยาถอนพิษสำหรับการผัดวันประกันพรุ่งอีกด้วย การเสียเวลาจะทำลายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ การจัดกำหนดการงาน จัดลำดับความสำคัญ และจัดการเพิ่มเติม หมายความว่าไม่มีใครรับภาระหนักเกินไป แต่งานก็ยังทำให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีเวลาสำหรับการผัดวันประกันพรุ่งหรือแม้แต่ความต้องการที่จะทำตามใจตัวเอง นั่นเป็นเพราะการจัดลำดับความสำคัญของงานทำให้ทีมมีแรงจูงใจด้วยการดูว่าพวกเขาทำสำเร็จไปมากเพียงใด

เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงาน

เป็นที่ชัดเจนว่าการจัดลำดับความสำคัญของงานมีความสำคัญ แต่จะนำไปใช้ได้อย่างไร ความสามารถในการแยกแยะงานที่มีลำดับความสำคัญสูงจากงานที่สามารถใส่ไว้ใน back burner ได้นั้นไม่ชัดเจนเสมอไป หากต้องการค้นหาเส้นทางผ่านงานที่ดูเหมือนต่อเนื่องกันไม่รู้จบ มีเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงาน นี่คือบางส่วนที่เป็นที่นิยมมากขึ้น

1. เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้รับการตั้งชื่อตาม Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาและนายพลห้าดาวในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง การอยู่ในตำแหน่งผู้นำที่มีแรงกดดันสูงสองตำแหน่งสอนเขามากมายเกี่ยวกับการตัดสินใจและการจัดลำดับความสำคัญของงาน เขารู้ว่ามีปัญหาเร่งด่วนและสำคัญ คนเร่งด่วนไม่สำคัญและคนสำคัญไม่เร่งด่วน

จากแนวคิดนี้ทำให้เกิด Eisenhower Matrix ซึ่งจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ มันสร้างกล่องที่แบ่งออกเป็นสี่ด้าน ทางด้านซ้ายในแนวตั้งคือ "ไม่สำคัญ" ที่ด้านล่างและ "สำคัญ" ที่ด้านบน ที่ด้านบนสุดของกล่องคือ "เร่งด่วน" ทางด้านซ้ายและ "ไม่เร่งด่วน" ทางด้านขวา ผู้จัดการโครงการจะวางงานในสี่ด้านเหล่านี้

งานที่มีกำหนดเวลาหรือผลที่ตามมาอย่างเคร่งครัดและต้องทำตอนนี้จะไปที่ด้านบนซ้าย งานที่กำหนดเวลาไม่ชัดเจนแต่ยังคงสำคัญและจำเป็นต้องกำหนดเวลา จะอยู่ที่ด้านบนขวา ที่ด้านล่างซ้ายจะเป็นงานที่สามารถมอบหมายได้ พวกเขาจำเป็นต้องทำให้เสร็จ แต่เป็นชุดทักษะที่แตกต่างกัน สุดท้าย ที่ด้านล่างขวาคืองานที่คุณสามารถนำออกได้ พวกเขาไม่จำเป็นสำหรับโครงการที่อยู่ในมือและจะทำให้ทีมเสียสมาธิเท่านั้น

2. วิธี “กินกบ”

“กบ” เป็นงานที่ท้าทาย และการกินกบหมายถึงการทำสิ่งที่ท้าทายเป็นอย่างแรกในแต่ละวันของคุณ วิธีกินกบเป็นกลยุทธ์ในการจัดลำดับความสำคัญของงานและเพิ่มผลผลิต ช่วยให้ผู้จัดการโครงการระบุงานที่ยากและกำจัดสิ่งเหล่านั้นออกไปก่อนสิ่งแรกในตอนเช้า จากนั้นคุณสามารถไปยังงานถัดไปได้

ปรัชญาเบื้องหลังเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญนี้คือคุณทำงานใหญ่และยากให้เสร็จก่อนเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีแรงผลักดันและทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ปล่อยให้เรื่องยากๆ ค้างคาอยู่ในใจตลอดทั้งวัน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีพลังงานเหลือเฟือเมื่อเริ่มต้นวันใหม่แล้วลดลง

การเริ่มต้นวันมักจะใช้เวลาไปกับอีเมลหรือ Slack และอาจนั่งประชุมแบบสแตนด์อโลนทุกวัน งานทั้งหมดนั้นมีประโยชน์ แต่ก็ไม่เร่งด่วน เมื่อคุณผ่านหน้าที่การบริหารเหล่านี้ไปแล้ว คุณมักจะใช้พลังงานไปมากพอสมควร การทำสิ่งที่ยากก่อนหมายความว่าคุณสามารถทำงานยุ่งหลังอาหารกลางวันเมื่อคุณเบื่อจากการรับประทานอาหาร กินกบก่อน

3. วิธีการของ MoSCoW

วิธีการของ MoSCoW เป็นตัวย่อของสิ่งที่ต้องมี ควรมี อาจมี และจะไม่มี ได้รับการพัฒนาที่ Oracle โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ Dai Clegg เพื่อช่วยทีมของเขาในการจัดลำดับความสำคัญของงานเมื่อทำงานกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

ก่อนใช้วิธีการของ MoSCoW ทีมงานควรพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการและตกลงว่าความคิดริเริ่มใดควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญ เมื่อทุกคนเข้าใจตรงกันแล้ว คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้มากขึ้น โดยแบ่งเป็นสี่ประเภทตามวิธี MoSCoW

งานที่ต้องมีไม่สามารถต่อรองได้และมีความสำคัญสูงสุด งานที่ "ควรมี" ก็มีความสำคัญเช่นกัน แต่ไม่สำคัญ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้จะเพิ่มมูลค่าให้กับโครงการ "อาจมี" จะเป็นการดีที่จะรวมไว้แต่จะมีผลกระทบเล็กน้อยต่อโครงการหากไม่รวมไว้ งาน “จะไม่มี” ไม่สำคัญภายในกรอบเวลาที่คุณกำลังทำงาน

4. วิธี ABCDE

ABCDE เป็นวิธีการจัดลำดับความสำคัญที่ช่วยให้คุณกำหนดได้ว่างานใดสำคัญที่สุดถึงสำคัญน้อยที่สุด และแม้กระทั่งงานที่สามารถลบออกได้เนื่องจากไม่จำเป็น มันเหมือนกับรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีการจัดระเบียบที่ดีขึ้นและสร้างสรรค์

ผู้จัดการโครงการและทีมมอบหมายจดหมายที่แตกต่างกันให้กับแต่ละงานโดยขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของงาน งาน “A” คืองานที่มีความสำคัญสูงสุด งาน “B” เป็นงานที่คุณควรทำ แต่ถ้าคุณทำไม่ได้ ก็จะไม่เกิดความเสียหายร้ายแรงกับโครงการ คุณสามารถดำเนินการต่อได้หลังจากงาน A เสร็จสิ้น

งาน “C” เป็นงานที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ แต่สามารถแก้ไขได้อีกครั้งหลังจากงาน A และ B เสร็จสิ้น สามารถมอบหมายงาน “D” ได้ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมีสมาธิกับงาน A และงาน D สามารถส่งไปยังสมาชิกในทีมที่เหมาะสมได้ สุดท้ายมีงาน "E" E หมายถึงการกำจัด งานเหล่านี้ไม่สำคัญ ดังนั้นคุณสามารถหยุดทำมันได้

เทมเพลตการจัดการงาน

มีเครื่องมืออื่นๆ ที่สามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ตัวอย่างเช่น ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายสำหรับ Word และ Excel ที่คุณสามารถดาวน์โหลดบนเว็บไซต์ของเรา เทมเพลตเหล่านี้ครอบคลุมทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ ตั้งแต่การเริ่มต้นจนถึงการปิด และมีเครื่องมือสำหรับช่วยคุณในการจัดการงาน นี่คือบางส่วน

เทมเพลตตัวติดตามงาน

ใช้เทมเพลตงานฟรีของเราสำหรับ Excel เพื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ เริ่มจัดการโครงการ และติดตามงานของคุณ คุณจะมีช่องสำหรับตั้งชื่องาน การอ้างอิงใดๆ และใครได้รับมอบหมาย จากนั้นเพิ่มลำดับความสำคัญและวันที่ครบกำหนด นอกจากนี้ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้โดยสังเกตสถานะ วางแผนไว้ และวันครบกำหนดจริง

เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำ

รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นเครื่องมือในการจัดการงานที่จำเป็น เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำฟรีสำหรับ Excel มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยจะแสดงรายการงาน วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด ความคืบหน้า และยังมีคอลัมน์รหัสสีเพื่อแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ของงานของคุณ

เทมเพลตการจัดลำดับความสำคัญของงาน

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์และเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการฟรีสำหรับ Excel ของเราคือหนึ่ง สามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้หากคุณกำลังจัดการพอร์ตโฟลิโอ แต่ก็มีประโยชน์เช่นเดียวกันหากคุณต้องการจัดลำดับความสำคัญของงานในโครงการ

ProjectManager มีเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีประสิทธิภาพ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีกว่าเทมเพลตคงที่ ประการแรก คุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตซอฟต์แวร์ของเราด้วยตนเอง มีข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน รวมทั้งเชื่อมต่อทีมข้ามสายงานได้ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือต่างโซนเวลา เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองหลายโครงการ ผู้จัดการสามารถวางแผนและกำหนดเวลางานบนแผนภูมิ Gantt และทีมสามารถดำเนินการได้ในรายการงาน บอร์ดคัมบัง มุมมองแผ่นงานหรือปฏิทิน มุมมองโครงการทั้งหมดจะอัปเดตโดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ดังนั้นทุกคนจึงทำงานกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

ติดตามงานเส้นทางที่สำคัญด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์

ก่อนที่คุณจะจัดลำดับความสำคัญของงาน คุณต้องจัดระเบียบงานเหล่านั้นก่อน แผนภูมิ Gantt อันทรงพลังของเราช่วยให้คุณจัดกำหนดการงานบนไทม์ไลน์ คุณจึงเห็นโครงการทั้งหมดบนหน้าจอเดียว คุณยังสามารถเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันของงานทั้งสี่ประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง และแม้แต่กรองเส้นทางวิกฤตเพื่อดูว่างานใดต้องจัดลำดับความสำคัญ จากนั้นบันทึกแผนของคุณโดยตั้งค่าพื้นฐาน ตอนนี้คุณสามารถติดตามเส้นทางวิกฤต ความคืบหน้า และประสิทธิภาพได้แบบเรียลไทม์ โดยดูความพยายามจริงเทียบกับความพยายามที่วางแผนไว้ หากคุณไม่บรรลุเป้าหมาย คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้กลับมาตามกำหนดเวลาได้

วัดต้นทุนด้วย Timesheets และ Workload Charts

แน่นอน คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดที่คุณต้องการได้ แต่ถ้าคุณไม่ใส่ใจกับปัญหาการจัดการทรัพยากร ทีมของคุณก็จะทำงานไม่เต็มความจุและประสิทธิภาพการทำงานก็จะแย่ลงไปด้วย คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณติดตามต้นทุนแรงงานและภาระงานของทีม เมื่อคุณอัปโหลดทีมของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มอัตรารายชั่วโมงและห้องว่างของพวกเขาได้ ซึ่งจะทำให้มอบหมายงานได้ง่ายขึ้น ขณะที่ทำงาน ให้สลับไปที่แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีเพื่อดูการมอบหมายของทุกคนในที่เดียว หากมีคนจัดสรรงานมากเกินไป คุณสามารถจัดสรรงานของพวกเขาใหม่ได้ทันทีจากแผนภูมิ เมื่อภาระงานสมดุล คุณก็จะมีทีมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

มีวิธีอื่นๆ ในการตรวจสอบทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังดำเนินงานที่สอดคล้องกับกำหนดการ สำหรับมุมมองระดับสูง ให้ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา ซึ่งแสดงเมตริกต่างๆ เช่น ปริมาณงาน งาน และอื่นๆ ในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ไม่มีการกำหนดค่าที่ใช้เวลานานเหมือนกับเครื่องมือน้ำหนักเบาอื่นๆ พร้อมเมื่อคุณพร้อม คุณยังสามารถสร้างรายงานที่ปรับแต่งได้บนไทม์ชีท ผลต่าง และอื่นๆ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม จากนั้นแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่ออัปเดตข้อมูลเหล่านั้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานและติดตามงานได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มศักยภาพให้กับทีมและรับผู้จัดการความโปร่งใสที่ต้องการขจัดปัญหาคอขวดและให้ทุกคนทำงานอย่างเต็มความสามารถ เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี